第1篇 公司印章管理制度5
公司印章管理制度(五)
第一章總 則
第一條 為了使公司印章管理規范化,保證印章的安全和正常使用,特制定本制度。
第二條 公司行政人事部或總經理指定的人員負責印章的管理工作。
第三條 本制度適用于公司各部門。
第二章印章的種類
第四條 公司印章分為正式印章、專用印章、鋼印、名章、戳記五大類。
(一)正式印章是代表公司領導機構一定職責、權力的印信憑證,如:董事會章、公司公章等。
(二)專用印章代表某項專門業務內容和權力,適用于印章上標明的使用范圍,超過其限定范圍就失去法律效力,如財務專用章、合同專用章、審計專用章等。
(三)鋼印是用金屬材料制作的上下凹凸相對,可以直接在文件材料上壓出印跡的印章,多用于加蓋各種證件。
(四)名章是刻有某人姓名的圖章,加蓋個人名章可做為個人對某事負責的憑信。
(五)戳記是刻有一定字樣的,帶有標識性質的印章。如財務單據上的“現金收訖”,公文處理中所用的收文專用章等。
第三章印章的效用
第五條 印章的效用有以下三點:
(一)權威性。代表一個公司、部門或個人的權利。
(二)憑信作用。代表本公司、本部門或本人對事務起證明作用。凡是以公司、部門名義發出的公文加蓋本公司、本部門印章才能生效。
(三)標志作用。代表一個公司或一個部門的合法標志。
第四章印章的刻制
第六條 公司成立后或在工商登記機關完成名稱變更后,即可刻制董事會章、公司公章、財務專用章、合同專用章、法定代表人名章。刻制其他印章應填寫《刻制印章審批單》(格式見附表1),報經公司總經理審批。
第七條 印章由公司行政人事部負責到公安機關指定的刻字單位刻制,嚴禁個人或部門私自刻制。
第五章印章的啟用
第八條 公司印章刻制完成后,由公司行政人事部辦理印章備案手續,載明印章名稱、印模和保管人員姓名等事項(備案表格式見附表2),然后頒發正式文件,公布印章正式生效啟用時間。啟用印章的通知應附印模,新印章印在“□”內,用藍色印油,以表示第一次使用。印章保管人變更,應在備案表上登記備案。
第九條 啟用印章的通知應抄報上級公司,通知發放范圍應視該印章使用范圍而定。
第六章印章的保管
第十條 印章的保管指印章的妥善保存。
董事會章由董事會辦公室保管,未設董事會辦公室的,由董事會指定部門或專人代為保管。
公司公章、合同專用章、鋼印由公司行政人事部或總經理指定的專人保管。
財務專用章、法定代表人名章由資產財務部按照財務有關規定分別安排兩人保管。
第十一條 印章應隨用隨鎖,假日加封。不能隨意放置在辦公桌上或敞開保管柜。
第十二條 印章保管人員應明確責任,保證印章的正常使用,嚴防印章濫用或盜用,原則上不得委托他人代取代用。
第十三條 保管人員要注意保養印章,進行必要的維護,以確保印跡清晰。
第七章印章的使用
第十四條 印章的保管人員在使用印章時,要注意:
(一)審核。
用印前,由經辦人辦理審批手續。印章保管人員要檢查是否有公司總經理及相關領導批準用印的簽字,審閱、了解用印的內容,不能盲目蓋章,同時檢查留存材料是否齊全。
(二)登記。
每次用印進行登記,填寫《印章使用登記表》(格式見附表3)。
(三)蓋印。
1、蓋印時要精神集中,用力要均勻,使蓋出的印章端正、清晰、美觀,便于識別。
2、以公司或部門名義發出的公文、函件必須加蓋公司或部門的印章。
3、 正式公文只在文末落款處蓋章。在落款處加蓋的印章,應加蓋在成文日期上,并做到上不壓正文,下壓成文日期年、月、日處。若在成文日期上方有發文單位落款,印章應壓在發文機關或成文日期上面。若沒有成文單位落款,只要印章下壓年、月、日即可。
4、帶有存根的介紹信、證明信或公函等,除在落款處蓋章外,還應在公函的騎縫線上蓋章。
5、 對外簽定的合同、協議或提供的重要文字材料,除在落款處蓋章外,還應加蓋騎邊章(即將多頁材料沿邊取齊后均勻錯開,從首頁到末頁,騎各頁之邊,加蓋一完整公章),以證明材料各頁是同時形成的,防止刪改換頁。
合同、協議的簽字蓋章頁出現“此頁無正文”的同時,要注明文件的名稱,如“此頁無正文,為××××的簽字蓋章頁”。
6、 密級文件要用公文封套封好,并在公文封套封口處加蓋彌封章(公章或部門印章)。
(四)整理留存材料。
把用印留存的材料進行整理,歸卷存檔。
第十五條 使用印章應在保管部門內,由保管人員用印,原則上不能脫離印章保管人員的監督、不能將印章攜帶出公司以外使用,如遇特殊情況確需帶出公司的,應由印章保管部門指定人員隨行,并根據印章種類,填寫《印章外帶審批單》(見附表4),報請公司總經理審批。
印章交接要有文字記錄,交接時應由本人親自交接,不能交由其他人員代轉。
第十六條 原則上不應在空白的介紹信或公文紙上蓋章,特殊情況應有公司總經理特批,并在空白的介紹信或公文紙上注明“僅限×××用”的字樣。
第十七條 代章。有些公司或部門剛剛成立,或者因為改變名稱,或者因為改變隸屬關系,印章沒有刻制出來,而有些工作又急需使用印章,可以采取代章的方法,即用其他印章代替應使用的印章。代章要在落款的后面注明“代”字。另外,代章必須是同級或上級代下級,下級或沒有任何關系的單位不能代章,代章的使用手續和正式印章相同。
第八章印章的停用
第十八條 因公司名稱改變,機構撤消、印章式樣改變或其他原因時,原印章停止使用。
第十九條 印章停止使用后,應發文給有業務往來的單位,通知已停止印章的使用,并說明停用的原因,標明停用的印模和停用時間。
第二十條 印章停用或作廢,要發印章停用或作廢的通知,印章印在“×”,用紅色印油。
第九章印章的存檔和銷毀
