第1篇 公文管理規定辦法
公文管理規定【1】
1.目的
為加強公司文件管理,做好公文處理工作,使之規范化、制度化,根據有關規定,結合本公司實際,特制定本管理規定。
2.發文的處理
1)擬稿:按照各部門誰主管,誰擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門協辦。稿件需填寫公司統一的發文稿紙作面頁,按規定要求擬稿。
2)核稿:由部門經理初核,在面頁上簽名并簽署日期;送綜合部審核,從公文規格、內容上把關。
3)簽發:以公司名義對外的發文,由公司總經理簽發。
4)編號:由綜合部統一登記、編號、計算份數等。
5)打印:擬辦部門打印完畢,擬稿人校對并在頁面上簽名。
6)蓋章:由綜合部辦理有關蓋章手續。
7)分發:由綜合部助理統一分發,原稿與正文1份(原件)存檔。
3.收文的處理
1)拆封:當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的,由綜合部拆封;署名有關部門的,由部門拆封;由政府部門所發的文件,由綜合部拆封存檔并復印給相關部門。
2)登記:凡明確是公司收文的,不論以何種形式收到,都統一由綜合部登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。
3)擬辦:綜合部根據公文內容、性質提出擬辦意見。
4)呈閱、呈批:根據擬辦意見,由綜合部助理呈送公司領導批示或分送有關部門辦理。
5)交辦:根據公司領導的批示傳遞到承辦部門。緊急公文,文書人員應提出辦理時限,加強督促催辦。
6)辦結:經辦理的文件要注明辦理結果和日期,然后存檔。
公文管理規定【2】
公 文 管 理 制 度
一、閱文管理制度
1、凡往來公文(含文件、函件、圖片、資料等下同)統一交由辦公室簽收,編號登記,并及時送主任閱示,任何人不得隱匿或私自存放。
2、經主任批示后,由辦公室及時按閱文對象分別送閱,相互之間不許遞閱。
3、閱文人閱后應在閱文簽上簽上姓名、日期,以示閱畢,并及時交給辦公室。
4、閱文人應遵守閱文紀律,保守秘密,嚴禁在夾內抽出有關公文自用。如認為公文內容重要,可進行必要的摘錄或交由辦公室復印。
二、發文管理制度
1、凡涉及業務性的文字材料,一律由相關科室承辦;凡涉及組織、人事、行政管理、總結、綜合材料等由辦公室承辦。
2、草擬公文要按公文的類別要求規范化,用文件擬稿紙送簽,并列出主送、抄報(送)單位、主題詞、印制份數等。
3、所有公文經過擬稿、審核后,最后由一律由主任簽發。
4、所有公文一律由辦公室打印,承辦人校對、裝訂,辦公室分發。
5、所有公文存檔三份,承辦人留存一份,其余份數由辦公室按要求送(寄)發。重要公文要履行簽收或掛號郵寄,承辦人如須多加份數,應事先告知辦公室。
三、借文管理制度
1、所在內借的公文必須履行登記手續,并注明歸還日期,辦公室到期要催收,外借出,必須由主任審批同意。
2、所有借閱人必須愛惜公文,不得丟失、拆卷、損壞、涂改、抽頁,閱畢主動及時歸還辦公室。
3、借閱人需要復印卷內內容的,須經主任批準同意。
4、對損壞、涂改、丟失公文者,視其情節,相應給予教育、賠款,直到紀律處分。
5、自覺遵守公文保密制度,未經允許不得外借、翻印公文,不得有意泄密涉密公文內容。
第2篇 房地產管理局公文處理規定-2
為規范我局機關收文、發文行為,使公文辦理迅速及時、準確無誤,提高工作效率,特作如下規定:
一、公文的接收和處理
㈠收件人為市房管局的公文、信函,一律由辦公室收發負責人開啟、登記和編號。無特殊情況任何人不得隨意拆閱。公文來件應在當天辦理,防止積壓貽誤工作。對緊急公文,應力求做到隨來隨辦。
㈡公文、信函登記后,由收發人員送交主管局長批示,然后送交承辦部門或辦事人員閱處,簽閱后收回,并注銷。
㈢公文、信函一般不予外借。因工作需要的,可以復印。確需借用原件的,必須辦理借用手續,事情辦妥后,應及時將文件交還,注銷登記。
㈣有關“三密”文件的傳閱,按保密制度規定執行。打印室由辦公室按保密規定管理,非打印室人員,不得隨便進入。
二、擬文和發送
㈠公文擬稿應使用規范稿紙,文稿首頁必須使用“文件稿紙”,并按要求將各項欄目填寫清楚。擬稿字樣要求規范、工整、清晰。對外發文一律以潮州市房地產管理局的名義發文。各科室原則不對外發文。
㈡發文由承辦單位有關人員起草,單位負責人初審,主管局長審核簽名,局長簽發。后由局辦公室對文件編列文號,安排打印,承辦單位負責校對。
㈢公文的發送,由辦公室或承辦單位負責。
㈣公文印章由辦公室主任及收發人員負責保管,不得外借。
三、公文歸檔
㈠公文辦理完畢后,應根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
㈡凡以局名義制發的公文(包括附件),應留有一式二份,連同領導簽發的原稿一并存局辦公室,由文檔人員裝訂歸檔。
㈢局屬下單位應指定一名文書人員,負責管理文書工作。
第3篇 南油物業公司公文管理規定7
物業公司公文管理規定(七)
1、為進一步提高**物業管理有限責任公司(以下簡稱公司)公文處理工作的效率和質量,促進物業經營管理工作,實現公文處理工作的科學化、制度化和規范化,特制定本辦法。
