小區管理處物業檔案建立管理規范
小區管理處物業檔案的建立與管理
物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的,盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是了解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向著現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環節
1、設立檔案室,采取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內容
范圍分 類資 料 內 容
房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證
技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料
管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖
業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。
2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。