第二十一條 舊印章停用后,應將清查結果報告公司總經理,請總經理審定舊印章的處理方法。
第二十二條 重要單位、具有保存價值的印章要妥
善保存;臨時性單位、沒有保存價值或保存價值不大的印章,應報請公司總經理后集中銷毀;屬于領導個人的名章應退還給本人;一般戳記經批準可銷毀。
第二十三條 銷毀廢舊印章,必須報經公司總經理批準,銷毀時應有印章保管人員監銷。
第十章有關業務要求
第二十四條 使用公司證照復印件需加蓋公章時,必須寫明用途,且印章須騎壓公司名稱。
第二十五條 復印件與原件相符的文件,只要注明用途(政府部門等有特別要求的除外),報公司總經理簽字確認即可用印。
第二十六條 涉及合同類用印,須仔細核對合同文本五大關鍵要素:
1、甲乙雙方名稱是否與審批表內填寫內容完全一致;
2、合同文本金額是否與審批表內合同金額完全一致;
3、該合同審批是否符合最新管理權限要求;
4、合同審核流程是否完備,公司總經理是否都已經簽署明確的“同意”意見;
5、合同文本落款處必須由立項部門負責人或者公司總經理簽名,并核對簽訂日期是否填寫。
第十一章罰則
第二十七條 對于印章管理人員。
一、印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分,無論是在印章室內使用還是攜印章外出工作,如果是因人為保管不當、責任意識不強導致遺失印章,每次扣罰印章管理員或攜章外出的臨時印章保管員當月工資200-500元;
二、用印須嚴格執行公司各類管理文件的規定,未執行審批流程或者流程未執行完畢便用印,按公司失職問責處理;
三、堅持原則是印章管理工作的關鍵,任何因迫于壓力、原則性不強導致的錯誤用印,按公司失職問責處理;
四、明知相關手續不齊全卻仍然違規用印,造成工作失誤,每次扣罰當月工資1000元,情節嚴重的一律予以辭退;
五、公司下發的最新文件是印章管理的工作準繩,沒有及時、認真和深入學習,不了解審批權限又沒有積極求證便胡亂用印,導致出現工作失誤,按公司失職問責處理;
六、印章管理員在核準用印時,沒有仔細核對用印文書名稱、涉及金額與審批表是否完全一致,盲目用印導致用印失誤,按公司失職問責處理;
七、印章管理工作的各類原始審批記錄均須存檔保管,擅自涂改、篡改、損壞、撕毀印章工作各類用表,每次扣罰當月工資300-1000元,情節嚴重的給予降職降薪處理;
八、使用印章須謹慎嚴格規范,因粗心大意導致印章錯蓋,每次扣罰當月工資200元。
第二十八條 對于公司其他員工。
凡本公司員工,均須嚴格遵守印章管理各項規定,如有違規,按公司規定進行失職問責:
一、利用職務或工作便利謀取私利而欺騙性用印,例如隱瞞真實用印意圖,故意漏登、錯登用印事項等,性質最為惡劣,按公司失職問責處理并進行行政處分。
二、以文件公司下發的規章制度是公司管理的核心,全體員工都必須認真學習文件,領會文件要求。對于相關事項如果文件已有明確規定,但經辦人遇到問題不積極溝通協調、不向上級領導匯報請示,卻因怕麻煩而試圖簡化審批手續,以投機取巧、強詞奪理等方式強行要求印章管理員用印,一經查實,扣罰當事人當月工資500-1000元。
三、部門印章使用必須登記填表作為原始憑據,如經檢查發現使用印章沒有履行登記審批手續或者不按要求登記的,每次扣罰各部門兼職印章管理員當月工資200元,扣罰該部門負責人當月工資300元。
第十二章附則
第2篇 z投資公司印章管理制度
投資公司印章管理制度
印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具,印章的管理,關系到公司正常的經營管理活動的開展,甚至影響到公司的生存和發展,為防止不必要事件的發生,維護公司的利益,制定本辦法。
一、公司印章包括公章、財務專用章、合同專用章、法人印章、業務章及因公務需要的私人用章。
二、公司總經理授權公章由辦公室負責全面負責公司的印章管理工作,發放、回收印章,監督印章的保管和使用。
三、公章的使用決定權歸公司總經理,其他各印章的使用決定權由公司總經理根據實際工作需要進行授權。
四、公司各類印章由專人保管使用。不得轉借他人,不得接受他人保管。
五、建立公章使用登記表,記錄蓋章的時間、內容、經手人簽字。
六、印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分,如員工持有公司印章,須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。
七、公司各級人員使用印章須將其與所需印的文件一并逐級上報,經公司有關人員審核。并最終由具有該印章使用決定權的人員批準后方可交印章保管人蓋章。
八、公司總經理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。
九、涉及法律等重要事項需使用印章的,須經公司法務負責人審核簽字同意。
十、財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無須經上述程序。
十一、印章原則上不許帶出公司,確因工作需要將印章帶出使用的,應事先經公司總經理批準后由指定人員攜帶使用。
十二、印章保管人必須妥善保管印章,如有遺失,必須及時向公司總經理報告。
十三、任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章,未經本辦法規定的程序,不得擅自使用。
印章使用審批程序:經辦人→部門經理審查→分管領導審核→總經理審批→行政人事部蓋章
