集團銷售商務管理制度
某集團銷售商務管理制度
一、銷售收入定義和分類。
(一)銷售收入定義:公司在生產經營過程中由于銷售產品、商品和提供勞務等而取得收入。
(二)銷售收入分類。
1、按構成分類。
(1)產品銷售收入:公司生產產品收入。
(2)商品銷售收入:公司代理銷售商品以及國內廠商商品收入。
(3)技術服務收入:維修服務收入、培訓用戶培訓費收入等其他技術性收入。
(4)其他業務收入:材料銷售、無形資產銷售、固定資產出租、包裝物出租等收入。
2、按收款方式分類。
(1)現金收入。
(2)銀行收入(支票、匯票等)。
(3)轉賬收入(預收貨款、欠款銷售)
3、按購買對象劃分
(1)集團外部銷售:銷往集團以外銷售收入。
(2)集團內部銷售:集團內部各經營公司之間銷售,包括總部與分公司、分公司之間銷售。
(3)公司內部銷售:某一對外核算主體內部各核算部門之間 銷售 。
內部核算部門:實行責任會計核算公司出內部 資產負債表 部門,不含該部門下小部門之間銷售。
二、銷售收入確認。
(一)財務核算:財務對外核算按照權責發生制執行。
l、采用現金結算方式,在開具銷售小票和發票時確認收入實現。
2、采用支票、匯票結算方式,在開具銷售小票和發票時確認收入實現。
3、采用預收款結算方式,自開具銷售小票和發票時確認收入實現。
4、采用欠款銷售方式,自開具銷售小票和發票時確認收入實現;但合同或協議規定分期收款按合同規定收款期確認收入。
(二)內部考核核算(涉及稅務問題)。
〈一〉收入現金管理(涉及稅務問題)。
〈二〉收入支票、匯票管理(涉及稅務問題)。
〈三〉預收貨款管理(涉及稅務問題)。
(三)商品銷售業務程序。
1、客戶上門自提。
2、市內送貨上門。
3、發貨市外、外地。
4、直運商品銷售。
(1)集團公司向供應商購進商品,不通過集團公司倉庫,而委托供應商直接撥給客戶,或集團公司指派采購商務或儲運商務將所購進商品,在本地或外埠車站分撥給客戶,可以減少中間環節,減少商品損耗和資金占用,加速商品流轉,節約費用開支。
(2)直接轉貨。
(四)商品銷售運作流程。
1、由客戶向銷售商務發出請購訂單,銷售商務接受銷售訂單。
2、銷售商務與銷售業務部門確認分貨原則。
3、銷售商務向客戶反饋銷售訂單確認情況,與客戶溝通等。
4、銷售商務根據銷售業務部門政策開出銷售清單。
5、銷售商務到銷售業務部門審批清單。
6、銷售商務根據審批后清單,數控開出銷售小票。
7、銷售商務到財務部辦理結算手續,計算不含稅價。
8、本公司銷貨清單即客戶進貨清單。
第一聯、附存根聯,第二聯、附發票聯、客戶記賬使用,第三聯、附記賬聯、公司記賬使用,第四聯、附抵扣聯、客戶交稅務機關。
(五)商品銷售出庫管理。
商品出庫業務是商務部門為公司生產和業務經營服務直接環節,是倉庫業務結束。商品出庫工作好壞,直接影響公司生產和業務經營正常進行,需要保證儲運商務員準確及時地把商品發出,更好地為銷售業務部門服務,保證客戶滿意。因此,搞好商品出庫工作有著十分重要意義。
1、貫徹 先進先出 原則,按入庫時間順序,先入庫商品先出庫,確保在庫商品質量完好,對有保修期、索賠期規定商品更應在保管期限內出庫,以免造成不必要損失。儲運商務認真審核《商品銷售單》正確性、完整性,出庫憑證和手續必須符合公司商務部物資管理制度要求。
