學院后勤公司物資服務采購管理辦法
學院后勤公司物資(服務)采購管理辦法
為規范后勤總公司物資(服務)采購行為,保證采購工作規范、高效、透明實施,根據學校有關規定和公司實際,特制定本辦法。
第一章 總則
第一條 本辦法所稱物資(服務)采購是指學校授權由后勤總公司自主采購的保證后勤工作正常運行的物資和服務,包括生產資料采購和委托社會服務采購。
第二條 物資(服務)采購應當遵循公開透明、公平公正、質優價廉、誠實信用的原則,既保證生產工作高效運行,又保證采購工作規范運行。
第三條 物資(服務)采購原則上以定點采購為主,非定點采購為輔。定點采購是指各部門應從后勤總公司核準準入的合格供應商名錄中進行物資(服務)采購。特種材料和非常用材料可進行非定點采購。
第四條 非學校授權的物資(服務)采購,由后勤總公司向職能部門報告,納入學校采購。
第二章 物資(服務)采購供應商準入及管理
第五條 物資(服務)采購合格供應商準入和管理由監察中心負責。
第六條 物資(服務)采購合格供應商由監察中心組織,辦公室、結算中心、實體業務部門參與,共同考察篩選。
第七條 物資(服務)采購合格供應商應具備以下條件:
(一)在工商部門注冊的法人或具有獨立承擔民事責任能力的其他組織和個人。
(二)具有提供滿足后勤總公司生產所需物資(服務)的能力。
(三)具備持續穩定的合格物資(服務)供應渠道和市場信譽。
(四)具備物資(服務)交付后的服務和支持、配套服務能力。
(五)應承諾所銷售物資(服務)顯著低于同期同物資(服務)的市場價格。
第八條 物資(服務)采購合格供應商須經后勤總公司黨政聯席會研究同意。
第九條 監察中心應對物資(服務)采購合格供應商建立名冊,進行日常管理。
第十條 監察中心每年應組織辦公室、結算中心、實體業務部門對后勤總公司物資(服務)采購合格供應商進行一次集中檢查,并提出保留、清退、重新選擇的建議。
第十一條 列入后勤總公司物資(服務)采購合格供應商名錄的單位和個人有以下行為的應予以清退:
(一)提供虛假證明,騙取后勤總公司物資(服務)采購合格供應商準入資格的。
(二)提供的物資(服務)價高質劣。
(三)售后服務不及時,不到位,或不能滿足工作需求的。
(四)與采購人串通虛假采購套取資金的。
(五)不接受后勤總公司組織監督檢查的。
第三章 物資(服務)采購流程
第十二條 各部門采購物資應先填寫《后勤總公司物資采購計劃審批表》,詳細填寫采購物資名稱(規格型號)、數量后交由監察中心審核。
第十三條 監察中心根據物資庫存及實際需要審核各部門的采購計劃,同意采購的填寫同意意見,不同意采購的予以退回。
第十四條 各部門采購物資計劃經監察中心審核同意后,由總經理進行再次審核,審核同意后進入采購程序。
第十五條 物資采購計劃經總經理審核同意后原則上由使用部門自主采購,在采購中應做好價格談判和質量控制。
第十六條 專項物資采購、固定資產物資采購、單筆物資采購在5000元以上的,須經后勤總公司黨政聯席會同意。
第十七條 對確需外包的服務項目,由職能部門提交后勤總公司黨政聯席會議研究。
第十八條 外包服務項目由監察中心組織,辦公室、結算中心、實體業務部門參與,共同對預選供應商進行考察和價格談判。
第十九條 服務外包供應商和外包價格須經后勤總公司黨政聯席會研究同意。
第二十條 外包服務項目應簽訂服務合同,合同原則上每年簽訂一次。
第四章 采購物資(服務)管理
第二十一條 后勤總公司采購的物資原則上實行“零庫存”,即根據即時和實際需要采購。
第二十二條 各使用部門是采購物資的管理者,應做好出入庫管理和使用管理,提高物資使用效率。
第二十三條 各使用部門應指定專人負責采購物資的驗收工作,填寫出入庫憑據。
第二十四條 各使用部門對留存物資應做好庫存管理,建立物資領用制度。
第二十五條 各部門根據工作職責對外包服務進行管理,指導和監督外包服務供應商提供高質量的服務。
第二十六條 各部門認為外包服務供應商所提供的服務不能滿足工作需要的,應及時向公司報告。
第五章 物資(服務)采購監督及違紀處理
第二十七條 監察中心負責對各部門采購物資的價格和質量,外包服務的價格和質量進行監督。
第二十八條 監察中心應建立后勤總公司物資價格信息庫,定期對采購物資價格與市場價格進行分析比對。
第二十九條 各部門采購物資應嚴格遵守采購紀律,如發現有下列行為的除進行經濟賠付和處罰外,視違紀程度,還將給予警告、轉崗、報送學校等方式處理。
(一)不按規定程序進行采購,干擾采購工作正常進行的。
(二)與供應商相互串通,高估冒算,有意多付貨款的。
(三)不認真履行職責,購進貨物以次充好、價高質次或假冒偽劣的。
(四)采購過程中接受供應商禮品、回扣或有價證券的。
(五)采購過程中拒絕監督,對違紀違法行為有意包庇的。
(六)挪用、貪污、私分采購貨款的。
第三十條 監察中心應定期向職能部門了解外包服務供應商提供服務情況,主動監督外包服務供應商提供服務情況,對不能滿足后勤總公司要求的,及時提出清退和更換建議。
第六章 采購物資(服務)報賬流程
第三十一條 后勤總公司物資采購工作完成后,應及時報賬,不積壓、不累積,原則上單筆結算費用不得超過5000元。
第三十二條 各部門物資采購完成后應持發票和出入庫清單報賬,出入庫清單應有辦理人員簽字,發票應有采購經手人、部門負責人、監察中心審核人簽字。
第三十三條 外包服務項目依據合同約定付款。
第三十四條 物資(服務)采購發票須經總經理(或授權人)簽字后方能報賬。
第七章 附則
第三十五條 本辦法未涉及內容按照國家相關法律、法規及學校有關規定執行。
第三十六條 本辦法自下發之日起施行。
第三十七條 本辦法由后勤總公司負責解釋。
