物業合同協議管理程序文件
物業程序文件:合同(協議)管理程序
1.目的
規范和指引公司各部門、管理處對各種合同(協議)的訂立、變更、解除及保管,資金/采購的制定、審批流程。
2.范圍
適用于公司各部門、管理處。
3.定義
公司合同分為a、b、c兩類:
a類合同:是指為明確轄區物業管理責權力關系,與開發商、業主/業主委員會達成的書面約定。如業主公約、物業管理服務合同
b類合同:是指為獲取資源,與供方達成的業務書面約定及房產銷售租賃業務的書面約定。如清潔服務合同、工程合同、物品采購合同、銷售租賃合同。
c類合同:除a、b類以外的合同,包括公司、部門、管理處與內部班組簽訂的各種管理責任書、與政府相關部門,與職員簽訂的勞動用工合同等。
4.職責
部門/崗位工作職責
責任部門負責合同的草擬、初審及履行
品質管理部負責從品質保證進行審核
財務管理部負責對資金管理角度進行審核
辦公室負責從法律風險角度、后勤資源保障角度、人力資源管理角度進行評審及公司合同的保管
總經理、財務負責人、分管負責人、管理處經理負責權限范圍的合同審批
5.方法和過程控制
5.1 合同的訂立
5.1.1合同的訂立應遵循事先簽訂的原則,所有合同須按此程序規定通過評審、簽訂生效后方可履行。
5.1.2公司所有格式化合同須在發布生效前進行評審。評審時填寫相應的合同(協議)審批表,在公司內部網公布。
5.1.3 單項采購/服務費用在2000元以上(含2000元)需與供方簽訂合同。
5.1.4下列合同簽訂前不需評審:
a.各部門與內部班組簽訂的各種管理責任書。
b.勞動用工合同
c.與政府相關部門簽訂的格式化合同
d.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同。此類合同按相關租售業務管理規定訂立。
5.1.3 a類合同的訂立
5.1.3.1未成立業主委員會之前
5.1.3.1.1 《前期物業管理服務合同》和《業主公約》(臨時)在項目確定物業管理招投標之前,應充分與地產公司進行溝通,并收集相關資料,在確定完全領會開發商需求后,由公司法務人員草擬合同(參照國家、天津、集團示范文本)
5.1.3.1.2 在項目招投標后,在中標通知書發出后2工作日日內公司法務人員完成《前期物業管理服務合同》擬定。之后2工作日內組織召開物業公司合同評審會,根據會議討論意見或建議進行修改,報物業公司內部匯簽,一般情況下3工作日內完成匯簽工作。
5.1.3.1.3 物業公司內部匯簽后,1工作日內上報地產公司,一周內完成地產公司內部匯簽。如有修改意見,于2工作日內完成修改。
5.1.3.1.4 在完成物業公司、地產公司匯簽、修改后,立即上報集團物業管理部備案。
5.1.3.1.5《前期物業管理服務合同》和《業主公約》(臨時)整個擬定、審核、簽訂工作需約30個工作日。
5.1.3.2成立業主委員會之后
5.1.3.2.1《物業管理服務合同》在業主會成立后或原服務合同到期前,由該管理處指定人員,充分與業主委員會人員進行溝通,在完全領會業主需求后,擬定合同(參照國家、天津、集團示范文本)。
5.1.3.2.2合同上報審批流程參考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5
5.1.3.3 a類合同擬制、審核、批準權限
合同名稱擬制更改審核批準
《前期物業管理服務合同》法務人員法務人員辦公室主任/品質管理部經理/財務管理部經理 /分管負責人/財務負責人
地產總辦/銷售部/地產分管副總物業公司總經理
地產公司總經理
《業主公約》
(臨時)法務人員法務人員辦公室主任/品質管理部經理/分管負責人
地產總辦/銷售部/地產分管副總物業公司總經理
地產公司總經理
《物業管理服務合同》管理處指定人員/業主委員會管理處指定人員/業主委員會管理處經理/辦公室/品質管理部/財務管理部/分管領導/財務負責人
地產總辦物業公司總經理
地產分管副總
《業主公約》管理處指定人員/業主委員會管理處指定人員/業主委員會管理處經理/品質管理部/辦公室/分管領導物業公司總經理
5.1.4b類合同的訂立
5.1.4.1簽訂b類合同前,須對供方的主體資格、履約能力、資信、價格、風險控制及合同條款等進行評估,進行合同評審時,由經辦人所在部門、管理處填寫相應的合同(協議)審批表,后附合同草案,按審批權限報相關部門、領導審核/審批。
5.1.4.2審批權限如下:
權限
合同總金額主管經理相關職能部門分管領導財務負責人總經理
2000元以下申請審批////
2000-10000元申請審核審核審核審批/
10000元以上申請審核審核審核審核審批
備注1.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同不按照此原則審批
2.采購物品合同遵循以上審批原則,但應以公司公布的合格供應商為采購方,專業性極強物資(如電子電腦配件等)采購,應事先征得相關職能部門同意
