第1篇 文件管理制度范本
1、文件管理人員收到文件后，要立即登記，填寫文件處理單，及時送分管主任批辦。
2、批辦后的文件，要根據批辦意見及時辦理或傳閱，保證在盡可能短的時間內傳閱完畢，并將文件處理結果填寫在文件處理單上，及時送交領導閱知。
3、密級文件不準在個人手里過夜，不得帶到家中或公共場所，借閱文件要嚴格完備手續。
4、對上級文件（包括領導人講話）未經批準不得復印，經批準復印的要搞好登記、編號，將復印件及時收回，不得遺失。
5、中央、省市委文件、領導人講話，每年清退一次，按規定到指定地點銷毀。留存文件和有保存價值的材料，要及時搞好立檔工作。
第2篇 特種設備文件和記錄管理制度
1為有效控制與公司特種設備有關的文件和記錄，確保文件和記錄規范管理，制定本制度。
2文件管理
2.1職責
2.1.1公司安全生產責任人負責審核特種設備管理自編文件。
2.1.2特種設備安全管理部門負責特種設備的管理文件編制；審核操作規程；獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。
2.1.3特種設備安全管理部門或人事部負責特種設備文件登記工作。
2.1.4各有關部門負責操作規程的編制。
2.2特種設備法律、法規和上級文件管理
2.2.1特種設備法律法規及其他要求的獲取，可通過網上下載；書店購買；政府部門或相關方等獲取。
2.2.2對于獲取回來的特種設備法律法規及其他要求，由特種設備安全管理部門識別其適用性，并由特種設備安全管理部門負責及時通知到相關部門。
2.2.3對于與相關方有關的法律法規和其他要求，由公司各相關方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協議、合同、傳真等，確保相關方向公司提供的設施、服務、貨物等符合這些有關的職業健康安全法律法規和其他要求的要求。
2.2.4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發生變化時，由特種設備安全管理部門及時識別獲取相關最新的適用的法律法規及其他要求，并負責通知到相關部門。
2.3公司制定的特種設備管理文件由特種設備安全管理部門負責組織編寫，安全生產責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門或使用部門負責組織編寫，特種設備安全管理部門審核，安全生產責任人批準。
2.4特種設備安全管理部門負責特種設備文件發放，各相關部門簽收領用。
2.5特種設備文件由人事部保存于通風防潮、防蛀的適宜地方。
2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設備安全管理部門審核，安全生產責任人批準后執行更改。更改后的文件由特種設備安全管理部門收回原文件，再發放修改后的文件，各相關部門簽收領用。
2.7文件銷毀由特種設備安全管理部門負責書面向安全生產責任人申請，經批準后，向有關部門收回，統一銷毀。所有作廢文件由特種設備安全管理部門負責保留原稿一份，并在保存的作廢文件原稿加蓋“作廢留用”章，以防止其非預期的使用，其他部門嚴禁私自保存作廢文件，若由于工作需要查閱時可以到特種設備安全管理部門借閱。
2.8文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關或客戶等，由特種設備安全管理部門請示安全生產責任人批準后方可外借。
3記錄管理
3.1管理職責
3.1.1特種設備安全管理部門負責監督有關部門實施政府部門制定的記錄；負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3.1.2各部門負責人負責組織本部門記錄的格式設計；負責本部門制定的記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應交一份給特種設備安全管理部門備案。
3.2政府部門制定的記錄或特種設備安全管理部門制定的記錄，由特種設備安全管理部門發放，各相關部門簽收領用。
3.3記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容，在其旁邊寫上更改后的數據或內容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
3.4各部門自行編制的記錄由各部門負責人負責更改，報特種設備安全管理部門備案；特種設備安全管理部門制定的記錄由特種設備安全管理部門負責更改，由特種設備安全管理部門再次發放。政府部門制定的記錄各部門不能更改。
3.5政府部門制定的記錄及檢驗單位的檢測報告的保存期限按規定執行；各部門制定的記錄，其保存期限由各部門負責人確定，確定時應考慮：設備設施的使用壽命；法律法規的規定、政府部門的要求；其他相關方的要求；公司管理上的需要等。
3.6記錄超過保存期限或其它原因需要銷毀時，由制定部門負責人報告公司特種設備安全管理部門，經同意后銷毀。政府部門的記錄，一般不宜銷毀；若需要銷毀，應統一由特種設備安全管理部門負責人書面向安全生產責任人申請，經批準后，向有關部門收回，統一銷毀。
第3篇 x公司文件管理制度
公司文件管理制度
1.0 總則
為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
2.0 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.0 收文的管理
3.1 公文的簽收
3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2 對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
3.2 公文的編號保管
3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。
3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3.3 公文的閱批與分轉
3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
3.3.2 一般函、電、單據等,分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.3.3 為加速文件運轉,機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.4.2 閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.4.3 閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后,應送交辦公室機要秘書,切忌橫傳。
3.4.5 辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
4.0 發文的管理
4.1 發文的規定
4.1.1 全公司上報下發正式文件的權力集中于公司,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
4.1.2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請,并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文,則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。
4.1.3 對全公司影響較大,涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件,須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。
4.2 發文的范圍
4.2.1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。
