置業地產會議管理制度
一、會議管理制度
1.會議組織
第一條公司級會議:公司員工大會、公司技術人員會議以及各代表大會,應報請總經理辦公室批準后,由各部門分別負責組織召開。
第二條 專業會議:即全公司的技術、業務綜合會,由分管副總經理、主管業務部門負責組織。
第三條 系統和部門工作會:各部門召開的工作會議,由各部門主管決定召開并負責組織。
第四條 班組會:由各班組長決定并主持召開。
第五條 上級公司或外單位在我公司召開的會議或業務會,一律由總經理辦公室受理安排,有關業務對口部門協助做好會務工作。
2.會議安排
第六條 為避免會議過多或重復,公司正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規定時間、地點、內容組織召開。
第七條 凡涉及多個部門主管參加的各種會議,均須于會議召開一周前經分管副總經理批準后,分別報總辦匯總,并由總經理辦公室統一安排方可召開。
第八條 總經理辦公室每周五應將公司例會統一平衡編排分發到主要管理人員,如需改動,提前兩天報總經理辦公室調整。
第九條對于準備不充分,重復性或無多大作用的會議,總辦有權拒絕安排,對于參會人員相同,內容相近,時間相近的幾個會議,總辦有權安排合并召開。
第十條各部門會議的會期,必須服從公司統一安排,各部門會不應與公司例會同期召開,應堅持小會服從大會,局部服從整體的原則。
3. 會議的準備
第十一條 會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作(包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案,落實會場,安排座位,備好茶具茶水、獎品、紀念品,通知與會者等)。
第十二條 參加公司辦公例會的人員無特殊原因不能請假,如請假需經主持人批準。
第十三條 有以下原因,副總裁以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開公司辦公例會:
①有重要事項需提交公司辦公例會討論決定。
②各部門重要業務管理人員的錄用及辭退。
第十四條 《會議紀要》屬公司內部重要文件,具有一定范圍的保密性,未經批準不得外傳。
第十五條 與會人員應知無不言,集思廣義,一經會議決定之事應按期完成。
第十六條 與會人員必須嚴格遵守會議紀律,不得隨意走動,不得使用手機、傳呼機等。
二、會議管理規定
第十七條 公司中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次,會議參加人為公司總裁、副總裁、各部門主任等領導成員,就一定時期工作事項做出研究和決策。
第十八條 公司辦公例會由公司行政管理部組織,行政部門應于會前三天將會議的主要內容書面通知與會的全體人員,并在會后24小時之內整理發布《會議紀要》。
第十九條 《會議紀要》的形成與簽發,要與會的領導班子成員簽字確認后,形成文件簽發,并存檔。
三、每周例會制度
第二十條 部門管理人員例會每周舉行一次,由總經理主持,副總經理及各部門經理級人員參加。
第二十一條 會議傳達主管或上級公司文件,董事會、總辦會議精神,各部門匯報一周工作情況,以及總經理對本周工作的總評。
第二十二條 會議上允許持有不同觀點和保留意見,但會上一旦形成決議,無論個人同意與否,都應認真執行。
第二十三條 嚴守會議紀律,保守會議秘密,在會議決議未正式公布以前,不得私自泄露會議內容,影響決議實施。
四、會議規程
第二十四條 會議程序
①一般性經營、產銷、辦公、營業、專案會議,會議主席要報告10分鐘。
②上次議案回顧討論20分鐘。
③業務成果報告20分鐘。
④部門協調及討論事項30分鐘。
⑤管理制度研討事項20分鐘。
⑥未決議事項復議10分鐘。
⑦上級領導報告10分鐘。
⑧主席結論10分鐘。
第二十五條 會議規范、本公司各項會議的通知應在3天以前發出,會議的時間、地點,應有固定的負責者,重大會議記錄由主席指派。
第二十六條 各部門的經營性會議、政務會議、營業會議等,每周一下午由總經理擔任主席,各部門主管參加,會議確定管理策略,聽取匯報,決定一周的工作重點,協調各部門一周內的業務活動。
五、會議事務處理規定
第二十七條 會議計劃檢查要點:會議名稱、開會地點、開會日期、開會時間、會議宗旨及議題,與會單位、人員、人數、主持人,會議召集單位,會議主要工作人員,與會者應備材料,會場標示資料,召集者擬分發資料。
會議籌備審核要點:會議目的,會議要領,會議通知,會議準備。
會議活動細節審核要點:
1)活動的主旨
2)活動的規范
3)預算
4)招待對象的層次
5)總人數
6)活動日期及時間
7)活動天數
8)籌備單位
9)活動負責人
10)活動作用明細分工表
11)會場的預訂
12)制作來賓名冊
13)邀請函
14)紀念品
15)交通工具
16)酬謝費
17)會場布置
18)宴會的形式
19)看板、指示板數
20)拍照攝影
21)選擇桌子
22)座位順序
23)胸章、名牌
24)新聞
25)資料的收發
26)住宿::安排
27)特設專用柜臺
28)制服的負擔范圍
29)安排用餐
30)活動行程方面
31)服務柜臺的工作
32)賓館費用
六、會議管理要點
第二十八條 嚴格遵守會議的開始時間,把會議的事項的順序與時間分配預先告知與會者。
第二十九條 會議中應注意發言人是否偏離議題,注意引導不要過于冗長,如必須延長時間時,應取得大家同意。
; 第三十條 會議不可長篇大論,也不可沉默到底,不要胡言亂語,不要中途退席。
七、會議室、接待室、會場的管理規定
第三十一條 會議室、接待室是公司舉行會議,接待客戶的場所,一定要嚴加管理,規范使用,營造一個良好工作環境,非工作人員不得隨意進入接待室和會議室。
第三十二條 接待室有專人負責,引見、招待、接送來賓,任何人員不得移動會議室、接待室的家具及物品。
第三十三條 會場布置前必須考慮周詳,分工明確。
第三十四條 綠化布置力求整齊、美觀,植物干凈、無塵、無蟲,臺前插花要衛生清潔,色彩鮮艷,造型端莊。
第三十五條 布置完畢后,應清理好現場,再重新清理、確認,以取得最佳布置效果
