第1篇 檔案管理實施細則范本
檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業管理網就為大家整理了檔案管理實施細則,大家可以閱讀下文。
第一章總則
為規范公司內部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細則。
第二章公司管理檔案的范圍及管理權限劃分
第一條公司級檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負責一切借閱、復制、傳遞相關事宜。公司級檔案包括以下文件:
1.司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;
3.財務管理、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);
4.政府、項目批文、合同;
5.公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
6.工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
7.公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃;
8.公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
9.公司有效證件、印章;
10.具有法律效力及保存價值的文件;
11.公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第二條部門檔案管理范圍,由各部門指定專(兼)職文書管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門級檔案文件如下:
1.各部門報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表、簡報;
2.部門例會會議紀要;
3.各部門與其相關業務單位函件管理;
4.招投標文件管理;
5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統一管理人事檔案)
6.儀器、設備維修保養資料;
7.客戶、特約商家資料及信息管理;
8.公司的媒體宣傳資料、銷售報表;
9.財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表。
第三章公司檔案管理體制
第三條公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部設立專門檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。
第四條根據有關檔案法規規定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管。
第五條公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。
第六條檔案管理部門及負責人
1.公司檔案管理部門為行政部;
2.公司立檔單位為各部門;
3.檔案管理責任人:各部門負責人與專(兼)職文書。
4.各部門均應指定專(兼)職文書,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。
第七條各部門專(兼)職文書的職責
1.了解本部門的工作業務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
2.認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續。
3.承辦人員需借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材。
第四章檔案管理、歸檔文件整理
第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規劃、規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。
第九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書集中統一歸卷。
第十條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
第十一條歸檔時限
各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內。應做到及時處理,切忌拖拉積壓。
第十二條歸檔文件的整理
1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2.歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。
3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關規定執行。
5.卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
6.整理文件時應遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。
7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
8.案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm×297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側裝訂線;材料過寬應按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數,同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認的,應附抄件。
9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應在歸檔文件左側預留出寬度為1cm的裝訂區域。
10.歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。
11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。
12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應注意盡量保持文件的原貌。
第十三條歸檔文件的移交
1.檔案室對于日常抄送副件進行登記,并依據登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續。接收檔案必須履行手續,填寫移交清冊,一式兩份,寫明案卷標題,卷內文件頁數,案卷數量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。
2.移交檔案時,應同時移交相關文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后,對電子文檔進行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內。
第十四條檔案的保管
1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;
2.公司應有場地和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態。保持檔案存放室良好的通風,做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作,門窗應結實牢固。
3.每年須定期對檔案進行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。
第五章檔案名稱、編號
第十五條檔案各級分類應賦予統一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內容性質為原則,并且要有一定范疇,不能籠統含糊。
第十六條檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
第十七條檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第十八條檔案編號原則
1.公司內歸檔文件的檔號結構為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型--盒號—件號”。
2.每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。
3.每一檔案盒內首頁應設“文件存檔目錄”,文件歸檔時依序編號、登錄。
4.檔號的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號
2)“ab”表示文檔歸屬部門名稱,即類別號。如:行政類、營運類、策劃類等等。
3)“cccc”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問題所在年度,以4位阿拉伯數字標注公元紀年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:長期、二年。
5)“fg”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營運部月報,招商進度表,會議記錄等等。
6)“00–00”表示文件檔號。即盒號、件號。
5.新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序,以此來編列檔號。
