第1篇 檔案管理規定國家標準辦法
檔案管理規定國家標準:檔案立卷管理規定
一.總則
為了規范********公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續性,現根據《********公司檔案分類大綱》要求,結合********公司實際,特制定本辦法。
1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統的分類管理。
2.********公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代
字類目名稱代
字類目名稱a文書檔案類c會計檔案類j基本建設類*聲像檔案類w實物檔案類t專題檔案類
二.各類檔案的分類立卷辦法
文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規律,保持文件的原貌和完整,準確判定文件的保管期限,適應新技術應用的需要,便于保管和利用。
按照歸檔范圍的規定,凡應歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。
按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來文與復文合為一件,如果分屬不同年度的可分開歸檔。
3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內容所針對的年度不一致。
4、裝訂4.1去掉原來文件上會生銹的金屬物,用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。
裝訂時正本在前,定稿在后;復文在前,來文在后。
在每頁的右下角(背頁的左下角)編頁碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對紙張產生直接或間接的損害。
4.2凡文件尺寸大于a4紙規格的,要按a4紙規格進行折疊或裁剪,小于16開規格及破損的要進行托裱,對字跡模糊的文件要進行復制。
4.3在該份文件的正文輸入計算機之前,不宜用乳膠或縫紉機來裝訂(因為會影響以后將該文件拆訂、掃描)。
5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開,同一保管期限的文件材料,按照時間先后排列,并且盡可能將關系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
6、編號6.1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附圖1),并填寫有關欄目的內容。
6.2檔號章的項目及填寫內容:類別號:文書檔案的類別號為a。
期限:即保管期限,分兩類,填寫“長久”或“短期”。
年度:該份檔案實際形成的年度,以四位阿拉伯數字標公元紀年。
機構:不分機構編檔號的單位此欄可不填。
件號:以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號;同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號,件號不得重復。
6.3在每年歸檔工作結束后,如發現有其它應歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
7、裝盒7.1檔案編號后,要按照編號順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號”。
(樣式見附圖3)。
每一個檔案盒內只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。
7.2填寫盒內文件備考表。
盒內文件情況說明:主要用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況,如無上述情況,可暫不填寫。
整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。
日期:填寫歸檔的年、月、日。
8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構成。
8.1.2“目錄夾封面”(格式見附圖4)內容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構、期限、年度等六個基本項目;“目錄盒脊背”(格式見附圖2)項目由單位代碼、類別號、機構、期限、年度等五個基本項目組成。
8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見附圖5)內容包括:年度、保管期限、件數、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。
不同的保管期限分開不同的登記表填寫。
8.1.4“歸檔說明”的內容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內設機構及主要領導人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數量、有何缺陷和問題等)。
8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見附圖6)應包括以下基本項目:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數,需要時還可增加其它項目,如“文件格式”。
件號:參見6.2。
責任者:制發文件的組織或個人,即文件的署名者或發文機關。
文號:文件的發文字號。
題名:即文件的標題,一般應照實抄錄。
原文沒有標題的應當加擬標題,外加“[]”號;原文有標題但不能說明文件內容的,應重擬標題,重擬標題外加“[]”號,附于原標題之后。
日期:指文件形成的日期。
填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數字的右下角加“.”號或“-”號,以四位阿拉伯數據表示公元紀年。
頁數:指每一份歸檔文件本身的有效頁面數。
文件格式:指歸檔文件對應的電子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8.1.6各種保管期限的歸檔件目錄,按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾,連年續訂,直到該目錄夾裝滿。
8.1.7“歸檔文件目錄”應一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。
8.2編制其它檢索工具。
各單位應根據實際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。
9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質文件的同時,要收集對應的電子文件,對電子文件進行集中統一保管,并建立相應的移交電子文件簽名確認制度,以確保電子文件的真實。
9.2圖書檔案中心要采取適當措施,確保機讀目錄和電子文件的安全,要及時用光盤或磁帶機等進行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。
9.3各單位統一使用圖書檔案中心(以下簡稱中心)設計的檔案管理系統,統一將數據傳送到中心的檔案數據庫服務器,中心為每個單位建立一個單獨的數據庫以確保數據的保密性。
另外中心應定期對各單位的檔案數據進行匯總。
9.4處理電子文件,應使用wps
office或msoffice,形成通用的電子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。
