辦公大樓房屋檔案建立管理規范
辦公大樓房屋檔案的建立與管理
檔案資料的分類:
1.辦公樓檔案資料包括:建筑產權產籍資料;規劃批準文件;規劃總平面圖;道路規劃圖;縱向規劃圖;綠地規劃圖;詳細規劃說明書;環境評價書;辦公樓購、租房業主和用戶的資料、狀況等;
2.辦公樓工程、公建檔案資料包括:辦公樓竣工和相關資料、土建結構、平、立、剖圖;供水、供熱平面系統圖;電氣系統圖;地下管網圖;市政設施管網綜合規劃圖;人防布置及結構圖等;
3.辦公樓設備檔案資料包括:各類設備設施保修及售后服務合同、出廠說明書及附帶的圖紙、資料等。
檔案資料的交接:
1.物業管理中心參照建設部建材(1991)第69號《房屋接管驗收標準》對大廈交接驗收。
2.物管中心辦公室和物業管理部負責同開發商相關部門進行辦公樓檔案資料的交接工作。
3.物管中心工程部負責同開發商相關部門進行辦公樓工程、公建檔案資料和設備檔案資料的交接。
4.物管中心對交接的檔案資料要一一登記注冊,記錄在交接驗收單上。交接驗收單一式兩份由雙方負責人簽字確認后各自歸檔保存。
5.物管中心對辦公樓的各類檔案資料,按照檔案管理規定分類歸檔,妥善保管。
檔案管理:
1.在物業管理中心成立后,將立即建立zz海關辦公樓工程資料檔案,將通過產權單位、設計單位、施工單位等處接收到的完整的zz海關辦公樓檔案資料建檔保存。
2.zz海關辦公樓入住后建立的用戶檔案屬于物業管理中心要建立的重要資料檔案,內容包括客戶資料,客戶資料變化情況等。
3.日常管理資料檔案,包括:公用設備設施檔案、財務檔案、員工個人檔案、客戶意見調查表、服務質量回訪記錄、保修記錄、客戶投訴記錄及處理情況、重大事件等,以科學、完善地記錄zz海關辦公樓的日常管理工作。
4.在檔案資料的保管方面,物業管理中心將本著安全、完整、保密、方便查閱的原則,專人專柜保管,制定完善管理、查閱制度,確保不丟失、不泄密。
檔案目錄
1.物業接管資料;
2.專業化管理資料;
3.業主資料;
4.委托合同;
5.各項管理制度;
6.人員素質與培訓;
7.房屋管理及維修養護;
8.設備管理;
9.環境衛生、綠化管理;
10.市政公用設施管理;
11.治安保衛管理;