6.檔案如何歸屬前案,應查明前案的檔號并予以同號編列。
7.檔號以一案一號為原則,遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,再編列檔號。
第六章檔案的編目與裝盒
第十九條歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置檔案件號、文件題名、文號、主要內容發、頁數、日期、經辦人、存檔地點等項目。
第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫,。請將卷內目錄放在卷首。
第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內的文件數量無限制,以裝滿一盒為準。
第二十二條裝盒完畢后,填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時須使用碳素墨水書寫,字跡工整、要素齊全。
第二十三條不同保管期限的文件應分開裝盒,不得混裝。
第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統一填寫,并標明檔案盒內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第七章檔案的鑒定與保管期限
第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。
第二十六條檔案的保管期限。
文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者之外,一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
1.長期保存:
1)公司章程;
2)股東名冊;
3)組織規程及辦事細則;
4)董事會及股東會紀錄;
5)財務報表;
6)政府機關核準文件;
7)不動產所有權及其他債權憑證;
8)工程設計圖;
9)其他經核定須永久保存的文書。
10)預算、決算書類;
11)會計憑證;
12)事業計劃資料;
13)期滿或解除之合約;
2.二年保存:
1)結案后無長期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件
第八章檔案密級
第二十七條公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質、內容不同劃分不同密級,并據此界定檔案調閱權限。
1.“絕密”文書含:公司之相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同、其他經核定為絕密的文書。
2.“機密”文書含:公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3.“密”文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4.“普通”文件含:部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第九章檔案借閱、利用工作
第二十八條總監以上管理人員如需借閱一般工作業務相關的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當天歸還;如需再借,應辦理續借手續。
第二十九條各部門其它員工因業務需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的,須一律填寫《檔案調閱審批單》并經部門負責人和分管總監簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的,還應有相關部門負責人和分管總監簽字許可。
第三十條如需借閱公司人事、財務、合同等資料必須經總經理批準許可。
第三十一條檔案管理員依據《檔案調閱審批單》,為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。
第三十二條借閱的檔案原則上在公司內使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。
第三十三條借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發現遺失或損壞,應及時報告主管領導。
第三十四條檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務,主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。
第三十五條檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。
第三十六條依據國家檔案、統計法律法規,做好企業檔案統計工作。
第三十七條政府有關部門依法執行公務,需要查閱公司檔案,公司予以配合、協助。
第十章檔案的銷毀
第三十八條對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,銷毀清冊經相關負責人批準,方能銷毀。該清冊永久保存;銷毀時要有二人以上監銷,關在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。
第三十九條公司終止、解散時,檔案應移交控股股東或主管部門或當地國家檔案館。
第四十條公司應采取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密。
第十一章附則
第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統對檔案進行管理,提高管理效率。
第四十二條本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經理批準頒行。
模板 商業企業人事管理制度
第2篇 人事檔案管理細則范例
檔案就是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息,來看下面小編為大家帶來的檔案管理細則 附審批表內容:
人事檔案管理細則
第一章 總 則
第一條 為了實現干部檔案整理工作的規范化,搞好檔案建設,便于檔案的保管和利用,根據《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規定,特制訂本細則。
第二條 干部檔案的整理工作,是檔案建設的基礎工作之一。
它是將收集起來的每個干部的檔案材料,進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷,并在此基礎上,不斷對檔案內容進行補充的工作。
第三條 各級干部檔案管理部門,均應按本細則和有關規定的要求,對所管理的干部檔案進行認真的整理。
第二章 整理工作的基本要求
第四條 整理干部檔案,須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
第五條 整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。
第六條 整理干部檔案的人員,必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識,熟悉整理干部檔案的有關規定,掌握整理工作的基本方法和技能,認真負責做好整理工作。
第三章 檔案材料的鑒別
第七條 干部檔案材料的鑒別工作,是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查,甄別材料的真偽,判定材料的保存價值,確定其是否歸入干部檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料,必須根據中央有關文件的精神,以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據,嚴肅認真地進行。
第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值,確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容。
發現有同名異人、張冠李戴的,或不屬于干部檔案內容和重復多余的材料,應清理出來。
對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉有關部門保存。
不屬于干部檔案內容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。
無保存價值又不宜退回本人的,應登記報主管領導批準銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。
政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。
處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。
上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。
對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;
(三)審查材料是否手續完備。
凡規定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。
審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。
任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。
