第1篇 物業公司辦公設備使用管理制度5
物業公司辦公設備使用管理制度(五)
公司所有辦公設備是因辦公所需而配置,屬公司財產,任何人員不得損毀或因私使用,為減少浪費,控制成本,使用辦公設備需遵守以下制度:
一、電話
1.電話主要用于工作聯絡及接待處理為主報修或投訴,非必要時,員工不得在上班時間撥打私人電話或利用公司電話進行私人業務聯絡。
2.非必要是,員工不得隨意掛撥私人長途電話,確實需要者應按公用電話標準實行收費。
3.公司員工接撥電話應使用普通話,首先報公司簡稱(**物業/**管理處),語氣禮貌溫和,用語乘法明了,不得用電話進行無為的聊天。
4.接聽電話,如受話人不在管理處,接話人應禮貌地將電話轉拉其部門同事接待或為受話人留下留言。
5.接到業主/客戶報修(投訴)電話時,接話人應隨時將報修(投訴)內容、業主住所、姓名、聯系方式進行登記,并禮貌地告知業主。公司/管理處將盡快聯系(安排)維修或進行投訴處理,再將報修(投訴)內容告知公司/管理處相關部門處理。
二、傳真機
1.為確保公司傳真機暢通,未經許可,任何人不得使用傳真機掛撥市內及長途電話。
2.所有傳真文件、報表均由各行政辦公室批準后由專人統一傳送。
三、電腦、復印機
文件打印,需有項目主管、管理處/站主任、經理簽字認可。
打印、復印時,須認真做好登記工作,并進行成本核算。
公司機密文件,原則上不予復印,如有特殊需要,須經分管經理審批,方可復印,用后復印件需歸還公司。
嚴格控制復印數量,非必要材料不予復印、打印,各項目、部門復印文件資料,必須經項目負責人,管理處/站主任簽字同意,復印數量較多的材料必須有公司領導審批。
有償復印登記時注明收費金額,由客戶確認簽字,并定期與客戶進行結算。
打印機、復印機由專人保管,定期維修和保養,無關人員未經許可不得操作。
嚴禁在電腦上進行游戲、聽音樂或處理私事。
打字室、復印室內嚴禁煙火,切實保證用電安全和設備使用安全。
當設備發生故障時,應請技術人員修理,其他人員不得擅自鼓弄,以免加重故障。
第2篇 物業管理公司檔案管理制度
物業管理公司檔案管理制度范本
一、物業管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務
4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三.物業管理公司檔案資料:
1、物業管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);
2、物業管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;
3、業戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;
2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;
3)物業管理公司各項管理分包合約;
5、物業管理公司設備維修保養類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;
6、物業管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業管理公司物業管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業管理公司管理費收繳情況
3)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處運作報告;
物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委 員會的會議)
*物業管理公司物業管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設備管理計劃與報告
*物業管理公司物業管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養工作情況記錄
第3篇 某某物業公司差旅費報銷制度
某物業公司差旅費報銷制度
一、凡因公出差必須填寫《出差審批單》,部門負責人簽字同意,報行政與人力資源部、計劃財務部審核簽字,總經理批準有效(《出差審批單》必須注明出差事由及往返時間)。
二、車費報銷:因公出差交通工具火車,汽車,輪船。長途火車過夜可乘硬臥,不過夜乘硬座;輪船三等艙以下(含三等);汽車可乘公交,中巴,大巴。規定之內實報實銷,超過部分員工自理。各類交通票據一律由行政與人力資源部統一購買(提前2天通知行政與人力資源部)。
三、住宿費報銷:
1、差旅過夜住宿費憑正規發票報銷,報銷金額嚴格按照規定執行,無正規發票不予報銷,超過標準部分員工自理,發票金額不足標準規定,按發票金額報銷。
2、同性員工出差人數為雙數者,只報單數住宿費,金額可上浮40元。
3、因公出席有關會議、學習,住宿費可按會務安排據實報銷,由接待單位免費接待的,不予報銷住宿費。
4、住宿費標準:上海,北京,深圳地區:200元/晚
其它地區:150元/晚
四、出差補貼:
1、因工作需要,市內(含郊縣)當天來回者,不享受出差補貼;超過工作時間可按加班計算,辦理相關手續。
2、公費會議包膳者不享受出差補貼;因工作需要宴請的,需先報總經理批準后方可宴請。每宴請一次,扣發當日補貼的50%。原則上公司不報銷電話費,如有工作需要請示或匯報,
應有電話費報銷單,如無電話費報銷單,應說明情況,說明何時打電話,何人接。
3、項目顧問因公出差:長期項目顧問享受相關規定補貼,市區(含郊縣)短期顧問和顧問培訓盡量安排當日進行,不得過夜,如特殊情況需經總經理同意后方可享受出差補貼、住宿費報銷。
4、出差補貼標準:上海,北京,深圳地區:50元/天,其它地區:40元/天
五、市內交通費用已實行個人補貼,不再另行報銷。
