第1篇 物業分公司管理處組建程序
項目物業分公司及管理處組建程序
1總則
1.1各項目所在公司應重視物業分公司及管理處的組建工作,為保證組建工作的有序進行,項目所在公司必須按本手冊及其支持文件規定做好各項組建工作,并在項目開發進度計劃中應具體明確物業分公司的組建的節點時間和責任人員。
1.2物業分公司及管理處的組建必須保證相關物業人員能夠及時地參與項目前期的物業介入工作,以及物業管理方案制訂的時間要求。
2相關職責界定
2.1物業分公司(籌建處)總經理負責物業分公司組建過程的具體操作,以及對管理處組建工作全面負責。
2.2項目所在公司負責審核物業分公司組建工作計劃,并監督執行。
2.3管理公司物業管理部負責指導物業分公司組建工作,并負責審批物業分公司、及管理處的組建工作計劃。
3物業分公司組建
3.1物業分公司總經理招聘
3.1.1一般情況下,新開發項目在項目規劃設計方案確定后,應著手物業分公司總經理的招聘,并在施工圖設計開始前完成。
3.1.2物業分公司總經理的招聘面試工作由集團人力資源部和管理公司物業管理部共同完成。
3.1.3物業分公司總經理由項目所在公司申請,報集團審批。
3.1.4物業分公司總經理到位后,根據項目規劃階段的實際工作需要,招聘主要工作人員,組建物業分公司籌建處。
3.2物業分公司組建工作計劃
3.2.1在管理公司物業管理部的指導和監控下,物業分公司總經理負責提出物業分公司組建工作計劃(含組織機構及崗位設置)、前期服務工作方案。以上兩個方案必須在項目開盤前3個月報送項目所在公司審核,管理公司經營管理委員會批準,
并報物業管理部備案。
3.2.2物業分公司組建工作計劃的內容應至少包括三個部分:物業分公司組建方案、組建工作進度安排、開辦費用測算等。
3.2.3物業分公司組建方案內容包括,但不限于:
a)公司名稱;
b)成立的時間;
c)辦公地點;d)注冊資金;e)法人代表;f)股東授權;g)股權分配;h)公司章程;
i)組織架構及人員編制;
j)物業管理用房的使用等。
3.2.4在制訂物業分公司組建工作進度安排時,應至少考慮到以下方面的工作內容:
a)人員招聘(分批進行,應在時間進度上明確);
b)經營資質報批;
c)公司注冊登記;
d)資質備案及資質等級證明申辦;
e)物業管理用房、物業經營用房的劃分和配置;
f)辦公設備、作業工具設備及其他必要物資的采購;
g)建立健全各項規章制度;
h)制定相關管理服務制度和規程;
i)完成上崗人員的崗前培訓;
j)完成項目入伙前相關準備工作。
3.2.5物業分公司組建必須保證關鍵的時間節點,如總經理招聘到位、物業管理方案、公司注冊、骨干人員到位、完成入伙準備工作等。
3.2.6除總經理和少數骨干人員的招聘外,其他組建工作一般在入伙前2個月完成,
因此必須將各項組建工作進行適當的安排,確保工作的有序和高效。
3.2.7組建工作進度安排應將每項工作的起止時間落實到具體工作日,持續時間按工作日計算,并采用橫道圖表示工作進度安排。
3.2.8針對每一項工作必須明確主要負責人,以及負責配合的協辦人員。責任人應具體落實到工作崗位(職務或具體姓名),不宜使用公司名稱或部門名稱。
3.2.9開辦費用測算是物業分公司組建工作計劃中必須的內容,具體按管理公司《開辦費用測算指引》的規定執行。物業分公司組建工作計劃中不僅包含開辦費用測算的總體結果,而且應有具體費用科目的測算結果,對測算結果的審批包括對總體測算結果和各科目細項測算結果的審批。
3.2.10在組建工作過程中,對開辦費用的控制以各科目細項的成本標準(測算結果經批準或調整后批準)為依據。
3.3物業分公司組建
3.3.1物業分公司組建工作計劃經批準后,物業分公司總經理負責具體組織實施,項目所在公司負責根據工作計劃安排和費用額度提供支持和協助,管理公司物業管理部負責提供業務指導,并對組建工作進度進行監控。
3.3.2為保證組建工作的順利開展,物業分公司總經理進一步細化分解組建工作進度計劃,擬訂組建工作的月(或周)進度計劃。
3.3.3在進度計劃規定的節點時間,物業分公司應向項目所在公司和管理公司物業管理部報告工作進度情況。
3.3.4物業分公司組建過程中,相關組建工作必須遵循集團公司、管理公司的相關規定,以及經批準的組建工作計劃、物業管理方案執行。
3.3.5物業分公司組建工作必須在項目正式入伙前2個月全面完成,并開始獨立運作。物業分公司正式成立后,籌建處自行撤銷。
4物業分公司管理處設立
4.1管理處主任招聘
4.1.1項目開盤前3個月,物業分公司總經理向項目所在公司提出招聘管理處主任
的申請,由項目所在公司申報,經管理公司核準后報集團審批。