2、銷售出庫規定。
(1)一切銷售活動均須開具銷售小票,各銷售商務開據銷售小票時應先查詢儲運商務提供庫存報表進行數量、編碼核實無誤后再開銷售小票,不允許以白條和口頭方式提貨。
(2)開具《銷售單》人員必須是集團公司正式員工,只有人員編號的員工(正式或簽約受控特聘員工)才有權開具銷售小票。
(3)銷售商務員必須將《銷售單》各項內容打印和填寫完楚,清楚準確,按單據規定項數填寫商品種類。
(4)銷售小票有條件用票據打印機打印,目前無條件機打可用手填,必須各項內容填寫完整,禁止涂改,資金商務收款臺檢驗無誤后加蓋收款章及人名章,如果有涂改或項目書寫不清楚,儲運商務員有權拒絕發貨。
(5)未到貨商品必須與正常入庫商品分別開具銷售小票。
(6)提貨商品是否屬于尚未辦理入庫手續,未辦理入庫手續商品不得提前提貨即不能未辦理入庫手續就出庫,各分公司調貨銷售必須出、入庫手續同時辦理。
(7)銷售票在收款臺加蓋 貨款收訖 章和 收款員名 章后一個月內提貨有效。過期已銷未提小票必須由總經理審批方可提貨,最長有效期一個月。
(8)欠款銷售必須填寫《欠款結算單》,由總經理或其授權人簽字審批方能生效。
(9)以支票付款結賬,必須三日后方能提貨,如不滿足提貨時間要求,必須有審批人簽字或特殊情況有總經理或授權人簽字審批。
(10)商品編號和名稱與集團公司相-致。
(11)填寫商品項數不能超過單據規定要求。
3、提貨管理。
(1)商品提貨時,必須是公司正式人員。客戶自提時,如公司正式人員不能親自提貨,必須以書面形式寫委托書,委托書內容要注明提貨單位、提貨時間、商品名稱有規格、數量。委托人簽字并加蓋部門章,并與提貨內容相一致,客戶方可持委托書和對應出庫憑證到庫房辦理提貨。
(2)銷售人員拿銷售小票,到庫房提貨時儲運商務員必須逐項審核銷售小票的內容,傳真fa*件和原件核對,填寫放行條,小票填寫嚴禁涂改。
(3)銷售業務部門經理必須審核銷售人資格,銷售價格,付款方式,特殊情況由總經理批準后方能到資金商務收款臺交款。
(4)資金商務收款員審核小票填寫是否正確,審核手續是否齊全,以支票、匯票結算堅持款到付貨原則,資金商務收款員要認真查驗持票人身份證,并登記其號碼和聯系電話,在小票上加蓋 支票結算,三日后提貨 章。
(5)銷售人員開好銷售小票辦理
完交款后,必須及時持銷售小票到庫房提貨(當月發生必須在本月25日前辦理)對暫時無貨或暫不提貨商品,銷售部門應暫不開據銷售小票。
(6)凡是已到貨但未辦理入庫手續商品,為了財務核算準確無誤,暫不辦理提貨業務。有特殊情況,由總經理或其授權人簽字后可以持小票辦理提貨業務,但必須經商務統計人員核準后方可辦理提貨業務。
(7)以匯款方式結算,不能以傳真件作為結算憑證。應按欠款銷售處理。
(8)儲運商務根據出庫憑證內容,如商品編號、品名規格、數量等,每項與該商品編號對應實物、垛卡核對,出庫點驗、核對削減商品垛卡。
(9)商品出庫必須本著 出庫復核制 原則,即一儲運商務出庫,另一儲運商務復核,這樣能減少差錯事故出現,出庫后,儲運商務應向提貨人員認真交接,待提貨人員清點核對認可后,才可進行下一項保管業務。
(10)蓋章(貨已收、貨已付、私章)分單(儲運聯留存,統計聯、財務聯送商務統計)