六、公司車輛只限市區內(含郊縣)使用,市外按第二條款執行。
七、出差天數計算:
24小時以內按1天計算;24小時~36小時之間按1.5天計算;36小時以上,48小時以內按2天計算,以此類推。
第4篇 物業公司檔案保密制度
附件2:
檔案保密制度
為了做好檔案保密工作,根據**工業區、**地產控股有關規定,結合自身實際,特制定本制度。
一、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴格遵守《**地產控股有限公司檔案保密制度》等規定,嚴守檔案秘密。
二、本公司的檔案保密工作由公司分管行政副總、綜合管理部具體負責,保密的文件要在其左上角加蓋密級章。
三、嚴格控制秘密檔案的利用范圍和查閱手續,有密級的檔案無論以何種方式利用,均需公司分管行政副總批準,并只能在檔案室或秘書室內查閱,不得外借使用,未經許可不得擅自復印。
四、如因工作需要摘錄或復印密級檔案內容時,必須經公司分管行政副總批準,摘錄或復印的材料必須簽注'與原件核對無誤'的字樣,并加蓋公章。由公司秘書進行使用登記,嚴加管理,限期使用,及時收回銷毀。
五、對外提供資料,公布數據,發表文章等不得系統引用公司尚未解密的檔案。
六、經鑒定確認已無保存價值的檔案,必須限期銷毀。銷毀檔案時,必須詳細列明銷毀清單,經公司分管行政領導審核后,由公司行政經理主持銷毀,防止泄密。
七、公司設專用檔案室保存檔案,非檔案管理人員不得隨便進入。
八、凡違反以上規定造成泄密者,視情節輕重,追究責任。
第5篇 z物業公司員工考核制度
一、員工日常考核
為客觀地評價員工的日常工作表現,提高公司對員工獎懲的準確性,更好調動員工的工作積極性,特制定本制度。
(一)公司以部門為單位進行考核,由領班(包括主任、工程師)對員工每天工作表現考核評分一次(綜合部分由部門主管直接考核),部門主管每周審核一次,人事部每月匯總一次。公司將根據考核的累積成績獎懲員工。
(二)考核內容
考核以考核標準為依據,內容包括通用部分和業務部分。通用部分包括普通員工考核通用部分,領班及領班以上職位員工考核通用部分。
對普通員工考核的通用部分內容包括:服務意識、儀容儀表、行為舉止、考勤、紀律五方面。
對領班及領班以上職位員工考核的通用部分內容包括:服務意識、責任心和工作態度、管理能力、以身作則、表達能力、團結協調、出勤率七方面。
業務部分考核以各部門的考核標準為依據。
(三)評分比例
每天考核滿分為100分,通用部分占30分,業務部分占70分。
(四)獎懲
1、處罰
當天考核扣分10至19分,扣當月浮動工資20%;當天考核扣分達20分,扣當月浮動工資40%;當月考核扣分達30分,扣當月浮動工資20%(已扣浮動工資的不重復扣分)。考核實行當天考核連帶責任制。
(1)負連帶責任的范圍(注:甲、乙、丙類過失見后附的獎勵制度)
因下列原因之一,員工犯乙類或丙類過失,或因員工過失造成重大事故,如停水、電、空調,爆水管,重大設備事故,治安消防事故,重大投訴,公司財物重大損失等,該員工直接上級、間接上級直至公司主領導均應負連帶責任:
a、應對員工培訓的,主管沒有培訓好,員工工作技能差;
b、主管責任心不強,巡查不到位,監管不力;
c、主管指導無方或指導不當;
d、一天內兩個員工重復犯同樣錯誤。
(2)應負連帶責任的按直接責任人平均被扣金額的30%扣罰。
(3)管理層級別越高,發現問題時對當事人扣分的分值越高,部門主管加1倍扣分,公司領導(包括人事部檢查人員)加2倍扣分(甲、乙、丙類過失分別扣5、10、20分不加倍)。
(4)管理層員工如發現并已處理下屬的違紀或工作失誤,其本人不負連帶責任。
2、獎勵
符合公司獎勵標準的,可以按獎勵程序進行獎勵。獎勵分為即時獎勵和每半年的固定獎勵:
(1)即時獎勵。員工有出色表現的,給予部門加分(所有加分可以沖減被扣分數),也可以填寫“獎勵建議書”建議公司給予通報表揚,發獎勵金、晉升工資或職位,經人事部核實,公司領導批準后執行。
(2)半年獎勵。公司每半年根據考核,按員工的積累成績獎勵成績突出者。
a、優秀員工獎。公司結合每半年例行考核獎勵成績突出的優秀員工(比例約占部門人數10%),除頒發榮譽證書并通報表揚外,還將給予物質獎勵。
b、表揚獎。公司每半年對考核成績較突出的員工,(比例約占部門人數15%~20%)給予通報表揚并頒發獎金。
c、部門成績突出的,該部門獎勵比例可適當提高。
(五)考核步驟
(1)領班(包括正副主任、工程師)每天對下屬員工做考核評分,在員工考核記錄表上填寫考核分并說明扣分或加分的原因。
(2)部門主管每周核定總分并簽名,如有不同意見應在備注欄中說明。
(3)考核員工記錄表要每周交被考核人簽名確認。被考核人如有不同意見,也可以在備注欄中說明。
(4)領班(包括正副主任、工程師)由部門主管下接考核。
(5)部門每月匯總考核記錄表,于21日交人事部。
(6)人事部匯總各部門考核的分數并提出獎懲意見。
員工考核標準
普通員工通用部分(30分)
項目工作要求分值考核細則
一、服務意識
主動熱情
對用戶要真誠微笑,起立相迎,主動服務
①對用戶不面帶微笑每次扣1分
②不主動服務每次扣1分
③見了用戶不主動起身每次扣1分
文明禮貌
見到用戶或上級領導要面帶微笑主動問好,語言規范,談吐文雅,舉止文明
①不主動問好每次扣1分
②舉止不文明、不禮貌每次扣1分
③語言不規范每次扣1分
耐心周到
為用戶服務要問多不煩,事多不煩,耐心解答,有求必應
①對用戶的提問不耐煩每次扣1分
②敷衍用戶每次扣1分
③對用戶要求無動于衷每次扣1分
二、儀容儀表
服裝
按職務穿工衣,保持衣冠整潔
①不按規定穿工衣每次扣1分
②衣冠不整每次扣1分
③無故卷起衣袖或褲腳每次扣1分
員工證
員工證佩戴在左胸口袋上方,保持水平狀態或外面略高
①忘記佩戴員工證每次扣1分
②員工證佩戴不符合要求每次扣1分
頭發
頭發梳剪整齊,不做怪發型;男士頭發不蓋耳,不遮衣領,不留鬢發;女士頭發不過背