9.5為方便以后利用計算機進行全文查閱,要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關鍵字。
檔案管理系統在執行文件導入時會自動將文件全文寫入數據庫,同時會在本機的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號相同。
9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數據庫副本供查閱,另一套數據封存且不得外借。
第2篇 質量標準化辦公室檔案管理員崗位責任制
1、在質標辦主任的領導下,負責標準化檔案材料的收集、整理、保管、統計和提供利用工作。
2、要認真做好接收、借閱登記、及時整理和分類排擋,并按照規范化、標準化的要求,做好收集、整理、裝訂及歸檔工作。
3、切實做好檔案的保護工作,保持室內清潔和整潔,確保標準化檔案材料的完整與安全。
4、要加強政治和業務學習,不斷提高自身的政治和業務素質,提高工作水平。
5、按時完成質量標準化辦公室主任交代的其他工作。
第3篇 物業檔案管理標準作業程序
一、目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業部各類檔案的管理。
三、職責
1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。
2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。
3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
四、程序要點
1、檔案的編號
(1)公司、物業部編號:
①物業部 編號為:wy(英文縮寫)。
(2)部門編號:
①辦公室 ;
②財務部 ;
③事務處 ;
④工程處 ;
⑤護衛處 ;
(3)年份編號:引用年份序號―2000、2001、2002……。
(4)檔案順序號:采用阿拉伯數字取3位有效數字―001、002、003……。
(5)檔案編號舉例:
①物業部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
②物業部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
2、檔案的分類
(1)區分全宗,按物業管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:
①行政、人事類;
②財務類;
③公共事務類;
④保潔類;
⑤園林綠化類;
⑥機電維修類;
⑦經營類;
⑧品質類。
(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性,我們采用組織機構――問題分類法,如:
收文類
發文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發文類
報表類
② 財務部
帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發文類
業主檔案類
③ 事務部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經營類
計劃總結類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
①根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標準貼紙;
②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
――物業行政部、人事部收文:※※※―*z―收文;
――物業財務部報表:※※※―cw―報表;
――物業部服務處業主檔案:
※※※―※※※―fw―業主檔案。
③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾內)。
(2)編制目錄:
①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務是:
①便于查閱;
②保證檔案的安全;
③防止檔案的損壞;
④采取修復技術,延長檔案壽命。
(2)檔案保管的責任部門:
①財務部保管財務檔案;
②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業租憑和多種經營資料;
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案;
④各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序:
①各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號;
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級
(1)檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通;
①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
②機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
③普通檔案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權限
(1)總經理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復制
(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:
①權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;
②權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續:
③屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;財務類的檔案也應由總經理審批。
9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單位,報行政部、人事部經理審核。
(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。
(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關支持文件
1、《文書管理標準作業程序》
第4篇 物業公司檔案管理程序標準
物業公司檔案管理程序與標準
程序 標準
1、收集
1)接收本單位文書部門或業務部門歸檔的案卷;
2)了解本單位工作活動,產生哪些檔案,是否形成和歸檔;
3)歸檔文件齊全、完整;
4)歸檔案卷質量符合要求。
2、整理
1)要保持文件之間的歷史聯系;
2)要充分利用原有基礎;
3)便于檔案的保管和利用。
3、鑒定
1)以國家檔案局制定的《關于機關檔案保管期限的規定》和《文書檔案保管期限表》為標準執行;
2)以案卷為單位進行鑒定。即:由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁審查案卷;
3)對于零散或未整理的檔案文件鑒定,可與檔案的整理和編目工作同時進行。
4、保管
1)防治檔案的損壞;
2)延長檔案的壽命;
3)維護檔案的安全。
5、統計
1)對檔案的數量進行統計;
2)檔案利用情況的統計;
3)基本情況統計。
6、利用
1)做到熟悉庫存家底,了解各種情況,主動開展利用工作;
2)編制有適用價值的參考工具。
