第1篇 文件管理規定范本
1. 范圍
1.1本規定規定了本工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。
1.2本規定適用于本工程監理項目部文件資料管理工作。
2. 引用文件和術語
山東誠信工程建設監理有限項目部《工程檔案管理規定》及《文件控制程序》。
3. 職責
3.1總監理工程師
3.1.1組織編寫項目監理部文件管理規定,指定信息管理員專職負責監理文件資料管理工作。
3.1.2明確監理信息流程。
3.1.3主持整理工程項目的監理資料。
3.2專業監理工程師
負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。
3.3、信息管理員
3.3.1根據項目監理部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。
3.3.2各類文件應編號、登記,建立文件臺帳,對本工程建設期間上級下發的文件、隨工程進展形成的監理部文件及相關資料的收、發、標識及歸檔、保存工作進行管理。
3.3.3各類文件應分卷存檔,文件與分卷目錄排序相符,編號與目錄序號一致,便于查找和檢索。
4. 文件控制
4.1項目監理部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。
4.2在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一建立存放目錄,及時將文件資料分類存放,進行集中收、發和存放管理。
4.3在獲得各種文件資料之后,首先要對資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。項目監理部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。
4.4安全監理文件的內容:
4.4.1國家有關法律法規。
4.4.2工程建設期間上級下發的有關安全監理工作文件、通知等。
4.4.3項目監理部制訂的安全監理實施細則,安全監理工作總體計劃,安全監理規定,監理部環保策劃,監理部安全教育培訓、安全技術交底計劃,監理部應急預案,危險點分析及預控措施等。
4.4.4安全監理工作方案、措施。
4.4.5 安全監理月份工作計劃。
4.4.6電力建設工程職工傷亡事故月(年)報表,安全信息周報,安全事故檔案。
4.4.7整改通知單、工作聯系單及施工項目部的回復單。
4.4.8各施工階段監理部的安全教育培訓、安全技術交底及考試。
4.4.9監理部安全監理工作便函通知。
4.4.10監理部安全工作例會紀要、監理部安全活動記錄。。
4.4.11監理部對施工單位安全檢查、評價,監理部安全檢查通報。
4.4.12安全監理工作總結、匯報等文件。
4.5項目監理部信息員應建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.6項目監理部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于項目監理部負責組織的安全工作等會議,由項目監理部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實,規范,參與各方簽字確認后按程序分發。
4.7對上級下發的安全監理文件經總監簽閱,安全監理工程師根據文件精神及總監的意見提出落實要求,對上級來文一日內送達或以傳真方式發(傳)至施工單位項目部、監理組。
4.8為防止日常查閱造成文件混亂,定期對安全監理工作文件進行整理、核查,確保文件的完整、有序。
第2篇 交工技術文件管理規定
1范圍
本標準規定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。
本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。
2總則
為明確交工技術文件形成的過程及各相關環節之間的關系，特制定本標準。
3 規范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術資料標準》
煉油化工建設項目(工程)交工技術文件
《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》
《工業安裝工程質量檢驗評定標準》
4術語和定義
本標準采用了下列術語:
4.1交工技術文件
交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成，移交給建設單位的技術文件。
4.2項目工程：指在一個總體設計或初步設計范圍內，由一個或若干個互相有內在聯系的單項工程所組成的建設項目。
4.3單項工程：是建設項目的組成部分，具有獨立設計文件，建成后能夠發揮生產能力或效益的生產裝置（車間）或獨立工程，也可稱為“裝置”。
4.4單位工程：指單項工程中，具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中，“單位工程”與“單元名稱”相對應；在化工項目中與“工號”相對應。
4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設計文件所規定的范圍完成，并經管道系統和設備的內部處理，電氣和儀表調試及單機試車合格后，與建設單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后，施工單位和建設單位按規定內容所做的交接。
5管理內容與要求
5.1 交工技術文件的管理流程（見附圖）
5.2 交工技術文件的策劃
5.2.1 明確交工技術文件的執行標準。由公司市場開發部在與建設單位簽定的工程承包合同中規定。當建設單位無明確表示時，應在合同中規定“交工技術文件按工程總承包單位的規定執行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程，規定施工單位，統一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上，以文件形式下發給施工單位及有關部門，在工程開工后兩個月以內完成。
5.2.3 下達立卷分冊的要求。 根據單位工程的劃分，在征得建設單位同意的基礎上，項目部負責立卷分冊，正式打印下發。
5.2.4 確定交工技術文件模式。根據合同規定，項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準，以文件形式下發。
5.3 工程技術文件的形成和同步積累