4.2.2 公司下發文件主要用于:
① 公布公司規章制度;
② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件;
③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項;
④ 公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤ 發布有關獎懲決定和通報;
⑥ 其他有關公司的重大事項。
4.2.3 公司上行文、外發文主要用于:
① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
② 同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
4.2.4 在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管公司領導批準后,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。
4.2.5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。
4.2.6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯系,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。
5.0 文件的立卷與歸檔
5.1 文件的歸檔范圍
5.1.1 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:
① 上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;
② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;
③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄;
④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;
⑤ 有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;
⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;
⑦ 上級機關領導同志來公
司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
⑨ 公司日志和大事記;
⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
5.1.2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
5.2.2 立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0 文件的銷毀
6.1 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司機要室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。
6.2 經審核同意銷毀的文件,應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
第4篇 方中物業文件管理制度
1.目的
為了使公司各部門文件管理規范化、系統化,加強文件起草的準確性和文件執行的有效性,特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于方正物業管理公司各部門及下屬公司。
3.文件的類別、定義
3.1類別:
3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等。
3.2定義:
3.2.1對公司范圍內的工作事務制訂帶有約束性的規章制度,用'管理制度'或'管理規定'。 規定某些事項的工作流程或各部門的職責、職權的規章制度文件用'管理辦法'。
3.2.2向集團領導、::公司領導請求指示、批準或匯報工作時,用'請示'或'報告'文種。同一級別請求批準事項時,可用'申請';經領導批示文件,可用傳真。
3.2.3上級部門向下級部門傳達重要情況,用'通報'或'決定'。
3.2.4對公司內部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執行的事項、計劃、規定等,用'通知'。
3.2.5與集團兄弟公司進行工作接洽,需對方給以反饋時,要求填寫中頤集團工作聯絡函。
3.2.6對周例會、總結計劃會、部門工作溝通會等會議的內容綱要,規定事項和工作指示等,用'會議紀要',并發給相關與會人員。
4、文件格式
4.1規章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數組成。
4.1.1首頁表頭格式:
說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標、權責單位、總頁數、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。
[右上角注釋]:要求注明發文單位及規章制度的形式。(如公司發的管理制度,為“方正物業公司管理制度”;如公司發的管理辦法,為“方正物業公司管理辦法”,依此類推。)
[公司商標]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標。
[權責單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關信息反饋給行文部門)。
[總頁數]:共多少頁(含附件)。
[生效日期]:文件自何時起生效。
[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。
[編號]:由發文單位代號、年度及三位序數組成。
發文單位代號一般為各發文單位的第一個字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務部-“客字”、財務部-“財字”、物業管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。
如:行政人事部2006年制定的第一項管理制度編號為:人字(06)001;
[擬稿人]:擬稿人簽名。
[審核人]:審核人簽名。
[審批人]:審批人簽名。
[主題]:文件的題目。
[歸檔密級] 根據文件的保密程度,分為普通、機密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負責,密級以上文件的查閱須經行政人事部同意、總經理批準后方可查閱。
4.1.2.正文基本要求
正文通常包括的內容:目的+適用范圍+內容+附件。
[目的]:制定文件的原因及意義。
[適用范圍]:收文單位及執行對象。
[內容]:文件具體內容。如遇電子版與原件內容不符,以審批人簽名的原件為準。
[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。
4.1.3.字體、字符與行間距
[字體] 為使文件有統一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統或不同文字處理器之間相互傳送時無法顯現。
表頭內字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復制。
內容可使用字體:宋體。
可使用字號:正文使用小四號字。
行間距:1.5倍行距。
頁尾:每頁頁尾設:第幾頁,共幾頁。
4.1.4.條款的編排序號
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.1.1.