2、本辦法適用于公司及公司各部門公文處理工作。
3、公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內的一系列銜接有序的工作,應按照行文要求和公文處理的規定進行,做到準確、及時、安全、保密。
4、公司總經辦管理公司公文處理工作并負責指導公司各部門公文處理工作。
5、公文處理要堅持實事求是的原則,力戒形式主義和文牘主義,行文要少而精,注重實效。
第一章 公文種類
6、公司涉及行政、黨務的公文種類主要有:決定、規定、通知、通告、請示、報告、函、會議紀要等。
第二章 公文的主要制發型式及適用范圍
7公司設《**物業管理有限責任公司》公文首頁紙,適用范圍如下:1、《**物業管理有限責任公司文件》主要用于公司決定、規定、年度工作計劃、總結;部署全局性重要工作;向各部門通知重要事項;轉發上級有關文件等。2、《**物業管理有限責任公司》主要用于向上級報告、請示工作;批復請示;同不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項;轉發公司領導的重要報告、講話等。
第三章 公文格式
8、公文一般由標題、公文編號、簽發人、密級、緊急程度、主送單位、正文、附件、附件名稱、印章、發文時間、發文字號、印發傳送范圍、主題詞、抄送(報)單位、印發單位和印發日期等部分組成。如有附件,附件應在正文之后,成文日期之前注明附件名稱和順序。
9、公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,并標明發文機關名稱和公文種類。在標題內除法規、規章名稱加書名號外,一般不使用或少使用標點符號,在標題最后則不宜使用。
10、有關說明
1《**物業管理有限責任公司文件》按'**[200*]*字 第**號'統一編發,蓋公司印章;公司對外一般事項行文不編號,使用公司信函紙,如需蓋章,須履行用印登記手續。
2、聯合行文,只標明主辦單位發文字號。
3、上報的公文應當注明簽發人(按領導班子分工標注)、會簽人姓名。聯合上報的公文主辦單位簽發人姓名排列在前,其他單位簽發人姓名在主辦單位簽發人姓名之下,按發文單位順序依次排列。上報的請示性公文應當在印發單位名稱和印制日期之下注明聯系人的姓名和電話。
11. 機密公文應當根據機密等級,分別由總經辦注明'絕密' '機密''秘密'。
12. 標引主題詞,應從《北京市人民政府公文主題詞表》中選擇與公文主題概念最直接相關的若干主題詞(一個文件一般不超過7個)進行標引。
13. 上行文一般只寫一個主送單位,以公司名義發文視公文內容應當標明主送單位和抄送單位。除答復領導直接交辦或者指定的重要公文外,各種公文一般不寫報領導個人稱謂字樣。
14. 成文日期以領導簽發日期為準;聯合行文以最后單位領導的簽發日期為準;會議通過的事項,以通過日期為準。
15. 公文用紙一般采用a4型。
16. 公文標題、主標詞等具體要求按(*政發[2001]12號文件)的有關規定執行。
第四章 行文規則
17.用公司名義行文的公文有:1、向上級報告、請示工作;2、與有關單位聯系重要事務;3、向各部門下達重要指示決定等。
18.以部門名義行文的公文有:1、在職權范圍內,下達計劃、制度、要求、指導業務、了解情況、向公司領導報告、請示工作。
19.請示性公文應一事一文。
20.請示與報告必須嚴格分開,不得在報告中夾帶請示事項。公文標題不得使用'請示報告'字樣。
21.凡可以由公司各職能部門行文或面談解決的問題一律不用公司名義行文。需要用公司名義的行文,到總經辦統一編號。
第五章公文處理程序
22.公文辦理
公文辦理分為收文辦理和發文辦理兩項內容。
收文辦理包括:簽收、登記、分發、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
主要程序如下:
1、凡上級機關來文、地方行政部門來文、外單位來文及公司各部門外出開會帶回文件及材料等先由總經辦及時簽收、登記、編號。(屬總經理的收文,由總經理簽收后登記;屬公司有關領導親收件,一律由收件人親自拆封)
2、文件登記后,由總經辦主任根據文件性質及涉及內容填寫'文件擬辦單'送有關領導閱示,除特殊情況請領導3天內做出批示。(請主批領導使用鋼筆或簽字筆在'文件擬辦單'上明示意見及批示時間,其他人或部門圈閱示為同意)。
3、公文辦理應遵循以下原則。
3.1、需要有關部門傳閱的文件,由總經辦負責分別轉交,各部門閱畢文件應及時歸還,禁止文件橫傳。
3.2、公司對請示批準事項的文件,應在收文后的7天內答復來文單位。
3.3、送有關部門辦理的公文不能超過48小時,對不能按期辦理的要及時說明。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的公文,應迅速退回總經辦并說明情況,不得積壓逾期。
3.4、總經辦根據領導意見,負責對各部門承辦的公文進行催辦和督辦。
發文辦理包括:擬稿、審核、簽發、編號、印制、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等。
23.公文起草及需要注意的事項
