第1篇 a物業管理公司日常檔案資料管理制度
物業管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負責管理處所有文件(通知、命令、公函、總結報告、通報、會議紀要)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標明。
6要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經領導批準可做銷毀處理。
第2篇 物業公司檔案保密制度怎么寫
2:檔案保密制度為了做好檔案保密工作,根據工業區、地產控股有關規定,結合自身實際,特制定本制度。
一、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴格遵守《地產控股有限公司檔案保密制度》等規定,嚴守檔案秘密。
二、本公司的檔案保密工作由公司分管行政副總、綜合管理部具體負責,保密的文件要在其左上角加蓋密級章。
三、嚴格控制秘密檔案的利用范圍和查閱手續,有密級的檔案無論以何種方式利用,均需公司分管行政副總批準,并只能在檔案室或秘書室內查閱,不得外借使用,未經許可不得擅自復印。
四、如因工作需要摘錄或復印密級檔案內容時,必須經公司分管行政副總批準,摘錄或復印的材料必須簽注'與原件核對無誤'的字樣,并加蓋公章。
由公司秘書進行使用登記,嚴加管理,限期使用,及時收回銷毀。
五、對外提供資料,公布數據,發表文章等不得系統引用公司尚未解密的檔案。
六、經鑒定確認已無保存價值的檔案,必須限期銷毀。
銷毀檔案時,必須詳細列明銷毀清單,經公司分管行政領導審核后,由公司行政經理主持銷毀,防止泄密。
七、公司設專用檔案室保存檔案,非檔案管理人員不得隨便進入。
八、凡違反以上規定造成泄密者,視情節輕重,追究責任。
第3篇 物業管理公司檔案資料管理制度怎么寫
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業化管理。
二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規定及時、正確地辦理各種資料的動態注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產資料,按規定憑介紹信查閱。
五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據不同情況采取口頭或書面方式給予回復。
第4篇 美術館物業管理制度檔案建立管理
美術館物業管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄,計算機系統對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據美術館的具體情況,管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現有物業狀況和業主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎,以方便接管后日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統;做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術館管理的無盲點網絡。
區內各項管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執照
d、拆遷安置資料
2)技術資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d.地質勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n/新材料、構配件的鑒定合格證書
o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關資料
s.其他技術資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區基本資料
b.住宅區分區資料
c.商業網點資料
d.娛樂設施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準**.00.01
2職業安全健康職責**.00.02
3物料管理辦法**.00.03
4停電停水應急預案**.00.04
5水浸應急預案**.00.05
6治安應急預案**.00.06
7文件質量記錄管理辦法**.00.07
8犬類管理辦法**.00.08
9保安崗位架構圖**.01.01
10保安運作規程**.01.02
11人員出入管理辦法**.01.03
12監控中心管理辦法**.01.04
13車輛管理辦法**.01.05
14保安崗位操作規程**.01.06
15安保崗位標準**.01.07
16燃放煙花爆竹管理規定**.01.08
17保潔崗位監管規程**.02.01
18綠化(地)養護監管規程**.03.01
19消防安全管理辦法**.04.01
20火警應急預案**.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法**.04.03
22消防設備(設施)操作規程**.04.04
23消防管理制度**.04.05
24消防設備(設施)維修保養規程**.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規定**.04.07
26弱電設備(設施)操作規程**.04.08
27弱電設備(設施)維修保養規程**.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度**.04.10
29電梯設備監管辦法**.05.01
30電梯故障緊急預案**.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度**.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規程**.06.02
33供配電設備(設施)操作規程**.06.03
34供配電設備(設施)維修保養規程**.06.04
35電工安全操作守則**.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度**.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規程**.07.02
38給排水設備(設施)操作規程**.07.03
39給排水設備(設施)維修保養規程**.07.04
40管道維修工作規程**.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度**.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規程**.09.02
43房屋設備(設施)操作規程**.09.03
44房屋設備(設施)維修保養規程**.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求**.09.05
46設備完好率標準**.09.06
47房屋、設施維修保養規程**.09.07
48服務供方質量監管規程**.10.01
49雨
天防滑管理辦法**.10.02
50業戶管理辦法**.11.01
第5篇 某物業檔案管理制度
f物業檔案管理制度
一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類,整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設專柜存放保管,分類編號、編注目錄,以便查閱。
三、經領導批示傳閱的文件,須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件,須經領導批準。若需抄摘或復印,應事先請示,未經批準不提抄摘或復印。
五、業主檔案資料設專柜存放、保管,未經業主許可或公司領導批準(除本公司有關工作人員外)不得查閱或泄露業主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數,做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作,發現異常或丟失,及時向領導匯報,查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理,銷毀檔案資料要經過認真鑒定,列出清單,送領導審批后指派專人監銷,防止泄密。
第6篇 某某行政中心物業管理規章制度和檔案建立管理規范
某行政中心物業管理處管理規章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規范、嚴謹。