…… 以此類推
4.2 其它公文格式
除規章制度外,公司其它各類公文如請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等,均統一采用集團公司規定的公文格式(見附件)印發。
5、文件處理
5.1擬稿與審核。
5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規及集團公司、公司有關規定;情況真實,觀點明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準確、規范,簡明扼要;人、地、物名及引文和時間等,要具體、準確。
5.1.2擬稿部門負責人要對文件內容進行審稿以及對文件格式進行嚴格把關。
5.1.3規章制度文件除經擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經理審核。
5.2簽發。
5.2.1公司規章制度文件經審批后由行政人事部統一編號發放
,并設立 “文件發放登記表”進行發放登記。
5.2.2公司其它各類工作聯絡函、請示、報告、通知、通報、批復、決定、決議、會議紀要、等,由擬稿部門或單位下發、登記與存檔。
5.2.3秘密公文不得復印,摘抄、轉發,傳遞時必須采取相應保密措施。
5.2.4所有文件一經簽發即為有效。對已簽發的文件,未經領導同意,對公文內容不得自行修改。
6、宣貫執行
6.1.1公司文件發放后,各部門負責人應及時在本部門內部組織學習宣貫,并落實執行。重要文件學習完后必須組織學習者簽名。
6.1.2文件的學習與執行由行政人事部負責抽查。
7、文件的保管、歸檔與作廢
7.1規章制度及公司重要公文,由行政人事部負責保管。設立文件目錄方便查索,并將“文件發放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺帳。
7.2一般往來公文由各部門負責人保管,并定期整理,設立目錄,方便查索。
7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:
7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。
7.3.2重要會議的會議紀要、::規范、決定等未編號文件。
7.3.3政府頒布的法律、法規、行業管理辦法等文件。
7.4文件的作廢:當新修訂文件下發后,被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時將被替代文件銷毀。
7.5所有文件均列入責任人離任交接的一項重要內容進行檢查。
8、集團文件與外來文件
8.1對于集團公司下發的文件及外來文件均由行政人事部負責接收,其收文的處理程序為:收文、分文、傳送、歸檔。
第5篇 華為企業文件發放管理制度
華為文件發放管理制度
一、目的
為了加強對公司各類文件的管理,使信息傳遞迅速、及時準確。
二、適用范圍
公司及各部門發放的文件及各種管理辦法、管理制度。
三、分類
a公司文件 b部門文件 c管理辦法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循統一原則。
詳見附頁。
五、文件發放流程
1、各部門欲簽發的文件草稿交行政部文員打印,部門秘書校稿后,行政部秘書審核,總經理(或部門經理)簽字后,按照所需發放份數復印并下發。
2、文件發放至各部門,應由部門專職人員簽收。需要公告的文件同時在布告欄公布。
3、公司文件、部門文件及各種管理制度辦法均由行政部統一編號下發。
4、行政部根據各擬稿部門提供的發放范圍及數量發放文件。
5、各部門秘書收到文件后,應對文件進行分類、登記、保管。簽發原件由行政部秘書統一存檔。
流程圖:
各部門擬稿行政部打印部門秘書校稿行政部秘書審核總經理簽字復印發放部門秘書簽收
六、本制度自發放之日起嚴格執行
第6篇 工廠企業文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的'四對口'核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上'文件處理傳閱單'，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發文的管理
第八條 發文的規定
1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。
第九條 發文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2.黨委、廠部下發文件主要用于：
(1)公布全廠規章制度;
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。
5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。
(四)發文程序與要求
第十條 發文程序規定：
1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發;
10.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復;
(2)黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等;
(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄;
(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
第7篇 質量文件管理制度
(一) 質量文件包括各類文件、手冊、作業指導書,有關標準、規范、規程,試驗檢驗質量活動記錄等。
(二) 建立收發文件記錄,建立質量體系文件清單,及時收集整理質量活動記錄(樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等)。
(三) 質量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。
(四) 工程試驗檢測資料,由資料員隨著工程進展及時整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術部門統一歸檔上繳項目部。