(11)每天及時接收商務統計崗商品編碼,確保票據及時錄入電腦登賬、對數、出報表,每日定時將錄入完票據向商務統計進行傳遞(每天至少二至三次)記錄各部門單據登記部,由雙方簽字并保存,配合商務統計核對差異。
4、儲運商務員發貨前審核內容,符合規定,儲運商務員加蓋 貨付訖 章和人名章后方可發貨。
(1)小票有否資金商務收款臺蓋章。
(2)票據填寫是否正確。
(3)提貨日期是否在1個月內。
(4)如為支票付款,提貨日期是否在收款臺簽章3日后。
(5)所提貨物是否有庫存并已辦理入庫手續。
5、儲運商務員發現和遇到錯誤情況,不予辦理。
(1)有涂改痕跡,項目和內容不清楚,不完全。
(2)沒有財務章,資金商務員簽字。
(3)沒有銷售商務員和業務員及總經理或授權人簽字。
(4)《銷售單》開具之日起,超過財務結算月。
(5)以打白條和口頭方式要求提貨。
6、《商品銷售單》格式及使用說明。
(1)第一聯、資金商務收款聯,出納記賬、存查。
(2)第二聯、儲運商務聯,憑此聯提貨、提貨時交儲運商務。
(3)第三聯、商務統計聯,提貨時交此聯、由商務統計錄入。
(4)第四聯、財務會計核對聯,提貨時交此聯、由儲運商務轉交財務會計核對提貨。
(5)第五聯、銷售商務存查聯。
7、發貨后儲運商務員應按日及時將小票其余聯次傳遞給商務統計崗。
8、商務統計人員將審核后銷售小票及時上機勾對,并將財務聯傳遞給財務人員崗。
9、發貨后儲運商務員及時登記垛卡,并及時錄入銷售小票。
(六)欠款銷售管理。
1、凡欠款銷售必須有部門經理或授權人簽字,并且必須與用戶單位(集團內銷售除外)簽訂銷售合同書或收取 期票 ,合同書要加蓋單位合同章或者經持有用戶單位蓋有公章授權委托書經辦人簽字。
2、凡涉及到有關工程方面業務,必須簽訂銷售合同,并明細各項條款內容。
3、銷售合同書必須符合商務部制定《集團公司合同管理辦法》。
4、凡外購商品一律不允許做欠款銷售(行業用戶配售商品除外)。
5、同一客戶購買不同部門定義商品時,辦理欠款銷售手續要按定義部門、經辦人分別填寫 欠款銷售結算單 經銷售業務部門經理或其授權者審批。
6、經辦人持總經理簽字 商品銷售單 和 欠款銷售結算單 到資金商務收款臺檢驗無誤后蓋章,再到庫房提貨。
7、凡辦理欠款銷售應給用戶 發票 暫留財務部(集團公司內銷售發票由財務部統一分發郵寄)待用戶貨款全額收到后,銷售人員持 欠款銷售結算單 第三聯到財務領走發票。國稅局規定,增值稅發票未按規定時間(兩個月)取得不予抵扣稅款,因此客戶應盡快付清貨款,以便及時領走發票。用戶因不及時付款而造成不能抵扣,而要求財務重開、補開增值稅專用發票,財務部一律不予辦理。
8、業務人員應對已經辦理,但未收到貨款欠款銷售及時催收。
(七)銷售退回管理:客戶由于商品質量或品種不符合規定要求,或其他某種特殊原因而將已購商品退回我公司。
1、原則。
(1)凡是代用戶外購商品,庫房一律不允許辦理沖紅和退貨。如原供應商同意退貨,方可辦理給用戶退貨手續。
(2)售出超過一個月,因質量問題或非質量問題需要退貨,原則上不予辦理。特殊情況必須由產品銷售業務部門經理或總經理或授權人簽字審批后方予辦理退貨手續。