1、起草公文應符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示;準確地反映客觀實際情況,提出的辦法、措施切實可行;觀點明確,表達準確,文字精練,文風端正,并做到一文一事。
2、公文中的人名、地名、時間、數字、引文要準確。時間應寫具體年月日,數字除作修辭句中詞素外,一般要使用阿拉伯數碼。結構層次序數:第一層為'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四層為'(1)'。在同一公文中數字的使用應前后一致。引用文件應注明發文時間、機關、標題和文號。使用簡稱時,應先用全稱并加以說明,不得使用不規范的用詞和用字。公文的結構層次、序數、數字的詳細情況按(京政發[2001]12號文件)的有關規定執行。
3、制發公司公文需經總經理、副總經理同意,主辦部門負責公文的起草。
4、各部門起草好公文后,應先到總經辦填寫'發文稿紙',并由總經辦對公文的文種、格式、文字、結構、密級、主題詞等進行把關。公文中的意圖、觀點、業務內容、技術術語、統計數字、涉密密
級、保密期限和定密依據等由起草公文的部門負責。
5、經把關后的公文草稿由呈報部門呈報公司有關領導審批,公司行政、黨務公文依領導工作分工,由公司總經理、副總經理、黨支部書記、工會主席審核簽發。請簽發人使用鋼筆或簽字筆在'發文稿紙'上簽署自己的意見、姓名和年月日,以便查考和保存。
6、如遇公文內容復雜特殊、涉及若干部門、需要會簽的由起草部門注明,由總經辦負責送簽。
7、經領導審批簽發后的公文定稿由總經辦安排登記、編號并打印。打字員在打印公文時要忠實于定稿,不允許改動定稿的文字、段落、標點符號和格式。如發現定稿有不當之處,要經過公司領導及起草公文部門同意,才能改動。
8、打字完成后,由打字員通知起草公文的部門或有關人員進行校對,校對要認真,與定稿無誤后,在'發文稿紙'上簽字,然后才能印制。公文印刷標準按《**物業管理有限責任公司公文制發和公文格式的規定》執行。
9、公文成文時間應與領導人簽發時間一致。
24.公文傳遞
公文的傳遞方式根據其緊急程度、秘密等級確定:一般性公文可采用便捷方式傳遞,秘密公文要經專人傳遞,不得使用計算機、傳真機傳輸。
25. 公文管理
1、上級或公司秘密公文的印發傳達范圍要按發文機關的規定執行;復制上級秘密公文需經發文機關批準,復印公司秘密公文需經公司領導批準,并視同原件管理。
2、總經辦電腦錄入員離開'機位'時,應將錄有重要文件的軟盤妥善保管,設定密碼以防泄密。
3、總經辦定期對公文進行清理、清退和銷毀。
4、公司各部門工作人員調離工作崗位時,不得將個人暫時保管或借用的公文帶走,應及時歸還總經辦統一管理。
第六章 公文立卷、銷毀
26.公文辦完后,應歸還總經辦,根據立卷歸檔的有關規定,總經辦及時將公文定稿正本和有關資料整理立卷。
27.沒有存檔價值和存查必要的公文經領導批準可以銷毀。
第七章 附則
第4篇 煤礦公文管理規定
某某煤礦公文管理規定
一、發文管理
(一)行文格式
公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報抄送機關等部分組成。
1、發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱。
2、機要公文分“絕密”、“機密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。
3、發文字號由機關代字、年份、序號組成。
4、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,一般應當標明發文機關、公文種類。除發布和轉發政府規章性文件外,標題一般不加書名號,也不用其他標點符號。如轉發上級黨政或部門的文件和批轉下級文件,原標題文字過長,可重新概括確定標題。
5、公文如有附件,應在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
6、公文成文時間以領導簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發領導的簽發日期為準。
7、公文主題詞標注在文件末頁下部,抄報抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發的主題詞表為準。
8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發文格式,主送單位為:基層各單位、機關各部室,抄送單位為:礦領導、副總、井領導;礦黨委及黨政(黨委)辦公室發文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領導、副總、井領導、機關各部室。主送單位為部分單位的,應限定發文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。
(二)行文規則
