物業公司租售業務信息資料管理規范
物業公司租售業務信息、資料管理規范
1.目的
對租售信息的傳遞與更新過程,以及租售中心及各部門租售業務資料的管理進行規范。
2.范圍
適用于租售中心全體及各部門租售人員。
3.職責
3.1租售中心及各部門租售人員負責信息的收集、整理和傳遞;
3.2租售中心負責公司各類租售信息的匯總、分析和對外發布。
4.方法和過程控制
4.1租售信息報送
4.1.1管理處當日所登記的委托、交易、撤單業務,需及時記錄,并在一個工作日內報送租售中心;如連續半個月都沒有任何業務發生,要在當月15日、30日前發知會到租售中心。
4.1.2租售中心每半個月統計租售交易信息,并掛到內部信息網上。
4.1.3租售中心每周將各管理處上報信息登記,有效信息在外部信息網上發布。
4.2租售資料保管
4.2.1管理處所填寫的初始租售資料,應明確專人嚴格保管,除上級領導、財務管理部和租售中心工作人員外,不得提供他人使用或借閱。
4.2.2在進行委托登記時,租售人員必須注意登記資料的保管,避免客戶看到其它相關資料。租售人員應熟記委托記錄,當有業主或客戶前來咨詢時,要口述房屋委托情況,不可將重要資料出示給客戶。
4.2.3對已失效的租售資料,各部門需至少再保存二年。
4.3租售信息表格的填寫
4.3.1在填寫租售信息電子文檔時,填入的信息用宋體11號字,表格格式不得改動。
4.3.2表格內的編號為八位:**aabccc-*為年度代碼;a為管理處代碼;b為表格代碼;c為業務發生的序號,初始序號為001。
4.3.3管理處代碼(同郵箱編碼):天景-01;威登-02;荔景-03;萬景-04;桂苑-05;城花-06;福景-07;俊園-08;彩園-09;花城-10;金色-11;溫馨-12。
4.3.4業務表格代碼:出租-1;轉讓-2;客戶委托-3;交易-4;撤單-5。
4.3.5日期填寫的格式:例如:2001年10月1日,寫為。
4.3.6戶型填寫的格式:幾房幾廳幾衛,復式戶型并需注明。
4.3.7附屬設施欄主要填寫室內是否含裝修、家電、家私。
4.3.8各部門應對所有租售合約統一編號保存,編號規則如下:部門簡稱+[年份]序號,例如:天景[2001]001。
4.3.9備注:物業類型(高層、多層、別墅等)、有無留鑰匙、另要補充的內容。
4.3.10價格:售價和月租在登記時,要了解客戶的心理價位,如報最低價需注明。
4.3.11付清/供樓以及原價需填寫。
4.3.12房號:標明具體房號-*苑*幢*號。
4.3.13撤單表內的撤單類別,分為業主撤單和客戶撤單兩類,根據撤單類別填寫其中一種。后面對應的原編號,填寫相應原表內的編號。
4.3.14郵件發送業務表格時,要把所發內容用顏色區分:新增或新更改的統一用紅色字體,對房源和客戶信息中非本期成交或撤單的統一用藍色字體,其它格式不變。但在更新信息傳遞時,要將相應字體顏色調換。
4.4租售信息以年度為單位保存,在下年開始時,啟用新表格,相應序號、合同號從001開始登記。對于跨年度仍然有效的委托,要順延至下一年度,但原編號不變。
4.5各部門租售人員崗位若發生變動,必須及時通知租售中心,并完善各項交接手續(須有租售中心人員監督),前任租售人員應對新租售人員進行必要的培訓,以保證租售工作的連續性。
4.6部門每季度應對本部門租售業務工作情況進行分析總結,并將分析報告報租售中心。
5.質量記錄表格
vkwy7.5.1-g06-01-f1《房屋出租登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f2《房屋轉讓登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f3《客戶委托登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f4《房屋交易登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f5《撤單記錄表》