(五) 及時下載有關方面的電子文件、通知,經主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。
(六) 內部文件和資料,對他人復制或拷貝,須經主任批準。
(七) 過期資料的銷毀嚴格履行報批手續,并造冊登記入檔。
第8篇 文件與資料控制管理制度
根據《金屬非金屬礦山安全標準化規范》要求,為了保證標準化文件系統效力與效率、標準化系統文件控制系統效力、記錄控制效力以及標準化系統文件質量,制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度
1、制定文件與資料的識別與控制制度,確保企業安全規章制度產生,使用、評審、修訂和控制的效力與效率。
2、企業應定期代號不定期對安全規章制度進行了評審,必要時予以修訂或廢除。
3、標準化系統文件制定、評審與修訂過程應有員工參與。
4、標準化系統文件應分發到相應的員工。
5、標準化文件要求:
①標準化文件系統應做到文件需求響應及時,文件產生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發充分,確保文件系統效力與效率;
②標準化系統文件控制系統包括主索引表、分配的適用性、制定時間、版本、解釋權、準批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規與其他要求、可獲取性,確保系統文件控制效力;
③記錄控制系統包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統效力;
④保證標準化系統文件質量。
二、根據安全生產管理需求制定標準化系統文
主要安全生產規章制度包括:
1、安全生產檢查制度
2、安全教育培訓制度
3、重大危險源監控制度
4、重大隱患整改制度
5、危險物品和物料管理制度
6、職業危害預防制度
7、特種作業管理與審批制度
8、特殊工種管理制度
9、事故與事件管理制度
10、設備和設施安全管理制度
11、安全生產檔案管理制度
12、安全生產獎懲制度
三、有效保留安全生產記錄
安全生產記錄包括:
1、管理評審報告
2、事故、事件記錄
3、風險評價信息
4、培訓記錄
5、標準化系統評價報告
6、事故調查報告
7、檢查記錄
8、職業衛生檢查與健康監護記錄
9、安全生產會議記錄
10、安全活動記錄
11、法定檢測記錄
12、任務觀察記錄
13、許可文件
14、應急演習信息
15、糾正與預防行動記錄
16、承包商和供應商信息
17、維護和校驗記錄
18、技術資料、圖紙
第9篇 房地產公司文件管理制度
房地產公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、 公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
(四) 發文的管理
1、 發文的范圍凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。
2、 公司下發文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、 公司上行文、外發文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。凡各業務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部門與外單位發生的一般業務聯系,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;③經理辦公室各種專業例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。
第10篇 本物業管理部文件管理制度
物業管理部文件管理制度
第一條 總則
1.1為確保文件管理正常、順利進行,促進公司管理工作的效率,特制定本辦法。
1.2所謂'文件',是指業務工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀要、規定、報表等。
1.3文件的收發、領取與寄送由行政部負責。
第二條 文件的類別
2.1絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄露內容的文件。
2.2秘密。指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文件。
2.3機密。指不宜向公司以外人員透露內容的文件。
2.4普通。指非機密文件。
第三條 外來文件的收發及處置
3.1外來文件全部由行政部接收,在《外來文件收發簿》中登記,填寫《文件處理標簽》由總經理批示后,下發相關部門處理,行政部在處理時按下列要點處置。
3.1.1一般文件予以啟封,分送各部門。
3.1.2私人文件不必開啟,直接送收件人。
3.1.3分送各部門的文件若有差錯,必須立即退回行政部。
3.2普通文件的處理原則
3.2.1由部門負責人以上人員負責對文件進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理,或者由其指定下屬對文件進行具體處理。
3.2.2如果遇到重要或異常事項,必須及時與上一級主管取得聯系,按上級指示辦理。
3.2.3各種有關聯的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
3.3機密文件的處理原則
3.3.1機密文件原則上由責任者或當事者自行處理。
3.3.2指名或親啟文件,原則上應在封面上注明文件所涉及事項的要點和發文者姓名,并由發文者封緘。
3.3.3到達的指名或親啟文件,原則上由文件上所指明的部門負責人或個人開啟,其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者,不受本條規定的約束。
第四條 內部文件的制發
4.1各部門因工作業務需要下發文件時,由部門擬訂文件交行政部,由行政部統一格式編號擬定《文件審批表》交相關部門會簽,由總經理審批后下發。
4.2文件編號規則
4.2.1公司文件:涉及公司重大經營決策、規章制度、人事變動等事宜,均以公司文件下發。編號規則:皖國購司字(××××)000號(××××為發文年號,000為發文流水號)。
4.2.2總經理辦公室文件:臨時的通知等以辦公室文件下發,編號規則:皖國購辦字(××××)000號(××××為發文年號,000為發文流水號)。
