置業公司辦公用品管理規定
置業公司辦公用品管理規定
一、管理范圍
(一)本規范所指'用品'是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品:
1、消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發、茶幾、文件柜、書柜(架)、電腦及配置、調制解調器、功放機、音響設備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。
2、非消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品,主要包括:書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務用品、工程用品、設計用品、學習用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。
(二)本規范所指'管理'是指:對上述辦公用品的預算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、
領用、臺帳、統計、報表、借調、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。
二、管理原則
(一)歸口負責,統一管理:公司所有辦公用品由總經辦統一負責預算、購買、配置、發放和管理。
(二)預算統計,規范表單:各領導、部門應在每月20日前將次月所需辦公用品報總經辦,由總經辦統計品種、數量,編制預算并報批。月底需進行購、發、存盤點統計。管理中的臺帳和統計均使用公司統一制作的表單。
(三)一人一表,配額領用:辦公用品的配發、領用登記實行一人一表。由總經辦負責配發及領用手續的辦理,按實數填寫有關登記表,離職時清退。根據員工所在部門、崗位的不同,公司確定所領用辦公用品的種類、數量和金額定額。
(四)節約使用,誰用誰責:公司員工應節約使用辦公用品,凡超過配領定額的領用,原則上應經總經辦主任同意。辦公用品一經配發領用,領用人即對所領辦公用品負有保管維護的責任,不得遺失和損壞。
三、管理程序
公司辦公用品按下述程序進行管理: 預算申報-審核審批-領款采購-驗收入庫-編號登記-配發領用-使用管理-統計報表。
(一)預算申報:每月底由行政人事部行政助理根據上月盤點和本月申請預計,填制'辦公用品購置預算明細表'和上月預算執行情況統計表。
(二)審核審批:對上表由總經辦主任初審后報財務經理審核、再報總經理審批。
(三)領款采購:購置預算審批后,憑此填寫借款單并再由行政人事部統一負責采購。
(四)驗收入庫:購置的辦公用品,應有行政人事部驗收人員核查驗收后,方能入庫。購買經辦人不
能驗收。
(五)編號登記:對公司購置的消耗性辦公用品均須進行統一分類、編號,并同時對其隨配鑰匙進行統一編號。編號后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。
(六)配發領用:凡配發、領用的辦公用品 ,均需由總經辦填寫'辦公用品配發領用登記表',
并由使用、領用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領用,按《費用管理規定》中'配領定額'執行。
(七)使用管理:
1、屬個人使用的辦公用品(包括個人辦公桌/椅/柜/機等的相關鑰匙),由使用人負責管理。
2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失,總經辦可要求領用人予以適當賠償;已經損壞嚴重、不能再使用的,必須交回總經辦,由集團綜合管理部匯同總經辦共同核實后作出報損處理意見,不允許使用人私自遺棄。
3、員工離職、離崗時,應將所配領辦公用品(包括鑰匙)交回總經辦并辦理交接手續。
4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負責人管理,如有遺失或損壞,應及時通知總經辦,以便清查、修理、備案。
(八)統計報表:每月末總經辦應對庫存辦公用品進行盤點,對當月辦公用品購置、配領、庫存情況進行統
計分析,并填制相關表單和統計表。
