物業管家服務中心檔案管理規定
山莊管家服務中心檔案管理規定
1.0目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于zz山莊管家服務中心各類檔案的管理。
3.0職責
3.1管家服務中心經理監督檔案管理的實施工作并審批檔案的借閱申請;
3.2檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的類別、編號及保存年限:
4.1.1管家服務中心的編號:*lsz(項目名稱拼音縮寫)
4.1.2區分全宗,按管家服務中心的工作內容劃分,全宗可分為以下幾類:
一級類目二級類目編號三級
類目檔案范圍和條款保存年限
*lsz工程圖紙01竣工圖紙、技術改造、施工圖紙等永久
設備技術資料02消防、智能化系統、電梯系統、變配電系統、給排水系統、空調系統、辦公設備等永久
接管驗收資料03永久
合同協議04經營服務類合同、工程類合同等永久
綜合管理0501公司文件、管理處文件、外來文件、工作聯系文件、專項報告、會議紀要等3年
02員工檔案
03通知、通告、溫馨提示等3年
住戶資料0601業主資料永久
02租戶資料長期
房屋健康檔案07入伙物業接管驗收表、裝修相關記錄等
日常記錄08機電類、安全類、保潔綠化類、人事行政后勤類、培訓類、社區文化、中控類、顧客服務、裝修管理、品質管理等3年
業主委員會資料09
財務資料10收費通知單、月收費統計表、季公布報表等。3年
迎檢資料1101優秀大廈(小區)
02安全文明小區
保管理期限的年限從文件產生后第二年開始算起,其中永久為50年以上,長期為16年-50年,短期為15年以下。
4.1.3檔案順序號:采用阿位伯數字取3位有效數字--001、002、003。
4.1.4檔案編號舉例:
*lsz-06-01-001
4.2立卷與編制目錄
4.2.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷,檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由檔案編號、檔案名稱組成,如:
*lsz-05-03-001 通知及通告
*lsz-06-01-001 zz山莊業主資料
*lsz-09-001業主委員會資料
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置外,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內;
4.2.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱;
4.3檔案的保管
4.3.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.3.2檔案保管的責任部門
a)管家服務中心客戶服務部保管合同協議、綜合管理資料、住戶資料、員工培訓檔案、業主委員會資料、財務資料、迎檢資料及管家服務中心各職能部門需要保管的其他檔案;
b)管家服務中心工程維修班保管項目工程圖紙、設備技術資料、接管驗收資料等相關檔案資料;
c)其他職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.3.3檔案的保管程序
a)各職能部門將需保管的資料經整理匯總后,移交給檔案管理員。
b)資料管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號;
c)資料管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.4檔案的密級
4.4.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:重要的會議記錄(紀要)、公司收發文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.5檔案的查閱權限
4.5.1管家服務中心經理可查閱中心所有檔案;
4.5.2其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復制
4.6.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.6.2資料管理員審核其查(借)閱資格:
a)權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續:屬管家服務中心的檔案,由管家服務中心主任審批;屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;財務類的檔案應由中心經理審批。
4.7在檔案歸還日期前,資料管理員應督促借閱人將檔案還好交還檔案室。
4.8須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批,機密檔案由公司行政人事部經理審批,普通檔案由部門/中心負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由資料管理員依據檔案的保管期限,每年編制銷毀計劃及《檔案銷毀清單》,報公司行政人事部審核。
4.9.2行政人事部審核無誤后報總經理審批
。
4.9.3總經理審批同意后由行政人事部指定3名監銷人員(檔案管理員、辦公室文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.9.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0相關支持文件
5.1文書管理規定
6.0質量記錄
6.1qp-01-07-f001 檔案目錄
6.2qp-01-07-f002 檔案查閱/借閱/復制登記表