4.2.3會議紀要:凡公司會議形成的重大決定均應以會議紀要形式下發,編號規則為:**購紀字(××××)000號(××××為發文年號,000為發文流水號)。
4.2.4記錄表格:各部門使用的紀錄表格在初次使用前必須到行政部進行編號,無編號的表格不允許在部門之間流轉。編號規則:
q/gg-××-001
流水號
部門代碼
記錄前綴
例如:行政部代碼xz,物業部代碼wy,財務部代碼cw,電腦部代碼dn等。
4.3文件的受控:為確保下發文件在適用的場所使用和對密級的控制,必須對下發文件進行控制,控制其分發場所。公司所有下發文件必須有密級標識和文件受控號。
受控章形:
4.4文件下發
4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質文件或電子文件下發,下發時各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。
4.4.2不需要在使用部門留存的,在文件正本上附《文件傳閱表》交相關部門傳閱,文件被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。
4.5文件存檔
4.5.1公司的外來文件和內部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔,否則將追究相關人員的責任。
4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件,公司下發的文件各部門必須完整保存,行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況,發現公司機密性文件使用、保存不當或遺失,將追究文件管理人員的責任。
4.5.3檔案管理人員應對每年的文件進行整理,集中封存。
4.6文件查閱
4.6.1原則上部門查閱文件,應在部門查閱,檔案室不接受查閱。
4.6.2因工作或業務需要,查閱公司機密性文件,應辦理文件查閱審批手續后,方可在檔案室查閱。
第五條 執行時間
此規定自發布之日起執行,由行政部負責解釋。
第六條 相關記錄(見:表格匯總)
6.1《文件樣稿》。
6.2《會議紀要樣稿》。
6.3《外來文件收發簿》。
6.4《文件處理標簽》。
6.5《文件審批表》。
6.6《文件簽收簿》。
6.7《文件傳閱表》。
第11篇 q企業文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據中央關于文書處理的有關規定,結合我廠的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單,并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件,廠領導啟封后,也應分別交兩辦辦理正常手續。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管,不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等,分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應送交兩辦機要秘書,切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得兩辦同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發文的管理
第八條 發文的規定
1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文,則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。
3.對全廠影響較大,涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件,須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。
第九條 發文的范圍:
1.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。
2.黨委、廠部下發文件主要用于:
(1)公布全廠規章制度;
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管廠領導批準后,由主管業務科室書面或口頭通知執行,一般不用廠部文件發布。
第12篇 工程施工工程部文件資料管理制度
工程施工工程部文件資料管理制度：
①項目部文件資料（含甲方、建立及公司主管部門文件資料），必須在四小時內傳達到部門崗位人員，根據相應文件內容傳達到相關單位；
②合同文件，凡由工程項目部負責簽訂的合同，必須確認合同方法律資格，經相關部門審查，報總經理審批簽署后，方可交合同另一方施行。根據合同，圖紙由工程部統一發放，相關專業工程師保留一套，妥善保管使用，竣工后交回工程部，以備存檔或滿足其它需要；
③設計院、甲方簽署的變更統一發放到相關單位，專業工程師資料留做備份。
④專業工程師簽認的變更（通知）、簽證，由項目經理審查上報甲方簽認后，蓋技術專用章，統一發放到相關單位；
⑤外購件發至工地由項目副經理和施工員簽收，單據交由資料員復印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。
從單位發過來設備由施工員簽收，項目經理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，復印一份資料員存檔。
采購拉來的配件由施工員簽收打單據一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
第13篇 輸變電工程施工技術文件管理制度
輸變電工程公司施工技術文件管理制度
1 適用范圍
本程序適用于公司范圍內施工技術文件的編寫、審批、修改、出版、發布、管理和實施。
2 目的
規定施工技術文件產生、發布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規范技術文件的產生及實施過程。
3 技術文件分類
3.1項目管理實施規劃/施工組織設計