4.1.2管理處主任的招聘面試由項目所在公司與物業分公司共同負責。
4.1.3管理處主任的任命按5.1章節《人力資源》的2.3條款執行。
4.1.4開盤前1個月,管理處主任正式到位。
4.2管理處的組建
4.2.1根據國家、地方及行業標準,按照該項目物業管理方案的要求,在物業分公司的指導下,管理處主任在入伙前3個月開始管理處的組建工作。
4.2.2管理處組建必須有計劃地進行,管理處主任負責擬訂管理處組建工作計劃,落實工作責任和進度要求。管理處組建工作計劃的內容參照上述3.2.2-3.2.9條的規定執行。
4.2.3管理處組建工作計劃經物業分公司總經理審核、項目所在公司審批,報管理公司物業管理部備案。
4.2.4物業分公司總經理負責對組建工作進度進行監督檢查,并督促各職能部門按組建工作計劃的要求協助管理處主任的工作。
4.2.5在管理處組建過程中,相關組建工作必須遵循集團公司、管理公司的相關規定,以及經批準的管理處組建工作計劃、物業管理方案執行,工作內容包括(不限于):
a)管理處
機構設置、人員編制、崗位職責及任職資格要求;
b)物業管理用房的使用;
c)辦公物資及作業工具采購;
d)人員招聘、培訓;
e)服務程序/規程的制訂;
f)項目入伙前的相關準備工作等。
4.2.6根據項目進展情況,在項目入伙前2個月管理處必須正式組建完畢。
5支持文件
5.1wdwy-wi-mm6101開辦費用測算指引
第2篇 某物業分公司采購與分包管理程序
物業分公司采購與分包管理程序
1總則
1.1嚴格規范物業服務過程中的采購及業務分包,不僅是保證物業服務質量、維護ee物業服務品牌的基本要求,也是有效控制物業服務成本,倡導廉潔自律的重要舉措,各物業分公司必須遵照管理公司制度規定,確保采購及業務分包活動公開、有序地進行。
1.2根據管理公司《ee地產經營管理制度》規定,結合物業管理企業的實際情況,各物業分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業務,必須納入招標系統進行控制,包括但不限于:
a)物料、設備采購;
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);
c)服務分包等。
2相關職責界定
2.1物業分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施,以及
20萬元以下的招標工作。
2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。
2.350萬元(含)以上的招標項目按《au*地產經營管理制度》的相關規定執行。
2.4管理公司物業管理部負責指導和監督項目所在公司物業管理方面的采購及分包過程。
3供方管理
3.1供方合格評定準則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規定要求,所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。
3.1.2產品供方合格評定標準包括(但不限于):
a)工商局頒發的營業執照,合法經營;
b)有資質證書;
c)固定的營業地點;
d)充足的供貨資源;
e)提供明確有效的合格產品質量證明憑據;
f)合理的產品價位;
g)以及在合作期間產品使用合格率達到98%以上;
h)供貨及時性達到95%以上;
i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。
3.1.3公用事業(包括供電、供水、環衛以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地,但對其單位架構、相關人員情況、服務質量和服務特殊規定等亦應進行了解,以便與其配合達到滿足服務的需求。
3.1.4可供選擇的服務(工程)供方,其合格評定標準包括(但不限于):
a)具備合法的營業執照、固定的營業地點;
b)滿足服務項目的能力;
c)良好的社會信譽;
d)合理的承包價格;
e)優質的服務質量,及跟蹤服務的有效性和及時性。
3.2供方合格評定方法
3.2.1業務經辦部門負責收集供方基本信息,根據供方的資質等級、技術力量、設備條件等方面進行供方初評,至少應評審供方以下幾個方面的優勢:
a)質量、性能及其穩定性;
b)價格;
c)信譽--履約信譽與社會信譽度;
d)售后服務;
e)付款方式;
f)交貨方式、交貨周期;
g)公共關系;
h)品牌;
i)供方內部運作狀況;
3.2.2業務經辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》,記錄對上述評審結論。品