十四、違反本辦法的規定,由公司對違紀者予以行政處分,給公司造成損失或情節嚴重的,移送執法機關處理。
十五、本辦法自公布之日起實施,最終解釋權歸公司行政人事部。
第3篇 投資公司印章管理制度
投資開發公司印章管理制度
(一)印章保管
1.公司財務銀行預留印鑒章由公司計劃財務部負責管理和使用,公司公章和其余印章由綜合辦公室負責保管和使用。
2.指定印章管理員必須妥善保管印章,不得將印章隨意放置或轉交他人,如因事離開崗位需移交他人的,可由部門負責人指定專人代替。
3.公司不允許開具蓋有公司公章的空白證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具的,必須經公司總經理書面批準,印章管理員做特別登記。
4.嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫印章外帶審批單,由分管領導及總經理簽批后方可帶出,印章外帶期間,攜帶人員必須在兩名以上,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。
(二)印章使用程序
1.各類材料需蓋印章的,須憑蓋章審批單,由部門填寫,經總經理簽字后方可加蓋。印章管理員要親自蓋章,不可交他人代用。如事情緊急,未得到總經理簽字急需蓋章的,可先與總經理電話確認或經分管領導同意后,先予以蓋章,并在3日內完成補簽手續。
2.按公司規定,各部門未經總經理批準,不能擅自對外簽訂合同,違反上述約定,印章管理員不得蓋章。
3.凡涉及工程資料蓋章,需一事一簽,不可在同張蓋章審批單上寫多件蓋章事由。如有多份資料,需注明蓋章份數和每份資料的蓋章個數。事后一律不得加蓋印章,如要補蓋,需重新走蓋章審批流程。
4.外來單位要以公司名義蓋章的,需憑管委會分管領導簽字或公司總經理簽字的蓋章審批單蓋章。
5.法人章用印時須與公司公章同時使用。
6.印章管理員離職或調離時,應履行印章交接手續。
7.所有公司印章的刻制、領發和應用均由公司總經理批準,綜合辦公室備案統一刻制。
第4篇 物業管理公司印章管理制度9
物業管理公司印章管理制度(九)
第一條 總則
1.印章是公司經營管理活動中行使職權,明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具,印章的管理,關系到公司的經營管理活動的開展,甚至影響到公司的生存和發展,為防止不利事件的發生,維護公司的利益,制定本制度。
2.經總經理授權由公司辦公室全面負責公司的印章管理工作,發放,回收印章,監督印章的保管和使用。
3.本規定中所指印章是指在公司發行或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上,因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。
第二條 印章的保管
1.公司采取分級保管的辦法,各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管。
2.印章必須由各保管人妥善保管,不得轉借他人。
3.公司建立印章管理表,專人領取和歸還印章時按要求在表上予以登記。
4.員工離職時,須辦理歸還印章手續,作為移交工作的一部分。
5.公司印章的刻制、改刻與廢止方案由辦公室提出,總經理批準。
6.辦公室必須在提出的議案中對新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限做出說明。
7.公司印章的刻制由辦公室負責,更換或廢止的印章應由規定的印章管理人交還辦公室主任(或其委托人)。
8.除特別需要外,廢止印章一般由辦公室保存三年。
9.公司印章散失、損壞、被盜時,各管理者應迅速向辦公室遞交遺失報告書,辦公室主任應根據情況及時處理并上報主管副總經理。
第三條 印章的使用
1.公司將印章分為一般印章和重要印章(重要印章為辦公室和財務部保管的印章),重要印章須經本制度所規定的履行審核手續方可使用。
2.經辦人需使用印章,須提出申請,先填寫印章使用單,與所需用印的文件一并交部門經理審核。
3.經部門經理審核,同意的再根據需要轉其他部門或根據印章使用權限逐級上報審核,無此需要的直接交印章保管人,否決的則退回。
4.經其他部門或逐級審核,同意的最后交該印章保管人。
5.印章保管人對文件和印章使用單簽署情況予以審核,同意的則用印,否決的則退回。
6.重要印章保管人對其所保管的印章的使用擁有最后的決定權,是印章使用權限人。
7.在逐級審核過程中,經審核被否決的,予以退回。
8.在其他部門審核過程中,經審核被否定的,經辦人可根據具體情況決定退回,或繼續流轉并將有關部門的簽署意見予以保留。
9.公司總經理對公司所有印章的使用擁有絕對的決定權。
10.印章使用單所載內容必須與所蓋章的文件內容相符,否則不予蓋章。
11.涉及法律等重要事項需使用印章的,須依有關規定經法律顧問審核簽字。
12.印章保管人對于自行使用的常用印章無須經上述程序。
13.用印后該印章使用單作為使用印章的依據由印章保管人留存,定期整理后交辦公室歸檔。
14.印章原則上不許帶出公司,對確需將印章帶出使用的,應填寫印章使用單,載明事項,按上述程序審核,經同意后由兩人以上共同前往方可攜帶使用。
15.本辦法中重要印章保管和使用的權限由公司定期發布重要印章使用權限清單作出規定。
16.一般印章由保管人在部門經理監督下使用,無須經上述程序。
第四條 責任
1.印章保管人必須妥善保管印章,不得遺失,如遺失,必須及時向辦公室報告。
2.必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章,未經本辦法規定的程序,不得擅自使用。
3.違反本辦法的規定,給公司造成損失的,由公司對違紀者予以行政處分,造成嚴重損失或情節嚴重的,移送有關機關處理。
第六條 附則
本制度附印章使用權限清單。
第5篇 某公司印章管理制度
公司印章管理制度
第一章 總則
第一條 為規范印章管理,明確管理責任,維護企業利益,確保企業各部門各項工作順利開展,制定本制度。
第二條 印章包括企業公章、合同專用章、部門行政章和銀行預留印章。
銀行預留印章包括企業公章和法人私章。
第三章 印章由部門申請,經總經理審批后,由行政部統一辦理刻制。
第四條 印章遺失,應及時向上一級部門領導匯報,并向有關部門或個人通報,以不影響企業利益為前提。
第二章 印章保管
第六條 企業公章和合同專用章由總經理或總經理授權秘書保管;部門行政章由各部門經理負責保管。
第六條 銀行預留印章一般包括公章和法人私章:企業公章由總經理或總經理授權秘書保管;法人私章由財務經理或授權主辦會計保管。
第七條印章保管人必須妥善保管印章,不得隨意存放,不得私自委托他人保管;確需委托他人代管的,應當在印章使用單上登記。
第八條 印章使用應當登記,用印登記表由用印人親自填寫,不得由他人代寫;用印審批單,由用印人填寫,由審批人簽字審批。
第九條 印章應當存放在保險柜等安全的柜里,應當隨手存放并上鎖。
第三章 印章用途
第十條 企業公章適用企業對內對外發布公文或重點事項。
第十一條 合同專用章適用于企業與客戶或供應商簽訂合同。
第十二條 部門行政印章一般適用以下內容:
1、報告:向上級部門或政府相關部門的有關報告。
2、通知:向下級或相關部門通知或知會有關制度、協作工作等事宜。
3、證明:向有關部門或個人證明有關事情與本部門有直接關系。
4、往來:財務部門與客戶或供應商確認往來賬。
第十三條 銀行預留印章適用于與銀行辦理取、存款往來關系,一般僅有出納員使用。
第四章 印章使用
第十四條 印章使用必須詳細登記用印日期、用印事由、印章類別、用印份數、審批人、經辦人;確因業務需要需將印章帶離室外使用的,還必須載明歸還日期。
第十五條 企業公章使用流程:由經辦人填寫用印申請單,經部門經理確認后,上報總經理審批。
第十六條 合同專用章使用流程:由經辦人填寫用印申請單,經部門經理確認后,上報總經理審批。
第十七條 部門行政印章使用流程:由經辦人填寫用印申請單,上報本部門經理審批;如果是跨部門使用印章的,還需要使用部門的經理確認。
第十八條 銀行預留印章使用流程:
1、原則上由出納提出申請;辦理非貨幣資金形式的款項(如信用證開證申請、信用證承兌等)可由當事人(非出納)提出申請。
2、由財務經理負責審批。
第十九條 印章確需帶離室外使用的審批流程:按照以上流程和要求辦理,但印章保管應當跟蹤印章管理,直至印章收回。
同時,企業公章和合同章帶離室外使用,應當有兩個經辦人共同攜帶辦理。
第二十條 各部門經理自己使用印章的同樣要在印章登記表上登記印章使用情況。
第二十一條 印章使用時,印章保管人應當認真督促和審閱,應當預防經辦人弄虛作假,以確保印章使用申請內容與實際相關資料相吻合。
第五章 附則
第二十二條 本辦法由行政部和財務部負責解釋、修改。
第二十三條 本辦法自200*年*月*日起施行。
第6篇 物業公司印章使用管理制度4
物業公司印章使用管理制度(四)
為了進一步規范公司及部門(管理項目)的印章使用、管理行為,維護公司的根本利益,制定本制度。
一、公司法人及法定代表人印章管理使用
1.公司的法人及法定代表人印章由行政部負責依據公司營業執照或相應的政府職能部門批復文件到指定雕刻社刻制。并按規定留存印鑒存檔備查。
2.公司法人及法定代表人印章由公司總經理負責保管或由其指定專人保管,并對印章的使用負最終責任,對董事會負責。不得隨意委托他人代管。
3.所有以公司名義簽署的合同、協議、報告等文件均需總經理審核認可后,方可加蓋公司法人印章。同一文件需加蓋公司法人印章的份數由行政部根據文件的發送部門數或合同(協議)的約定份數及文件存檔份數的要求確定。
4.財務支票、報表及其他財務憑證、資料需要加蓋公司法人及法定代表人印章的,由財務部負責按財務管理要求經總經理審核確認后方可加蓋。
5.公司法人或法定代表人印章如需帶出公司使用,則必須經總經理批準后,由行政部人員陪同印章使用人使用印章,用完后及時歸還總經理或其指定的印章保管人員。
二、公司職能部門印章管理使用
1.公司職能部門的印章刻制必須經公司總經理室批準后,行政部方可按統一印章刻制規定到指定雕刻社刻制,并按要求由行政部負責保留印鑒存檔備查。
2.因公司內部機構調整或職能部門名稱調整時,由行政部負責按公司機構調整或職能部門名稱改變的批文刻制新的機構、職能部門印章。同時收回原有部門印章封存。
3.公司職能部門的印章必須由部門負責人或其指定的專人保管,未經部門負責人批準或許可,印章保管人不得擅自為他人加蓋或委托他人代管印章。
4.職能部門負責人對本部門印章的管理和使用負最終責任。
三、管理項目的印章管理使用
1.公司各受托管理項目的印章刻制由業務副總經理向總經理室提出書面報告,經審核批準后,由行政部負責統一刻制,并留存印鑒存檔備查。
2.管理項目的印章由管理項目負責人或其指定的專人保管。未經項目負責人批準或許可,印章的保管人不得擅自為他人加蓋印章或委托他人代管印章。