以公司企業文化理念及iso9000質量規律體系為指導,導入iso14000環境管理體系思想。以國家相關法律法規和業主需求為基礎,建立科學、規范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學化、規范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業正常有序運作的必要條件;科學化、規范化的檔案管理能為企業的高效運作和快速發展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學化、規范化的檔案管理是提供專業化物業管理服務的重要基礎,能有效的為物業及公用設施的使用、維修以及各項物業管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規范和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規范管理與專業服務相結合的路線。常言道:'沒有規矩,不成方圓',必要的規章制度是作好物業管理服務的保證,要使該物管區域的管理與服務走上正軌,實現標準化、規范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營范圍和業主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業服務的方方面面,與傳統的管理方式相比,其更顯科學、規范。二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規,所有管理制度的建立,均以法律法規及物業管理委托合同為基礎,物業管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規范化,以保證如實履行物業管理委托合同規定的義務。
2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時,以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業管理的具體特點和要求,并導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系,對整個規章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發員工工作熱情。
5、注重物業管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環節,用制度使其環環相扣,做到有序規范的運作,協調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見物業管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行,需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的,對相關記錄進行規范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業管理檔案的分類
1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、**區行政中心是某某區政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
第7篇 中海物業公司檔案管理制度
zh物業公司檔案管理制度
為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時應做到以下幾點:
a.辦理登記手續,定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。
第8篇 物業住宅小區檔案管理制度
物業項目(住宅小區)檔案管理制度
1整體檔案管理
檔案資料的建立應與今后的創優結合起來,按照《全國優秀示范小區評分標準》的分類標準建立檔案資料。
第一節基礎管理資料
1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用
1)工程規劃許可證
2)施工許可證
3)工程總平面圖
4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證
5)國有土地使用證
2.辦理接管驗收手續
1)委托物業管理合同
2)工程建設施工建檔移交清單
⑴幢建施、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網竣工圖,分項、分部質檢平定資料(復印件);
3)商品房質量保證書
4)房屋移交驗收資料
5)設施設備移交清單及檔案資料
3.由一家物業管理企業實施統一專業化管理
1)物業管理有限公司企業法人營業執照(正副本)
2)物業管理有限公司組織機構代碼證(正副本)
3)物管企業資質證書
4)物業管理有限公司稅務登記證(正副本)
5)上級批文(文件)
4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業管理企業簽定物業管理合同,雙方的責、權、利分明
1)物業委托管理合同
2)前期物業管理方案
3)物業移交及實施意見
5.購房人與物業管理企業簽定物業管理合同,雙方責、權、利明確總戶數戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業管理服務合同為份。(文件柜放置于)
6. 建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關規定
1)物業管理有限公司代管維修資金的財務管理制度
a)代管維修資金的使用范圍
b)代管維修資金的來源和籌集方法
c)代管維修資金的管理與使用辦法
d)代管維修資金的移交
7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業主公約等各項公眾制度完善
1)房屋使用說明書
2)公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶門衛管理制度
⑷機動車停車場管理制度
⑸非機動車管理制度
⑹裝修管理規定
3)政府有關文件
8.業主委員會按規定程序成立,并按規章制度履行職責
1)業主委員會籌備工作資料
⑴關于組建業主委員會實施方案
⑵業主委員會資料(詳見業主意見調查表)
⑶業主委員會章程
9.物業管理企業制定創優規劃和共體實施方案,并經業主委員會同意
1)創優規劃
2)創優實施方案(附物業管理質量目標書)
3)物業管理優秀住宅小區達標申報資料資料
10.小區物業管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。
1)員工手冊
2)文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范
3)部門職責
⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)
⑵員工手冊
⑶管理中心職責
⑷財務部職責
⑸護衛部內務條令、崗位職責
4)部門工作程序、操作程序
⑴財務部管理制度
⑵客戶服務中心工作程序
⑶工程部設備運行維修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各種應急處理方案
a、火警、火災應急方案
b、停電應急方案
c、護衛部突發事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度
⑴值班制度
⑵回訪制度
⑶檔案管理制度
⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評細則
⑴管理人員考核細則
⑵財務管理人員考核細則
⑶維修人員考核細則
⑷清潔、綠化人員考核細則
⑸護衛員考核細則
⑹護衛部崗位目標管理考核辦法
7)護衛部培訓日程、訓練記錄
8)護衛知識考試資料
9)管理中心原始記錄資料
⑴門崗值班記錄
⑵監控中心值班記錄
⑶緊急情況記錄
⑷停車場車輛進出原始記錄
⑸房屋裝修管理記錄
⑹裝飾裝修申請書、責任書
⑺值班記錄
⑻回訪記錄
⑼維修派工單
⑽住戶檔案
⑾維修員值班記錄
⑿設施設備巡查保養等記錄
11.物業企業管理人員和專業技術人員持證上崗,員工統一著工裝、佩帶明顯標志,工作規范,作風嚴謹。
1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件
2)管理中心專業技術人員資格證、操作證
3)護衛員上崗證
4)員工勞動合同
12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段,提高管理效率。
1)小區住戶基本資料(備份文件夾類)
2)小區物業基本資料
3)辦公文案
4)各類管理制度、文件夾
⑴護衛類
⑵財務類
⑶管理類
⑷保潔類
⑸經營類
⑹人事類
⑺業主委員會
⑻運行維修表
5)住戶費用繳費統計資料
13.物業管理企業在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執行有關規定,至少半年公開一次物業服務費用收支情況。