質部負責復核,并重點對供方的營業執照、特殊行業的資質證明等進行驗證,其營業執照的項目范圍和特殊行業資質證明必須合法有效。
3.2.3經初評合格的供方,在可行時應由業務經辦部門組織相關部門人員進行現場考察,現場考察人員中必須包括品質部派出的人員。
3.2.4現場考察主要內容是考察供方的營業地點、公司規模等,必要時對其所承包的項目進行考察核實,以確定其承包業務能力和社會的信譽程度。
3.2.5現場考察評估通過后,業務經辦部門負責擬訂現場考察報告,并由考察人員會簽。業務經辦部門負責將現場考察報告,連同《供方合格評定審批表》一起提交總經理審批。
3.2.6經審批后的供方由品質部負責列入《合格供方名錄》,并分發至業務經辦部門執行。
3.3合格供方的監督評估
3.3.1物業分公司品質部負責建立合格供方檔案,并適時更新。合格供方檔案的內容包括(不限于)以下信息:
a)供方的名稱、注冊地址;
b)評審結果和記錄;
c)供方營業執照復印件;
d)資質等級證書;
e)質量保證書;
f)其他證明材料。
3.3.2物業分公司品質部負責組織業務經辦部門對合格供方的履約表現進行監督評估,根據不同類型供方采用適當的評估周期和方式,包括:
a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監督評估;
b)對提供長期連續服務的供方應每季度進行一次綜合評估;
c)對提供一次性服務或一次性工程的供方,應在合同執行完后一個月內完成供方監督評估。
3.3.3物業分公司在進行合格供方監督評估時,可參照管理公司《供方合格評定與
監督評估指引》的規定執行,并形成《合格供方監督評估表》。
3.3.4合格供方監督評估依據包括上述3.1.2至3.1.4條規定、合同執行情況等,尤其應注意對以下內容的評估:
a)掌握供方內部管理的狀況;
b)供方產品價格的變化;
c)社會信譽的變化;
d)同物業公司合作的情況跟蹤;
e)其他應當跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監督評估所引起的任何必要措施由業務經辦部門負責實施,品質部對措施實施情況進行跟蹤驗證,并形成跟蹤記錄。
4招標工作程序
4.1招標項目立項
4.1.1招標項目由物業分公司各業務經辦部門根據年度工作計劃提出,計劃內的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內的招標項目由業務經辦部門擬定招標計劃,必須按上述第2條規定的權限履行報批手續。
4.1.2招標計劃的內容應包括(但不限于):招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發標日期、進場時間等。
4.1.3物業分公司業務經辦部門負責擬訂招標文件,招標文件的內容應包括(但不限于):
a)招標人(公司)簡介,包括公司的名稱、地址、聯系方式、基本情況等;
b)招標項目簡介,包括項目內容、項目要求等;
c)對投標人及投標書的要求,包括投標人的資格、投標書的格式、主要內容等;
d)評標標準及方法;
e)評標活動方案,包括招標組織機構,開標時間及地點等;
f)其他事項的說明。
4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《au*地產經營管理制度》的相關規定執行。
4.1.5招標文件的審批權限按上述第2條的規定執行。實際操作中招標計劃、招標
小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。
4.2成立招標小組
4.2.1每個招標項目均必須根據招標項目的特點成立招標小組,負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關系的人員不得作為招標小組成員。
4.2.2招標小組人數必須為奇數,且不少于3人。業務經辦部門經理、財務部經理、品質部經理及相關專業技術人員應為招標小組成員,全過程參與招標工作。
4.2.3在整個招標過程中,每次評審招標小組成員出席人數不得少于總人數的2/3。
4.3投標單位確定
4.3.1物業分公司招標一般宜采用邀請招標方式,由業務經辦部門負責收集相關供方信息,由招標小組審查確定擬邀請投標單位。
4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒有或數量不夠時,才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規定:
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格;
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應按上述第3條的規定經評定合格后才能作為擬邀請的投標單位;
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內不得參與投標。
4.4發標
4.4.1招標文件的發放、現場踏勘和答疑由招標小組負責組織,公司各部門視實際需要指派人員配合,但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。
4.4.2招標文件發放、現場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄,其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發給投標單位。
4.5開標、評標、定標
4.5.1招標小組主持開標工作,現場拆封,該過程應形成書面記錄,參加開標的全體人員簽字確認。
4.5.2開標后招標小組組織相關人員進行標書的分析,以便進一步的評標定標工作。
4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作,招標小組全體人員參加,實際人數
不少于3人。
4.5.4各類專業的評標工作均必須遵循管理公司《au*地產經營管理制度》的相關規定執行,經招標小組評標,并將評標結果按規定權限(上述第2條)報批后確定中標單位。
4.5.5確定中標單位后3日內,招標小組向中標單位發出中標通知書,并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。
4.6合同簽訂及招標文檔管理
4.6.1物業分公司業務經辦部門負責按本手冊第6.3節的規定,組織內部的合同評審過程,并與中標單位進行合同洽談,簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業務經辦部門負責整理成冊,并在正式合同簽訂后一個月內移交行政人事部統一存檔保管。
5物料采購
5.1物料定額標準
5.1.1各物業分公司應根據物業服務實際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量,包括工程設備維護所需的備品備件,建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準,編制《物業采購分類明細表》,經本公司總經理審批后執行。
5.1.2《物料采購分類明細表》是物業分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據之一,物業分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業采購分類明細表》進行評審更新,并報本公司總經理審批。
5.2年度采購計劃
5.2.1物業分公司行政人事部根據工裝管理規定、物料定額標準、各類工作人員數量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購計劃,報總經理審批。
5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據之一,在年度采購計劃執行過程中,因業務變化或其它因素導致年度采購計劃調整時,必須相應調整公司年度收支預算計劃,并報項目所在公司審批。
5.3月度采購計劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮
流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補充計劃,由行政人事部倉管員根據庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業分公司各部門(管理處)根據下月工作需要,結合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃,說明物料名稱、型號、規格、數量(如有特殊要求,須說明),經本公司財務部經理審核、總經理審批后,于每月25日前報行政人事部。
5.3.3行政人事部根據倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃,于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。