①頭發梳剪不整齊每次扣1分
②做怪發型每次扣1分
③頭發蓋耳或遮衣領每次扣1分
④蓬頭垢面每次扣1分
領帶
領帶束緊擺正,大箭頭指向皮帶扣處
①領帶不束緊擺正每次扣1分
②大箭頭過長或過短每次扣1分
鞋襪
員工統一穿黑皮鞋,鞋面干凈光亮,鞋帶系緊,不穿花襪
①不穿黑皮鞋每次扣1分
②皮鞋不干凈每次扣1分
③不按要求穿襪每次扣1分
容貌
不留胡須和長指甲,不濃裝艷抹
①留較長胡須和指甲每次扣1分
②濃裝艷抹每次扣1分
儀態
不在大庭廣眾下化妝、挖鼻孔、搔癢、打哈欠、伸懶腰、插褲袋、叉腰抱臂
①當眾化妝、挖鼻孔、搔癢每次扣1分
②對人打哈欠、伸懶腰每次扣1分
③插褲袋或叉腰抱臂每次扣1分
三、行為舉止
站立
站立時挺立自然,眼睛平視,雙臂自然下垂或在體前交叉
①站立時東倒西歪每次扣1分
②手臂叉腰每次扣1分
坐立
坐立時上身挺直,手自然放在雙膝上,不得前俯后仰或搖腿翹腳
①坐立時上身不挺立,左搖右擺,前俯后仰每次扣1分
②坐立時搖腿翹腳每次扣1分
行走
行走時肩平身直,雙臂自然下垂擺動,不左顧右盼或互相拉手,摟腰搭背,對用戶和上級領導要禮讓
①行走左搖右擺每次扣1分
②與人摟腰搭背每次扣1分
③對用戶和上級領導不禮讓每次扣1分
愛護財物
愛護大廈設施,不損壞公司財物
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p; ①損壞大廈設施每次扣1分
②損壞公司財物每次扣1分
入室
進入上司或用戶辦公室前要先輕敲門三下,得到同意后再進入,不得隨意翻動室內物品
①入室前不敲門隨意闖入每次扣1分
②隨意翻動室內物品每次扣1分
乘電梯
乘電梯要文明禮貌,先出后進,禁止在電梯內喧嘩
①乘電梯不文明禮貌每次扣1分
②在電梯內喧嘩每次扣1分
接聽電話
接聽電話要在三聲響之內接答,先說“您好!某某大廈”,要記清楚電話內容和聯絡方式
①不按禮貌用語接聽電話每次扣1分
②不記清楚電話內容和聯絡方式每次扣1分
處理投訴
處理投訴要聽清楚、問清楚、記清楚、跟清楚、復清楚、并及時向上級領導匯報
①不耐心聽用戶投訴每次扣1分
②未聽清用戶投訴內容每次扣1分
③對用戶投訴的問題不做好書面記錄每次扣1分
④對用戶的投訴不及時跟進每次扣1分
⑤對用戶的投訴不及時回復每次扣1分
⑥不及將用戶反映的問題向上級領導匯報每次扣1分
服從安排
服從上級領導的安排,積極配合公司工作
不服從上領導的工作安排每次扣1分
四、考勤
簽到
上下班要親自打鐘卡,更換工服后到各部門簽到,是否遲到以到崗時間為準,不得早退
①漏打卡每次扣1分
②漏簽到每次扣1分
③遲到每次扣1分
④早退每次扣1分
交接班
崗位交接班要準時,不得無故拖延,交接班要簽名
①不準時接崗每次扣1分
②交接班不簽名每次扣1分
出勤出力
要積極主動做好工作,不擅離崗位
①出勤不出力,有偷懶現象每次扣1分
②擅離工作崗位每次扣1分
請假
請年假、事假必須按公司規定提前申請的事后須及時交回醫院的病假單并解釋原因
①請年假、事假不按公司規定提前申請每次扣1分
②當月事假超過3天每次扣1分
外出活動
積極參加集體活動,做到文明禮貌,遵守紀律
①參加活動不文明禮貌每次扣1分
②參加活動不守紀律每次扣1分
五、紀律
一、遵守紀律
遵守公司各項規章制度
①遵守制度有偏差,每次扣2分
②甲類過失每次扣1分
③乙類過失每次扣1分
④丙類過失每次扣1分
二、抽查考核
除各部門對員工每日考核外,人事部門每周不少于兩次對各部門工作進行抽查,抽查內容包括部門辦公室環境衛生、員工考核、員工儀容儀表、員工工作狀況、部門工作計劃、工作總結,其作用在于幫助、指導、監督各部門工作規范化,及時發現員工工作中的問題等。
部門評比檢查評分細則
項目標準內容分值評分細則
考勤紀律共24分
準時上下班,按時打鐘卡和簽到8
①代打鐘卡或代簽名,每人次扣3分
②因遲到早退累計無全勤獎,每人次扣2分
③無故不參加公司業務培訓,每人次扣2分
當值無擅自離崗及串崗現象4
發現一次不合要求扣2分
當值無睡覺、看報紙、吃零食等6
發現一次不合要求扣2分
無嚴重違反紀律行為6
發現一次不合要求的扣3分
部門工作共23分
部門有工作例會(每月2次)4
①無工作例會扣4分
②每月只有1次例會扣2分
③會議記錄不完全扣2分
工作記錄完整、整潔、便于查找5
①記錄不完整每次扣1分
②記錄臟亂每次扣1分
③查找不便每次扣1分
每周和月度工作計劃及實施內容4
缺一項扣2分
每周總結和月總結,有考核和培訓小結4
缺一項扣2分
按工作程序完成各項任務6
不按規程工作一項扣2分
禮貌儀容儀表共25分
制服整齊、干凈,上班時間佩戴員工證5
①發現不按規定穿制服,每人次扣2分
②發現衣冠不整,每人次扣1分
③發現員工未佩戴員工證,每人次扣2分
禮貌用語,無粗言穢語4
發現一次不合要求扣2分
行為舉止端莊得體,無隨地吐痰、亂丟垃圾現象4
發現一次不合要求扣2分
上班精神面貌好,立崗姿態規范4
發現一次不合要求扣2分
對用戶服務熱情、耐心周到8
遭用戶投訴,每人次扣2分
內務共18分
辦公室物品擺放整齊6
發現一次不合要求扣2分
地面及墻壁整潔,無亂貼亂畫現象6
發現一次不合要求扣2分
辦公室下班時,人走燈滅、窗關、門鎖6
發現一次不合要求扣2分
加分
員工受公司表揚(包括拾金不昧、好人好事等)每人次加2分
部門工作成績突出受公司表揚每次加2分
因工作態度認真受公司表揚每人次加5分
為公司增收節支提合理化建議被采納每人次加5分
三、員工年度考核
為全面客觀地評估公司在職員工的工作情況及綜合素質,公司每年兩次(年中、年底)對全體員工進行考評,具體實施辦法如下:
(一)考評目的
; 全面了解公司全體員工半年來的工作和學習,提供人事決策及管理依據,確定員工培訓方向。通過考評,肯定員工所取得的成績,表揚先進,同時找出工作和學習中存在的不足,以期改正,達到共同提高的目的。充分調動員工的工作積極性,使員工以正確的態度和飽滿的熱情投入到工作和學習中。
