辦公設置日常管理規章制度大全
第一章總則
一、目的。
為了保證公司辦公設備正常的運轉,提高辦公設備的工作效率和使用壽命,特制定本制度。
二、適用范圍。
本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、復印機、電話、傳真機、筆記本電腦等。
三、相關職責。
1、人力政專員,主要負責辦公設備的采購申請提交、采購、保管、配發、設備調換等事宜。
2、在總經理批準的情況下,一些常用設備及耗材也可自行購買。
如打印紙、硒鼓、網線水晶頭等。
3、部門設專人負責辦公設備的使用、保管、維修保養等事宜。
第二章辦公設備日常管理
一、辦公設備的申請和購買。
1、部門工作人員根據需要提出辦公設備的購買申請,制定采購計劃并填寫《辦公設備需求單》,報人力行政專員及部主管領導審批;
購買設備金額大于200元的還需報公司總經理批準。
2、經公司領導審批后由人力行政專員專人購買。
二、辦公設備的領用。
1、設備需求人員根據審批的《辦公設備需求單》到人力行政專員處領取。
2、對領取的設備進行編號,以便盤點。
三、辦公設備的使用和保養。
1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊,嚴格按照操作規范操作使用,由部門主管及人力行政專員負責監督檢查。
2、公司各類設備的保養和維修。
員工應參照規范,正確使用,注重平時保養。
3、人力行政專員對部門內辦公設備運行、保養情況進行監督檢查,對設備的維修,更換零件要進行登記備案。
四、辦公設備維修管理
1、設備發生故障無法使用時,設備使用人應報人力行政專員并協同技術人員處理;
技術人員無法處理的,可報部門主管領導聯系供應商統一報修。
2、在保修期內的設備,人力行政專員應聯系供應商進行維修;
保修期外的設備,按照最經濟可行的報修方案進行維修,由人力行政專員或指派專人負責送修并按照維修的真實情況,填寫設備維修單。
五、建立維修檔案
1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案,由人力行政專員統一管理,主要包括設備名稱、維修日期、故障現象、故障原因、維修內容、維修費用、維修單位等。
2、人力行政專員應定期統計、匯總維修情況,針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施,通報并加以防范。
六、辦公設備使用監督
1、人力行政專員負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。
2、人力行政專員對違規使用辦公設備人員有提請處罰的權力。
七、辦公設備的盤點及賠償
1、人力行政專員負責對部門所有辦公設備進行分類,并建立辦公設備管理臺帳,每半年盤點清查一次,作到賬物相符。
2、在規定的使用年限期間,因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等,所造成的經濟損失由個人承擔。
八、辦公設備的報廢處理
1、報廢審核。
對于各部門提交的報廢物品清單,要認真審核,確認不能再次利用后,經人力行政專員、部門主管領導審批,報總經理簽字后方可作報廢處理。
2、對決定報廢的辦公設備,人力行政專員應做好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。
3、報廢品由人力行政專員集中存放、集中處理,不得隨意丟棄。
第三章辦公設備分類管理
一、電腦的使用管理參見《關于辦公電腦的使用管理規定》
二、電話的使用管理
1、電話由人力行政專員統一負責管理。
2、每次通話應簡潔扼要,以免耗時占線、浪費資金。
3、禁止撥打私人電話。
4、電話出現故障的及時報電話公司維修。
三、打印機、復印機的管
1、為確保復印機的安全運轉,每天開機的時間不宜過長。
2、打印或者復印完成后,必須及時取走文件,防止失密。
3、禁止打印或復印私人資料。
四、傳真機使用管理
1、不得使用傳真傳送個人資料;2、使用傳真傳送機密文件需經領導批準。
3、每天下班后,傳真設置由自動接收改成手動接收,防止廣告傳真造成的辦公資源浪費。
五、其他辦公設備的使用管理
1、專管專用,公司所有辦公設備都要指定專人管理,其他人員使用必須經設備負責人同意。
2、辦公設備要定期進行養護,以免老化影響使用。
3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全,如果因使用人員的過失造成丟失,要追究責任。
第四章附則1. 本規定由____________________________________________制定并負責解釋。
2. 本規定適用于____________________________________________所有員工,公司其他部門員工使用規定由公司另行規定。
3. 本規定經總經理批準后有效。
4. 本規定自二零一零年九月一日起執行。