5.3.1 施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人，對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。
5.3.2 項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員，對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。
5.3.3 項目部施工經理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者，對交工技術文件工作負全責。
5.3.4 施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員，他們按照各自的要求分別實施和簽證，完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證，在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。
5.3.5 設計變更和技術簽證（技術聯系單）由資料員領回建帳，發放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執行，同時收集作為交工技術文件。
5.3.6 材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理，在材料進入施工現場的同時，向技術人員提供合格的足夠數量的證件。本工程專用的材料、零部件，合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本，供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門，復印件交工，但復印件要標明原件在何處，并加蓋經手人印章和抄件專用章。
5.3.7 設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供，合格證原件放入交工技術文件正本。
5.3.8 交工技術文件隨著工程進度逐步形成，資料必須與工程同步，各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯合簽證的及時性。
5.3.9 分部分項工程質量檢驗評定完成后，由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經上級主管部門核定后，由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。
5.3.10 竣工圖由項目部組織編制，必須做到齊全準確。竣工圖要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，同時填寫竣工圖編制記錄。
5.4 交工技術文件的整理
5.4.1 項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作，凡屬交工技術文件范疇的各種資料，均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。
5.4.2 為使技術文件管理清晰，防止混亂和遺漏，各項技術文件都要分門別類整理保管，每類宜分別填寫文件目錄，每加入一份，隨時將其名稱填在目錄中。
5.4.3 交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規定。
5.5 質量經理
5.5.1 項目部質量經理組織本工程項目交工技術文件的審查工作，對交工技術文件的質量負責。
5.5.2 交工技術文件的最終審查，在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后，由項目經理統一組織終審。
5.6 交工技術文件的送審和交接簽證
5.6.1 交工技術文件經終審后，由項目部邀請建設單位和質量監督站進行予審。
5.6.2 予審提出的問題由項目部整改，整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。
5.6.3 交工技術文件審查通過后，按規定進行正式裝訂。
5.6.4 裝訂結束后，項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。
5.7 對于外包工程，根據“誰分包，誰負責”的原則，由發包的單位全權負責交工技術文件工作。
5.8 交工技術文件的歸檔
項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后，項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。
6 本標準產生的質量記錄
a. 交工技術文件；
b. 存查資料；
c. 交工技術文件立卷分冊目錄；
c. 竣工圖編制記錄；
d. 交工技術文件最終審查簽證表；
e. 科技檔案移交清冊。
7 附錄
a. 交工技術文件立卷分冊目錄；
b. 竣工圖編制記錄；
c. 交工技術文件最終審查簽證表；
第3篇 工程項目文件資料管理規定
1、內容
工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負責項目文件資料的統一管理并督促其他各部門對相應的文件資料進行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項目經理部的文件收、發由項目資料員統一登記,視公文內容和性質,準確及時交項目經理、業主、監理和其他有關部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關法令、法規與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關項目成本、技術、質量及其它必須保密的公文與技術資料,未經項目經理同意,任何人不準借閱。對于上級有關印有密級的文件,項目不準擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發出的所有文件,都納入編號系統并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統,以便統一管理。
2) 文件簽發分三級管理
① 一級文件:必須由項目經理或項目副經理簽發,所有經項目經理審閱的施工組織設計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業務聯系單;催款通知;技術核定單等。(須由業主和監理部門負責人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發與傳遞
① 一級文件由項目部辦公室分發;二級文件由各部門自行分發。
② 外來文件,必須由項目部辦公室統一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關工程的傳真文件統一由項目部辦公室收文、編號并分送有關部門。
4) 發文規則
① 所有文件使用統一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續,檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結束,按有關規定向有關檔案管理部門移交。
第4篇 附屬中學立卷歸檔文件、材料、物品密級劃分的管理規定
一、檔案需要立卷、歸檔的文件、資料及物品，均應按《保密法》的有關規定，確定劃分密級，做出標志并同時注明保密期限。對不屬于國家秘密范圍，但在一定期限內仍須保密的文件、資料，可視具體情況，確定為“內部事項”，并按《內部事項查閱使用辦法》嚴格管理。
二、各檔案立卷部門，在組卷、立卷時，到學校辦公室查閱中央、國家機關有關部門制定的《國家秘密及其密級具體范圍的規定》后，針對不同類型，劃定所歸文件、資料、物品的密級及保密期限，同時要做出相應的標志。
三、黨務、行政類方面的文件、材料，需要確定密級的，應在制發和形成文件、材料的同時，由文件作者提出劃密及保密期限的具體意見，由分管校長審定。
四、確定或變更“內部事項”的范圍及制定查閱使用辦法由學校辦公室負責提出具體意見，分管校長審定。各部門，若有“內部事項”規定范圍內的文件、資料，在立卷、歸檔時，應直接在卷首左上角注明“內部事項”。
五、凡應確定密級并應做出標志的歸檔材料，檔案室接收時應作認真復查，對未做標志或發現劃密不準確的，應退回原立卷部門補劃或重新劃定；對已經確定了密級及保密期限的，如需變更密級或延長保密期限的，由原確定密級部門負責變更；保密期限屆滿，立卷部門如不通知變更，則自行解密。
六、凡提出劃密的部門、文件作者，應到學校辦公室領取《劃定密級審批表》，經分管領導審定后，到學校辦公室對密級材料進行標志。
第5篇 電腦盤文件管理規定
為規范公司所有電腦設備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設備有序化、合理化、規范化循進,特制定如下規定:
1、 各部門電腦有專人專用責任制形式,未經部門經理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、 公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、 公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、 電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細登記該文件的標題、目錄名、u盤號、打印日期等。
5、 公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
_財務部之u盤由財務電腦專員自行登錄,并將信息知會總經理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經理知會,不得泄露公司機密。
6、 各部因業務特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設置申請單'向公司提出申請,被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。
7、 公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、 各部如須調閱已由管理部歸檔并已設置密碼的u盤資料時,應書面提出申請,調閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態。
9、 未經許可不得將公司的u盤文件轉借他人及帶出公司,違者按公司規章制度予以嚴懲。
10、 各種耗材(u盤、色帶墨粉)應由管理部記錄品名、規格、數量、購買和領用記錄,管理部將每一臺設備單獨設立檔案,記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業軟件名稱及調動方法等等,經保管人員簽名,由管理部統一保管,在設備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、 對于外部采購的軟件,使用人應遵照使用手冊操作,自行開發的軟件,開發者應在開發各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應開發者未詳盡告知,而引起的數據損失,開發者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數據丟失,由使用人負責。軟件故障排除后,按責任大小作相應的處理。
12、 因使用軟件而做備份的u盤應由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數據復制于新盤,原盤編號不變。
13、 電腦使用過程中出現故障時,使用人應及時口頭報告電腦程序員,并記錄現場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當事人。
14、 電腦程序員有責任對公司電腦網絡系統正常運作負責,如遇電腦發生故障,應詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當故障原因無法確定時,應知會管理部經理,并及時與供應商取得聯絡,最短時間使電腦恢復正常。
15、 與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應與外界交流需要帶出時,應事先向管理部報告。
16、 設備使用范圍
(1) 禁止在驅動器燈亮時插入、取出u盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
⑶ 下班時應切斷電源,套上'防靜電電腦保護套'。
(4) 禁止在設備電源開著時,移動設備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關閉的順序相反。
(6) 打印時應使用打印紙或復印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應按規定填制'打印登記表'
(9) 電腦上網非業務用途不得私自上網。
17、 個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、 下班前必須按正確操作退出系統并關機。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第
1、
16、 17條規定者,將被處以50-200元的罰款。
第6篇 地產公司檔案文件資料管理規定
地產公司檔案文件資料管理規定為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據檔案管理規范,結合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2. 公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;
3．公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);
4. 公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;
5. 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6. 公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7. 財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8. 公司法律事務管理方面的文件材料;
9. 公司各項目的技術圖紙等資料;
10. 反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12. 公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。
2. 在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。
3．案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:1) 對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;2) 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;3) 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4. 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5. 全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條 檔案銷毀規定公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。
2. 員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3．借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4. 部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5. 總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規定公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續。
2. 對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3．檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。
第十一條 檔案保密規定公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
第7篇 嘉燃集團技術文件管理規定
1.目的:
為了有效管理和合理利用各類生產技術文件,避免技術文件的遺失,防止無效技術文件使用,確保各項安全生產活動符合現行法律法規及技術標準的要求,制定本規定。
2.范圍:
安全生產、工程建設類的法律法規、技術標準,生產經營類及行政管理類不包含在本規定的范圍。
3.職責:
由安全質監部歸口管理,負責各類技術文件的采購、整理編目和發放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領用部門負責發放到本部門的技術文件的日常使用和保管。
4.過程:
4.1技術文件的分類:生產技術文件分為法律法規和技術標準,我公司適用的主要包含安全生產類、燃氣行業類、特種設備類。
4.2技術文件的采購:由各生產部門根據各自需要提出采購需求,報安全質監部初審后報分管生產安全的副總經理審批通過后,由安全質監部采購。
4.3技術文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發放和借閱。
4.3.1技術文件的存放:公司設技術文件閱覽室一間,存放生產技術文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質監部落實1人負責管理;
4.3.2技術文件的編目:由安全質監部按以下方法進行編目:
分五部分:第一部分代表類型(法律法規f、技術規范j)
第二部分代表專業(燃氣行業r、安全生產a、特種設備t、工程建設類g)
第三部分代表頒布時間或更新時間
第四部分代表該文件的順序號。
第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本
例:f-r-2009-01-0301
說明:2023年頒布的燃氣行業法律法規。
并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:
編號
名稱
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
4.3.2技術文件的發放