出國、出境審批表,須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。
凡不符合歸檔要求,手續不完備的檔案材料,須補辦完手續后再歸檔;
(四)鑒別中發現涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸人干部檔案,應交有關組織處理;
(五)鑒別時,發現檔案中缺少的有關材料,要及時進行登記并收集補充。
第四章 檔案材料的分類
第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。
第十二條 干部檔案正本,由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。
其內容分類:
第一類 履歷材料;干部履歷表(書)、簡歷表,干部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表,個人簡歷材料,更改姓名的材料。
第二類 自傳及屬于自傳性質的材料。
第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現情況材料;作為干部任免、調動依據的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。
第四類 學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料:報考高等學校學生登記表、審查表,畢業登記表,學習(培訓結業)成績表,學歷證明材料,選拔留學生審查登記表;專業技術職務任職資格申報表,專業技術職務考績材料,聘任專業技術職務的審批表,套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表;干部的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。
第五類 政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的依據材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據的證明材料。
第六類 加入黨團的材料:中國共產黨入黨志愿書,入黨申請書(l-2份全面系統的)和轉正申請書,中國共產黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;中國共產主義青年團入團志愿書、申請書,團員登記表、退團材料;加人民主黨派的有關材料。
第七類 獎勵(包括科技和業務獎勵)材料:各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。
第八類 干部違犯黨紀;政紀、國法等材料:處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查、交待材料;通報批評材料;甄別、復查報告、決定,上級批復及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。
第九類 干部工資級別登記表、職務工資變動登記表、干部調資審批表,定級和解決待遇的審批材料;干部任免呈報表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書,續聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊轉業干部審批表;出國、出境人員審批表;黨*會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。
第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料:有殘疾的體檢表、殘疾等級材料;干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等,
第十三條 干部檔案副本內容,是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成:
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定,干部考核材料。
第四類的學歷、學位,評聘專業技術職務的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。
第七類的獎勵材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。
第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料,也可歸人副本。
第十四條 內容交叉的材料,可根據材料的主要內容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
(二)履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
(三)有任免職務內容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。
(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀錯誤為主的歸第八類。
第五章 檔案材料的排序與編目
第十五條 每類干部檔案材料,都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號和順序號,在其右下角編寫頁數。
第十六條 檔案材料排序的基本方式:
(一)按檔案材料形成時間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料;
(二)按檔案材料內容的主次關系進行排序的:第五類、第六類、第八類材料。
其中第五類、第八類材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等,其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。
第六類材料,入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應書應排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序;
(三)第九類材料可根據不同層次干部的檔案材料情況,采用按時間順序或按材料性質相對集中排序。
按材料性質相對集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國、出境材料;4、其它材料。
每種材料再根據形成材料的時間順序排列。
第十七條 每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。
目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫。
具體要求:
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫;
(二)根據材料題目填寫'材料名稱'。
無題目的材料,應擬定題目。
材料的題目過長,可適當簡化。
擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。
凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)'材料形成時間',一般采用材料落款標明的最后時間。
復制的檔案材料,采用原材料形成時間;
(四)填寫'材料份數',以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數填寫;
(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得使用圓珠筆、鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄。
填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;
(六)書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。
第六章 復制與技術加工
第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時,須進行搶救。
搶救材料,一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。
凡打印、秒寫的材料,必須認真細致、核對無誤,注明復制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時,可選擇正本中的材料進行復制,將復制件存副本,其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料,應進行技術加工。
其主要方法:
(一)對超出16開規格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪執不能購 的材料,須進行折疊。
折疊時,要根據材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。
折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞;便于展開閱讀;
(二)對破損、卷角、折皺和小于16開規格的檔案材料,要進行裱糊。
主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。
裱糊用的襯紙,必須采用白紙。
漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要涼干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;