項目管理實施規劃/施工組織設計,是組織和管理工程施工總的指導性文件。應依據施工承包合同、設計文件及施工組織設計綱要(公司投標文件)編定。經過批準的施工組織設計作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導工程某一個分部或某-個工序施工的文件,必要時進行編制。其內容應突出施工重點,更具有操作性。
3.3施工作業指導書
是以可操作性為主要特征的技術性文件。
3.4工藝手冊
是某些施工技術經過一定時間的應用、驗證后,總結形成的典型施工/加工方法的技術文件。
4 職責和權限
4.1工程管理部
負責對公司施工技術文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實施單位
4.2.1工程項目部/生產單位、隊及施工人員,必須依據批準/指定的施工技術文件
進行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術人員,按相應的分工職責,負責進行技術交底和工程施工過程的監督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實技術文件的內容。
4.3相關部門
各相關職能部門應以批準/指定的施工技術文件為依據,對工程項目進行管理、監督、檢查及服務。
5施工技術文件的產生與實施管理
5.1施工技術文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術文件的編、審、批
5.2.1項目管理實施規劃/施工組織設計由項目經理組織、項目總工編制、機關主要生產職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經理批準。
5.2.2施工措施由施工隊專責技術員編制、項目總工審核、項目經理批準。
5.2.3施工作業指導書根據項目管理實施規劃/施工組織設計的技術資料清單、設備和材料供應要求組織編制。
一般作業指導書由技術員編制、項目總工審核、分公司主任工程師批準。重要和特殊的作業指導書由項目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業副總批準。涉及有重大安全風險的作業指導書應有安全責任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業指導書必須有項目總工和帶電跨越架搭設單位共同編寫,工程管理部、安全監察部主任審核,公司總工程師批準。
5.2.4工藝手冊的編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應對所選用的工藝手冊進行確認簽字,并報批準,確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發及使用
5.3.1工程管理部負責公司技術文件的出版、頒發和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準的技術文件,由批準單位負責出版及報送公司有關職能部門備案。
5.3.3項目工程技術文件必須報工程管理部備案。
5.4.驗證
5.4.1施工技術文件編制應充分發揚技術民主,充分吸取有關專業人員和施工人員的意見,必要時應召集有關會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業指導書開始使用時,應進行可行性驗證,確認可行后正式使用。
5.5修改
施工技術文件一經批準出版后,任何單位/部門和個人,不得擅自修改。若有重大設計修改時,應提出修改報告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1 施工作業指導書/工藝手冊是本企業知識產權的一部分,領用單位和個人應在控制范圍內登記、領用并負責保管。
5.6.2領用人責任
a)遵守公司有關技術保密規定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業出版的施工技術資料。
b)工藝手冊是典型施工技術標準,可以長期和反復使用,領用人應妥善保管。需要重新印制或再版發行時,應按重新領用手續登記。
6標識
6.1文件編號
施工技術文件的編號由項目部資料員依據公司程序文件的要求和檔案管理的規定確認。
6.1責任署名
施工技術文件應有審批頁,由批準、審核、編寫者簽名以示責任標識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統一規定格式在封面正下方標識。
7 記錄及其管理
《技術文件審批表》由編制單位(部門)負責保管,保存期與技術文件同步。
施工技術文件審批表
工程名稱
文件名稱
編制單位編寫人
送審時間報審簽發人
批準批準意見:
批準人: 時間:
審核審核意見:
審核人: 時間:
會
簽會簽部門會簽代表會 簽 意 見
(注明:意見欄書寫不夠時,請附上文稿與該表一并歸檔。)
第14篇 機房上墻文件：工具管理制度
工程部機房上墻文件:工具管理制度
1、集中管理的工具
集中管理的工具為小型機械、精密儀器及不宜由個人保管的各種工具,借用者應掌握工具的基本性能和操作要領。借用工具必須登記。登記要清楚,用完后應及時歸還銷賬。應每月對工具進行清點、核對。
2、對工具精心保管、精心使用,如因使用不當或保管不善,造成損壞、丟失,應由借用者負責賠償。
3、工具不得轉借他人,歸還時需擦干凈。
4、個人管理的工具做好個人管理工具登記。
5、工具必須精心使用,妥善保管,如有丟失或使用不當造成損壞應由個人賠償。
6、工具的更新配置由工程部經理審批,統一安排。
**物業管理公司工程部
20**年*月**日
第15篇 附七醫院醫療文件管理制度
第七醫院醫療文件管理制度
一、病房護士長負責醫療文件的管理,護長不在時,由當班護士負責管理,各班人員均需按管理要求執行。
二、住院期間的醫療文件要求存放有序,病歷中各種表格均應排列整齊,不得撕毀毀,涂改或丟失,病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室,外出會診或轉院時攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后,病歷次序按規定排列,一周內送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄,必須按要求書寫,并妥善保管一年,以備查閱。
六、病房醫囑本的保存期限,按各醫院規定,一般不少于一年。