(二)考評內容
考評分兩大部分,其一為(年中、年底)工作考核。各部門根據本部員工的實際工作表現進行科學的考核。考核結果以量化形式給出每位員工的實得分數。其二為理論知識考核。理論知識考核采用閉卷筆試形式進行,考核試題由綜合服務知識題和崗位專業知識題兩部分構成。綜合服務知識題涵蓋服務工作的各方面,如禮貌知識、行為規范、治安消防知識、公司人事福利制度和其他規章制度等。年度工作考核成績占本次考核總分的70%,理論知識考試成績占考評總分的30%。
(三)考評方法
(1)為保證考評的公正和民主,公司成立考評領導小組,負責監督、評估和審批各部門考核結果。領導小組成員:組長由總經理擔任,組員由副總經理、總經理助理、人事經理擔任,具體考評工作由人事部負責。
(2)各部門的工作考核由部門主管、主任或系統工程師組成考核小組,全面負責本部門員工具體考核工作。
(3)普通員工的工作考核由所屬部門主管負責;部門主任的工作考核由公司分管領導和部門主管負責;公司總經理負責對副總經理、部門主管的考核。
(4)理論知識考核由公司統一組織,考試題目分a、b卷,為體現公正、公平原則,考核試題在開封之前嚴格保密。理論知識考核成績(s)滿分為100分,其中綜合服務知識題目占50分,崗位專業知識題占50分。
(四)工作考核步驟
(1)員工首先對自已半年來的工作進行總結,寫出總結報告,報告包括半年來成績及不足,并提出下半年的工作和學習思路。總結報告應按規定期限交本部門考核小組統一評審。
(2)各部門考核小組應組織本部門員工召開總結大會,要求每位員工做會議發言,匯報半年來的工作學習情況(當值員工可委拖他人宣讀個人總結)。
(3)考評小組根據考核標準及員工半年來的實際工作表現、工作總結匯報情況,客觀地為每位員工評分。各部門考核小組將本部門考核結果整理匯總,于規定期限交公司考評領導小組。
(五)考評分類
工作考核分普通員工和管理層員工兩個層次。理論知識考核中,所有員工綜合知識題目相同,不同員工崗位專業知識題不同。
(六)考核順序
每次考評先進行工作考核,各部門工作考核結束后,考核成績匯總上報考評領導小組,然后進行理論知識考核。理論知識考核結束后,按照規定的百分比計算出每位員工的考核總分。
(七)考評時間
(1)年中(年底)工作考核:每年7月初(12月初)開始進行工作考核,人事部向各部門發放考核內容表格及成績記錄表,在規定期限內各部門將本部門考核結果上報公司考評領導小組。
(2)理論知識考核:每年7月中旬(12月中旬)進行理論知識考試,考試結束后由公司統一組織評卷。
(八)考評總分結構圖
工作考核分m(70%) 部門考核小組分
考評總分(t)
綜合知識題(50分)
理論知識考核分s(30%)
崗位專業知識題(50分)
(九)考評評估
公司考評領導小組將對各部門的考核結果進行綜合評估,員工的評估結果分出“優”、“良”、“中”、“差”四個等級。
(1)評優方法:每次評優按部門員工人數的10%為標準,即:部門員工人數×10% =評優基數(n),取考核總分的前n名為“優”;評“優”員工考核總分須在85分以上。
(2)每次考評不規定“良”、“中”、“差”的比例數。
(3)未評上“優”且考評總分在75分以上者為“良”,考評總分在75~60分之間者為“中”,60分以下者為“差”。
(4)考評結果為“中”者,將被列為考察對象。公司將針對這部分員工進行再教育,幫助提高。對考評結果為“差”的員工列為換崗或淘汰對象,若每年兩次考核仍居“差”者,則予以解雇。
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p; (十)考評范圍
已簽訂勞動合同的員工都參加考評。試用期員工不在考評范圍內。
(十一)考評仲裁
第6篇 物業公司安全管理類標準制度怎么寫
物業公司安全管理類標準1.目的建立物業統一的安全管理標準,進一步規范各地區物業公司住宅服務項目的安全管理。
2. 范圍本規定適用于公司物業商業和住宅服務項目。
3. 管理標準分項內容 服務標準交接班管理:崗位交接班時,接班班長應整隊進行班前會,整隊著裝,檢查bi,并將前一天值勤中存在的問題進行重述,強調存在的問題,并對當日的工作作出安排交班前10分鐘需進行崗位清潔工作;
認真做好值班記錄,收集整理好相關的工作證據交班人員應將未完成工作及崗位物品與接班人員進行交接,確保交接清楚,雙方簽字確認交班后,交班班長應進行班后會,主要總結崗位值勤情況,對當日值勤工作予以點評,對存在的問題要指出,好的地方,要進行表揚交接班時兩人成行三人成列列隊交班時符合崗位交班標準交班后,班會結束后,班下員工要列隊回宿舍,換著便服或迷彩服,禁止穿著工服綜合管理:主管負責每周至少對秩序維護員的夜間工作狀態進行二次以上查崗,并將查崗情況在秩序維護部內部進行通報管理處負責人和公司品質部每月至少對秩序維護部的夜間工作狀態進行一次查崗,并將查崗情況在管理處范圍內進行通報公司應每季度對各管理處的秩序維護部夜間工作狀態進行一次查崗,并將查崗情況在公司范圍內進行通報秩序維護崗位實行24小時值班及巡邏制度,并有交接班記錄對危及人身安全的地方應設有明顯標識和具體的防范措施秩序維護部門對所服務區域內所有設施設備有臺帳記錄,發現異常及時上報,確保存在故障設施設備得到及時維修,且保證消防等設施在有效期內秩序維護部門所用的質量記錄完整,按規定時間保存,無遺漏及缺頁現象秩序維護部門有各類突發事件的處理預案,并定期進行演練秩序維護崗亭內物品擺放整齊有序,客戶寄存物資有寄存及領走記錄夜間業主報事接待,緊急事件當晚處理,一般事件第二天及時反饋至客服部門崗服務:業主進出時,需三米內見微笑、問好,當來訪人員到達,敬禮后應禮貌的詢問來訪人員的來訪對象門口應設置門禁,對未帶卡業主核對業主資料有效控制外來人員,經與業主確認后,對來訪人員應進行登記管理對臨時施工人員、供方人員的進出應實行登記,小區內裝修施工人員應憑證出入