z物業常規服務文件管理規定
1.0 目的
規定物業管理部、各地物業公司常規服務文件的編寫、上報、審批程序,對常規服務文件的編制、審批、發放等全過程進行控制,確保物業管理部及各地物業公司所使用的常規服務文件的有效性。
2.0 適用范圍
適合于物業管理部及各地物業公司常規服務文件的控制。
3.0定義
常規服務文件是指企業服務標準、各項目等級服務標準、物業管理部檢查標準、各地物業公司職能部室檢查標準及各項目作業指導書及物業管理部、各地物業公司的檢查通報。
4.0 職責
4.1、物業管理部負責物業公司企業常規服務標準(例如**物業企業等級服務標準、各項目等級服務標準)的編制審核,負責物業管理部對各地物業公司常規服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,負責組織各地物業公司對常規服務文件進行適宜性評審。
4.2、各地物業公司:
4.2.1各地物業公司經理負責本公司職能部室的常規服務檢查標準及管轄項目各專業作業指導書的審批。
4.2.2各地物業公司的職能部室負責對所轄項目常規服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,組織所轄項目對作業作業指導書進行適宜性評審。
4.2.3各項目負責本項目內各專業作業指導書的編制、審核、修訂、管理。
5.0常規服務文件的分類及編號
5.1 常規服務文件分類
5.1.1 按照文件作用分:**物業常規服務文件分為服務標準、檢查標準、作業指導書及檢查通報。
服務標準分為**物業企業等級服務標準和各項目等級服務標準。
檢查標準分為物業管理部檢查標準和物業公司檢查標準。
作業指導書即各項目的常規服務操作性文件。
檢查通報是指物業管理部及各地物業公司職能部室常規服務檢查的檢查通報。
5.1.2 按照編制部門分為:常規服務文件分為物業管理部常規服務文件、物業公司常規服務文件及各項目常規服務文件。
物業管理部常規服務文件有服務標準、檢查標準和檢查通報。服務標準包括**物業企業等級服務標準、各項目等級服務標準。
物業公司常規服務文件有物業公司各職能部室常規服務檢查標準、檢查通報。
各項目常規服務文件有項目作業指導書,包括項目管理規定及各專業組作業指導書。
5.2常規服務文件編號
5.2.1 服務標準編號規定
a)文件類別服務標準為(a);文件級別:分為1-4級,如果是整體企業標準(q),如果是項目的服務標準為項目名稱代碼,如廊坊阿爾卡迪亞(la),廊坊錦繡(lj),廊坊群星(lq),霸州阿爾卡迪亞(ba),滄州麗水(cl),蚌埠阿爾卡迪亞(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是單項服務標準為專業名稱代碼/等級號,如綜合管理類一級標準(gl/1),安防類二級標準(af/2),環境類三級標準(hj/3),維修類四級標準(w*/4);文件序號為發放號和年號的組合,分別取兩位有效數字-01**、02**、03**…,其中**代表發放年號2005年計為05,2006年計為06,以此類推。
b) 服務標準編號圖示
rswy- a-***-****
文件序號
文件級別
文件類別
即:rswy-a-文件級別-文件序號。
例如:**物業企業等級服務標準,2005年第1號,文件編號為:rswy-a-q-0105;**物業廊坊錦繡等級服務標準,2005年第2號,文件編號為:rswy-a-lj-0205;**物業安防類一級服務標準,2005年第3號,編號為:rswy-a-af/1-0305。
5.2.2 檢查標準編號規定
a)文件類別:檢查標準為(b);使用部門為物業管理部(wg)或**物業公司(地點代碼,如lf、cz、bb、nj);檢查類別,如綜合管理類(gl),安防類(af),環境類(hj),維修類(w*);文件序號同上;
b)檢查標準編號圖示:
rswy-b-***-***-**** 文件序號
使用部門
檢查類別
即:rswy-b-檢查類別-使用部門-文件序號。
例如:物業管理部綜合管理類檢查標準,2005年第1號,編號為:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物業公司環境類檢查標準,2005年第2號,編號為:rswy-b-hj-lf-0205。
5.2.3 檢查通報編號
a)文件類別:檢查通報為(c);
如果編制部門為物業管理部(wg);發放對象為**物業公司,廊坊物業公司(lf),滄州物業(cz),南京物業公司(nj),蚌埠物業公司(bb);文件序號同上。
b)編號圖示:
rswy-c-***-****
文件序號
發放對象
編制部門
即:rswy-c-發放對象-序號。
備注:如果編制部門為**物業公司(**rswy),廊坊**物業(lfrswy)、南京**物業(njrswy)、滄州**物業(czrswy)、蚌埠**物業(bbrswy)等;發放對象省略,其它不變。即:**rswy-c-序號。
例如:物業管理部對滄州物業公司的檢查通報, 2005年第5號,編號為rswy-c-cz-0505;廊坊物業公司檢查通報,2005年第5號,編號為lfrswy-c-0505.