七、護士長必須定期檢查護理文件書寫質量。
第16篇 質量管理體系文件檢查考核制度
1.目的:確保各項質量管理的制度、職責和操作程序得到有效落實,以促進本公司質量管理體系的有效運行。
2.依據:《藥品經營質量管理規范》第61條
3.適用范圍:適用于對質量管理制度、崗位職責、操作程序和各項記錄的檢查和考核。
4.職責:本公司負責人對本制度的實施負責。
5.內容:
5.1 檢查內容:
5.1.1 各項質量管理制度的執行情況;
5.1.2 各崗位職責的落實情況;
5.1.3 各種工作程序的執行情況;
5.1.4 各種記錄是否規范。
5.2 檢查方式:各崗位自查與本公司考核小組組織檢查相結合。
5.3 檢查方法
5.3.1 各崗位自查
5.3.1.1 各崗位應定期依據各自崗位職責對負責的質量管理制度和崗位職責和工作程序的執行情況進行自查,并完成書面的自查報告,將自查結果和整改方案報請本公司負責人和質量負責人。
5.3.2 質量管理制度檢查考核小組檢查
5.3.2.1 被檢查部門:本公司的各崗位。
5.3.2.2 本公司應每年至少組織一次質量管理制度、崗位職責、工作程序和各項記錄的執行情況的檢查,由本公司質量負責人進行組織,每年年初制定全面的檢查方案和考核標準。
5.3.2.3 檢查小組由不同崗位的人員組成,組長1名,成員1名。
5.3.2.4 檢查人員應精通經營業務和熟悉質量管理,具有代表性和較強的原則性。
5.3.2.5 在檢查過程中,檢查人員要實事求是并認真作好檢查記錄,內容包括參加的人員、時間、檢查項目內容、檢查結果等。
5.3.2.6 檢查工作完成后,檢查小組應寫出書面的檢查報告,指出存在的和潛在的問題,提出獎罰辦法和整改措施,并上報本公司負責人和質量負責人審核批準。
5.3.2.7 本公司負責人和質量負責人對檢查小組的檢查報告進行審核,并確定整改措施和按規定實施獎罰。
5.3.2.8 各崗位依據本公司負責人的決定,組織落實整改措施并將整改情況向本公司負責人反饋。
第17篇 文件和檔案管理制度范本
文件和檔案管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前,應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關素材,做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內容詳實、準確并根據文件的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。
3、各種文件在下發之前要經總經理審閱,文件下發時要迅速、及時,并做好下發記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。
4、文件下發后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發放范圍的文件,要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發借閱存檔銷毀各環節中,應嚴格登記。
2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執行,同時辦理檔案資料借閱手續。
3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內歸還,若發現丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監督下進行核對,必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經領導批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經總經理批示。
6、收發傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應由指定人員負責,并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應指定其存檔期限,以便及時清理。
8、在部門主管安排、監督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確保現有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密,從而給公司帶來損失的,視情節輕重予以責任人相應的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現存文檔核對,如果出現物單不符,給公司造成損失的,視情節輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。
第18篇 體系文件記錄管理考核制度
為規范我廠體系文件的管理,特制定此考核制度,具體如下:
1、文件發放要編號標識,建立發放記錄,并歸檔保存,文件發放記錄要求部門、數量、簽收人、日期(有分發號的需注明分發號),每缺一項處罰10元。
2、記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰,應使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫,同一頁上只能使用一種顏色的筆,不得隨意涂改,每發現一次不按時記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“ 年 月 日”應用阿拉伯數字寫清楚、完整(如2008年4月1日),不準涂改,每發現一次不按規范寫的處罰10元。
4、記錄表上的“星期 ”應用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一),不準涂改,每發現一次不按規范寫的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號,編號與現行體系文件編號不符的應及時改正(如lt—55應改為yl—80),改正編號時應將舊編號單杠劃去,沒有編號的要按現行體系文件編號要求編號,檢查中每發現一次未按規定編號的或改正編號的處罰5-10元。