1)年月--財務收支報告
2)向住戶公布費用收支情況,資料
照片
3)物業管理費用標準批復
4)繳費通知單存根
14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。
1)總平面圖
2)共用設施設備及配電系統
3)可視對講、監控系統
4)消防系統
5)背景音樂系統
6)光纖電視系統
7)辦公用設備
8)各種警示牌、標識卡
15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。
1)住戶檔案
2)商業用房業主檔案(含用戶)
16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業主及使用人對物業管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度
2)回訪制度
3)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設備巡查記錄
6)護衛門崗值班記錄
7)主動征求業主對物業管理服務的意見和建議
17.定期向住戶發放物業管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。
1)《客戶意見征詢表》
18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見工作守則)
2)設備運行維修工作程序(見工作守則)
第9篇 物業管理公司檔案管理制度
物業管理公司檔案管理制度范本
一、物業管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務
4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三.物業管理公司檔案資料:
1、物業管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);
2、物業管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;
3、業戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;
2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;
3)物業管理公司各項管理分包合約;
5、物業管理公司設備維修保養類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;
6、物業管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業管理公司物業管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業管理公司管理費收繳情況
3)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處運作報告;
物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委 員會的會議)
*物業管理公司物業管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設備管理計劃與報告
*物業管理公司物業管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養工作情況記錄
第10篇 小區物業規章制度建立檔案管理
小區物業規章制度的建立與檔案管理
第一章擬建立的規章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括業主臨時公約、業主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環境衛生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據招標書要求提供的《業主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。
注:《**.鳳凰城業主臨時公約》建議稿附后。
二、擬建立的內部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。
三、擬建立的質量手冊及程序文件
包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業接管程序文件、服務設計開發程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。詳細內容此處略。
五、擬建立的質量記錄文件
因數量達幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業檔案建立的內容
檔案建立的內容包括:業主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯系電話:包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統計記錄等。
二、物業檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。
2、客戶權籍資料管理
從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。
3、客戶檔案的整理
各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
**.鳳凰城小區管理處的業務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
6、客戶檔案的管理
客戶檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
第11篇 某某廣場物業住戶檔案管理制度
某廣場物業住戶檔案管理制度
管理處的服務過程是小區管理的最基本的組成部分。負責公共區域各樓層的各項服務場地管理,也是面對住戶各類服務關系。管理處的工作又是銷 售工作的延續。其工作質量的優劣還會影響到日后住戶對管理處的形象。
1.管業部的主要住戶管理任務:
管業部的主要任務就是'服務'。只有健全住戶檔案及服務內容,才 可能滿足各住戶的需求。
2.管業部住戶管理的日常工作包括:
'及時上行下達住戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
'協調與住戶之間的關系,加強橫向溝通;
'做好與住戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
'接聽住戶投訴,解決住戶投訴;
'接聽住戶工程報修電話,及時聯系修復;
3.住戶檔案管理
住戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般
住戶檔案包括以下的資料:
1)收集住戶單位資料
2)住戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3)住戶裝修工程文件
4)住戶遷入時填具之資料
5)住戶資料補充
1.住戶聯絡資料
2.緊急事故聯絡人的資料
3.管理人員在日常職務常與住戶人事變遷資料
6)住戶與管理處往來文件
7)住戶違規事項與欠費記錄
8)住戶請修記錄
9)住戶投訴記錄
10) 住戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)
第12篇 物業管理處站檔案資料管理制度
項目物業管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業管理軟件和保證管理服務工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業管理工作的重要內容。因此,為規范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規定。
一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結、報告等)和資料(技術資料、公司資料、員工檔案、政府法規、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續。
四、任何人員借閱相關文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產權人及用戶的相關資料,對管理相關的人員可查閱,不得給其他無關人員。
七、經常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據上級檔案部門規定檔案保管期限,經相關領導批準后進行銷毀;對受損、變質檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