3.如項目管理合同(協議)終止或中途解除,公司不再續簽管理合同(協議),項目撤銷。則由業務副總經理責成項目負責人在項目移交手續完成后,交回業務副總經理,并由業務副總經理負責交行政部封存保管。
4.如因工作需要進行項目負責人的人事調整,則由業務副總經理負責監督該項目印章的交接,并做好交接記錄報行政部存檔。
5.項目負責人對本項目印章的管理使用負最終責任,若因違規使用或管理印章造成損失的,責任人負賠償責任。
四、公司的所有印章由行政部依據總經理室的批示,統一負責刻制,并留存印鑒備查。所有新印章的啟用和封存由行政部負責做好相應的記錄、臺帳。并負責做好停用印章的保管或銷毀。公司任何印章的銷毀,必須經公司總經理室審核批準。
五、本制度所指印章的使用保管負責人應按照規定對印章的使用情況建立明確的記錄和臺帳。
六、本制度自公布之日起執行。
第7篇 服務公司印章使用管理制度
行政人事管理制度文件
――科技服務公司印章使用管理制度
一、目的
公司印章是企業合法存在的標志,是企業權力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性,有效地維護公司利益,杜絕違法違規行為的發生,特制定本管理制度。
二、職責
本制度涉及的印章包括:公司行政章、合同章、財務章、法人代表章以及部門專用章。
(一)總經辦:負責法人代表章、合同章、行政章的使用審批工作。
(二)財務部:負責財務專用章的使用審批工作。負責財務章、法人代表章保管和使用審批,具體由財務部門按崗位職責權限使用。
(三)行政管理部:
1、負責公司所有印章的刻印工作。
2、負責法人代表章、合同章、行政章的保管。
3、負責設立印章使用登記臺帳。
4、負責印章使用的審核工作。
5、負責制定所保管印章的使用程序。
(四)各部門負責各部門專用章的使用審批工作。
三、公司印章刻制與啟用管理
(一)印章刻制
公司印章刻制流程:行政管理部申請→總經辦審批→行政管理部刻印
部門專用章刻制流程:刻制部門申請→總經辦審批→行政管理部刻印
1.公司印章的刻制均須填寫《印章刻制申請表》報總經辦審批。
2.法人代表章、行政章、財務章、合同章由行政管理部向總經辦申請,公司各部門的專用章,由各部門負責人根據工作需要向總經辦申請,經審批后由行政管理部統一到指定的公安機關辦理雕刻手續,印章的形體、規格按國家有關規定執行,并經公安局備案。
3.個別部門為工作便捷,需刻制一些無需備案的印章,由各部門負責人向總經辦申請經審批后自行決定印章的形體、規格,自行前往刻制。
4.未經總經辦批準,任何單位和個人不得擅自刻制公司印章。
(二)印章啟用
1.新印章要填寫《印章保管登記表》做好登記,統一在行政管理部留樣保存,以便備查。
2.新印章啟用前應經過總經理辦公會審批,由行政管理部下發啟用通知,并注明啟用日期、發放單位、接收單位和使用范圍。
四、公司印章的使用范圍
公司所有印章必須按規定范圍使用,不得超出范圍使用。
(一)公司行政章的使用范圍主要為:
1、公司對外簽發的文件。
2、公司與相關單位聯合簽發的文件。
3、由公司出具的證明及有關材料。
4、公司對外提供的財務報告。
5、公司章程、協議。
6、員工調動及任免聘用。
7、協議(合同)資金擔保承諾書。
(二)公司合同專用章的使用范圍主要為:
1、對外投資、合資、合作協議。
2、各類經濟合同等。
(三)法人代表章,主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表、人事任免等各類文件。
(四)財務章,主要用于貨幣結算等相關業務。
(五)公司各職能部門專用章僅限于公司內部工作聯系使用,不得對外。
五、公司印章的使用及保管
(一)印章的使用
公章、法人章、合同章使用流程:申請人申請→部門負責人審核→總經辦審批→蓋章
財務章使用流程:申請人申請→財務負責人審批→蓋章
部門章使用流程:申請人申請→相關部門負責人審批→蓋章
1、印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序,按照印章的使用范圍,填寫《印章使用審批表》(表四)經審批后方可用章。
2、印章的使用由各管理員設立使用登記臺帳《印章使用登記表》(表五),嚴格審批和登記制度。
3、需要總經辦審批使用的印章,總經辦人員都不在時,須事先口頭請示,獲準后蓋章,并補辦手續。
4、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫《印章外借申請表》(表六)后,由各部門負責人及總經辦簽批后方可帶出,印章外借期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。
5、以公司名義簽定的合同、協議、單據等,由專業人員審核,經總經辦批準后方可蓋章。
6、私人辦理各種證明,需用公司印章時,由行政管理部嚴格審核,經總經辦批準后辦理并執行登記手續。
7、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經填寫完畢,字跡須清晰、正確。
8、對已調出、解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的,必須持有效證件材料,經總經辦審批后,方可蓋章。
(二)印章的保管
1、公司行政章、合同專用章由行政管理部專人負責管理。
2、專項業務章由相關部門指定專人負責管理。