有效控制物品的出入,危險品應委婉拒絕進入小區,如系業主必須物品,應通知巡邏人員及監控人員予以跟進對于大件物品的運出應嚴格審核相關手續,做到可追溯到用戶本人對攜帶重物的客戶應予以幫助,門口應設置雨傘、手推車等設施,以供客戶借用業主報刊雜志的收轉應有記錄巡邏服務:管理處制訂兩套以上的巡邏路線,并不定時的進行替換對行跡可疑的人員進行盤問,確保此類人員不在小區內逗留注意公共部分的清潔衛生,發現異常,通知清潔人員及時清潔并進行記錄對小區內的施工現場進行監控,施工現場必須放置標示牌,圈好警戒帶,對高空作業要求施工方上下設置安全監護人,并對其安全帶進行檢查檢查公共區域的照明開起時間或燈具是否異常,發現異常進行記錄,并通知工程人員/服務中心處理每月對空置房進行巡查,發現問題及時報告客戶服務中心成品、設施保護與巡視,防止破壞,發現問題及時制止、報修巡邏線路要簽到,重點部位滿足每小時一次的巡邏頻次歸集服務設施,如購物車等巡邏中文明禮貌,同時提供客戶服務消防管理:成立義務消防隊伍,有效落實消防安全責任制度,定期進行檢查,并保存相關記錄,并協同工程部進行計劃性檢查及隨時抽查消防設備設施完好無損且在有效期內,可隨時啟用,嚴禁挪作他用須與業主簽訂治安消防責任書消控人員持證上崗消防通道暢通,無阻礙物和無不符合消防規定的門等設施每半年至少一次消防知識的普及和宣傳火警發生通報后緊急救援隊成員應攜帶相應消防器具應在2分鐘內趕到現場,各崗位能熟練地按照規定的滅火流程投入滅火工作設備房配置的消防設施功能完好,可隨時啟用備有消防斧頭、消防扳手、鐵撬、鐵錘等消防工具,以及警戒帶、醫療箱及常用醫藥、防煙防毒工具等對燃油(氣)罐儲備時,進行隔離管理,區域內嚴禁煙火,附近配置足夠滅火器材有公司內部、外部的緊急聯系方式開消防結合器的扳手要在附近存放,開啟地下消火栓的鑰匙和大閘應放在固定位置緊急廣播系統應處于完好狀態,隨時可用監控服務:監視攝像機設置位置、攝影范圍合理、畫面清晰。
重要場所、停車場和出入口應設有錄像,并作好硬盤刻錄機留存備查(至少半月),制定監控資料查閱管理制度遇突發事件應及時調整攝像鏡頭進行錄像,并保存錄像備查監控中心應按消防管理標準配置消防設施及干濕溫度計,同時監控中心應設有防鼠板、鼠蟲藥盒、消防應急包及降溫措施或設備,監控中心管理制度上墻監控中心應控制無關人員進出,來訪人員需主管陪同或同意后才能進入監控中心,并進行登記如采取停車場智能管理而無人執守的出入口,監視攝像應能清晰錄制駕車人體貌特征消防中心和監控中心實行24小時不間斷值勤,對信號隨時作出反應,并做必要記錄紅外報警系統等護衛防范系統確保能全天侯布防的需要,信號接受和反應靈敏,并定期檢驗建筑區劃周界基礎設施完好,無人員潛入隱患紅外、監控、燈光聯動使用系統周邊植物要及時清理發現紅外報警,應在3分鐘內趕到現場紅外系統有損壞時,須立即采取有效人防措施,并及時維修,恢復正常監控系統交班時要每日檢查一次公共區域的鑰匙需在監控中心統一備份、保管,明確公共區域鑰匙名稱,并有鑰匙管理制度內務管理:床架擺放必須整齊,做到床架之間橫平豎直同一直線,床板、床單、涼席、被子應擺平放好成同一直線,并做到干凈整潔,棱角分明。
帽子放置于被子之上,帽子前沿與被子前端取齊并居中有條件應在園區內設置員工宿舍,用于備勤床下擺放的鞋,鞋尖須朝外,并保持干凈整齊成一直線,床鋪下不能有任何雜物牙刷、毛巾,臉盆、水桶等日常用具統一配置,擺放并保持整齊干凈衣服及其他生活用品必須存入指定的地方或柜內,不能亂擺放,任何時候床頭不準晾掛衣物任何時候休息間、起居室和衛生間,包括存放其間的任何物品都必須保持整潔、無塵污及痰、便跡,煙缸、紙簍應及時清倒,不準在宿舍內就餐或把容易變質食物留在宿舍內不得在宿舍內接待客人,不得高聲喧嘩和做其它影響他人休息的事情或不正當的娛樂、賭博每周至少安排一次內部溝通,并保存記錄每個項目須保證足夠處理突發事件的力量,原則上秩序維護員外出人數不超過不當班秩序維護員總人數的50%(不含50%),特殊時期外出人數不超過不當班秩序維護隊員總人數的20%,留守秩序維護隊員外出需向班長請假,返回后進行銷假秩序維護員宿舍應配備有效的緊急召集設施,如對講機、電話、警鈴等有衛生、值日安排裝修管理:裝修審批手續齊全,裝修備案登記表貼于門外裝修施工人員有統一識別標志裝修現場 通向公共通道內的門窗,禁止灰塵影響其他業主。
陽臺禁止堆放裝修物品和其他易燃易爆物品。
裝修現場禁用明火,禁止亂拉電線,禁止使用大功率電器,特種作業需取得相關資質證裝修現場配備一定的消防器材,滅火器壓力表顯示正常,原則上每50平方米至少配備1臺2公斤滅火器,不足50平方米的,按50平方米計算。
動用明火時需辦理動火許可證裝修期無破壞周邊環境現象,規定裝修垃圾在指定時間,搬運到指定地點對違規裝修現象(裝修時間、裝修噪音、裝修垃圾排放)有制止、書面整改告知,有過程存檔。
對影響外觀整體形象等裝修行為做出統一要求每天到達裝修停止時間時,需對裝修現場清場工作裝修房屋內不得留宿、動火交通管理:秩序維護員應熟練掌握交通指揮的動作、手勢,用標準的動作、手勢指揮車輛無牌機動車輛(新車除外)及攜帶危險品車輛嚴禁進入管理服務區域內停車場應有清晰、有效、規范的護衛、交通標識,在入口顯眼處公示《停車場管理規定》項目內嚴禁機動車鳴笛,有明顯的限速標志。
禁止通車的道路應有禁行標志或措施所有機動車(不含摩托車)實行一車一卡的封閉管理,對紙制憑據和電子憑據的至少保持1個月的追溯根據機動車出入口設有減速裝置和防強闖設施,并能有效發揮功能機動車停車場地應有標識明顯的車位線,車位、交通線路、出入口規劃合理機動車停放整齊有序,指揮車輛動作標準規范,每月占用他人車位的比例控制在兩起以下在機動車場值勤的人員應著反光衣車場進出崗秩序維護員在車輛進出時,雙手接遞業主客戶停車卡非機動車管理有序,停放整齊,存取方便,無亂停、亂放、疊放現象,原則上非設計為停車地方的架空層嚴禁停放任何非機動車輛惡性交通事故發生數為0,車輛遺失率為0制止車輛亂停放,車卡不相符時出入需登記車場現金應和票據相吻合,每日移交清楚臨時停車:采用硬件設施規避違規停車,訪客設置臨停區