5.4計劃采購實施
5.4.1經總經理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規定,通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經批準的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規定經評定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規定執行,凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。
5.4.3對簽訂長期供貨合同,分批供貨的采購項目,行政人事部采購人員應以書面形成發出采購訂單,特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數量在10個以上的物料時,一般應通知合格供應商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續,具體按物業分公司制訂的物料管理程序執行。
5.5零星、應急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數量較少,且沒有庫存的物料。應急物料是指突發性急用,且沒有庫存的物料。
5.5.2各物業分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執行:
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》,說明物料名稱、型號、規格、數量,并交部門經理(管
理處主任)審核;
b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經理及總經理審批;
c)經審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購,可以采取緊急措施在供方處對實物質量進行驗證后自行購買,但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續。
5.6物料采購時效
5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。
6物料保管
6.1各物業分公司應建立物料管理程序,明確規定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領用出庫的管理責任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執行進貨驗收,確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業分公司應設置物料貯存倉庫,將各類物料分區存放,做到擺放整齊、標識明確,防止物料損壞、變質或丟失。其中,有毒有害化學物資必須隔離存放,并做好防護措施。
6.3物料進、出庫必須按規定辦理手續,入庫物料應經驗收合格,出庫物料應辦理領用審批和簽收手續。
6.4各類物料應按種類、規格分別列賬,逐次記錄進、出明細,并每月盤點一次,確保各項物料賬物相符。
6.5物業分公司各管理處作業班組集中領用的物料,在班組內的領用也應建立相應的記錄,并由領用人簽收。
7服務(工程)分包
7.1物業分公司的服務分包應在《物業管理方案》中予以明確,經項目所在公司總經理審批后執行。物業分公司臨時決定的服務分包,按本手冊第6.3節規定的合同審批權限,2萬元(含)以下的由本公司總經理審批,超過2萬元的報項目所在公司總經理審批。
7.2物業分公司所有對外分包服務應明確質量要求,包括服務范圍、作業方式與內容、服務過程及效果評價方法等,并作為分包合同必需附件。
7.3物業分公司應根據本手冊的規定,明確分包服務監管責任部門(人員)對分包服務執行過程監視和效果評估,并針對不同類型的分包服務采用適當的控制方法,包括(不限于):
a)針對長期連續分包業務(如清潔、綠化等),應根據分包合同要求制定相應的管理規定,對供方服務質量進行連續監控;
b)針對周期性的分包業務(如:消殺、電梯保養等),由監管責任部門負責指派專責人員進行監理,并要求服務供方提供每次業務執行報告,監管人員跟蹤確認;
c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程,根據實際需要要求供方提交書面執行方案,并由監管責任部門負責指派專人進行現場監督檢查。