5.2.3 作業指導書編號
a)文件類別:作業指導書編號為d,一般省略;使用部門為**物業公司**管理處,廊坊物業公司錦繡管理處(lj),阿爾卡迪亞管理處(la),…;專業類別如綜合管理類(gl),安防類(af),環境類(hj),維修類(w*);文件序號為發放號,取阿拉伯數字的位有效數字-01、02、03…;
b)作業指導書編號圖示:
rswy-***-***-** 文件序號
專業類別
使用部門
即:rswy
-使用部門-專業類別-文件序號。
例如:廊坊物業公司錦繡管理處綜合管理類作業指導書,2005年第1號,編號為:rswy -lj-gl-0105;滄州物業公司麗水花庭管理出環境類作業指導書,發放號為2,編號為:rswy-cl-hj-0205。
5.2.4物業管理部、各地物業公司的除常規服務的行政類文件不屬本規定的范圍,可自行編號。
6.0 物業常規服務文件的控制
圖示1:
編制 審核 審批
服務標準 物管部 物管部 地產/控股
物管部檢查標準/檢查通報 物管部 物管部 物管
物業公司檢查標準/檢查通報 職能部室 職能部室 物業公司經理
作業指導書 項目 項目 物業公司經理
6.1 常規服務文件的編寫
6.1.1 新的服務內容產生時需要編制,如接管項目,服務內容增加等。
6.1.2 編寫原則:誰使用誰編寫。
6.1.3 按照圖示1的職責劃分編寫責任區內的常規服務文件。
6.1.4 項目內各專業組作業指導書的編制責任人為各專業組主管。
6.2 常規服務文件的審核與審批
6.2.1 審核與審批原則:編寫者的上級進行審核,審核者的上級進行審批。
6.2.3 按照圖示1的職責劃分審核與審批責任區內的常規服務文件。
6.2.3常規服務文件報送必須填寫《物業常規服務文件審批單》;所有在用常規服務文件,組織部門應組織編制部門主管對文件進行適時評審,確定文件是否進行修改,予以修改則按本規程5.4條款更改。
6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業常規服務文件審批單》報送。審批人員對文件進行審批。若文件審批通過,則執行5.3條款,當組織部門與編制部門不是同一部門時應將審批后的文件報送組織部門;若審批不通過,則應對文件進行修改,并重新依據文件的審批程序進行。
6.3 文件的發布
6.3.1 服務標準、物業管理部檢查標準、檢查通報的發放
a)物業管理部將審批后的文件進行編目,確定發放范圍及數量,打印/復印所需份數,并標注發放號。
b) 物業管理部相關人員依據《物業常規服務文件審批單》發放范圍發放,并填寫《發文登記表》。
6.3.2 物業公司檢查標準、檢查通報的發放:
a)物業公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員,并標注發放號。.
b)資料員按規定對該文件進行編目,確定發放范圍及數量,打印/復印所需份數。
c)資料員根據要求的發放范圍發放,并填寫《發文登記表》。
d)要求報送物業管理部備案。
6.3.3 作業指導書的發放
a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員,并標注發放號。
b)資料員按規定對該文件進行編目,確定發放范圍及數量,打印/復印所需份數。
c)資料員根據要求的發放范圍發放,并填寫《發文登記表》。
d)要求報送物業管理部及該項目所屬物業公司備案。
6.4 常規服務文件更改流程
6.4.1更改
常規服務文件若核查不符合而需要更改時,需更改部門/人員將修改詳細內容填制《物業常規服務文件變更通知單》,若有必要,則應填寫修訂理由。
6.4.2審批
參見本規定5.2.1條款,應填制《物業常規服務文件審批單》。如果審批未執行5.2.1條款,受委托部門應得到相應的背景材料。
6.4.3 更改常規服務文件的發布
修訂部門將通過的草案及《物業常規服務文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關部門相關人員,其依據《發文登記表》發放范圍/數量,打印/復印所需份數,并標注發放號,修訂文件按《物業常規服務文件審批單》打印修訂標識。
發放標明修改狀態的新文件,同時收回失效版本舊文件,并填制一頁新的《發文登記表》,舊的相應《發文登記表》妥善保管。
6.4.4 文件發放人員保存《物業常規服務文件審批單》,說明現行文件的修改狀態,利于管理。
6.5 常規服務文件作廢流程
6.5.1若核查不適宜而需作廢時,編制部門/人員需向審批部門/人員提請作廢,并標注原因。
6.5.2作廢實施
主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規服務文件傳遞給該文件的發放部門相關人員,由其依據《發文登記表》,收回所有原已下發的該作廢文件。
6.5.3 作廢受控文件的處置
a)發放新文件并及時收回失效或作廢文件。標注作廢標記,防止繼續使用。
b)作廢或失效文件若歸檔保存, 相關人員應在失效文件上標注作廢標記,單獨保存;若作廢文件不歸檔,相關人員填寫《檔案銷毀清單》,部門主管/經理審核后立即予以銷毀。
6.6 常規服務文件管理要則
6.6.1 各部門負責人應妥善保存文件,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未經授權,公司任何人不得私自復印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中損壞、丟失,責任人應提交書面報告,經發放部門批準發放新文件。
7.0 附件
7.1 《物業常規服務文件清單》
7.2 《物業常規服務文件審批單》
7.3 《發文登記表》
7.4 《物業常規服務文件變更通知單》
7.5 《檔案銷毀清單》
物業常規服務文件清單
序號:
序號 發放號 文件名稱 編號 備注
物業常規服務文件審批單
文件名稱 編號
文件編寫概述:編寫負責人簽字: 日期:
審核人/部門意見: 簽名: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
發文登記表
序號:
序號 文件名稱 編號 分發號 發放部門 簽收 日期 份數 備注
物業常規服務文件變更通知單
序號:
文件名稱 編號
更改位置及原由:
更改后內容:受此影響引起的其他更改文件名稱:
申請人: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
檔案銷毀清單
序號:
