工程項目文件資料管理規定
1、內容
工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負責項目文件資料的統一管理并督促其他各部門對相應的文件資料進行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項目經理部的文件收、發由項目資料員統一登記,視公文內容和性質,準確及時交項目經理、業主、監理和其他有關部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關法令、法規與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關項目成本、技術、質量及其它必須保密的公文與技術資料,未經項目經理同意,任何人不準借閱。對于上級有關印有密級的文件,項目不準擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發出的所有文件,都納入編號系統并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統,以便統一管理。
2) 文件簽發分三級管理
① 一級文件:必須由項目經理或項目副經理簽發,所有經項目經理審閱的施工組織設計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業務聯系單;催款通知;技術核定單等。(須由業主和監理部門負責人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發與傳遞
① 一級文件由項目部辦公室分發;二級文件由各部門自行分發。
② 外來文件,必須由項目部辦公室統一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關工程的傳真文件統一由項目部辦公室收文、編號并分送有關部門。
4) 發文規則
① 所有文件使用統一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續,檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結束,按有關規定向有關檔案管理部門移交。
