第1篇 物業管理質量體系文件：采購控制程序
物業管理公司質量體系文件:采購控制程序
1.0目的
確保采購的物資符合規定的要求,以保證公司利益。
2.0適用范圍
2.1物業管理所需要的物資(如工程保養、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。
2.2內部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。
3.0職責
3.1提出采購要求的部門負責制定采購計劃。
3.2物業管理公司經理負責審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據權限審批采購計劃。
4.0程序
4.1物資的采購
4.1.1各部門負責人根據下月的物資預計用量并結合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規格、數量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。
4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應經公司經理審批,具體執行參見《物業公司財務管理制度》。
4.1.3單項金額在2000元以上的應簽署合同、協議并經評審,參見《采購與分包合同協議簽定程序的有關規定》。
4.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員,由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開支。
4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加申請,并詳細說明原因,并按4.1.2各款執行,填寫《采購申請單》。
4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,經部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。
4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時,由經辦人填寫《借款單》,財務部根據相關合同、協議或計劃審核后,按《物業公司財務管理制度》辦理借款。
4.2供應商的選擇
在采購物資時要選用符合要求的供應商,在指定的合格供應商名單內進行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》。
4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續并留下記錄,入庫檢驗執行《進貨檢驗程序》。
4.4采購資料的控制
4.4.1采購資料如有政府、地方法規關于建筑物業方面的規定用料要嚴格依照執行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
4.4.2對經常要采購的物資如涉及圖樣,規格,樣板時,要經過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資,對外協加工及制作的產品,其圖紙要求必須要經工程部的認可,確保符合要求才能發出。這些資料作為驗收的依據。
4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在《合同、協議收文登記目錄》上有記載。
4.4.4對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。
4.4.5服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。
4.5對提供服務方面的供應商對其過程監控參見《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》。
4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應由各管理處主任或部門主管指定,并應遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關規定。
5.0相關文件
5.1《分供方管理程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》
5.4《采購與分包合同協議簽定程序的有關規定》
6.0 相關記錄
6.1《采購申請單》
6.2《借款單》
6.3《合同、協議收文登記目錄》
7.0 附錄
7.1《員工手冊》
7.2《物業公司財務管理制度》
編寫: 審批:
第2篇 物業管理質量體系文件采購控制程序
物業管理公司質量體系文件:采購控制程序
1.0目的確保采購的物資符合規定的要求,以保證公司利益。
2. 0適用范圍
2.1 物業管理所需要的物資(如工程保養、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。
2.2 內部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。
3．0職責
3.1 提出采購要求的部門負責制定采購計劃。
3.2 物業管理公司經理負責審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據權限審批采購計劃。
4. 0程序
4.1 物資的采購
4.1.1 各部門負責人根據下月的物資預計用量并結合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規格、數量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。
4.1.2 各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應經公司經理審批,具體執行參見《物業公司財務管理制度》。
4.1.3 單項金額在 元以上的應簽署合同、協議并經評審,參見《采購與分包合同協議簽定程序的有關規定》。
4.1.4 各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員,由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開支。
4.1.5 如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加申請,并詳細說明原因,并按
4.1.2 各款執行,填寫《采購申請單》。
4.1.6 對常用物資、貴重物資,采購人員應在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,經部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。
4.1.7 各部門在支付費用及采購物資前需借款時,由經辦人填寫《借款單》,財務部根據相關合同、協議或計劃審核后,按《物業公司財務管理制度》辦理借款。
4.2 供應商的選擇在采購物資時要選用符合要求的供應商,在指定的合格供應商名單內進行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》。
4.3 采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續并留下記錄,入庫檢驗執行《進貨檢驗程序》。
4.4 采購資料的控制
4.4.1 采購資料如有政府、地方法規關于建筑物業方面的規定用料要嚴格依照執行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
4.4.2 對經常要采購的物資如涉及圖樣,規格,樣板時,要經過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資,對外協加工及制作的產品,其圖紙要求必須要經工程部的認可,確保符合要求才能發出。這些資料作為驗收的依據。
4.4.3 對以上的采購資料要有準確的標識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在《合同、協議收文登記目錄》上有記載。
4.4 .4對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。
4.4 .5服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。
4.5 對提供服務方面的供應商對其過程監控參見《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》。
4.6 為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應由各管理處主任或部門主管指定,并應遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關規定。
5. 0相關文件
5.1 《分供方管理程序》
5.2 《進貨檢驗程序》
5.3 《工程發包、采購、外協加工的詢價制度》
5.4 《采購與分包合同協議簽定程序的有關規定》
6.
