住宅區業主檔案管理規定

住宅區業主檔案管理規定

住宅園區業主檔案管理規定

第一條業主檔案分類

1.住戶檔案:業主資料;裝修資料;其他資料。

2.商業網點資料:業主資料;裝修資料;其他資料。

第二條住戶檔案

1.業主資料:由開發商發出的《“商品房”入住通知單》原件,業主及家庭成員的照片;《業主及家庭成員的情況表》,業主及家庭成員身份證復印件,《入住驗房表》,購房合同或租賃合同復印件,《業主臨時公約》,《管理費用銀行托收合同》,《入住申請表》,存折復印件,《房屋租賃情況一覽表》,《入伙會簽單》。

2.裝修資料:《裝修申請表》、《裝修驗收表》,室內裝修平面示意圖,施工隊營業執照復印件,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

3.其他資料。

第三條商業網點檔案

1.業主資料:購房合同或租賃合同復印件,營業執照,商業單位基本情況簡介(附有宣傳簡介的單位),業主或商業單位法人代表身份證復印件,《業主公約》。

2.裝修資料:《裝修申請表》,消防批文,特種行業(如:飲食)許可證(如:衛生許可證、環保證明等)復印件,《裝修驗收表》,裝修圖紙(如:水、電、空調、通風、裝飾、招牌和隱蔽設施等),施工隊的營業執照復印件,《裝修許可證》,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

3.其他:臨時訂立的其他協議等(如:飲食行業的垃圾清運協議或租用車位、公共場地設施等)。

第四條檔案管理辦法

1.按《文件與資料的控制程序》中規定的進行編號,分類管理。

2.建立檔案目錄,并整理成冊。

3.個別資料業主(住戶)有困難提供或不需提供的,經管理處主任同意,可以不提供。