實物檔案管理細則范例
機關實物檔案管理規范
1 范圍
本規范規定了市直機關在公務活動中產生的,具有保存和參考利用價值實物的收集、整理、歸檔和實物檔案保管、利用和移交進館的原則和方法。
本規范適用于青島市市直機關、團體和其他社會組織,市政府直屬工作部門所屬的獨立承擔行政管理職能的機構參照執行,各區(市)可依此制定本區域的管理規范。
2 歸檔
2.1 歸檔范圍
凡是本單位在行使職能活動時,形成、獲得或者收集的,對具有長遠保存利用價值的實物均屬實物檔案歸檔范圍,實物檔案歸檔范圍如下:
2.1.1 應進館實物檔案歸檔范圍
2.1.1.1 本單位獲得的省部級(含)以上涉及綜合工作的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。
2.1.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動形成的有保存利用價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、首日封、紀念郵票、組織機構印章、贈送的禮品等。
2.1.1.3 本單位外事活動中獲贈的紀念品、禮品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用價值的實物。
2.1.2 非進館實物檔案歸檔范圍
2.1.2.1 本單位獲得的(2.1.1.1.1規定范圍之外)各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。
2.1.2.2 本單位國內交往中獲贈的紀念品、禮品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用價值的實物。
2.2 歸檔要求
2.2.1 實物檔案應在形成或獲得實物一個月內向本單位檔案部門移交,任何單位、部門或個人不得將實物損壞、私存或轉送他人。
2.2.2 歸檔實物沒有明確標明主題和時間的,移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。
2.2.3 歸檔的實物檔案應保持整潔、無破損。
2.3 移交接收
2.3.1 各單位檔案部門對應歸檔的實物檔案進行檢查,確保實物檔案符合歸檔要求。
2.3.2 移交實物檔案時,應辦理移交手續,清點后交接雙方在移交清冊上簽字。
3 整理
3.1 分類
實物檔案原則上按實物形狀分類,實物形狀具體分為平面實物、立體實物等類別。
3.2 編號
3.2.1 實物檔案按實物形狀結合級別,依其時間先后順序排列。
3.2.2 實物檔案按平面實物、立體實物分別從“1”開始編制流水號。
需進館與不需進館的實物檔案應分別編號。
3.2.3 實物檔案應以“件”為單位按一件一號原則進行編號,并在實物上粘貼歸檔章(見附圖1)。
平面實物將歸檔章粘貼在實物右下方,立體實物將歸檔章粘貼在實物底部。
歸檔章項目包括全宗號、目錄號、案卷號。
3.2.3.1 全宗號:同級檔案館給立檔單位編制的代號。
3.2.3.2 目錄號:全宗內所屬目錄的編號。
3.2.3.3 案卷號:按分類方案,每件實物檔案的流水編號。
3.2.4 歸檔章項目應用阿拉伯數字填寫,書寫材料應符合檔案管理要求。
3.3 編目
實物檔案應按分類編號要求,將目錄錄入計算機,編制實物檔案案卷目錄(見附圖2)。
實物檔案案卷目錄包括案卷號、受獎單位、題名、授獎單位、授獎年度、期限、類別、備注等項目。
3.3.1 案卷號:填寫實物的件號。
3.3.2 受獎單位:填寫立檔單位名稱。
3.3.3 題名:填寫實物名稱。
3.3.4 授獎單位:填寫實物制作、頒發單位。
3.3.5 授獎年度:填寫實物制作、頒發年度。
3.3.6 期限:暫空。
3.3.7 類別:填寫實物檔案的種類名稱,如:證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾、紀念品、宣傳品。
3.3.8 備注:填寫需要說明的事項。
4 保管
4.1 實物檔案一般應專柜保管,對貴重的實物檔案,要采取相應措施確保安全,移出檔案室必須要履行簽字手續。
4.2 對實物檔案應定期清點,做到帳物一致,發現問題及時查對清楚。
4.3 實物檔案應保持整潔,定期除塵,避免褪色,確保實物檔案完好無損。
4.4 存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜,要投放防蟲劑;
4.5 實物檔案應使用數碼相機數字化,并將形成的數碼照片按《青島市機關數碼照片檔案管理規范(試行)》要求整理。
4.6 獎狀可卷成筒狀保管,錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。
5 利用
5.1 利用實物檔案必須嚴格履行登記手續。
5.2 利用實物檔案原則上只能使用實物照片,如確需使用實物檔案原件,須寫明利用目的,經本單位分管領導批準方能利用。
5.3 歸還實物檔案時,檔案管理人員應對歸還的實物檔案仔細檢查,核查無誤后方可簽字注銷。
如發現損壞,應立即追究責任。
6 移交進館
6.1 移交進館時間
屬于進館范圍的實物檔案,應隨本單位其他門類檔案定期向青島市檔案館移交。
6.2 移交進館要求
實物檔案移交進館時,一并移交下列材料。
6.2.1 機讀實物檔案案卷目錄。
6.2.2 計算機打印實物檔案案卷目錄三套。
6.2.3 進館說明。