6、各種相關記錄中的相關欄目都應該填寫,記錄表不適用時應及時更改,檢查中每發現一項空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫清楚),記錄表中不填寫的欄目,應將欄目單杠劃去,每發現一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目內所填寫的數據必須與所標示的單位一致,如因表格印制等原因導致標示單位與數據記錄的不一致時,應修改相應欄內的標示單位或換算成表格內標示單位,每發現一處或一次單位不統一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因寫錯時應及時更改,更改可在原處劃改或貼改,劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆,雙線把原記錄劃掉,使原記錄可辨,并保證涂改率小于1%,檢查中每發現一次不按規范更改的處罰10元。
9、對于公司、廠部識別的不符合(不合格),相關車間應及時制定糾正措施和預防措施并將不符合(不合格)報告報廠部技術科,對于沒有按時匯報的每推遲一天處罰20元。
10、對超出操作規程及作業指導書中所規定的數據范圍的情況要分析原因并追究有關人員的違章操作責任,未采取相關整改措施的每發現一次處罰10—30元。
11、各車間應在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查,不符合體系文件記錄要求的要及時整改,廠部每月將對各車間進行不定期檢查,檢查中發現的問題按相關規定進行考核。
12、對現場檢查中的提問,崗位操作人員應能準確回答操作要領以及設備保養等的“應知應會”內容,對于未能正確回答有關“應知應會”內容的每發現一次處罰車間10元。
13、各生產崗位都應該有內容齊全的操作規程,并粘貼上墻,檢查中每發現一處無操作規程處罰相關車間30元,未粘貼上墻處罰責任人10元。
14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統計報表必須完善,檢查中每發現一處不完善處罰相關車間10—30元。
第19篇 某某公司文件檔案管理制度
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發、登記、歸檔,建立文件的收發登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發文字號為:×××公司發[××年號]第×號。
第六條 公司內部行文及對外發文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。
第七條 發文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關單位的來往信件,各種協議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;
4、會議形成的領導講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協議、報告等;
6、公司各部門的發文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發給各部門的抄送信件;
9、公司營業執照、稅務登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。
3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。
第20篇 大廈物業客服部文件管理制度規定
大廈物業客服部文件管理制度及規定
1、制度
1.1客服部文員負責客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規等)的收集存檔和保管。
1.2文員、助理負責各部門文件及資料(技術圖紙、說明書、手冊、業戶檔案、車輛檔案、工作聯絡單、通知、報告、公函、總結、會議紀要等)的收集、存檔和保管。
1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。
1.4秘密文件要妥善保管,不準散播其內容,未經總經理批準,不準翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
1.5員工個人檔案、材料屬秘密材料的,他人無權翻閱,保管人員也不準,禁止將這些資料擅自給他人過目。
1.6文件資料等要進行字母順序還是按內容、按時間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。
1.7要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理,無保存必要的材料,經總經理批準可做銷毀處理。
1.8文件具有較強的嚴肅性和權威性,一經發文必須執行。
1.9文件一經領導簽發,任何人不得擅自更改。
1.10文件分發傳遞必須做到及時、準確、安全。
1.11各部門對需要辦理的文件,應當認真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應填寫結果和報告。
2、規定
為加強文件管理,準確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規定。
2.1外部來文的有關規定:
⑴各上級機關、政府部門及其他單位來文,統一由辦公室簽收;
⑵對收到的外來文件,應及時進行分類、登記和分發傳遞;
⑶外來文件原則上先送總經理閱批;
⑷根據總經理批示,逐一傳遞各部門經理傳閱;
⑸根據總經理批示,送達文件辦理部門,并催促辦理;
⑹承辦過程中若有疑問,應及時請示,報告解決;
⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應填寫承辦結果和報告,連同原文退回秘書處存檔。
2.2對外行文有關規定:
⑴部門對外的報告、請示和業務事項聯系的文件,均必須送總經理審閱后,方可外發。
⑵對外行文,領導批轉后,原件由部門文員留存、歸檔。
⑶對外行文,統一由部門文員負責進行編號、登記和外發事項。
2.3內部行文
2.3.1公司內部一般性業務往來文件(包括聯絡單),由各部起草,部門經理簽閱。
2.3.2公司內部文件(包括聯絡單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續性,以便備查。
2.4不論外部行文或內部行文,一律由秘書、文員、內勤傳遞。