第3篇 項目管理處物資采購控制程序
項目管理處物資的采購控制程序
1.0目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應程序,確保采購物資符合規定要求。
2.0適用范圍
適用于管理處提供服務活動所需物資的采購。其他物資(如辦公用品)的采購可參照執行。
3.0職責
3.1提出采購的部門制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門負責人或分管領導審核后報公司批準。
3.2提出采購的部門負責實施采購。
4.0工作程序
4.1物資的采購
4.1.1計劃性采購
4.1.1.1倉管員根據物資庫存情況,作出下月補充物資采購計劃。
4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規格、數量等(如有特殊要求,須說明)。
4.1.1.3各部門將月份物資采購計劃交本部門經理審核后,報公司總經理批準。
4.1.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員由其在合格供應商處進行采購。
4.1.2零星采購
4.1.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《請購單》,說明物資的名稱、型號、規格、數量、用途等(如有特殊要求,須注明)。
4.1.2.2《請購單》由各部門主管確認后按公司的有關規定執行審批和報批手續后交負責采購的人員。
4.1.2.3采購人員一般在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,根據物品價值可由部門負責人或總經理批準后也可在其他供應商處對實物質量進行驗證合格購買。
4.2供應商的選擇
見《分供方的選擇和評審程序》。
4.3驗證
見《進貨檢驗程序》。
4.4采購人員在進行采購時,將采購物資的時間、供應商登記在計劃表或《請購單》相應欄目內。
4.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續并作出記錄。
5.0相關文件
5.1《分供方的選擇和評審程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《采購計劃》
5.4《請購單》
第4篇 物業管理手冊－采購控制程序
物業管理手冊:采購控制程序
1、目的
對采購過程和供方進行控制,確保所采購的產品和供方提供的服務符合規定要求。
2、適用范圍
適用于對服務所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。
3、職責
3.1各部門負責本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產品進行監督、反饋。
3.2管理部負責采購計劃的審核、落實,采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。
3.3工程部負責服務設施、設備采購計劃的審核工作。
3.4總經理負責采購計劃的審批工作。
4、程序
4.1評價范圍
4.1.1對價值高、用量多、對服務質量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。
4.1.2對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛生潔具、電料等的供方需進行評價。
4.1.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進行現場、簡單的驗證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。
4.2評價方式
4.2.1對產品資料的獲取
4.2.1.1生產廠家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批發商店、專賣店,調查物資的生產廠家、營業執照、規格型號、合格證、質量標準及認證情況等。
4.2.1.2生產廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內容同上。
4.2.1.3對分包出去的綠化服務供方的質量按合同要求進行控制。
4.2.2對供方的評價方法
4.2.2.1對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調查供方的營業執照、
產品認證、供貨能力、產品規格型號等,對其供方進行評價,填寫《供方質量、環境保證能力調查記錄》。
4.2.2.2對分包出去的“服務產品”的供方由管理部調查其營業執照、企業簡介、信譽等級及質量保證能力等進行評價。
4.2.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、采購人員在采購現場對質量、價格進行目測、比較等方法進行評價。
4.2.4對評價合格的產品和供方,報總經理審批同意后,可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍,而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據使用情況進行評審。
4.3.1此類物資的采購應根據實際使用量進行最小采購,發生質量問題隨時退貨、退款。
4.3.2管理部根據此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月),試用期內各使用部門根據使用批次填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部。
4.3.3試用期結束后,管理部依據《物資質量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關規定進行評審。評審合格,由總經理簽署意見,列入《采購物資一覽表》。
4.4管理部負責合格供方的業績考核,其依據為雙方的供貨協議及國家有關技術標準。考核方法為:物資使用部門,對物資質量情況隨時填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其匯總評價。考核標準為:對同一類物資連續兩次發生質量問題的,由管理部報總經理審批取消供方資格。