第7篇 某物業管理公司人力資源管理制度--員工離職
物業管理公司人力資源管理制度--員工離職
一、員工離職:
1、員工離職須按照《員工離職會簽單》要求,到各有關部門辦理離職手續,并經有關部門主管簽字確認后交回人力資源部。
2、員工辦理離職手續時,交還所配發的公物、工具、工作服等勞保用品和胸卡、工牌等有關證件。
3、員工離職必須交接清楚。管理層員工離職時應填寫交接清單,注明移交材料、設備、工具,各項工作進展情況,并經部門領導確認簽字,方可辦理結算。
二.工服費用:
員工離職結算時應扣除工服制作費用:
1、員工辭職:離職日期距領用工服日期不足六個月的,結算時扣除工服制作費用的50%,離職日期距領用工服日期超過六個月的,結算時不再扣除工服制作費用。
2、公司辭退:被辭退員工結算時扣除工服制作費用的比例,按照上述規定酌減。
三、費用結算:員工辦妥離職手續,人力資源部給予費用結算:
1、支付員工在公司工作期間的應得薪金;
2、計發至離職日止應享受的有薪假期補償;
3、代扣稅金及有關費用;
4、經濟補償金按公司制度及國家有關政策、法規執行。
第8篇 某物業公司采購管理制度
1.0 總則
1.1目的
為了規范公司采購行為,兼顧效率及成本,在保證公司日常運營所需物資按時、按質、按量交付使用的前提下,降低風險,減少交易成本,保持并保證對供應商的談判能力,以獲得較優性價比的采購物資,特制定本制度。
1.2 適用范圍
本制度適用于**物業管理有限公司經營活動所需的所有物資的采購管理。
2.0 采購職能部門劃分
2.1物資使用部門:負責《申購單》的申報及物資質量的把關。
2.2采購部門:負責物資具體的采購以及采購資料的管理。
2.3倉庫管理部門:負責采購物資的數量、外觀質量的驗收。
2.4財務部門:負責采購貨款的支付結算。
2.5總經理:負責權限內的采購、貨款的審批和超出權限范圍的審核,以及采購的監督。
2.6集團采購部:對采購的監督和檢查。
3.0 采購管理
3.1采購物資分類
3.1.1a類物資:辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的it設備、備件、網絡設備及備件、開發工具、軟件產品、::計算機外設與耗材及其維護服務;公司用車輛、家具、辦公設備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產品、禮品、財產保險、場地修飾、設施維護以及其它行政類物資及服務。
3.1.2b類物資:工程水電類物資。為滿足各小區物業維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。
3.1.3c類物資:清潔綠化類。包括小區清潔所需常用設備、工具、消耗品;小區綠化所需的設備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。
3.1.4d類物資:勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。
3.1.5e類物資:固定資產類物資。會同集團采購部統一采購。
凡本制度定義范疇內的采購物資類型,均按照本制度執行。未包括物資管理應參照本制度逐步統一集中管理。
3.2購方式
3.2.1計劃采購:各部門根據正常經營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃,并填寫《申購單》報主管經理、管理處經理審核后,報總經理審批,如超出審批權限,上報集團審批。
3.2.2緊急采購:采購人員得到總經理口頭允許,可以先行采購,而后補辦《申購單》手續。
3.3采購流程
申請人填寫《申購單》--主管審核--區域經理審核--總經理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務等相關手續并登記管理。
3.4采購審批權限
3.4.1為提高工作效率,采購在2000元以下的,由總經理審批權后,可進行采購;
3.4.2采購在2000以上的由總經理審批后,報集團總經理或總經理授權人審批,方可進行采購。
3.5采購價格管理
3.5.1采用貨比三家的方法:由采購人員與使用人員對市場價格進行調查,向幾家供應商發放詢價表,進行比價、議價到最后定價,并做好詢價、定價表的管理。
3.5.2由集團采購部提供價格參考表,再進行市場詢價、定價。
3.6采購實施
3.6.1采購人員根據審批的《申購單》,依據實際情況,進行詢價、定價后,確定供應商,進行采購。
3.6.2大宗用品或長期需用物資,與有關廠家、供應商簽訂長期供貨協議,以保證質量以及合理的價格供應。
3.6.3與集團采購部保持信息共享,做好物資采購保障工作。
3.6.4原則上采購人員應尋找至少三家以上的供應商,進行各方面的比較后再確定最終供應商。
3.7采購貨款的支付與報銷
3.7.1采購人員報銷時,必須具備正式發票、手續齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。
3.7.2由經辦人在發票上簽字確認、主管經理審核、財務經理審核、總經理審批后,由財務部負責支付結算工作。
3.8采購協議和合同以及各種采購資料的管理
3.8.1長期供應商。要求其提供營業執照復印件,都要與公司簽訂供貨協議(合同),以確保其供應物資的質量、規格以及價格的合理性。
3.8.2臨時供應商。要求與其達成口頭協議,保證物資質量、規格以及價格的合理性。
3.8.3表格管理。規范各種表格,做好各種表格的管理
4.0 供應商管理
4.1建立供應商檔案。做好原始詢價表的管理,以及對供應商定期評價,包括產品質量、價格、送貨時間觀念等各項評價。