常用的技術文件,技術資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發放到部門,安全質監部在確認有效版本后蓋受控章后發放,領用部門填寫《技術文件領用記錄》。
編號
文件名稱
領用部門
領用人
領用時間
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
管線所
張山
2009.10.2
技術文件部門領用后由部門負責管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。
4.3.3技術文件的借閱
技術文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續。
編號
文件名稱
借閱人
借閱時間
歸還時間
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
張山
2009.9.5
2009.10.2
4.3.3技術文件的作廢更新與回收
安全質監部每三個月對技術文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領用部門交回安全質監部,填寫《技術文件作廢登記表》
編號
名稱
作廢或更新時間
數量
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國**法》
2022.3.5
3
并蓋作廢章,存放于指定的區域,以免誤用。
第8篇 z物業常規服務文件管理規定
1.0 目的
規定物業管理部、各地物業公司常規服務文件的編寫、上報、審批程序,對常規服務文件的編制、審批、發放等全過程進行控制,確保物業管理部及各地物業公司所使用的常規服務文件的有效性。
2.0 適用范圍
適合于物業管理部及各地物業公司常規服務文件的控制。
3.0定義
常規服務文件是指企業服務標準、各項目等級服務標準、物業管理部檢查標準、各地物業公司職能部室檢查標準及各項目作業指導書及物業管理部、各地物業公司的檢查通報。
4.0 職責
4.1、物業管理部負責物業公司企業常規服務標準(例如**物業企業等級服務標準、各項目等級服務標準)的編制審核,負責物業管理部對各地物業公司常規服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,負責組織各地物業公司對常規服務文件進行適宜性評審。
4.2、各地物業公司:
4.2.1各地物業公司經理負責本公司職能部室的常規服務檢查標準及管轄項目各專業作業指導書的審批。
4.2.2各地物業公司的職能部室負責對所轄項目常規服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,組織所轄項目對作業作業指導書進行適宜性評審。
4.2.3各項目負責本項目內各專業作業指導書的編制、審核、修訂、管理。
5.0常規服務文件的分類及編號
5.1 常規服務文件分類
5.1.1 按照文件作用分:**物業常規服務文件分為服務標準、檢查標準、作業指導書及檢查通報。
服務標準分為**物業企業等級服務標準和各項目等級服務標準。
檢查標準分為物業管理部檢查標準和物業公司檢查標準。
作業指導書即各項目的常規服務操作性文件。
檢查通報是指物業管理部及各地物業公司職能部室常規服務檢查的檢查通報。
5.1.2 按照編制部門分為:常規服務文件分為物業管理部常規服務文件、物業公司常規服務文件及各項目常規服務文件。
物業管理部常規服務文件有服務標準、檢查標準和檢查通報。服務標準包括**物業企業等級服務標準、各項目等級服務標準。
物業公司常規服務文件有物業公司各職能部室常規服務檢查標準、檢查通報。
各項目常規服務文件有項目作業指導書,包括項目管理規定及各專業組作業指導書。
5.2常規服務文件編號
5.2.1 服務標準編號規定
a)文件類別服務標準為(a);文件級別:分為1-4級,如果是整體企業標準(q),如果是項目的服務標準為項目名稱代碼,如廊坊阿爾卡迪亞(la),廊坊錦繡(lj),廊坊群星(lq),霸州阿爾卡迪亞(ba),滄州麗水(cl),蚌埠阿爾卡迪亞(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是單項服務標準為專業名稱代碼/等級號,如綜合管理類一級標準(gl/1),安防類二級標準(af/2),環境類三級標準(hj/3),維修類四級標準(w*/4);文件序號為發放號和年號的組合,分別取兩位有效數字-01**、02**、03**…,其中**代表發放年號2005年計為05,2006年計為06,以此類推。
b) 服務標準編號圖示
rswy- a-***-****
文件序號
文件級別
文件類別
即:rswy-a-文件級別-文件序號。
例如:**物業企業等級服務標準,2005年第1號,文件編號為:rswy-a-q-0105;**物業廊坊錦繡等級服務標準,2005年第2號,文件編號為:rswy-a-lj-0205;**物業安防類一級服務標準,2005年第3號,編號為:rswy-a-af/1-0305。
5.2.2 檢查標準編號規定
a)文件類別:檢查標準為(b);使用部門為物業管理部(wg)或**物業公司(地點代碼,如lf、cz、bb、nj);檢查類別,如綜合管理類(gl),安防類(af),環境類(hj),維修類(w*);文件序號同上;
b)檢查標準編號圖示:
rswy-b-***-***-**** 文件序號
使用部門
檢查類別
即:rswy-b-檢查類別-使用部門-文件序號。
例如:物業管理部綜合管理類檢查標準,2005年第1號,編號為:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物業公司環境類檢查標準,2005年第2號,編號為:rswy-b-hj-lf-0205。
5.2.3 檢查通報編號
a)文件類別:檢查通報為(c);
如果編制部門為物業管理部(wg);發放對象為**物業公司,廊坊物業公司(lf),滄州物業(cz),南京物業公司(nj),蚌埠物業公司(bb);文件序號同上。
b)編號圖示:
rswy-c-***-****
文件序號
發放對象
編制部門
即:rswy-c-發放對象-序號。
備注:如果編制部門為**物業公司(**rswy),廊坊**物業(lfrswy)、南京**物業(njrswy)、滄州**物業(czrswy)、蚌埠**物業(bbrswy)等;發放對象省略,其它不變。即:**rswy-c-序號。
例如:物業管理部對滄州物業公司的檢查通報, 2005年第5號,編號為rswy-c-cz-0505;廊坊物業公司檢查通報,2005年第5號,編號為lfrswy-c-0505.