(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進行加邊。
打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內容;
(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品,以防止氧化銹毀材料。
第七章 裝訂與驗收入庫
第二十一條 每個干部的檔案材料,必須裝訂成卷。
裝訂 后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實實用,具體做法:
(一)將目錄與材料核對無誤;
(二)把全卷材料理齊。
材料條件好的應做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊j
(三)在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。
孔距規格應符合《條例》附件一的規定;
(四)一律使用《條例》附件一規定的標準干部檔案卷皮。
檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。
書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。
第二十二條 干部檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查,經驗收合格后,方能入庫。
第八章 整理工作的注意事項
第二十三條 干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規定,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
(一)在整理檔案時,嚴禁吸煙,以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。
整理中按規定剔出的檔案材料,須進行登記,經主管領導審查批準后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內容。
第九章 附 則
第二十四條 本細則由中央組織部干部檔案工作部門負責解釋。
第3篇 活動檔案管理細則模板
活動檔案管理細則一
第一條 為規范全市重大活動檔案管理工作,確保重大活動檔案的齊全、完整與安全,為全市經濟、政治、文化、社會和生態文明建設提供有效服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《遼寧省檔案條例》等檔案法律法規,結合本市實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱重大活動檔案,是指全市重大活動過程中直接形成的對國家和社會具有利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 本辦法所稱重大活動,是指符合下列條件之一的活動:
(一)黨和國家領導人在本市的公務活動;
(二)省委、省人大、省政府、省政協主要領導在本市的重要公務活動;
(三)著名外國友人、國內知名人士(包括各民主黨派和無黨派民主人士、各領域杰出人士、宗教界知名人士等)、 華僑領袖、有名望的外籍華人、港澳臺同胞在本市的訪問、考察、參觀等活動;
(四)本市副市級以上領導的重要公務活動;
(五)本市重大經濟、政治、社會、文化、體育、外事活動或者公益性活動;
(六)本市發生的重大自然災害、事故災難、突發性衛生和社會安全等事件的處置活動;
(七)本市具有重大影響或者較大規模的其它活動。
第四條 重大活動檔案管理遵循統一協調、加強督導、各負其責、完整收集、集中管理、有效利用的原則。
第五條 市、縣兩級黨委、政府應當加強對重大活動檔案管理工作的領導,將檔案行政管理部門納入重大活動領導小組,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,協調解決重大活動檔案管理工作中存在的重要問題,切實保障重大活動檔案工作所需經費。
第六條 市檔案行政管理部門統籌規劃全市重大活動檔案管理工作,負責監督、指導市本級重大活動檔案的形成、積累、整理、歸檔、移交工作;縣級檔案行政管理部門負責監督、指導本行政區域內重大活動檔案的收集、整理、移交工作。
第七條 組織、承辦重大活動的單位(以下簡稱組織承辦單位)負責重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
組織承辦單位在制訂重大活動方案或計劃時,應當同時制訂重大活動檔案工作方案或計劃,明確重大活動檔案管理的責任部門和具體責任人員,制訂并落實相應的檔案收集、整理、保管、移交等保障措施,并將重大活動及重大活動檔案工作方案或計劃及時報送同級檔案行政管理部門,確保重大活動檔案工作與重大活動同部署、同推進。
第八條 組織承辦或者組織承辦主要工作單位的檔案管理人員應當具備良好的檔案工作職業素養,認真履行職責,保守工作秘密。
第九條 重大活動文件材料歸檔范圍:
(一)關于重大活動的請示、報告、方案、計劃、日程安排、領導講話、題字、題詞、簡報、總結、通知、信函、請柬、賀信、名冊、通訊錄、會議紀要、宣傳材料、紀念冊等各種紙質、電子文件;
(二)關于重大活動的照片、音頻、視頻、光盤、膠片等材料;
(三)新聞媒體關于重大活動的宣傳報道材料;
(四)關于重大活動的憑證性和標志性實物,包括活動標志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎章、錦旗等;
(五)重大活動形成的其它具有保存價值的文件材料。
第十條 重大活動檔案保管期限界定、整理、編目、鑒定等工作,執行國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》(da/t22—2022)、《照片檔案管理規范》(gb/t 11821-2002)等標準。
第十一條 重大活動檔案的歸屬與移交:
(一)組織承辦單位為一個單位的,重大活動檔案歸入組織承辦單位檔案全宗集中統一管理,保管期滿后按規定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)組織承辦單位為兩個以上單位的,重大活動形成的全部檔案歸入牽頭負責單位檔案全宗集中統一管理,保管期滿后按規定向同級國家綜合檔案館移交;其它承辦單位形成的重大活動檔案,應在活動結束之日起30個工作日內向牽頭負責單位移交,本單位可保存重大活動檔案復制件或其他形式的副本;
(三)組織承辦單位為臨時機構的,重大活動形成的全部檔案經同級檔案行政管理部門驗收合格后,應及時移交同級國家綜合檔案館;檔案移交進館前,臨時機構檔案人員不得撤回原單位。
(四)組織承辦單位委托、指定新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,應責成有關新聞媒體在活動結束之日起30個工作日內向組織承辦單位移交一套原素材聲像檔案。
第十二條 組織承辦單位應加強重大活動檔案數字化,提高重大活動檔案利用水平。
組織承辦單位向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案必須同步移交與紙質檔案內容一致的電子檔案。
第十三條 其他組織、個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的重大活動檔案,是國家檔案的重要組成部分,檔案所有者應當妥善保管。
鼓勵其他組織、個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。
第十四條 向國家綜合檔案館移交、捐贈重大活動檔案的單位和個人,可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,國家綜合檔案館應當維護其合法權益。
第十五條 市、縣兩級國家綜合檔案館向利用者提供重大活動檔案時,應當逐步用各種形式的復制件代替檔案原件。
重大活動檔案的復制件由國家綜合檔案館法定代表人簽字或加蓋檔案館印章的,與原件具有同等效力。
第十六條 對重大活動檔案收集工作做出突出貢獻的單位和個人,由當地人民政府給予表彰和獎勵。
第十七條 有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的,對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分:
(一)將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為己有,拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的;
(二)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交重大活動檔案的;
(三)違反國家規定擅自擴大或者縮小重大活動檔案接收范圍的;
(四)明知所保存的重大活動檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
(五)檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十八條 本辦法由葫蘆島市檔案局負責解釋并組織實施。
第十九條 本辦法自發布之日起施行。
活動檔案管理細則二
第一條 為加強自治區重大活動檔案的收集、整理、移交、保管和利用,根據《中華人民共和國檔案法》和《內蒙古自治區檔案條例》等法律、法規,結合自治區實際,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于自治區行政區域內的重大活動檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱重大活動檔案,是指在重大活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第四條 本辦法所稱重大活動,是指下列活動:
(一)在自治區內召開的國家級重要會議;
(二)黨和國家領導人在自治區內的公務活動;
(三)外國元首、政府首腦等高級政界人士和境外知名人士、友好團體在自治區的考察、訪問等重要外事活動;
(四)自治區各級黨委、人大、政府、政協召開的重要會議;
(五)上級黨委、人大、政府、政協主要負責人以及知名學者在本行政區域內參加的重要會議、考察、調查研究和工作指導等活動;
(六)自治區各級黨委、人大、政府、政協主要負責人出國訪問、考察等外事公務活動;
(七)本行政區域內舉辦或者承辦的重大經濟、社會、文化、體育、民族、宗教活動;
(八)本行政區域內嚴重自然災害和重大責任事故搶救處置活動;
(九)本行政區域內其他具有重大影響的活動。
第五條 重大活動檔案管理遵循統一協調、加強督導、各負其責、集中管理、有效利用的原則。
第六條 旗縣級以上人民政府應當協調解決重大活動檔案管理工作中的重要問題,建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制,保障重大活動檔案管理工作所需經費。
第七條 旗縣級以上檔案行政管理部門負責監督、指導本行政區域內重大活動檔案管理工作。
第八條 重大活動的舉辦、承辦單位在制定重大活動實施計劃時,應當同時制定重大活動檔案管理工作方案,明確重大活動檔案管理的責任部門和人員,制定并落實相應的檔案管理制度,保證重大活動檔案的完整、準確、系統與安全。
第九條 重大活動的舉辦、承辦單位負責重大活動文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作。
第十條 重大活動的舉辦、承辦單位應當按照國家檔案管理有關規定編制重大活動文件材料的歸檔范圍和保管期限表。
重大活動文件材料的歸檔范圍包括:
(一)報告、方案、計劃、日程安排、領導講話、題詞、簡報、宣傳報道、總結、紀念冊等各種紙質、電子文件;
(二)錄音帶、錄像帶、照片、光盤、膠片等材料;
(三)具有紀念意義的憑證性和標志性實物,包括活動標志、證件、證書、獎杯、獎狀、獎章、錦旗等;
(四)其他具有保存價值的材料。
重大活動檔案的保管期限按照國家有關規定執行。
第十一條 重大活動由指定的新聞媒體進行錄像、錄音、拍攝照片的,新聞媒體應當在活動結束之日起三十個工作日內向重大活動的舉辦、承辦單位移交一套原素材音像檔案。
第十二條 重大活動檔案的歸屬與移交:
(一)重大活動由一個單位舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入本單位檔案全宗,按照規定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)重大活動由兩個以上單位聯合舉辦、承辦的,重大活動檔案歸入牽頭單位檔案全宗,按照規定向同級國家綜合檔案館移交;參加單位應當及時收集、整理本單位在重大活動中形成的文件材料,并在活動結束之日起三十個工作日內向牽頭單位移交重大活動檔案,將相應的復制件或者其他形式的副本歸檔;
(三)重大活動設立臨時機構的,臨時機構負責收集、整理重大活動中形成的文件材料,并在重大活動結束之日起三個月內或者臨時機構撤銷時向同級國家綜合檔案館移交重大活動檔案。
第十三條 保管重大活動檔案的單位應當采取有效措施,確保檔案安全。
第十四條 其他組織和個人,應當妥善保管歸其所有的、對國家和社會具有保存價值或者應當保密的重大活動檔案,涉及國家秘密的應當按照國家有關保密規定管理。
未經旗縣級以上檔案行政管理部門批準,不得向國家綜合檔案館以外的任何單位或者個人出售、轉讓、贈送重大活動檔案,不得私自攜運出境。
上述其他組織和個人因保管條件等其他原因不利于重大活動檔案安全保管的,檔案行政管理部門可以依法采取代為保管、收購、征購等措施,確保檔案完整與安全。
第十五條 鼓勵其他組織和個人向國家綜合檔案館捐贈、寄存重大活動檔案。
捐贈、寄存者對所捐贈、寄存檔案擁有優先利用權。
國家綜合檔案館提供利用寄存的重大活動檔案時,必須征得寄存者的同意。
第十六條 重大活動的舉辦、承辦單位及保存重大活動檔案的國家綜合檔案館,應當建立重大活動檔案專題目錄,運用現代化管理技術,做好重大活動檔案的開發利用。
第十七條 在重大活動檔案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出貢獻的單位和個人,旗縣級以上人民政府或者有關部門應當給予獎勵。
第十八條 有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應當責令其限期改正;逾期未改正的,給予通報批評,并由有關機關對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員給予處分:
(一)重大活動舉辦、承辦單位不接受檔案行政管理部門監督、指導,并造成重大活動檔案資料損失的;
(二)重大活動期間未按照規定開展檔案收集、整理工作的;
(三)未按照規定移交重大活動檔案或者檔案移交不完整的;
(四)其他違反本辦法規定的行為。
第十九條 有下列行為之一的,旗縣級以上檔案行政管理部門應當給予通報批評,并由有關機關對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員給予處分,同時根據有關檔案的價值和數量,依法對個人處以500元以上5000元以下罰款;造成損失的,依法承擔賠償責任;構成犯罪的,依法追究刑事責任:
(一)涂改、偽造、損毀、丟失屬于國家所有的重大活動檔案的;
(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的重大活動檔案的;
(三)非法買賣重大活動檔案的;
(四)攜運禁止出境的重大活動檔案及其復制件出境的;
(五)有其他違法行為的。
第二十條 本辦法自2023年1月1日起施行。
第4篇 醫院聲像檔案管理細則范例
醫院聲像檔案管理細則
1、目的
為加強對聲像檔案的管理,妥善收集與保管醫院重要會議、活動拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料,制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫院各類聲像資料的管理,包括醫院召開的重要會議的聲像資料(含數碼照片、錄像資料,下同)、外事活動的聲像資料、重要培訓與學術講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術、新項目聲像資料。
2.2本細則僅針對聲像檔案的管理,從屬于醫院《檔案管理制度》。
3、工作程序
3.1會議、培訓、活動的組織部門需指定專人(以下簡稱采集人)負責現場聲像資料的采集與整理。
3.2會議、培訓、活動結束15個工作日內,采集人根據要求,將聲像資料制作成冊連同底片(含電子版文件)送交檔案室統一管理。
3.3認真執行聲像資料歸檔交接手續,聲像資料采集人應為聲像資料附以簡要文字說明,包括標題、人員姓名、排列順序、時間、地點等基本信息。
3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件),由檔案室進行分類、編號,填寫目錄,按聲像資料的介質規格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”,并輔以文字說明,按照時間順序進行保存。
3.5借閱聲像資料應履行借閱手續,資料檔案不經允許不得反拍,更不得涂抹損壞。檔案歸還時,檔案管理人員要認真檢查,發現以上問題,視情節輕重給予經濟處罰。
3.6聲像資料檔案要分級進行管理,對珍貴的歷史照片應列為重點保護范圍,妥善保存,原則上不予外借。如因公務確需借閱,應經院辦(人事行政部)負責人批準。
3.7集團重要會議、活動的聲像資料,除醫院存檔外,應復制一份報集團人事行政部存檔備案,執行《重要事項管理制度》。
第5篇 工程合同管理信息及檔案資料管理監理細則
工程監理細則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一) 合同管理內容
1.協助業主分析合同條款,訂立合同(包括實施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;
2. 熟悉業主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關方面嚴格執行合同;
3．協助業主處理合同執行中存在或出現的問題;
4. 及時向業主報告合同的執行情況;
5. 獨立、公正地協調解決項目實施過程中的合同糾紛。
(二) 合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實行分類管理;
2. 協助業主和承包商完善合同條款;
3．分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;
4. 掌握合同內容,實行跟蹤管理;
5. 進行合同違法預警,及時采取防范措施。
6. 認真根據合同條款,處理工程變更
7. 工程變更的要求可以由建設單位、監理單位、承包人或設計單位提出。但必須經總監理工程師簽認后才能生效,根據合同條款如監理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式,質量或數量,應向承包人發出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應對此負責外,其所引起的附加費用由承包人承擔,不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質量、進度、投資的總監理工程師發出確認發出變更令前,均應征得業主同意。
8. 承包人只能而且必須服從監理工程師的工程變更指令或指示。
