建工學院會計電算化操作管理制度
建工學院會計電算化操作管理制度
為保證我院會計電算化系統的安全可靠運行,嚴格執行上機操作規程,現制定我院會計電算化系統
操作管理制度,請認真執行。
一、系統使用管理
⒈在系統投入運行前,由系統管理員確定本電算化系統的合法有權使用人員及其操作權限,并報財務負責人審核批準后在系統內授予其使用權。運行中需要增減使用人員,按同樣手續辦理。
⒉對使用人員明確劃分使用操作權限,形成分工牽制的內部制約機制。
⒊本系統原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。
⒋建立非操作人員“計算機使用登記簿”制度,上機前須登記方可用機。
⒌任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作,不允許隨意增、刪、改數據、原程序和數據庫文件結構。
⒍出納人員不允許進行系統性的操作。
⒎操作人員應嚴格在規定范圍內對系統進行操作,負責數據的輸入、運算、記帳和打印有關帳表。
⒏存檔數據、軟盤、帳表和文檔資料等由系統管理員按規定保管、移交。
⒐系統管理員必須做好日常檢查監督工作,發現不規范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發生。
二、上機操作規程
⒈操作人員必須是經過培訓合格并經系統管理員正式認可的人員,才能上機操作。
⒉非操作人員上機操作,應進行上機操作登記,填寫姓名、上機時間、操作內容,供系統管理員檢查核實。
⒊操作人員上機前應做好各項準備工作,并檢查計算機的運行情況,發現運行異常要及時通知系統管理人員處理。
⒋操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。
⒌操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作。
⒍復核人員在稽核過程中如發現差錯,應及時反映給操作人員及系統管理員。對已輸入計算機的數據,在記帳前發現差錯,可按憑證進行修改;在記帳后發現差錯,必須另作憑證,按規定沖銷糾正。任何人不能隨意修改賬目。
⒎每日記帳工作完畢后都要做好備份工作,以防發生意外事故,備份的數據軟盤,由財務處妥善保管。
⒏在系統運行過程中,操作人員如要離開工作現場,必須在離開前退出系統,以防止其他人員越權操作。
⒐任何人如有偽造,非法涂改變更,故意毀壞命令程序、數據文件、帳冊、軟盤等行為,依照《會計法》的規定,將受到行政處分,情節嚴重的要追究法律責任。
⒑系統管理員要妥善保管上機操作記錄。定期檢查、打印并裝訂成冊。
三、財務處理程序
⒈財務系統初始化
在初次建立會計電算化系統時,需要進行系統初始化工作,在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設定。
⒉財務系統更改
系統正常運行期間,任何對財務系統的修改變動,都必須得到會計主管的批準。
⒊日常財務處理
⑴憑證處理
系統輸入的記帳憑證是機制記帳憑證。記帳憑證要按照國家財會制度的有關規定編制,對不真實、不合理的原始數據、憑證不予受理;對記載不確切、不完整的原始數據和憑證應予以退還,并要求更改和補充。
機制記帳憑證的編制。機制記帳憑證是指計算機根據財務管理系統軟件的要求,依據正確無誤的原始憑證,編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證須經復核后,再由財務處理系統進行記帳處理。
機制記帳憑證編制前,要認真審核原始憑證的真實性、合法性、完整性、準確性,輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確,數字準確無誤,摘要簡單、明了、規范。打印出的機制記帳憑證需加蓋制單審核人、記帳員(輸入)及會計主管名章,如為收付款憑證還需加蓋出納員印章及經辦人(領交款人)簽字,連同所附原始憑證裝訂成冊,妥善保管。
⑵記帳憑證的審核與保管
a、記帳憑證必須經有關審核無誤后方可進行登賬處理。
b、操作員每輸入以張憑證,結束前要自審一次,無誤后再按結束鍵。
c、輸入計算機的憑證、單據應由制單人、審核員、記帳員、財務處負責人、收付款憑證應由出納員簽章經辦人簽字后方可為有效憑證。
d、已輸入的記帳憑證應在輸入操作完畢后,打印科目匯總表并裝訂成冊,交會計檔案資料保管員存檔保管。
e、同一張憑證,制單和復核不能是同一個人。
⑶帳表打印和結賬
a、現金、銀行存款日記帳需要每天打印,并應與出納員庫存現金核對無誤。
b、銀行余額調節表每月編制一次。
c、在結賬前按有關規定做好當月各類財務數據和報表的備份工作。
d、月底,以上工作正確完成后,由系統管理員進行結帳,系統自動生成下月期初余額。
e、每年年末必須將全部賬簿打印輸出,裝訂成冊,作為會計檔案保存。
⑷會計報表
a、單位應根據賬簿數據準確編制或計算機自動生成會計報表。賬表之間的數據必須銜接一致。
b、會計報表、計算表、分析表,按軟件系統功能及管理要求月末打印輸出,經有關財務負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。
c、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求,按會計主管部門的統一設計和布置。
d、單位如需以軟盤和書面形式上報報表,軟盤和書面報表的數據一致,書面報表必須由機器打印并按規定由有關人員簽字蓋章。
