第1篇 小區業主入住管理制度3
小區業主入住管理制度(三)
為迎接新業主入住,便于工作人員積極、有序地開展工作,本單位特制訂以下管理制度。
一、入住前的準備
1.物業服務管理部在業主入住前一個月制訂入住工作計劃,該計劃中應明確業主的入住時間、負責入住工作的人員及其職責、入住手續、入住過程中使用的文件和表格。入住工作計劃應由管理處主任批準。
2.綜合部應提前一個月向業主發出入住通知單,詳細說明需業主準備的證明材料、需業主填寫的表格、辦理入住手續的程序。小區辦理入住手續的工作現場應張貼入住公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主辦理入住手續時的各類咨詢和引導。
二、入住時的審查登記
1.綜合部應建立入住登記表,對業主提交的入住通知書進行查驗,確認無誤后收取入住通知書,在入住登記冊中注明。
2.給入住申請人發放的資料應包括入住說明、住戶手冊、住戶公約、管理協議、預交費用標準、裝修須知、住戶登記表、裝修審批表、驗收交接表,這些發放的資料應在入住登記冊中由業主簽收,或由管理人員注明。
3.提供給業主的入住說明中應明確由業主填寫并提交的資料,這包括身份證、工作證復印件、業主登記表、購房合同的正本及復印件、已簽署的住戶公約、管理協議等。
4.工作人員應當對業主的資料進行審核驗證,其驗證的內容應當包括表格填寫是否完整、正確和清晰;公約和管理協議是否已簽署;身份證明文件與購房合同及業主登記表是否一致。
5.所有手續審查通過后,入住管理員可收取購房合同復印件、業主登記表、住戶公約、管理協議各一份,并在入住通知書中注明簽收。
三、預交費用
1.物業財務部根據國家和政府的法規及開發商或業主委員會的規定,收取各項費用,并開具相應票據給業主。其費用項目包括預交管理費、裝修保證金及清運費等。
2.物業財務部應當建立費用登記表,對費用交納完畢的業主做好詳細記錄。
3.以上的手續辦理完成后,物業管理服務部工作人員應當及時查驗入住登記表及已簽署的管理協議和各項收費票據,然后向業主發放鑰匙,約定驗收房屋的時間和方式。
4.物業管理服務部工作人員應與業主一起驗收登記水、電、氣表的底數,雙方在驗收交接表上簽字確認。驗收過程中,雙方確認需維修的事項則應當及時通知相關部門處理。
第2篇 小區大廈業主入住管理制度
小區(大廈)業主入住管理制度
1、目的
規范業主入住管理工作,確保業主順利入住。
2、適用范圍
適用于業主入住的管理工作。
3、辦理入住的前提條件
小區(大廈)已經通過接管驗收,達到入住條件。
4、接管驗收標準如下。
4.1房屋無重大質量問題。
4.2工程遺留問題基本得到解決。
4.2.1工程資料已經齊備;
4.2.2業主檔案資料已經移交完畢,產權確認工作已經結束;
4.2.3達到入住的條件,具體條件包括以下幾點。
4.2.3.1小區實現通路、通水、通電、通氣、通信、通郵、排水、排污等基本使用功能,可以滿足日常生活所需;
4.2.3.2配套設施基本齊備,建成并能夠使用;
4.2.3.3客戶服務部有固定的辦公場所并開始辦公;
4.2.3.4物業管理公司已經同委托方簽訂《物業管理委托合同》。
5、入住準備工作
5.1入住資料準備。
5.1.1根據小區的實際情況編寫和印制《業主公約》、《住戶手冊》、《服務指南》、《消防安全責任書》、《入住通知書》;
5.1.2《入住通知書》的內容要求寫明物業公司辦公地點、業主辦理入住手續時應帶的資料、證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入住流程等。
5.1.3印刷以下各類入住表格:
5.1.3.1《〈業主證〉領用登記表》;
5.1.3.2《住宅使用說明書》;
5.1.3.3《住宅質量保證書》;
5.1.3.4《鑰匙領用登記表》;
5.1.3.5開發商提供的《入住驗房表》;
5.1.3.6《業主家庭情況登記表》;
5.1.3.7《入住登記表》。
5.2設計辦理入住手續流程圖
5.2.1入住時的環境布置:涉及服務標識區別的按《服務標識管理標準作業規程》有關規定辦理。
5.2.2區內環境
5.2.2.1入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛;
5.2.2.2插指路牌,由入口處到客戶服務部沿途插指路牌,指路牌標明'**物業管理中心'字樣;
5.2.2.3入口處標明客戶服務部辦公地址和辦公時間。