9. 對涉及設計漏項,變更技術方案和技術標準,以及因地質條件各種原因引起的設計的變更等,不論其經費增減情況,均應及時經總監理工程師批準后才能下達。
10. 變更的估價由總監理工程師按合同條款有關規定處理并書面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應按規定向總監理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業績、資質及分包內容等報總監理工程師審批。在合同實施過程中,監理工程師不與分包人發生直接關系,建設單位也不直接向分包人付款。
(三) 信息與資料檔案管理
1.信息管理:監理工程隨時注意對信息進行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機,對工程逐步實施動態管理,并隨時從網上查詢相關信息法規。
2. 信息管理實行監理組織各級人員采取、專業人員整理分析、總監負責的管理體制。
3．監理檔案管理
4. 行政檔案。監理與建設單位之間來往函件。監理與承包人之間往來函件,書面簽復申請批復,會議記錄。監理與設計方及其它有關方往來函件。監理機構內部往來函件,請示報告,報告批復。監理月報。
5. 計量支付檔案。承包人提出的索賠申請及批示情況。承包人提出的計日工和單價。額外或緊急工程費用計算設計變更批準的費用計算。各類支付證書工程進度周、月報表
6. 技術檔案開工及停工指令額外工程圖紙變更設計圖紙現場指令檢查記錄施工圖紙竣工圖紙
7. 工程檔案,督促施工單位按規定及時整理工程技術檔案。
第6篇 實驗室工作檔案管理細則辦法
一、實驗室工作檔案內容
1.實驗室的建立、建設的各種文件和資料。
2.實驗教學過程中的各種文件和資料:實驗教學大綱、實驗教學計劃、實驗教材、實驗指導書、各類學生上課情況、學生實驗報告、成績記錄、實驗項目開發情況記錄等。
3.實驗室人員在實驗教學、科學研究、技術開發等方面的項目數及其工作量。
4.實驗教學、科學研究、技術開發等項目的全部技術文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況。
5.儀器設備及低值耐用品的總臺件數及金額、固定資產帳卡、隨機技術手冊;儀器設備的維護保養、維修、報廢等原始記錄。
6.單價5萬元以上大型精密儀器設備(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的申購報告、領導批復;開箱記錄及裝箱單、安裝調試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設備說明書及全套隨機文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時將運行情況、使用時間、使用人、承擔任務及結果、故障過程、定期檢修或校驗情況等如實記錄,并定期歸入技術檔案。
技術檔案的主要內容包括:
(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批計劃單、訂貨合同及有關來往信函等。
(2)設備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調試記錄等。
(4)儀器設備的操作規程、維修保養制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過程中的所有記錄。
(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。
7.自制設備的任務書、技術總結報告、鑒定材料、設備使用說明書等。
8.實驗室用房及環境條件的各種技術資料。
9.實驗室工作的各種統計報表。
10.上級主管部門下發的實驗室建設與管理文件和本實驗室制定的規章制度。
二、實驗室工作檔案的管理
1.實驗室主任負責實驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。
2.實驗室工作人員及時將自己工作中形成的材料交給實驗室主任。
3.實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設備共存三種。
4.學生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應保存三年。
5.儀器設備的有關資料應與設備共存,即保存至設備報廢之日為止。
6.除上述兩項資料外,其它資料均應長期保存。
7.實驗室工作檔案的借閱要嚴格辦理借閱手續。
8.檔案管理員的工作要相對穩定,如工作變動應做好交接工作。
9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的設備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學校檔案館長期保存,復印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調試記錄、驗收報告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學與工程實驗中心
第7篇 學院檔案管理實施細則
學院檔案管理實施細則
檔案管理工作是學院總體工作的一個重要組成部分，它是由國家、省、市指令性文獻、文件和學院的物業管理、行政管理、人力資源管理及教學管理等各具有價值的文獻、文件和資料組成。為維護檔案的真實性和嚴肅性，特制定檔案管理實施細則。
一、檔案管理人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》。工作態度端正，事業心強。
二、檔案管理人員要認真學習，積極工作，刻苦鉆研業務，不斷提高工作能力和管理水平，盡職盡責，認真遵守保密守則。
三、檔案歸檔
（一）檔案室負責接收各科室、部門在工作中形成的全部檔案。學校各科室、部門需要歸檔的資料，按照要求收集齊全，整理組卷，按期向檔案室移交，辦理移交手續。文書檔案移交時間每年4月20日前，會計檔案每年5月20日前移交隔年檔案，基建檔案隨時收交，不得無故拖延。
檔案室接收和移交檔案前必須經過嚴格的鑒定手續，質量合格后方可移交。檔案交接手續，由歸檔單位編寫移交清冊，一式兩份，當面查點清楚，并由交接雙方簽字，各保留一份。
（二）歸檔要求:
1.歸檔的文件資料必須完整、真實。
2.裝訂入冊必須采用最終審定的正式稿件。
3.凡裝訂入冊必須按檔案總目錄、分類目錄及案卷目錄和程序排列，并立卷說明。
4.各部門的資料歸檔入冊，按統一通知的時間，先將本部門的歸檔工作，按裝訂要求分類裝訂好，然后移交院辦統一編目歸檔。
5.檔案移交時，交接人必須按規定辦理簽名移交手續。
6.歸檔時間:整套系統性管理工作文件應在正式頒布生效后的10天內歸檔，裝訂立卷。其他工作文件應先集中保管，半年一次裝訂立卷。行政工作、教學業務工作，應在下一年度第一季度內裝訂上卷。基建類資料在每項工程竣工驗收后一個月內立卷。
四、檔案借閱
（一）因工作需要按程序審批后，可借閱有關檔案。
（二）借閱檔案應在檔案室內閱讀。確因工作需要外借的，一天以內由黨政辦公室主任簽名同意;一天以上由院長簽字同意。
（三）凡需摘錄或復印檔案內容的必須經黨政辦公室主任和院長簽字批準，并注明摘錄或復印內容的案卷編號及原文標題，并通過檔案管理人員登記認可。
（四）保密檔案不外借、摘錄和復印。
（五）保密檔案借閱需經黨政辦公室主任以上領導批準。
（六）借閱檔案者不得在檔案上注、涂、勾、點、圈、劃，不得弄臟檔案和撕、拆、取頁，因工作需要摘錄或復制時，須經黨政辦公室主任和院長簽字批準，并注明摘錄或復印內容和案卷編號及原文標題。用完后退回檔案室。
（七）歸還檔案時，檔案管理人員必須認真查驗，確認無誤后，方能撤銷借閱手續。
（八）凡因利用者保管不善，造成損毀、丟失，依《檔案法》及其他規定予以處罰。
五、檔案銷毀
（一）超過保管期限的檔案，由黨政辦公室對檔案進行認真審查鑒定，確認無保存價值后，編造銷毀清冊，寫出報告，經院長辦公會議討論，院長審批同意后方可銷毀。
（二）會計檔案的銷毀，必須由檔案人員提出意見，與財務人員共同審查鑒定，除報主管領導外，還需報財政部門審核批準。
（三）已到期，但經鑒定尚需繼續保存的檔案，可延長保管期限。
銷毀時，必須經主管領導簽字，派出監銷人員到指定地點監銷。監銷人員必須在銷毀檔案清冊上簽字，送到造紙廠親視化漿或銷毀地點火化，不留痕跡。
六、檔案安全
（一）庫房專用，達到防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防光七防要求。
（二）庫房設置溫濕度計及登記簿，每月檢查，發現超過極限，及時采取有效措施。
（三）庫房內嚴禁煙火。放置滅火器材，以防不測。
（四）庫房適時通風。
（五）箱柜擺放合理，垂直有序，利于通風。
（六）檔案出入庫房隨時登記，做到帳卷相符。經常檢查案卷完好狀況，以便采取措施。
第8篇 雅居樂物業檔案管理實施細則
雅居物業檔案管理實施細則
為了加強公司檔案的綜合管理,有效地保護和利用檔案,充分發揮檔案資料的作用,為公司各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》,特制定本實施細則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發行政公文、以公司名義簽屬的合同及協議等文件由綜合管理部負責立卷、歸檔;
2、向各項目下發的各種規范、制度、流程等文件由品質部負責立卷、歸檔;
3、財務帳冊、財務單據及有關文件資料由財務部負責歸檔;
4、各項目的主體及公共設施、配套設施的竣工圖紙,驗收材料、批文報件由技術部負責歸檔;
5、公司下發的各類公文及各項目向業主下發的各類通知等由各項目負責歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質較好,紙大小規格統一,一般用標準的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標題、文號、主送、抄送、抄報、抄發單位。發文稿紙上各欄內容應填寫清楚。領導簽發文件要用黑墨水或藍黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料,統計數字要準確。