3、財務章、法人代表章,由公司指定財務部專人負責管理,為保證資金的絕對安全,財務專用章、法人代表章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監督使用。
4、各部門須將印章管理員名單報行政管理部備案。
5、印章保管須有記錄,注明印章名稱、發放部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
6、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。
7、印章管理員如因工作變動,應及時上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續,以免貽誤工作。
8、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。
9、印章應及時維護、確保其清晰、端正。
10、印章保管有異常現象或遺失,應保護現場,管理員應及時向行政管理部報告,并備案,配合查處。
11、印章管理員必須切實負責,不得將印章隨意放置或轉交他人。如因離開崗位需移交他人的,可由部門負責人指定專人代替,但必須辦理移交手續,并填寫《印章移交登記表》。
12、印章保管人應定期將印章使用登記表進行復印提交總經辦。
六、公司印章的停用與更換
(一)有下列情況,印章須停用:
1、公司名稱變動。
2、印章使用損壞。
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
(二)印章停用或更換流程:印章使用部門提交申請→行政管理部審核→總經辦審批→
行政管理部封存或銷毀。
行政管理部填寫《印章停用收回登記表》建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
七、保管人權力和責任
(一)部門印章保管人對印章具有獨立使用權力,同時對印章的使用負全部責任。
(二)行政章、合同章、財務章的保管人無獨立使用權力,但具有監督權力。經辦審核中總經理、部門經理、經手人則負相應責任。對于未經總經辦簽批的行政章使用,保管人、經手人負主要責任。
(三)法定代表人或負責人印章的保管人,既是保管人又是使用人,但其無獨立使用權力,需依據財務部負責人審批的支付申請、取匯款憑證或法定代表人、負責人的授權方可使用,否則負全部責任。
(四)對加蓋印章的材料,應注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當,要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。
(五)所有印章的使用,必須嚴格執行公司的印章使用管理制度,做好申請和使用登記。公司印章只適用于公司相關業務,不得從事有損公司利益的活動。
(六)印章管理部門要妥善保管印章,行政章、法定代表人或負責人印章、財務章、合同章等必須妥善保管,防止被盜。
(七)印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規定申請使用印章,如出現問題,后果自負。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責任。
第8篇 公司行政管理制度印章使用管理規定
公司行政管理制度:印章使用管理規定
一、根據公司不同業務的工作需要,公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害,杜絕失誤發生,特規定如下印章使用辦法。
二、 印章刻制按公司業務需要由部門提出申請,公司領導批準后,由總經辦統一辦理。印章刻好后由總經辦辦理印章登記手續,填寫《印章管理登記表》(附表1) ,備案并留好印章樣圖。
三、 總經理通過授權賦予一些部門對其部門(專業)印章的保管權和使用權。由被授權人在總經辦簽字領取印章,指定專人保管。各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。
四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規定見下表:序號 印章名稱 使用范圍 保管部門 使用審批人 使用規定 備注1公章 公司對外所有正式文件,對內通知等正式行文 總經辦總經理或授權人2財務專用章公司正式財務文件、報告、證明、票據等財務會計部財務會計部經理財務報表使用時,由財務會計部經理審批,除支票用印按照《財務管理制度》相關規定外,其余均由主管副總經理核準3合同專用章公司各類合同總經辦參見<<合同管理規定>>參見《合同管理規定》財務合同需總經理核準4法定代表人印(支票)支票財務會計部見《財務制度》有關規定見《財務制度》有關規定5法定代表人印(除支票外)公司正式的合同,財務報表文件、票據總經辦總經理或授權人《合同管理規定》6行政部章公司物品進出證明行政管理部行政部經理7人力資源部章_公司人事證明_員工聘用、解聘等各類通知_工資發放,調整通知_對口單位函件往來人力資源部人力資源部經理重大事項與外單位人員出具證明,需總經理審批8工程專用印章_工程施工告示_工程建設中與相關單位的非正式函件往來工程建設維護中心工程建設維護中心負責人9客服中心印章_用戶通知、告示_客戶申述處理的回復客服中心客服中心經理
五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用,所引起的經濟損失和法律責任等負全部責任。