3.資產類采購從于固定資產審批方式。
5.1.4.3審批對應明細:
合同類型職能部門審批過程審批期限審批表備注
工程合同品質管理部-辦公室相關職能部門審核不超過2個工作日/部門《工程合同(協議)審批及履行情況表》包括工程外包、設備維修保養、工程改造等合同
非標準管理合同服務類品質管理部-辦公室相關職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標準管理合同(協議)審批表》包括清潔合同(外包、清掏、拓荒 等)、綠化養護合同
物品采購類辦公室/品質管理部-辦公室相關職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標準管理合同(協議)審批表》資金、物品采購計劃外耗材采購、電子辦公設備、固定資產類采購由辦公室、財務管理部審核
物業管理專業設備、ci標識采購由品質
管理部、財務管理部審核
經營銷售合同銷售類合同按地產公司批準價以上出售,由經營管理部批準,并抄報分管負責人、總經理。租賃類合同由經營管理部審核,報分管負責人審批,抄送總經理。每口審核不超過2個工作日《經營銷售合同(協議)審批表》
5.1.4.3審批過程傳遞要求:
5.1.4.3.1管理處/部門經理在權限內決定操作的事項,要按業務類別抄送職能專業部門、財務管理部和承辦部門的分管負責人。
5.1.4.3.2需財務負責人審批的事項,應從發起開始,在主送下一審批環節的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員、財務管理部及總經理。
5.1.4.3.3需總經理審批的事項,應從發起開始,在主送下一審批環節的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員及財務管理部。同時抄送總經理秘書。
5.1.4.3.4對于緊急事件的處理:可采用先行告知、獲準后實施,后期按流程補報的方式。
5.1.4.3.5財務管理部對全程進行監控,對于超出月度計劃范圍的事項要及時提出反饋意見。
5.1.4.3.6對未按上述流程操作或未經審批先執行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。
5.1.4.4審批過程時間要求:
5.1.4.4.1正常業務的審批:各審批環節應在收到郵件的2個工作日內完成批復。有疑義的事項直接回復發起人,抄送要求按5.1.4.3內容執行。
5.1.4.4.2對于以下幾種情況時間另行約定:
5.1.4.4.3需要履行招投標程序的事項:在10個工作日內完成該環節的審批;需要市場調研、現場查勘核對及價格比對的事項:應在4個工作日內完成該環節的審批;需要報地產審批的事項:應在10個工作日內完成該流程的審批。
5.1.4.4.4對于未按上述要求執行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。
5.2 合同的履行
5.2.1合同訂立后,經辦部門負責對合同的履行進行跟蹤;財務管理部負責對合同的收、付款內容進行監督;其他相關部門給予必要協助。
5.2.2工程類合同在工程竣工后,必須實施驗收,申請部門填寫《工程驗收表》,工程完工后由施工單位向管理處報驗收申請,管理處先組織相關人員進行自驗,而后上報品質管理部,品質管理部在接到申請3工作日內,與施工單位、管理處完成驗收工作,驗收合格后方可報財務管理部付款。
5.2.3根據合同需要分批付款的如清潔、綠化、電梯維保等,由經辦人所在部門、管理處填寫《供方服務付款評估表》,按流程審批后,報財務管理部付款。
5.2.4當合同當事人發生或可能發生違約時,或者發生與合同有關的爭議時,經辦人員須及時向管理處/部門經理報告并知會公司相關部門。
5.2.5當合同須變更、中止、續簽時,責任部門應參照合同訂立程序報審,另行簽訂合同或補充合同,或按審批意見執行。
5.3 合同的管理
5.3.1各管理處應指定專人負責合同及合同相關資料的保管,并登記在《合同登記表》上;公司合同由辦公室負責保管。
5.3.2保密合同的合同經辦人員、合同管理人員及所有有條件知悉合同內容的人員須對合同的保密負責;保密合同的查閱、復印須經保管部門第一負責人批準,并予以記錄。相關部門因業務需要經辦公室主任同意后,可保存合同復印件;財務管理部保存非格式化經營類合同的復印件。
6.質量記錄表格
tjzzwy7.2.2-z01-f1《工程合同(協議)審批及履行情況表》
tjzzwy7.2.2-z01-f2《非標準管理合同(協議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f3《經營銷售合同(協議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f4《工程驗收表》
tjzzwy7.2.2-z01-f5《供方付款評估表》