7.4物業分公司所有分包服務監視和評估均應形成書面記錄,發現問題應及時要求服務供方進行整改,相關整改過程和結果確認均應形成書面記錄。
8相關文件與記錄
8.1管理公司《ee地產經營管理制度》6.3節《招投標管理》
8.2wdwy-fr-mm6201供方合格評定表
8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名錄
8.4wdwy-fr-mm6203合格供方監督評估表
8.5wdwy-fr-mm6204招標工作計劃
8.6wdwy-fr-mm6205招標文件審批表
8.7wdwy-fr-mm6206評標、定標審批表
8.8wdwy-fr-mm6207物料采購計劃
第3篇 物業管理手冊之物業分公司職能
物業管理手冊:物業分公司職能
1.執行法律法規及管理公司、項目所在公司的物業管理制度、文件及指令
1.1 遵照法律法規要求開展物業管理業務。
1.2 接受項目所在公司的領導,與項目所在公司簽訂物業管理目標責任書,并 確保實現。
1.3 執行管理公司頒布的物業管理制度及管理公司物業管理部下發的關于業務 要求的文件;為物業管理部提供物業管理工作的信息;接受物業管理部的 業務決策和指導。
2.內部建設
2.1 依照管理公司物業管理制度、項目所在公司在物業管理方面的要求制定適 合的物業管理體系文件,作為整體物業管理系統文件的延伸,并持續審核 與改進,不斷優化作業流程與組織架構。
2.2 負責本公司內設部門的組建,制定各崗位職責,組織人員招聘,決定中層 以下(含)級別人員錄用。
2.3 執行集團、管理公司的培訓制度,對員工的培訓效果負責。
2.4 將目標責任書中的目標分解并下達到部門、崗位,建立計劃管理體系加以 落實。
3.成本控制
3.1 負責本公司范圍的經濟測算及收支控制。
3.2 負責開展多種經營,提高經濟效益。
3.3 通過合理節能、優化管理等手段降低管理成本。
4.項目開發配合
4.1 負責項目所在公司開發項目的物業前期介入工作,包括方案設計、施工圖設計、工程施工、營銷及銷售過程的參與和配合;配合項目所在公司對相 關配套設施進行招商和管理、參與監管施工質量、配合銷售開盤等。
4.2 負責物業項目保修期限內的保修協調和跟蹤。
4.3 協助項目所在公司處理緊急情況。
4.4 在管理公司、項目所在公司委托的情況下,負責代理發展商產權物業的管理、控制、經營和服務。
4.5 向項目所在公司提供開發過程中發現的與產品質量相關的各種信息。
5.前期物業服務
5.1 負責編制物業管理方案,并負責物業管理項目的承接與物業服務合同簽訂。
5.2 負責擬定物業項目接管驗收工作計劃,并負責組織實施。
5.3 負責擬定新物業項目的入伙工作計劃,并配合項目所在公司實施。
6.日常服務提供
6.1 全面負責項目的物業管理日常工作。
6.2 按管理公司物業管理制度要求落實日常服務三級檢查制度,建立質量統計 分析機制。
7.品牌推廣及市場開拓
7.1 在物業管理部的指導下,參加國家有關物業管理方面的評比。
7.2 結合項目要求,推廣萬品牌。
7.3 在項目所在公司批準、物業管理部指導下,開拓物業管理市場。
8.溝通與協調
8.1 協助召開首屆業主大會,協調與業主委員會的關系。
8.2 定期組織顧客滿意度調查,協助物業管理部組織的第三方顧客滿意調查。建立并落實回訪制度。
8.3 加強與當地政府機關、項目所在公司、物業管理部的信息交流,傳遞法律法規、市場動態、典型案例、重大事件、日常工作狀況、經營情況等信息。
第4篇 物業管理手冊之物業分公司職能部門設置
物業管理手冊:物業分公司職能部門設置
各物業分公司必須按本手冊規定設置職能部門,因當地情況特殊,需要變更部門職能、部門名稱或新增職能部門時,必須事先呈報項目所在公司審核、管理公司物業管理部批準。
本章節對行政人事部、品質部、財務部、管理處必須具有的職能作了規定。各物業分公司的組織架構及崗位設置必須遵守'責任清晰、設置規范、機構精簡、運作高效'組織建設原則,可根據實際需要安排其它職能或設置其它職能部門(如工程部、物業部、經營部等),根據這些職能劃分進行機構、崗位設置。如公司規模較小,可將部門職能設置在管理處,盡量精簡機關的行政機構。
各物業分公司的體系文件應根據本手冊規定,對組織架構、部門、崗位職責有更細化的描述和規定。
組織機構、部門及崗位設置須按本手冊要求獲得批準。
1.行政人事部必要的工作職能
1.1溝通與協調
1)設置專責人員負責與管理公司物業管理部、項目所在公司對接溝通與協調,及時傳達相關信息。
