某物業管理處內部報事管理流程
物業管理處內部報事管理流程
1目的
規范住戶報事、報修及公司內部報事處理工作,保證報事處理工作得到有效
的處理。
2適用范圍
適用于金科物業管理有限公司各物業管理處業主家庭及各部門報事以及上門服務處理工作。
3職責
3.1管理處主任、物業助理監督各承接部門對報事處理工作的組織、實施。
3.2管理處前臺服務人員負責具體記錄報事內容,及時傳達至服務部門,并跟蹤、督促服務部門工作按時完成。
3.3報事承接部門負責報事內容的確認及承接組織、監督工作。
4程序要點
4.1住戶報事處理內容
4.1.1如為一般性的報事、報修或特約服務:
4.1.1.1前臺服務人員準確記錄報事內容,并及時輸入電腦,通過電腦開據《報事處理單》,一式二聯,落實處理部門或處理人:
a)較急報事,應在接到報事5分鐘內將《報事處理單》二聯一起交給工程維修人員進行安排處理,并要求服務人員處理結束后交被服務對象簽字認可。
b)一般報事,在接到報事15分鐘內把《報事處理單》二聯一起交給處理部門負責人安排處理,并要求服務人員處理結束后交被服務對象簽字認可。
4.1.1.2如住戶報事內容屬特約服務項目,管理處前臺應先將費用明細填入《報事處理單》中,住戶繳費后,服務人員上門服務,報事單處理同4.1.1.1。
4.1.1.3報事處理后,服務人員將《報事處理單》第一聯返回管理處前臺,前臺服務人員按編號歸存,并在月末匯總后交相關管理人員存檔,《報事處理單》第二聯交處理部門主管,由各部門主管統計后歸存,并作為操作層員工的考評依據。
4.1.1.4對工程維修人員不能在15分鐘內上門服務,及時告之前臺,由前臺工作人員委派其他人員或協助聯系業主預約好上門服務時間,并通知持《報事處理單》的上門服務人員。
4.1.1.5對于當天無法處理的報事,管理處前臺服務人員根據未返回的《報事處理單》對報事實施的工作及時跟進處理過程,及時回復客戶處理辦法和處理時間,并作相應記錄。
4.1.1.6管理處前臺服務人員采用上門、電話等方式進行回訪,回訪主要針對較重點報事,了解客戶對報事處理結果的滿意情況,回訪率達100%,并將回訪內容分別記錄于《報事處理單》和輸入電腦。若業主對處理結果不滿意,工作人員應再次填寫報事處理單,并分發到責任部門繼續處理,直至滿意。
4.1.2如是業主房屋保修期內質量問題報事:
a)管理處前臺服務人員準確記錄報事內容,并及時輸入電腦,通過電腦開據《報事處理單》,一式二聯,把《報事單處理單》二聯一起交給管理處工程助理派維修人員到現場查看,查看原因確認房屋質量后,由維修人員將業主簽字確認的《報事處理單》按要求分別返回管理處前臺和管理處工程維修部。
b)管理處前臺服務人員根據返回的《報事處理單》內容準確填寫《房屋整改記錄表》,一式兩聯,然后將整改內容填寫于《房屋整改記錄匯總表》中。
c)管理處前臺服務人員將《房屋整改記錄表》第一聯交給建筑公司工程部負責人,并要求負責人在《房屋整改記錄匯總表》中簽字確認,將《房屋整改記錄表》
d)第二聯交給管理處工程維修部主管,由其安排人員記錄維修過程并督促其整改進度。管理處前臺服務人員不定期地對整改項目進行監管,協調相關單位和部門,隨時作好業主回訪工作,并將回訪結果記錄于《房屋整改記錄匯總表》中。
e)建筑公司整改結束后,將《房屋整改記錄表》第一聯簽上整改人員名字返回管理處前臺,由管理處前臺通知管理處工程助理安排維修人員檢查后,由業主簽字認可,將二聯一并交于管理處前臺。
f)管理處前臺服務人員根據整改后的內容及時回訪業主并在《房屋整改匯總表》上注明,然后存放于業主檔案袋。
4.2公共設備、設施及內部報事、報修處理:流程與住戶報事、報修相同。
4.3報事的受理率要達到100%,處理率要達到98%,回訪率要達到100%。
4.4報事處理流程(附后)
4.5管理處前臺服務人員每周對各類報事情況進行匯總、分析,并于次周一上交公司信息中心客戶部。管理處物業助理每月對各類報事情況進行匯總、分析,提出糾正措施和合理化改進建議,于當月30日前上交公司信息中心客戶部。
4.6資料保存:《報事處理單》第一聯由管理處保存,保存期兩年;第二聯服務人員交給被服務對象保存;第三聯由各承接部門保存,保存期兩年。《房屋整改匯總表》由管理處保存,保存期為兩年,《房屋整改記錄表》由管理處放入業主檔案袋中保存。
4.7本規程作為相關人員績效考評的依據之一。
5記錄
jk-qp6.3.c-f6《報事處理單》
qpi-gl-c-f001《房屋工程整改記錄表》
qpi-gl-c-f023《房屋工程整改匯總表》
qpi-gl-c-f028《周報事統計表》
qpi-gl-c-f029《月報事統計表》