4.5采購計劃的編制、審批與落實
4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃,通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。
4.5.2管理部依據《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數量和價格審核,報總經理審批。
4.5.3審批完畢,管理部根據總經理批示,通過辦公平臺以公文形式發至財務部。
4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作,并通報采購情況。
4.6管理部應保存有關采購產品的規格、型號、等級及相應的國家標準、行業標準或企
業標準等資料。各部門在編制采購計劃時,應列出采購產品的規格、型號、技術參數。管理部負責有關資料的收集,對采購中發生的合同,在采購結束后,由管理部統一保存。
4.7采購產品的驗證
4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買,在購買時目測質量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由采購人員在現場進行驗證;如不需要,則在產品使用過程中由使用部門進行驗證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質部、物業服務中心按照委托合同的約定進行監督、考核。
5、相關文件
5.1《相關記錄控制程序》
5.2《綠化服務委托合同》
5.3《垃圾清運服務合同》
6、相關記錄
6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001
6.2《采購物資一覽表》jw/jl-7.4-002
6.3《采購計劃》jw/jl-7.4-003
6.4《供方質量、環境保證能力調查記錄》jw/jl-7.4-004
6.5《物資質量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005
6.6《倉庫盤點表》jw/jl-7.4-006
第5篇 z物業管理物品采購控制程序
公司程序文件版號: a
修改號: 0
ej-qp5.1物業管理物品采購控制程序頁碼: 1/3
1.目的:
確保采購的物品符合質量要求。
2.適用范圍:
適用于公司各部門對物業管理服務相關物品的采購。
3.引用文件:
3.1質量手冊第4.6、4.10、4.13章
3.2 is09002標準第4.6、4.10、4.13章
4.職責:
4.1公司各部門職責:
4.1.1各部門應設專人負責編制本部門相關物業管理項目所需物品的購置計劃。
4.1.2各部門主任負責本部門物品購置計劃的核定。
4.1.3管理者副代表負責物品購置計劃的審核,公司副總經理負責物品購置計劃的審批。
4.1.4經副總經理審批后的物品購置計劃由綜合辦公室主任負責實施。
4.1.5綜合辦公室主任負責購置物品檢查、驗收、入庫登記。
4.2工程維修部的職責:
4.2.1工程維修部負責物業分承包商施工材料及日常維修材料采購計劃的審核。
4.2.2當住戶發現分承包商提供的日常維修材料存在質量問題或材料不足時,工程維修部應對分承包商所購物品和庫存進行驗證,并對其發出《整改通知書》。
5.工作程序:
5.1物品的購置計劃由各部門根據本部門相關物業管理項目實際需要,編寫《物品采購計劃報批表》。
5.2購置計劃要明確產品的名稱、規格、型號、數量、購置用途與時間要求,有特釋要求的應注明。
5.3購置計劃編寫完成后交部門領導進行核定,經部門領導核定后,
交管理者副代表審核,并由副總經理審批。
5.4經副總經理審批后的購置計劃,由綜合辦公室主任負責實施。
5.5綜合辦公室主任對審批后的購置計劃應委托辦事員負責實施。
5.6辦事員根據各部門的購置計劃,要進行分類匯總,制定采購計劃,采購計劃應結合實際,以免造成資金的浪費。
5.7對物品采購的要求:
5.7.1辦事員在進行采購時,應從《合格供應商名單》中選擇供應商,并根據各部門提供購置計劃的時間要求,分輕重緩急,有計劃地進行,以確保物品的及時供應。
5.7.2工程維修部應建議物業分承包商對用量較大、數量較多且長年經常使用物品(如燈泡、水暖管件等)要采用國家定點生產廠家或專業生產廠家生產的產品,以確保產品的使用壽命和使用安全。
5.7.3對各專業有特殊要求的物品,辦事員要會同專業技術人員共同去選購,以避免使用的困難。
5.8對物品的驗收:
5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據采購計劃逐一進行清點檢查、驗收入庫,并登記《入庫登記表》中。
5.8.2物業分承包商購置的與物業管理相關的所需品,應與工程維修部共同驗收,并將驗收結果報工程維修部歸檔。
5.8.3對各專業有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應會同專業技術人員共同驗收,并在《入庫登記表》中注明驗收結果。
5.9對不合格產品的處理:
5.9.1經辦事員采購的物品,在進行檢查驗收時,發現產品質量或規格型號不符合要求,或產品質量有問題,放到指定區域并在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進行更換,已更換仍不符合要求或質量的產品,要提出退貨,以避免造成經濟損失。
5.9.2物業分承包商采購的物品,工程維修部主任負責審查材料月計
劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質量要求。
5.9.3對提供不合格產品的生產廠家或物品供應商,要進行調整,好中選優,以確定長期合作供應商。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《合格供應商名單》 ej-qr-qp5.2-01
6.2《物品采購計劃報批表》 ej-qr-qp5.1-01
6.3《入庫登記表》&n