六、 當印章管理人變動或印章在經公司領導審批同意調走時,應及時辦理交接手續,填寫'印章管理登記表'。
七、 印章的使用
1、 每枚印章使用前要由經辦人填寫《印章使用審批單》(附表2) ,并經指定的審批負責人進行審核。審批人要按公司有關規定審查要加蓋印章的文本內容是否在授權的范圍內,審批通過后通知印章保管人員后,方可使用印章。審批人對文本加蓋印證后的一切經濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。
2、 公司印章原則不允許攜帶外出,如確系特殊需要須經部門經理提出書面借用申請,并經總經理批準簽字后方可借走,借用時須填寫《印章借用申請表》(見附表3) ,并必須兩人以上一起辦理借用手續,在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還,不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。
3、 員工如需要公司出具有關證明,本人應先提出書面申請,部門負責人審核,總經辦簽字后方可蓋章。
八、 責任
1、 印章使用責任人(簽字人)對印章負有經濟、行政、法律責任。監印人員對違反規定的簽印有權拒絕用章,印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印章,一經查出根據事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經濟、法律責任。
2、 若印章在使用、保管過程中不慎遺失,則追究責任人相應的行政、經濟責任,給予嚴厲的處分,并賠償所發生的一切費用。
第9篇 公司印章管理使用制度3
公司印章管理和使用制度(三)
1.印章指''的公章和專用章,''公章由行政辦公室主任或授權專人進行保管,專用章由部門經理授權的專人保管。公章和專用章的保管人統一造冊登記,于行政辦公室備案,保管人的工作調動或離職,必須先辦理印章交接手續,否則不予辦理手續。
2.印章保管人必須嚴守職責,一絲不茍,印章設專柜保管,隨用隨取,用后即鎖,任何人不得將印章攜離辦公室,特殊情況,印章攜離辦公室須由總經理簽字批準。
3.公章管理人員不得私自在空白紙、信封或空白介紹信上加蓋印章。
4.公章的使用規定:
①非正式的確認、證明、介紹信等函件,由主持業務工作的副總經理審定,由公章管理售貨員蓋章;
②文件、合同、重要介紹信等函件需要加蓋''公章時,必須由總經理簽批,總經理不在,可由總經理授權人代簽;
③對外重要文件、重要合同,必須由董事長審批同意,方可蓋章。
5.印章的每一次使用必須由印章保管人進行登記,并將《印章使用申請單》存檔。凡加蓋''公章的發文,行政辦公室必須留底存檔。
6.印章的刻制,尺寸和樣式由行政辦公室統一規定,任何人和其他部門不得自行其是。
7.新印章在啟用前,必須留印模以備查,行政辦公室根據印章的使用范圍向有關單位發出啟用通知。
8.作廢的印章要及時上繳,并通知有關部門。公章如有遺失,須立即上報總經理,行政辦公室發出遺失和作廢聲明和辦理其他善后事宜。
第10篇 公司印章管理制度-參考版
第一條 目的
為保證公章使用的合法性、嚴肅性和可靠性,杜絕違法行為,維護公司利益,特制訂本管理制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于集團公司及其子公司。
第三條 印章的刻制和啟用
一、印章的刻制
1、公司印章的刻制均須報公司主要負責人批準,由集團公司行政人資部或子公司綜合辦開具介紹信,到公安機關相關部門辦理刻制手續。
2、印章的形體和規格,按國家有關規定執行。
二、印章的啟用
1、新印章啟用前要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2、印章啟用應報公司主要負責人批準,并下發啟用通知,注明啟用日期、發放單位和使用范圍。
第四條 印章的保管、交接和停用
一、公司各類印章必須有專人保管
1、公司公章、合同專用公章由公司主要負責人指定專人保管,財務專用章、法人代表人私章、發票專用章由財務部門指定兩人分別保管,各部門印章由各部門指定專人專柜保管。各印章保管人員名單須報集團公司行政人資部或子公司綜合辦備案。
2、印章保管須有記錄,注明公章名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
3、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用的,由用印人填寫《印鑒使用簽批單》,征得其部門主管同意,并經公司主要負責人批準,由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同的,由借用人填寫借據,經公司主要負責人批準,方可帶離公司。印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。
4、 印章保管人因事離崗時,須由部門主管指定人員暫時代管,以免貽誤工作。
二、印章保管必須安全可靠,加鎖保存,不可私自委托他人代管。
三、印章保管有異常現象或遺失,應保護現場,及時匯報,配合查處。
四、印章移交須辦理手續,簽署移交證明,注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。
五、有下列情況,相關印章須停用:
1、公司名稱變動;
2、印章使用損壞;