4.2不達標的供應商。及時調整,減少對公司的損失。
5.0 采購的監督和檢查
5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》,每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。
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6.0 采購人員職業規范
6.1本規范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統稱為采購人員)。
6.2采購人員應以公司利益為己任,不允許向供應商索要禮品或接受禮品,以及私自收受其它個人利益,一經發現,公司::將根據有關規定處理直至予以辭退。
6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下,經主管經理認可后,方可接受供應商的宴請;在采購談判過程中,無論任何原因,都不允許接受供應商的邀請。
6.4采購人員只有在有利于商業合作及協調工作的前提下,方可接受供應商的邀請,前往參觀公司、觀摩產品展示公開商務活動。
6.5采購人員代表公司形象,對于供應商方面的工作人員,應當做到有禮有節,公平對待,不允許傲慢的舉止和不公平的態度。
6.6采購人員在與供應商的談判過程中,應嚴格遵守保密制度,杜絕任意或無意的泄密行為。
6.7對違反本制度的行為,公司有權進行處理,包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘,情節嚴重的移交司法機構處理。
7.0 附則
7.1本制度由公司辦公室負責解釋;
第9篇 某物業管理公司員工保密制度
物業管理公司員工保密制度
第一條為切實維護物業管理有限公司的商業利益,強化廣大員工的保密意識,避免因故意或無意泄密給公司正常經營活動所造成的負面影響,特制訂本制度。
第二條保密工作由行政與人力資源部負責日常工作。
第三條公司各職能部門和所屬公司的主管領導負責本單位的保密工作。
第四條企業秘密的范圍和保密措施:
(一)范圍:凡影響公司商業利益和長遠發展,不宜對外宣揚的事項、信息,均屬商業秘密。
1、公司未公開的重要經營活動策劃方案;
2、公司財務資料;
3、大宗采購的有關事宜;
4、項目招投標的;
5、公司內部掌握的合同、協議、意向書、可行性報告及重要會議記錄;
6、不宜對外的員工分配方案;
7、生產流程、獨創技術;
8、公司內部會議與會人員的觀點、意見及決策過程;
9、其它根據經營需要確定的保密事項。
(二)企業秘密密級的劃分及確定
公司秘密依據泄露后給公司利益帶來的損失程度分為:'a密級'、'b密級'、'c密級'三級。
1、a密級是公司最重要的秘密,泄露后會使公司的權利和利益遭受特別嚴重的損失;
2、b密級是公司重要的秘密,泄露后會使公司權利和利益受到嚴重損害。
3、c密級是公司一般的秘密,泄露后會使公司權利和利益受到損害。
企業秘密密級確定由該項工作的主管單位負責。
(三)保密措施
1、密件應明確標明'單位名稱+密級',保密期限一般為一年,如需延長要加以說明;
2、公司各級組織及員工都有保守企業秘密的義務;
3、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由相應行政辦公部門專職人員執行,并采用相應的保密措施;
4、對于涉及公司秘密的文件、資料和其它物品,非經主管領導或擬制單位批準,不得擅自復制和摘抄;收發、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措施;在設備完善的保險裝置中保存;
5、流轉過程中的文件需要加強控制,有關人員簽署意見的文件面單,不得讓與流轉環節無關人員接觸,領導簽署意見的面單不得復印(本人、上級要求除外),對外聯系工作要通過正式文件、函件,不得展示文件流轉面單;
6、在對外交往與合作中需要提供秘密事項的,應當事先經主管領導批準;
7、不準在私人交往和公共場所談論公司企業秘密,不準在未采取保密措施的通訊中泄露和傳遞企業秘密;
8、涉及公司秘密的文件、資料和其它物品使用完畢后,或交檔室存檔,或進行銷毀;
9、公司員工發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告主管領導的有關部門,該領導和有關部門應立即做出處理。
第五條關于文件的傳遞
(一)文件傳遞人
1、公司各類文件的傳遞人,必須是本公司員工,不得將文件交給外單位人員傳遞。
2、公司的文件傳遞人主要包括公司辦文員、各部門辦文員和經手人。
(二)上行文和下行文的傳遞
1、上行文和下行文均分為兩類,公司內上行文、下行文和公司外上行文、下行文。
2、上行文的傳遞:公司內上行文即按照公司辦文規定提請上級批示的有關文件應區分類別,由公司的文件傳遞人傳遞;公司外上行文即上報政府主管部門和上級公司的文件,原則上只能由公司辦文員傳遞,特殊情況下,可由公司經手人傳遞。
3、下行文的傳遞:公司內下行文即公司經理所做的批示、公司下發的文件由公司的文件傳遞人傳遞;經由辦公自動化系統下發的文件只能由公司辦文員和文件打印管理員操作發布;公司外下行文即政府主管部門和上級公司的批示、文件,只能由公司辦文員傳遞。
4、在傳遞文件時,傳遞人應做好登記交接。
第六條關于文件信息的披露
1、文件傳遞人和文件簽閱人,不得向無關人員特別是公司外人員披露文件的任何內容。
2、在接受問詢、需要披露文件內容時,文件傳遞人、文件簽閱人和經手人只能將公司或部門的決定結果答復有知情權的問詢人,任何人不得將無關的內容(包括作決定的過程、參與決策的各級人員的相同或不同意見等)在回復時透露給問詢人。絕對禁止未經授權或批準將除結果之外的任何文件給問詢人或不相關的人員。