2)負責建立并實施本公司內部員工的溝通與協調機制。
1.2目標、計劃管理的落實
1)協助總經理編制本公司年度工作計劃。
2)根據本手冊中的計劃管理要求落實業務工作計劃在各部門各崗位的運用。
3)監督各部門、崗位計劃實施效果。
4)監督各級主管人員對計劃的考核情況。
5)協助總經理監督各部門責任目標完成情況,監控本公司責任目標完成進度。
1.3其它常規業務參考如下
1)制訂并完善公司相關工作管理制度;
2)協助公司總經理規劃并培育公司企業文化體系;
3)負責組織召集公司大會、行政辦公例會及各項專題會議;
4)負責公司行政文件的擬定、登記、發放、歸檔及公司印章的保管和使用;
5)負責公司工商執照、資質等級的申辦、年審、變更、補辦、注銷等工作;
6)負責公司車輛、辦公設備、員工餐廳(公司機關)、員工宿舍等行政管理工作;
7)負責公司對外聯絡及宣傳;
8)負責員工的招聘、入職、離職、人事異動;
9)負責對人力資源進行規劃、預測、信息收集及數據統計;
10)負責員工檔案的建立及勞務合同的管理;
11)負責公司員工考勤、工資、福利及保險管理工作;
12)負責公司行政檔案、行政文書的管理。
2.品質部必要的工作職能
2.1建立、維護和改進公司管理體系
1)根據本手冊要求協助總經理建立和細化各方面的文件,形成完整的體系文件。
2)落實體系文件在各職能部門、崗位中運行。
3)組織內部審核,協助總經理進行管理評審,具體配合物業管理部進行監督審核。
4)對于體系中發生的涉及管理公司物業管理部權限的問題應及時通過行政人事部向管理公司物業管理部反映。
2.2負責實施品質培訓
1)編制總體培訓計劃并組織落實。
2)監督各部門、專業的培訓實施情況。
3)對總體培訓效果負責。
2.3負責質量監督與改進
1)根據本手冊9.2要求落實三級檢查機制,具體負責實施本公司月檢,監督周檢、日常檢查實施情況。
2)負責總體質量統計分析,監督、指導各專業的質量統計分析。
3)負責糾正與預防措施的跟蹤驗證。
2.4方案的落實與調整
1)跟蹤被批準的方案實施情況。
2)協助總經理定期評審方案的適宜性,以及對方案進行評審和調整。
2.5其它常規職能參考如下:
1)按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成本部門責任目標。
2)負責本部門相關招標工作,參與非工程類的業務分包、供方的評價與選擇。
3)負責定期分析顧客投訴信息,并組織重大投訴的處理。
4)負責組織顧客滿意度調查工作。
5)負責搜集物業行業法規及其它信息并及時反饋。
6)負責組織公司創優評先活動。
3.財務部職能
3.1根據國家有關財經法規、政策、制度,制定公司財務管理制度和會計核算辦法;
3.2按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成本部門責任目標;
3.3負責組織編制公司年度收支預算計劃;
3.4實行全面預算管理,組織和監督各項資金的收支情況,保障資金供給;
3.5按月、季、年定期編制會計報表并按季度編寫財務情況說明書;
3.6定期開展經濟活動分析,提出改進意見,為總經理決策提供真實可靠的會計信息;
3.7對公司各部門及下屬基層單位進行財務監督和指導;
3.8負責經濟合同的財務審核工作,參與供方的評價與選擇;
3.9負責公司成本控制和管理,并定期分析成本細項;
3.10負責組織經濟合同的評審,建立合同臺帳;
3.11辦理現金收付和銀行結算業務;
3.12負責公司采購的預、決算審核工作;
3.13負責公司固定資產與低值易耗品管理及清查工作;
3.14負責財務檔案的管理工作;
3.15制訂本部門業務培訓計劃,并組織實施;
3.16配合外部和內部的財務審計工作;
3.17負責與財務、稅務、銀行、工商等部門和客戶的溝通聯絡。
4.管理處
4.1按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成部門責任目標;
4.2負責制定本部門年度、月份工作計劃,并組織實施;
4.3按照公司管理體系的標準和要求,持續改進管理服務工作質量;
4.4負責轄區內的綠化、清潔、消殺日常管理;
4.5負責轄區內的公共秩序維護、車輛、消防日常管理;
4.6負責轄區內房屋本體、公共設施設備的日常維修養護,提供有償維修服務;
4.7負責轄區內各項費用的收繳工作
4.8負責轄區內房屋裝修管理;
4.9負責日常接待和客戶投訴的處理;
4.10負責業主檔案和本部門物業管理運作檔案的管理;
4.11負責與業主委員會的溝通、協調;
4.12負責實施社區文化活動;
4.13負責制訂本部門業務培訓計劃并組織相關人員實施;