5.2.3客戶服務部辦公環境
5.2.3.1掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感覺;
5.2.3.2張貼醒目的'辦理入住手續流程圖',辦理手續窗口設置要求做到'一條龍服務',各窗口標識清楚,一目了然;
5.2.3.3管理人員著裝整潔,精神飽滿;
5.2.3.4辦公室內資料擺放整齊有序。
5.3發出入住通知
5.2.1物業管理中心依據議定的入住時間,向業主發出入住通知,內容包括:
5.2.2《關于辦理入住手續的通知》;
5.2.3《致廣大業主的慰問信》。
5.4收到入住通知
業主收到入住通知后,應當在規定的時間內帶齊有關證件和資料到客戶服務部辦理入住手續。如果在規定截止期限到來的前3天內,業主尚未辦理入住手續的,物業管理中心內勤應再次發函或致電通知尚未辦理入住手續的業主前來辦理入住手續;超過規定期限未辦理入住手續的,內勤應將情況向經理匯報決定是否再次催辦。
5.5《關于辦理入住手續的通知》
5.6《購房合同》原件和復印件各一份。
5.7業主及家庭成員的身份證原件及復印件各一份,小一寸彩照每人兩張。
5.8單位購房的尚須帶齊營業執照副本及復印件各一份。
5.9委托他人辦理的,須帶業主委托書。
以上為辦理入住所需
6、入住手續辦理
6.1驗證
內勤在業主前來辦理入住手續時,應首先對以下證件進行檢查:
6.1.1《購房合同》原件;
6.1.2業主的身份證原件;
6.1.3單位購房的還須檢查其單位營業執照副本;
6.1.4委托他人辦理的,還須檢查業主的委托書;
6.1.5檢查無誤后,客戶服務專員將《購房合同》原件、業主及家庭成員的身份證原件、單位營業執照副本返還業主,證件復印件及業主委托書存入業主檔案;
6.1.6將業主提供的照片一張貼在《業主家庭情況登記表》內,另一張為業主辦理《業主證》。
6.2交納入住費用
客戶服務部指引業主到財務部繳納入住費用,財務部根據收款項目開具收款收據。一般情況下,入住費用包括以下項目。
6.2.1有線電視初裝費
屬代收代繳費用,小區無此配套項目的不予收費。
6.2.2水電押金
實行抄表到戶的小區不需收取,未實行抄表到戶的可適當收取。
6.2.3裝修保證金
業主可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納。
6.2.4裝修垃圾清運費(略)。
6.2.5管理費
以入住之日起計算當月管理費。
7、驗房收樓
7.1內勤在業主交完入住費用后帶業主驗房,并請業主將房屋存在的問題填入《業主入住驗房表》中;
7.2房屋驗收合格的,客戶服務專員應請業主在《業主入住驗房表》中簽字確認;
7.3驗收中發現問題,業主要求搬入或二次裝修前維修的,客戶服務部應通知發展商在一周內給予解決,并將整改結果通知業主。
7.3.1開發商一周內未整改完畢的,應將整改情況反饋給業主,并告之具體再驗收時間;
7.3.2整改完畢后,由客戶服務專員通知業主二次驗收,二次驗收不合格的,由客戶服務主管進行跟進,并依據物業管理公司同發展商簽訂的《物業管理委托管理合同》中的保修條款要求發展商盡快解決。
7.4發放鑰匙
7.4.1業主房屋驗收無問題或要求在搬入后再行維修的,客戶服務專員應將業主房屋鑰匙全部交給業主;
7.4.2業主房屋驗收有問題,客戶服務專員在將鑰匙交給業主的同時,應留下一把大門鑰匙以供維修時用;
7.4.3業主在領取鑰匙時,客戶服務專員應要求業主在《鑰匙領用表》內簽名確認。
7.5簽署《業主公約》和《消防安全責任書》
7.5.1客戶服務專員將《業主公約》、《消防安全責任書》(一式兩份)交給業主并請業主詳細閱讀;
7.5.2請業主簽署《業主公約》、《消防安全責任書》;
7.5.3客戶服務專員將簽署后的《業主公約》、《消防安全責任書》其中一份存入業主案,另一份隨其他資料交業主保存。
7.6資料發放
內勤將以下資料發給業主保存并要求業主在《資料領取清單》上簽名:
7.6.1《住戶手冊》;
7.6.2《住戶指南》;
7.6.3簽署后的《業主公約》;
7.6.4簽署后的《消防安全責任書》;
7.6.5《住宅使用說明書》;
7.6.6《住宅質量保證書》。
7.7開通水電
7.7.1內勤應邀請業主一起將水電表讀數抄錄在《業主入住驗房表》中;
7.7.2內勤需通知工程管理部開通該業主房屋的水電。
8、相關表格
8.1《業主家庭情況登記表》;
8.2《業主入住驗房表》;
8.3《鑰匙領用登記表》;
