某物業公司供方控制管理作業指導書

發布時間：2023-10-16 17:30:14 查看人數：90

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某物業公司供方控制管理作業指導書

物業公司供方控制管理作業指導書

1.0目的

通過對物業管理中各服務項目的供方進行有效控制,確保公司為顧客所提供的服務

符合法律法規和相關的要求,為顧客提供滿意的服務。

2.0適用范圍

適用于對本公司所有供方的控制。

3.0定義

供方:提供產品(包括服務、軟件、硬件、流程性材料)的組織或個人。

4.0職責

4.1總經理負責對供方評價、物資申購單和采購合同的審批。

4.2行政辦公室負責公司所需物資的供方及其職責權限內的服務供方的選擇、評價、環境/安全要求的控制工作,并負責公司所需物資的采購實施工作。

4.3各部門、管理處負責對其職責權限內的服務供方進行選擇、評價、環境/安全要求的控制,并對供方的服務質量進行監控。

5.0內容

5.1合格供方應具備的條件(不限于以下條件)

1)應具有合法經營資格;

2)有從事過類似工作的優良業績;

3)有良好的信譽;

4)有相應的工作條件和技術實力或專業資質證書;

5)價格合理;

6)提供的產品(包括服務)符合環境和職業健康安全相關的法律法規要求和本公司的要求。

5.2各類供方的評價與選擇

5.2.1服務供方

依照合格供方應具備的條件,相關部門自行組織對其職責權限內的服務供方進行評價,并填寫《供方評價記錄》,必要時附相關證實資料,報總經理審批。若該次服務不需簽定合同,相關部門可根據服務標準的要求來選擇供方,不需另填《供方評價記錄》,

5.2.2物資供方

依照合格供方應具備的條件,由行政辦公室組織對長期的物資供方進行評價,并填寫《供方評價記錄》,必要時附相關證實資料,報總經理審批。對于零星的單次小批量采購可由行政辦公室依據采購信息的要求并結合合格供方的要求進行采購,不需另填《供方評價記錄》。

5.2.3對于政府相關部門指定的單位可不進行供方評價。對于其它服務與物資的供方評價時還應盡可能從以下方面進行考慮來選擇供方:

(1)各類管理體系是否健全,安全措施是否落實;

(2)要求其承諾遵守相關的法律法規及本公司的hse方面的要求;

(3)要求其提供的產品或服務盡可能符合環保及其職業健康安全要求并執行之等。

5.2.4經總經理批準的合格供方,各部門負責將其職責范圍內的合格供方登記在《合格供方登記表》中。

5.3 合格供方資格的定期評價

5.3.1對已選定合格的供方,相關部門每年對長期供方其進行一次復評(如果是一次性或短期沒有一年的不需進行復評),并填寫《保留或取消合格供方報告》報總經理審批。評價除按前述第5.1條執行外,重點審查各供方在一年內提供的服務或物資的及時性、合格批次等綜合情況。如服務供方在一年內出現一次嚴重不合格或連續三次一般不合格或累計十次一般不合格服務,采購供方在一年內出現兩個批次不合格供貨,相關部門應填寫《保留或取消合格供方報告》,經總經理批準后,更新《合格供方登記表》。

5.4合格供方檔案管理

評價方應對其合格供方建立獨立檔案,檔案應包括下列材料(不限于):

1)合法經營資格證明材料(如危險廢物處理站相關許可證明);

2)專業服務資質證明;(如水池清洗、電梯維保、消防系統維修等)

3)合同;

4)《供方評價記錄》、《采購合同審批表》;

5)《保留或取消合格供方報告》等。

5.5采購的實施與對供方的控制

5.5.1 采購文件的審批

1)物資申購部門對擬采購物資,填寫《物資申購單》。必要時,對專業技術較強的物資采購,申購部門應編制《采購技術說明書》作為采購和驗收的依據附在《物資申購單》后,經部門經理確認,報財務部、分管領導、總經理審批后,行政辦公室實施采購。

2)對急需物資的申購,由使用部門填寫《物資申購單》,注明'急需'字樣,直接報總經理審批后,行政辦公室實施采購。

2)各類采購合同(包括服務分包合同),由相關部門組織與供方起草擬制,并填寫《采購合同審批表》經總經理審批后,授權人員與供方簽定生效,以確保規定的要求是適宜的。