5.2.3 作業指導書編號
a)文件類別:作業指導書編號為d,一般省略;使用部門為**物業公司**管理處,廊坊物業公司錦繡管理處(lj),阿爾卡迪亞管理處(la),…;專業類別如綜合管理類(gl),安防類(af),環境類(hj),維修類(w*);文件序號為發放號,取阿拉伯數字的位有效數字-01、02、03…;
b)作業指導書編號圖示:
rswy-***-***-** 文件序號
專業類別
使用部門
即:rswy
-使用部門-專業類別-文件序號。
例如:廊坊物業公司錦繡管理處綜合管理類作業指導書,2005年第1號,編號為:rswy -lj-gl-0105;滄州物業公司麗水花庭管理出環境類作業指導書,發放號為2,編號為:rswy-cl-hj-0205。
5.2.4物業管理部、各地物業公司的除常規服務的行政類文件不屬本規定的范圍,可自行編號。
6.0 物業常規服務文件的控制
圖示1:
編制 審核 審批
服務標準 物管部 物管部 地產/控股
物管部檢查標準/檢查通報 物管部 物管部 物管
物業公司檢查標準/檢查通報 職能部室 職能部室 物業公司經理
作業指導書 項目 項目 物業公司經理
6.1 常規服務文件的編寫
6.1.1 新的服務內容產生時需要編制,如接管項目,服務內容增加等。
6.1.2 編寫原則:誰使用誰編寫。
6.1.3 按照圖示1的職責劃分編寫責任區內的常規服務文件。
6.1.4 項目內各專業組作業指導書的編制責任人為各專業組主管。
6.2 常規服務文件的審核與審批
6.2.1 審核與審批原則:編寫者的上級進行審核,審核者的上級進行審批。
6.2.3 按照圖示1的職責劃分審核與審批責任區內的常規服務文件。
6.2.3常規服務文件報送必須填寫《物業常規服務文件審批單》;所有在用常規服務文件,組織部門應組織編制部門主管對文件進行適時評審,確定文件是否進行修改,予以修改則按本規程5.4條款更改。
6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業常規服務文件審批單》報送。審批人員對文件進行審批。若文件審批通過,則執行5.3條款,當組織部門與編制部門不是同一部門時應將審批后的文件報送組織部門;若審批不通過,則應對文件進行修改,并重新依據文件的審批程序進行。
6.3 文件的發布
6.3.1 服務標準、物業管理部檢查標準、檢查通報的發放
a)物業管理部將審批后的文件進行編目,確定發放范圍及數量,打印/復印所需份數,并標注發放號。
b) 物業管理部相關人員依據《物業常規服務文件審批單》發放范圍發放,并填寫《發文登記表》。
6.3.2 物業公司檢查標準、檢查通報的發放:
a)物業公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員,并標注發放號。.
b)資料員按規定對該文件進行編目,確定發放范圍及數量,打印/復印所需份數。
c)資料員根據要求的發放范圍發放,并填寫《發文登記表》。
d)要求報送物業管理部備案。
6.3.3 作業指導書的發放
a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員,并標注發放號。
b)資料員按規定對該文件進行編目,確定發放范圍及數量,打印/復印所需份數。
c)資料員根據要求的發放范圍發放,并填寫《發文登記表》。
d)要求報送物業管理部及該項目所屬物業公司備案。
6.4 常規服務文件更改流程
6.4.1更改
常規服務文件若核查不符合而需要更改時,需更改部門/人員將修改詳細內容填制《物業常規服務文件變更通知單》,若有必要,則應填寫修訂理由。
6.4.2審批
參見本規定5.2.1條款,應填制《物業常規服務文件審批單》。如果審批未執行5.2.1條款,受委托部門應得到相應的背景材料。
6.4.3 更改常規服務文件的發布
修訂部門將通過的草案及《物業常規服務文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關部門相關人員,其依據《發文登記表》發放范圍/數量,打印/復印所需份數,并標注發放號,修訂文件按《物業常規服務文件審批單》打印修訂標識。
發放標明修改狀態的新文件,同時收回失效版本舊文件,并填制一頁新的《發文登記表》,舊的相應《發文登記表》妥善保管。
6.4.4 文件發放人員保存《物業常規服務文件審批單》,說明現行文件的修改狀態,利于管理。
6.5 常規服務文件作廢流程
6.5.1若核查不適宜而需作廢時,編制部門/人員需向審批部門/人員提請作廢,并標注原因。
6.5.2作廢實施
主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規服務文件傳遞給該文件的發放部門相關人員,由其依據《發文登記表》,收回所有原已下發的該作廢文件。
6.5.3 作廢受控文件的處置
a)發放新文件并及時收回失效或作廢文件。標注作廢標記,防止繼續使用。
b)作廢或失效文件若歸檔保存, 相關人員應在失效文件上標注作廢標記,單獨保存;若作廢文件不歸檔,相關人員填寫《檔案銷毀清單》,部門主管/經理審核后立即予以銷毀。
6.6 常規服務文件管理要則
6.6.1 各部門負責人應妥善保存文件,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未經授權,公司任何人不得私自復印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中損壞、丟失,責任人應提交書面報告,經發放部門批準發放新文件。
7.0 附件
7.1 《物業常規服務文件清單》
7.2 《物業常規服務文件審批單》
7.3 《發文登記表》
7.4 《物業常規服務文件變更通知單》
7.5 《檔案銷毀清單》
物業常規服務文件清單
序號:
序號 發放號 文件名稱 編號 備注
物業常規服務文件審批單
文件名稱 編號
文件編寫概述:編寫負責人簽字: 日期:
審核人/部門意見: 簽名: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
發文登記表
序號:
序號 文件名稱 編號 分發號 發放部門 簽收 日期 份數 備注
物業常規服務文件變更通知單
序號:
文件名稱 編號