(3)在商品售出一個月內確因質量等原因,為開拓市場保護用戶利益,由銷售業務部門有關人員填寫退貨報告單,必須有銷售業務部門經理簽字,經技術人員對商品進行檢驗證實確有質量問題,按照財務部門和商務部有關規定辦理退貨手續(流程說明)。
〈1〉銷售業務人員根據原銷售小票填開沖紅清單或小票,由資金商務收款臺機打沖紅小票,銷售業務部門經理審批。
〈2〉銷售業務員持總經理簽字機打沖紅小票、原銷售小票存查聯和退庫商品到庫房辦理退庫手續。儲運商務按商務部規定驗收商品并核查。主管在各聯沖紅小票蓋 退貨收訖 章并簽字,在發票蓋 作廢 章。
〈3〉銷售業務人員持經儲運商務簽字蓋章沖紅小票、原銷售小票和原增值稅發票的發票聯和抵扣聯或稅務部門開具退貨證明,到資金商務收款臺辦理退貨手續。資金商務收款臺復核有關票據后,開具沖紅發票。
〈4〉銷售業務人員持經資金商務收款臺蓋章沖紅小票到財務部門出納崗或者預收崗辦理退款手續。
(4)內部核算銷售業務部門之間交叉銷售后形成退貨,需經商品定義部門經理簽字認可,方可辦理退庫手續。
(5)公司降價處理商品,售出后概不退貨。
2、已提貨商品退貨步驟。
(1)銷售人員或儲運商務在資金商務收款臺機打或手填沖紅小票,在沖紅《銷售單》上填寫原銷售單號和銷售時間其格式及聯次同正常銷售小票。銷售人員持經總經理審批后沖紅小票到庫房辦理手續。
(2)退庫前應由技術部門主管經理對退庫商品進行技術鑒定,填寫檢驗報告并封箱。對退回商品,維修技術員鑒定后填寫《商品鑒定單》,單據上有授權人,檢驗人簽字。
(3)銷售人持總經理簽字沖紅小票、原銷售小票存查聯、購貨發票、檢驗報告及實物一并到庫房辦理退庫手續。
(4)儲運商務審核沖紅小票,是否有總經理簽字,確認商品是否為本公司售出商品,是否有技術部門檢驗報告。不能退回原銷售單
,需要先重新開沖紅銷售單后,再開正確銷售單,核對單據和貨物。
(5)儲運商務員確認符合手續后,在原銷售小票存根聯蓋 已退貨 章,在沖紅小票蓋 退貨收訖 及人名章,發票蓋 已作廢 章。經過儲運商務核實后,業務員或儲運商務員將包裝箱封好。
(6)業務辦理人員或儲運商務員到財務部辦理手續后必須當天將單據傳給儲運商務員。
(7)儲運商務將貨物入庫,與其他商品分開碼放,同時儲運商務將沖紅小票的財務聯和統計聯傳給商務統計崗。
(8)《沖紅銷售單》聯次同銷售單,商務統計崗審核票據并錄入。
(9)銷售人持儲運商務員簽字沖紅小票,原銷售小票,原增值稅發票聯和抵扣聯到資金商務收款臺辦理退貨手續。
(10)資金商務收款臺審核有關票據是否齊全,方可開具紅發票。
(11)銷售人員持資金商務收款臺蓋章沖紅小票到出納崗辦理退款手續。出納崗審核沖紅小票是否有收款臺蓋章,才辦理退款業務。
3、已提貨,需要變更客戶名稱。
在沖紅小票及新開藍小票上加蓋 換票 章及資金商務收款員人名章,資金商務收款臺將蓋過此章小票傳遞給商務部統計員。
4、未提貨商品的退貨。
銷售業務人員應持原銷售小票中三聯(提貨聯、統計聯、存查聯)到資金商務收款臺辦理而不再經庫房驗收。即開一沖紅銷售小票沖原來蘭銷售小票,沖紅銷售小票及蘭銷售小票上都加蓋 換票 章后,再開新蘭小票資金商務收款臺應將紅蘭對沖小票傳給商務統計記賬備查。銷售退回同時購貨,退貨單位與客戶名稱必須一致。
5、換貨情況。
(1)商品編碼,售出價格相同。