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
六、印章停用時須經公司主要負責人批準,及時將停用印章送集團公司行政人資部或子公司綜合辦封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
第五條 印章使用
一、使用范圍如下:
1、凡屬以公司名義對外發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章;
2、凡屬部門業務范圍內的加蓋部門章;
3、凡屬合同類的用合同專用章;
4、凡屬財務會計業務的用財務專用章。
二、使用程序
1、公司業務合同、項目協議、授權書、承諾書等用印都須先經部門主管審核、公司分管領導批準,填寫《印鑒使用簽批單》后方可用印,同時需將用印文件的復印件交印章保管部門備案。
2、印章使用必須建立用章登記制度,嚴格審批手續,不符合規定的和不經主管領導簽發的文件、合同等,印章管理人有權拒印。
3、嚴禁在空白合同、協議、證明及介紹信上用印。因工作特殊確需用印時,須經公司領導簽字同意方可;待工作結束后,必須及時向公司簽字用印的領導匯報用印空白文件的使用情況,未使用的必須立即收回作廢,已使用的合同協議類文件須報印章管理部門備案。
第六條 銀行印鑒章管理
一、印鑒章保管要求
1、 二枚印鑒章必須分開保管,不可一人同時保管使用,一般情況,財務負責人和會計各保管一枚印鑒章。
2、 上班時間,印鑒章必須放在帶鎖的抽屜中,休息或離開位置時必須上鎖;下班時印鑒章必須放入柜,不得隨意擺放。
二、印鑒章帶離財務部門,必須進行登記注明用途,財務負責人審核,同時報公司主要負責人審批。印鑒章帶離必須是公司內部2個人員,同時一定是財務部門和綜合辦各出一人。
三、印鑒章加蓋在非銀行票據的紙質文件,必須報財務負責人審核,公司主要負責人批準,并進行登記。
印鑒章加蓋在非銀行票據的紙質單據(如收據、優惠券等)上,必須有本公司相關文件的規定,財務負責人批準后予以蓋章。
四、刻制印鑒章,須經財務負責人書面申請,公司主要負責人審核,報集團公司審批后,予以刻制。
第七條 違紀處理
一、違反以上規定者,公司將追究相關人員的責任,若給公司造成經濟損失或不良社會影響者,公司將追究其法律責任。
二、印章保管員應將《印章使用簽批單》保存好,每年年底底交相關行政部門匯總存檔。
第八條 附則
《印章使用簽批單》
《印章移交表》
《印章管理責任書》
第11篇 公司財務印章管理制度
公司財務印章的管理
1嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章,財務印章一般應由以下人員保管:
(1)企業法人名章由指定出納員保管。
(2)財務專用章由指定的會計人員保管。
(3)發票專用章、現金收(付)銀行收(付)章由財務部部長保管。
2財務專用章、法人名章、發票專用章應按規定用途和范圍內用印,不準交由非負責人用印,不準在空白紙張上用印,違反上述規定罰款200元。
3印章一般不得攜帶出公司使用,確因工作需要攜帶出公司使用的,必須經財務主管領導審批并登記,違者罰款200元并追究法律責任。
4啟用、封存或銷毀財務印章,應當填制財務印章啟用、封存或銷毀表,經公司法定代表人審批后,方可辦理啟用、封存或銷毀,并做出記錄。
5財務印章應當隨會計人員的交接辦理交接手續,并寫出書面材料。
第12篇 裝飾公司印章管理制度
裝飾工程公司印章管理制度
印章是文件生效、記載的憑證,是權威的象征,是公司經營管理活動中行使職權、明確公司各種權利義務關系的重要憑證工具。
印章的管理,關系到公司的經營管理活動的開展,甚至影響到公司的生存和發展,為防止不必要事件的發生,維護公司的利益,制定本制度。
印章定義:本制度中所指印章是指公司發行或管理文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件,因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。
印章使用范圍:
公司章:以公司名義向公司向外發出的公函、文件、資料及介紹信用章。
部門章:刻有公司部門名稱的印章。 行政部章:就有關行政、人事、后勤等方面業務代表公司用章。
財務部章:就有計劃、財務等方面業務代表公司用章。
合同專用章:以公司名義簽訂的協議、合同和有關會議紀要等。 職銜簽字章:刻有經理及總經理職銜及簽名的印章。
印章使用規定 對公司經營權有重大關連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文,蓋公司章。
公司對外簽署裝飾裝修合同、工程施工合同、材料采購等合同,蓋合同專用章。
以公司名義對國家機關團體、公司核發的證明文件,及各類規章典范的核決等由總經理署名,蓋總經理職銜章。 各部門于經辦業務的權責范圍內及對于公民營事業、民間機構、個人的行文以及收發文件時,蓋部門章。
印章保管
1、公司章、行政章、合同專用章由行政部經理保管,財務章由財務部經理保管,職銜簽字章由個人保管。
2、各類印章保管人負責保管,如有丟失、損毀或被盜情況,應迅速向總經理匯報,并由保管人負全責。
3、印章遺失時除立即向上級報備外,應依法公告作廢。 印章使用 用印前,先填寫《印章使用登記表》,寫明蓋印用途,簽字后方可用印。
印章一般不允許帶出公司,特殊情況需經印章保管人批準后方可帶出。
印章的更改、廢止,由董事會研究后決定。
本制度自二o**年一月起執行。