更改位置及原由:
更改后內容:受此影響引起的其他更改文件名稱:
申請人: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
檔案銷毀清單
序號:
第9篇 工程項目施工文件技術資料管理規定
1.項目部施工文件的管理范圍包括:1)施工合同文件;2)施工圖文件,包括工程圖紙及其變更文件;3)施工指令,包括對施工指令的確認記錄;4)工程施工適用的技術標準、驗收規范;設備裝箱文件;5)記錄文件,包括會議記錄,工程管理決議,以及任何涉及合同內容調整、非預期費用和責任的來往文件;6)經建設方確認的施工進度計劃;7)索賠、簽證文件。
2.項目經理確定合同文件、記錄文件、進度計劃的受控使用范圍,主管工程師負責其它施工文件的受控管理。項目部主管工程師具體貫徹和落實項目施工文件管理相關制度、措施,對施工文件管理承擔直接管理責任。
3.項目應指定專人按受控文件要求進行施工文件的管理,定期檢查受控文件的使用保養情況。施工文件至少應保存至工程竣工結算,屬于工程施工技術資料的應隨技術資料整理、存檔。
4.項目部資料員應及時收集、整理相關技術資料,做到技術資料與工程進度同步;并按照國家規范、規程和當地技術資料管理規定核查其內容;發現問題及時報項目主管師協調解決。項目主管師對資料負指導審核責任,并負責對試驗資料、原材料報告的存在的問題進行協調管理。資料分基礎、主體、裝修三個施工階段報施工技術科審核;竣工資料應在資料員按照資料管理規定核查完畢報項目經理(主管工程師)簽字認可后,送施工技術科審查。具體管理要求見本細則第六項:施工資料管理要求。
第10篇 學校物業維修服務部文件資料管理規定
(一)凡接到學校、集團印發的文件,都必須進行編號登記。
(二)需要傳閱學習的文件,經由維修部主任簽字,分送下發管理部門傳閱學習。
(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。
(四)對過期作廢或無保存價值的文件,資料要按規定進行銷毀。
(五)對有保留價值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。
(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時歸檔。
第11篇 關于項目建設管理文件資料收發和歸檔規定
1 總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作,特制定本規定。
2 項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。
3 對項目經理部所簽發的各種文件資料,必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。
4 對項目經理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。
5 對設計單位發出的設計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停(復)工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。
6 項目經理應根據工程建設進展情況,不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業主。
7 工程建設管理工作結成后,所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。
8 罰則
違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評;情節嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。
第12篇 學院機要文件管理工作規定
學院機要文件管理工作規定為了加強機要文件的管理,進一步規范機要文件的處理程序,結合我院實際,制定本規定。
1、 凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領導個人和各處、室以外,要根據文件內容、密級和傳閱范圍,送有關領導或有關處室簽收和閱處。
2、 機要人員對所有來文進行登記,經辦公室主任閱處后,送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續。
3、 院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。
4、 對院領導批示要求職能部門辦理的文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領導。
5、 對于急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領導的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續,而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、 文件傳閱、處理結束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機要室統一保管。有關業務文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續,但保留期限不得超過1個月。
7、 上級來文的復印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時,應按有關規定經批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發表的文章中引用“三密”資料。
8、 凡發到各部門的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規定時間,及時清退交機要室。
9、 凡涉及機要文件的領導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關規定追究責任。