3、在答復問詢人或請示人時,可以口頭答復,也可以書面回復;書面回復時,須報有權審批人審批,并加蓋公司或部門業務聯系章。
第七條各單位要嚴格執行保密紀律,指定專人負責保密工作,并定期檢查,堵塞失密漏洞。一旦發現失密應立即制止,采取補救措施,并及時上報公司對于造成失密的單位和個人根據情節依紀嚴肅處理。
第八條各單位要通過多種手段,經常性地開展保密紀律教育,特別要利用正、反兩個方面的事例加強保密紀律教育。
第九條對嚴格遵守保密規定,在防范失竊密中做出突出成績者,應給予獎勵。獎勵由行政與人力資源部提出,總經理辦公會議決定。
第十條本規定由公司行政與人力資源部負責解釋。
第十一條本規定自發布之日起施行。
第10篇 物業管理公司保密制度8
物業管理公司保密制度(八)
第一條 為了維護中心利益,特制訂本規定,全體員工必須嚴格遵守。
第二條 秘密分為三等級:絕密、機密、密。
第三條 嚴守秘密,不得以任何方式向公司內外無關人員散布、泄漏公司機密或涉及公司機密。
第四條 不得向其他公司員工窺探、過問非本人工作職責內的公司機密。
第五條 嚴格遵守文件登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設施的文件柜內,計算機中的秘密文件必須設置口令,并將口令報告公司經理。不準帶機密文件到與工作無關的場所。不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密文件。
第六條 嚴格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案,須經經理批準。并按規定辦理借用登記手續。
第七條 秘密文件、資料不準私自翻印、復印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復制時,應按有關規定經辦公室批準后辦理。復制件應按照文件、資料的密級規定管理。不得在公開發表的文章中引用秘密文件和資料。
第八條 會議工作人員不得隨意傳播會議內容,特別是涉及人事、機構以及有爭議的問題。會議記錄要集中管理,未經辦公室批準不得外借。
第九條 調職、離職時,必須將自己經管的秘密文件或其他東西,交至辦公室,切不可隨意移交給其他人員。
第十條 公司員工離開辦公室時,必須將文件放入抽屜和文件柜中。
第十一條 發現失密、泄密現象 ,要及時報告,認真處理。對失密、泄密者,給予 50-100元扣薪;視情節輕重,給予一定行政處分;造成公司嚴重損失的,送有部門處理。
第11篇 物業公司收發文及檔案管理行政工作制度
物業公司行政工作制度:收發文及檔案管理
3收發文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉交收件人/跟進人處理。無總經理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。
3.3發件
3.3.1起草:由需要發件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網登記索取編號。管理處內部發文由管理處行政人員負責統一編號及填寫《發文登記表》。
3.3.3打印:由發文部門/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發件人、管理處主任及物管公司總經理的簽名;以管理處名義發出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規定執行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發出:由發件部門/管理處負責,并作出發文、簽收登記。
3.3.7內部傳閱
收件人依據傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據各自的具體情況制定,做到科學、系統、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據文件的內容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續,包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規則,將文件進行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規定可按暨定的權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
第12篇 某物業公司財務管理制度怎么寫
f物業公司財務管理制度
第一條 為了加強公司財務管理,規范公司財務行為,合理控制成本費用支出,根據《企業財務通則》規定,結合公司經營性質,特制定本財務管理規定。
第記賬,做到會計賬、出納賬、銀行賬三賬余額三符。
(2) 出納員每月初要及時從銀行取回存款對賬單,逐筆勾對。對未達賬或銀企余額不符的,要查明原因,編制銀行調節明細表進行調節。調節表一聯留存一聯返饋銀行。
第八條 往來賬的管理
(1) 項目部要對本部正在執行的往來單位合同進行清理,對過期或收費金額、收費方式發生變化的合同原則上應重新簽訂,并提供給財務部新的收費合同及清單。如不能重新簽訂的合同,應在清單中注明雙方認可的收費金額和收費方式,便于財務部門敦促催收。
(2) 應收款的增加和確定必須要素取價款的憑據,如:合同、收據、發票、借款條,禁止憑空掛賬和銷賬。
⑶ 根據合同預付款時,需提供合同、協議書等有關資料和付款申請,經辦人簽名、部門負責人簽字、總經理批準后財務方可付款。
(4) 應付企業的賬款和代收的應付的款項支付時應由經辦人提出付款申請,總經理簽字,財務方可支付。
(5) 財務部門應建立往來單位客戶檔案信息,應收款和應付分別設置明細賬核算,定期對賬。
第九條 本制度適用公司全體員工。f