三、案卷質量要求:
遵循文件材料的形成規律,保持彼此之間的有機聯系,區別管理和利用。
1、內文件材料必須準確反映公司管理活動的真實內容,手續完善,利于長期保存。
2、管理內容的檔案,按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設備等)按階段、結構、部分進行歸檔。
4、確定文件材料的保存價值,分為永久、長期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌,對公司、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動,在長期內對公司有查考利用價值的,列為長期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內對公司工作有查考價值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時,可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應在裝訂線一側下角編號,不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件數的受控章,并將檔號、件數填寫清楚。
8、每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實質內容或無題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會議紀要應概括出主要內容。
四、部門檔案員工作職責
1、設立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規定履行好本部門檔案工作。
2、根據本部門的歸檔內容,收集、積累、整理本部門應歸檔的文件材料。
五、歸檔時間及要求
(一)歸檔時間
1、各部門檔案應在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月按要求進行立卷歸檔。
3、財會類檔案,在會計年度終了后,由財務部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個月整理好,將檔案內容、時間、地點、人物和制作人標明,每張照片附上底片,登記造冊后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權拒絕簽收,并限期改正補交。
2、檔案管理人員調離時,應辦理移交手續。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續,公司外有關人員要查閱檔案,需經分管總經理批準。對于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經分管領導批準。
3、檔案管理人員應對檔案的安全、保密和完整負責,不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉借他人,否則,除負責賠償損失外,應報請領導和相關部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強對有價值的文件材料的保護和管理,對保管期限已滿的各類檔案,應進行相應的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅持全面的、歷史的觀點,認真估計檔案的價值程度,并根據保管期限的規定,對不再有保存價值的過期檔案進行處理,原規定欠妥的,經認真研究后延長保存年限。
3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應作保存處理,不能倉促銷毀。
4、鑒定時,應將處理意見報分管總經理審批,由兩人或兩人以上在指定地點銷毀,并在銷毀清冊上登記,銷毀清冊應立卷長期保存。
第9篇 文書檔案管理細則范例
文書檔案是綜合反映各項工作的書面歷史材料,建設銀行發布了《中國人民建設銀行文書檔案管理暫行辦法》,來看小編為大家帶來的文書檔案管理細則內容:
文書檔案管理細則
文書檔案管理規定如下
第一條 為了加強建設銀行文書檔案的科學管理,充分發揮文書檔案的作用,根據國家檔案局有關檔案工作的制度、規定及《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的,具有查考利用價值并經過分類整理而保存起來的文件材料。
第三條 建設銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級行自身形成及本級行與有關部門聯合頒發的,反映本行主要工作活動的文件材料;
2.上級行和上級黨政機關頒發或轉發的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級行報送的具有查考利用價值的文件材料;
4.同級機關和非隸屬機關頒發的本級行需要執行的文件及與本行聯系、協商工作的重要來往文件;
5.本行附屬企業和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經營狀況的重要文件材料。
第四條 各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料,均應由本行檔案部門集中統一管理和保管,任何單位或個人都不得據為己有,以維護建設銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級建設銀行應實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負責對立卷工作進行業務指導和檢查督促。
第六條 各立卷部門應指定人員負責文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應及時將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負責整理立卷,并按規定的時間向本行檔案部門移交。
移交時,雙方根據移交的案卷目錄進行清點、核對,并履行移交手續。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應歸檔的文件材料的種類、份數及每份文件的底稿、附件和與文件有關的簽報、批示等附屬材料,均應齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應分開立卷。
3.行內幾個部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯合制發的文件,由行內交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,可放在復文年立卷;未作批復的,放在請示年立卷;跨年度的規劃,放在規劃期的第一年立卷;跨年度的總結,放在總結期的最后一年立卷;跨年度的會議文件,放在會議開幕年立卷;各類案件放在結案年立卷。
5.卷內文件材料應按下述要求進行排列:批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結論、決定、判決性文件在前,依據性材料在后;其他文件材料應依其形成規律或特點合理組織立卷。
6.卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷應在卷內每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。
7.歸檔的每一案卷均應填寫一式三份卷內文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。
8.案卷封皮應逐項按規定填寫清楚。
案卷題名要簡明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內文件材料要去掉金屬物,對破損的張頁應進行托裱,寬大的張頁應折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁應加寬邊。
案卷采用三點一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內文件應逐件用細線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。
第九條 本級行附屬企業的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業務管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對不易判定保管期限的檔案材料,應按照宜長不宜短的原則進行保管。
第十一條 凡是反映本級行主要業務活動和基本歷史面貌的,對本級行各項工作和經濟建設、歷史研究具有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
其主要內容包括:
1.本級行制定的重要的法規性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的主要文件材料;重要的請示、報告、總結和綜合統計報表;機構演變,本級行領導人任免的文件材料等。
2.上級機關頒發的針對本行主要業務工作并需要本行貫徹執行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級行工作活動,在較長的時間內對本級行具有查考利用價值的檔案,列為長期保管。
主要內容包括:
1.本級行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會議的主要文件材料,一般的規章制度等。
2.上級機關頒發的屬于本行主要業務并需貫徹執行的一般文件材料。
3.下級行報送的重要的總結、報告和統計報表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時間內對本行有參考利用價值的檔案,列為短期保管。
主要內容包括:
1.本級行一般事務性的文件材料。
2.上級機關頒發的非本行主管業務。
但本行需貫徹執行的文件材料。
3.下級行報送的一般性工作總結、報告和統計報表等文件材料。
4.同級機關和非隸屬機關頒發的需要本級行執行的法規性文件及與本行聯系、協商工作的重要來往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。
長期規劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。
第十五條 各級行檔案部門對所接收的案卷應進行審核把關,對不符合質量要求的案卷應退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級行檔案部門應以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規律和特點,選擇年度——組織機構分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。
所用的分類方法應保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動。
第十七條 案卷的排列應以檔案分類方法為基礎,按照不同的保管期限分別排列入庫。
案卷排列方法應統一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號,以固定案卷位置。
在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。
第十九條 案卷目錄應區分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號。
在一個全宗內,案卷目錄號不能重復。
第二十條 各級行檔案部門應充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據需要編寫各種類型的檔案資料,主動為機關各項工作服務。
第二十一條 各級行檔案部門應努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內目錄或全引目錄外,還應根據利用者借閱檔案的規律和特點,編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調卷迅速準確。
第二十二條 各級行檔案部門應根據本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴格辦理借閱手續和掌握借閱范圍,防止密級檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級行應定期向當地檔案館移交檔案。
移交檔案的具體時間、范圍和進館要求,按照當地檔案局、館的有關規定執行。
第二十四條 對超過保管期限的文書檔案,應由本行檔案部門按照《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》的規定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級建設銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負責解釋。
補充、修改時同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執行。
(87)建總辦字第20號《關于印發〈中國人民建設銀行系統檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。
第10篇 地產公司會計檔案管理細則辦法
會計檔案管理細則:
1、公司應作為會計檔案保存的資料包括:各種會計憑證和賬簿、財務收支預算、各種會計報表、與有關單位簽訂的合同或協議、會計人員交接清單、會計檔案銷毀清單等。
2、每個會計年度結束,會計人員應將上述會計資料進行系統整理、分類裝訂成冊、編制會計檔案保存清單,連同會計檔案一并歸檔,并由專人負責管理。
3、會計檔案一律不得外借,切實防止丟失、毀損;內部調借會計檔案,應由調借人出具借條,并經總經理同意;公安部門、司法部門等執法部門處理案件需查閱會計檔案時,必須持具有縣級以上主管部門的正式公文,并經總經理同意;查閱會計檔案的介紹信,應由經辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會計檔案登記簿”以備查考。
4、按照規定會計檔案可以銷毀,但必須填制會計檔案銷毀清單,經有關部門批準,由總經理或指定專人負責監銷,嚴防散失。
5、會計檔案保管期限附后。
第11篇 萬科地產檔案資料管理細則
蔓科地產檔案資料管理細則
1、客戶資料管理要求
1.1準確:產權來源清楚,證件手續齊備,符合法律法規政策,記錄與實際相符。
1.2完整:各種表冊項目無缺項,各種證件、證明材料無遺漏。
1.3及時:客戶資料隨產權的轉移變更,房屋、產權情況要經常進行更新,隨時反映發生了的產權情況,使之符合現狀。
2、存放與歸檔操作原則
2.1客戶在銷售現場簽訂樓宇認購書后并將其裝入檔案袋,按房號順序存放。
2.2簽署《房屋買賣合同》及其按揭手續辦理完畢后,將其補充協議、客戶身份證復印件和首期房款收據復印件,按照房屋棟號順序存放。
2.3客戶合同(房地產買賣合同及按揭合同)在當地房產或國土局辦理登記完畢后,公司留一本買賣合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。
3、文擋存放方式
為了使客戶資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時也便于保存、保密,營銷公司將整理好的檔案按照項目和房號的順序,存放于檔案室并建立資料庫。
4、檔案收存基本要素
一份完整的客戶文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創建電腦儲存檔案):
①認購書或認購登記表
②房屋買賣合同及補充協議
③銀行按揭合同
④合同外的補充協議
⑤特殊折扣審批表
⑥客戶身份證明文件(復印件)
⑦其他(更名、退換房資料)
5、檔案管理制度
5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專業管理人員調檔查閱,必須由管理員統一進行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協助調查通知書。
5.2嚴格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準,不允許外借和公開。
5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶文檔管理員外,禁止他人入內。
5.4客戶文檔由營銷公司設兼職客戶文檔管理員一名,實行專人負責制。
第12篇 醫院儀器設備檔案管理細則范例
醫院儀器設備檔案管理細則
1、目的
為加強對儀器設備檔案的管理,妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設備的相關資料,制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫院對重點儀器設備資料的管理,包括設備說明書、合格證、維修證、圖紙等全部隨機資料及后續服務資料。
2.2本細則僅針對儀器設備檔案的管理,從屬于醫院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價值在1萬元以上的進口和國產的精密、貴重、稀缺儀器設備,必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內的儀器設備的購置申請報告及批復文件,應存入該儀器設備檔案內。
3.3凡屬歸檔范圍內的儀器設備,到貨后應由藥械部的兼職檔案人員參加開箱驗收,詳細填寫驗收報告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件、儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料,均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統計工作。
4.2儀器設備檔案內的文件材料,要按時間順序排列,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面標在右上角,背面標在左上角,并完整填寫卷內目錄。
4.3儀器設備檔案應一式三份,原件交院辦(人事行政部)檔案室,一份復印件留在設備使用部門備用,一份復印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負責監督、檢查檔案管理情況和設備使用情況。
4.4儀器設備檔案應放置在專用的檔案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴防毀壞和散失。
4.5儀器設備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要必須借用時,應經院辦(人事行政部)負責人同意。
4.6辦理借閱手續后借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,并應按期歸還,如有損壞或遺失,由借用人負責賠償。