〈1〉一次拆箱不合格商品由維修部人員驗機、封箱、蓋章,庫房負責換貨。
〈2〉不屬于此情況,一律經總經理簽字認可,方能換貨。
(2)商品編碼相同、售出價格不同或售價相同、編碼不同。
總經理簽字認可,并由技術檢驗部門驗機、封箱、蓋章后,開具紅蘭銷售小票,調整商品編碼和銷售差價,方可到庫房換貨。
(3)編碼不同、售價不同:經過總經理簽字認可,采用正常退貨,正常銷售方式處理。
6、已銷未提管理。
(1)原則:商務統計崗每天接收資金商務收款臺銷售數據,并依據紅、蘭小票核減已銷未提庫。
(2)已銷未提商品管理。
〈1〉商務統計崗對已銷未提庫應經常維護,保證操作正確,及時對數,確保實物仍在庫房和已銷未提庫真實性。
〈2〉商務統計崗每月打印已銷未提清單上報總經理。
〈3〉對超過半年未提商品,財務部應與業務部進行核對,提出處理意見,上報總經理審批后進行清理。同時將清理結果及明細表上報分公司管理部門、商務部、財務部備案。
(八)銷售折扣與折讓
〈一〉銷售折扣:為鼓勵客戶多購和盡快付款,從應付貨款中支付一定比例金額。
銷售折讓:客戶由于商品質量或品種不符合要求,但商品不作退回,而要求在價格上給予某些折讓(即退部分貨款)。
〈二〉銷售折扣與折讓。
1、辦理銷售折扣折讓時,應持 銷售折扣折讓 小票連同銷售小票一起到資金商務收款臺辦理預留折扣折讓手續。
2、銷售折扣使用,需憑藍 銷售折扣折讓 小票辦理沖紅,若要購貨,則開具藍銷售小票,如果繼續有余款,再以藍 銷售折扣折讓 形式留存,資金商務收款臺不再開具發票。
3、轉出銷售折扣折讓必須在貨款收妥后才可辦理。
4、預留折扣折讓有效期為開票后半年,過期部分不得再購貨或轉款,經辦人應持銷售小票到財務部辦理增加部門利潤手續
三、銷售收入核算與統計。
(一)對外核算。
1、各核算單位應加強銷售收入管理,認真組織會計核算,按銷售構成分類方式、核算部門等設定會計科目,按日將銷售小票錄入,返填銷售庫,經核對無誤后打印銷售日報。
2、收入核算崗按日接收資金商務收款臺傳送銷售數據,并與日報、發票記賬聯進行核對,根據收款方式生成記賬憑證,打印整理完憑證后送交會計復核員進行復核,記賬。
3、銷售收入按月歸集、結轉。
(二)內部核算。
各經營公司根據管理需要實行內部責任會計核算,真實計算反映各核算部門經營業績,提供考核評價依據。
1、部門間內銷會計事項。
(1)因外銷引起內銷:對外銷售過程中開票人所屬部門與定義商品部門不一致而引起內銷。
(2)因領用引起內銷:公司內部因領用物品或固定資產而該商品定義部門與領用部門不一致形成內銷。
(3)因部門間商品調撥而引起內銷。
2、內部結算價格確定:根據不同事項可選擇不同方法確定,經營單位在一個財政年度內不再變動。
(1)成本價:即按該商品月末計算平均單價作為內部結算價。
(2)成本加成:即在成本價基礎上加上一定比例作為內部結算價。
(3)協商價:即內部購銷雙方協商確定結算價。
3、內銷、內購流程。
各部之間內銷、內購事項,財務部門應定期和內銷部門提供清單,由內銷部門填列齊結算價格、金額后返換回財務部進行賬務處理,內部結算價應含增值稅。
4、公司銷貨收入如不開銷貨發票,則不能通過銀行結算,收取現金或通過內部賬戶,如有可能則補開發票。
(三)銷售收入統計。
