學院公文管理制度
學院公文管理制度
第一條 凡涉及全院性的工作部署和重大方針、政策性的文件，由院辦統一印發，凡屬部門職權范圍內可以決定的，或屬于一般性通知和業務上的文件，由各部門印發，涉及幾個部門的可以聯合印發。
第二條 學院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根據所行文內容，先由相關職能部門起草，部門負責人核稿，經院辦主任審核，報分管院長審閱并在文件擬稿封面上簽字，由文印室打印上報或下發。
第三條 院長辦公會議紀要，由院辦公室文字秘書整理，辦公室主任審核，主持會議的院長或副院長簽發。
第四條 院辦公室文件，使用統一的紅頭處室函件文稿紙行文，由院辦公室文字秘書起草和核稿，院辦公室主任核發。
第五條 各職能部門文件，各職能部門比較重要的文件使用統一的紅頭處室函件文稿紙行文，由各部門秘書起草，部門負責人核發。
第六條 行文時，嚴格按照《行政發文格式規范》（附后）要求行文。
第七條 學院或各部門以紅頭文件印發的文件，一律報董事會辦公室備案；文件內容涉及董事會的，需報董事會批準審閱。
第八條 下行文分發之前均要留兩份存檔，一份存放檔案室，一份存放文印室備查。
第九條 學院各部門對文件的收發、傳遞、閱辦、保管、存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。
第十條 收文處理
（一）收到上級文件后，由院辦公室專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記。凡需辦理的公文由院辦公室主任簽批意見，再分送相關部門辦理或領導批示后辦理。不得直接送交領導，領導也不得直接接收公文。
（二）文字秘書對領導批示的公文要認真督促、催辦，及時檢查、反饋，匯報貫徹執行情況。
第十一條 發文處理
（一）公文在送交領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核后送院辦公室主任核稿，再由相關領導簽發。
（二）簽發后的公文不得再做任何修改，若確需修改，必須重新送簽。
（三）下發文件時，明確份數，嚴格履行發文登記(簽字)手續。
（四）公文處理完畢后，要及時送交整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。
第十二條 傳閱文件有專用文件夾，做到及時，準確，去向清楚。達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
第十三條 借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批、本人(借閱者)簽字手續，閱后及時歸還。
第十四條 繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上繳或是銷毀，都必須分類列出清單備查。學院發文保存期為3年，上級來文保存期為2年，其他文件保存期為1年。
第十五條 存放文件有專柜。需要繼續保存的文件，要設專柜專人分類保管。
第十六條 秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的行政處分。
第十七條 參加上級召開的會議帶回的文件，一律交文秘人員登記。
第十八條 本制度由院辦公室負責解釋。
附：行政發文格式規范
1、發文字號和簽發人
上行文發文字號一般在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布；下行文的發文字號在紅色反線之上4mm處，居左空一字，簽發人姓名一律在紅色反線之上居右空1字，“簽發人”用3號仿宋體字，“簽發人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。
2、公文標題
應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題為二號宋體，在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
3、公文正文
主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字和年份不能回行。正文要簡明扼要，層次清楚。
正文內小標題分級為：一、（一） 1、（1）的順序，通常一級小標題為黑體字加粗，二級小標題為楷體加粗。
文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號楷體字，正文用3號仿宋體字，正文一般每面排22行，每行排28個字。紙張一般采用國際標準A4型（210m m×297mm），左側裝訂。
4、成文日期
成文日期以負責人的簽發日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。并用漢字將年、月、日標全，"零"寫為"○"。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。
5、附注
公文如有附注（需要說明的其他事項），如“此件以傳真形式發出”、“此件不登報”等，應居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
6、主題詞
上行文按照上級機關的要求標注主題詞。“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字，并刊于抄送欄橫線之上。
7、抄送機關
指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送機關在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識"抄送"，后標全角冒號；抄送機關依上級機關、平行機關、下級機關次序排列，抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號。同一層次的抄送機關依黨、政、軍、群順序排列。人大、政協、法院、檢察院另起一行列于抄送機關最后。
8、印發機關和印發日期
印發機關指公文的印制主管部門；印發日期以公文付印的日期為準。印發機關和印發日期位于抄送機關之下，占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期用阿拉伯數碼標識。并在印發機關和印發日期橫線右下角刊字"共印××份"。
9、頁面設置
頁邊距：上、下為2.5厘米，左、右為2厘米。
10、蓋章
加蓋印章要端正、居中，齊上2/3。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施解決，務使印章與正文同處一面，不要采取標識"此頁無正文"的方法解決。
