新世界地產物業業主檔案管理規定
新世界物業業主檔案管理規定
1.目的
1.1規范業主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業服務中心業主檔案的動態管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規定具體實施業主檔案的建檔整理與保管。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規范性,加強對業戶資料的保密工作,特制定如下管理規定。
5.業主檔案內容:
5.1收樓資料:
5.1.1《業主家庭情況登記表》;
5.1.2《業主證領用登記表》;
5.1.3業主身份證復印件(業主及家人小一寸照片二張);
5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;
5.1.5樓宇情況檢查表;
5.1.6收樓通知書;
5.1.7交款通知書;
5.1.8購房認購書
5.1.9管理公約簽約頁;
5.1.10《物業服務合同》;
5.2裝修資料:
5.2.1《裝修申請審批表》;
5.2.2《住宅室內裝修管理協議》;
5.2.3《裝修承諾書》;
5.2.4《閉水試驗確認書》;
5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質量、防炎安全承諾書》;
5.2.6《裝修人員管理條例》;
5.2.7相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業執照及資質證復印件,業戶委權/委托書等);
5.3入住日常資料:
5.3.1業主來函;
5.3.2客戶服務單;
5.3.3催繳費通知單;
5.3.4《整改通知單》;
6.業主檔案袋的整理
6.1業戶資料整理、分類:
6.2資料按一戶一檔,分區、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3業戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業主檔案資料情況'表;
6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業主資料、裝修資料、日常管理資料。
6.5業戶資料歸檔時間和更新:
6.6客服組辦理完單元交付手續后,將業戶資料交于前臺;
6.7前臺中班人員將業戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8對已收樓業戶平時所新增的資料由客服組按上述規定處理;
6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發現問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統一清理;
6.11銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;
7.2經客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業戶檔案,抽取有關業戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;
8.保密要求:
8.1業戶檔案柜除業戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內存放業戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;
8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。
9.業主檔案的跟蹤:
9.1對產權發生變更的業主。管理處應及時為新業主建立'業主檔案',同時對原業主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業部經理批準,經客服組主任辦理登記手續后方可查閱。
9.3業主檔案應永久保存。
9.4將各業主資料輸入電腦進行管理。
10.本規定執行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據之一。
11.相關文件和記錄
11.1《業主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《業主檔案目錄》
