物業檔案管理標準作業程序
一、目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業部各類檔案的管理。
三、職責
1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。
2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。
3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
四、程序要點
1、檔案的編號
(1)公司、物業部編號:
①物業部 編號為:wy(英文縮寫)。
(2)部門編號:
①辦公室 ;
②財務部 ;
③事務處 ;
④工程處 ;
⑤護衛處 ;
(3)年份編號:引用年份序號―2000、2001、2002……。
(4)檔案順序號:采用阿拉伯數字取3位有效數字―001、002、003……。
(5)檔案編號舉例:
①物業部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
②物業部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
2、檔案的分類
(1)區分全宗,按物業管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:
①行政、人事類;
②財務類;
③公共事務類;
④保潔類;
⑤園林綠化類;
⑥機電維修類;
⑦經營類;
⑧品質類。
(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性,我們采用組織機構――問題分類法,如:
收文類
發文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發文類
報表類
② 財務部
帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發文類
業主檔案類
③ 事務部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經營類
計劃總結類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
①根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標準貼紙;
②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
――物業行政部、人事部收文:※※※―*z―收文;
――物業財務部報表:※※※―cw―報表;
――物業部服務處業主檔案:
※※※―※※※―fw―業主檔案。
③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾內)。
(2)編制目錄:
①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務是:
①便于查閱;
②保證檔案的安全;
③防止檔案的損壞;
④采取修復技術,延長檔案壽命。
(2)檔案保管的責任部門:
①財務部保管財務檔案;
②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業租憑和多種經營資料;
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案;
④各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序:
①各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號;
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級
(1)檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通;
①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
②機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
③普通檔案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權限
(1)總經理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復制
(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:
①權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;
②權限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續:
③屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;財務類的檔案也應由總經理審批。
9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單位,報行政部、人事部經理審核。
(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。
(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關支持文件
1、《文書管理標準作業程序》