1、*某某煤礦委員會、徐州礦務集團有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會可以單獨行文,礦(井)黨政也可以聯合行文,聯合行文須經礦(井)黨政主要領導簽發。黨政聯合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發、存檔程序,紀委、工會、團委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發程序,統一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。
2、基層單位及機關部室上報的報告、請示按文種分別處理。“請示”應當一文一事,“報告”中不得夾帶請示事項。如涉及多個部門、多個事項,原則上應退回原單位重新行文。
3、原則上不越級行文,如需越級行文,應視內容抄送被越級的機關。
4、“報告”或“請示”只能寫一個主送機關,如涉及有關部門可以抄送,但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領導者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機關對下級機關請示的問題必須在規定期限內給予批復。
5、凡礦職能部門和黨群辦事機構的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀委、工會、團委可以單獨行文,由礦分管領導簽發,重要事宜需經礦主要領導簽發。
(三)公文形成
發文辦理程序為:起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領導簽發(視情況有時先由分管領導會簽)或分管領導簽發→機要文書登記編號→打字室根據領導審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。
1、公文起草
礦黨政和黨政辦公室下發或上報的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機構代擬或由礦黨政辦公室負責組織起草。擬寫公文應遵守以下幾點:
(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規,符合黨和政府的文件、政策及有關規定。如提出新的政策規定,應加以說明。
(2)內容真實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標點準確,篇幅力求簡短。
(3)用詞準確、規范,人名、地點、專用術語、數字、事物名稱準確無誤,使用簡稱應規范,并加以說明,日期應寫具體的年月日。
(4)公文中的數字,除成文時間、部分結構層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數碼書寫。
(5)引用材料應核對原件,做到準確無誤。引用公文還應注明所引用公文的發文日期、機關、標題和發文字號。日期應寫具體的年月日。
(6)正文部分如需使用序數符號標明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。
(7)必須使用國家法定計量單位。
(8)根據公文的內容和行文規則,準確使用文種,標明主題詞。根據需要標明緊急程序和密級。
(9)所有文稿一律使用計算機打印。
2、公文核稿及簽發
(1)草擬好的公文,應先由黨政辦公室秘書進行核稿,填寫發文標簽。擬稿人、主辦部門負責人和核稿人要分別在發文標簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領導簽發文稿。核稿的重點是:是否需要發文,以什么名義發文;是否符合國家的法律、法規及有關規定,提出的意見和辦法是否切實可行;需要同有關部門協商的事項是否已協商一致;內容是否準確屬實;文字表述、文種使用、公文格式、密級標引和處理程序等是否符合有關規定。對內容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。
(2)公文從起草到簽發所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應按要求重新處理。
(3)礦黨政上報集團公司黨委、行政及上級有關部門的請示、報告,由黨政辦公室秘書審核后,根據具體情況報送有關礦領導審簽。
(4)礦黨委、行政下發的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項目、工程批復等,經黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發,或由黨委書記、礦長委托的副礦級領導審核、簽發。
(5)以黨政辦公室名義下發的一般性文件或批轉部門工作意見,經黨政辦公室秘書核稿后,根據文件內容,由業務對口副礦級領導簽發。
(6)公文簽發后,由礦黨政辦公室機要文書根據文稿內容,核對文種、簽發人、發放范圍等項。符合發文要求的,進行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復編號或空號。
(7)以礦黨政或黨政辦公室印發的專業會議紀要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發;涉及重要內容的,報請黨委書記、礦長或其他副礦級領導簽發。
(8)礦黨政辦公室下發的會議通知,由辦公室主任簽發。需要基層各單位黨政主要領導、機關負責人出席會議的,事前要報請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機關部門副職干部參加會議的,事前要報請分管礦領導審批。
(9)付印前的公文,由擬稿人負責校對。校稿人要按照公文處理規范格式認真細致校對文稿,經確認無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。
(10)公文要嚴格按規定格式打印。機要公文密級和緊急字樣分別標在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標題字體為2號小標宋體,正文為3號仿宋體。“主題詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過渡到規定的a4格式打印),付印的文頭紙與發文機關應相符。公文頁數超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應指定專人打印,所使用的計算機軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。
(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關人員負責與文稿核對準確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發文機關名稱。
(四)公文分發及報送
1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統一分發;其它各類文件由成文單位負責發放,嚴禁在各類會議上發放文件。公文發放要建立《文件發放清單》。基層各單位和機關各部室應有專人負責文件領取,如有緊急文件應根據黨政辦公室通知隨時領取。
2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告,只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科,嚴禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關部室的文件,由黨政辦公室機要文書定期集中報送,緊急情況下須隨時報送。
(五)公文歸檔
1、公文形成后,由礦黨政辦公室機要文書負責將領導簽發原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。
2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負責收集整理后,及時交檔案室歸檔。
(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質文件將逐步取消,改由網上審批、簽發、發放,以電子文檔傳輸,相關管理規定屆時另行下發。
二、收文管理
(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機要文書負責簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關領導批示后按順序傳閱或辦理。
(二)對集團公司通過辦公網絡下發的各類文件材料,機要文書應及時接收,原則上當日下發的文件必須當日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據領導批示的意見,及時轉有關領導和部門辦理。
(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領導和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。
(四)公文處理必須準確、及時、安全,運轉的每一個環節應建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經領導批準,不準對外提供公文,不準隨意復印文件。
(五)礦黨政領導及職能部室參加國家、省、市及外地區召開的各種會議所發的文件、材料,原則上由隨行人員或相關職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調閱和使用。
三、考核規定
(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負責公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現一次對所在部門罰款100元。
(三)對手續不完備的公文,黨政辦公室機要文書不得予以編號,否則每發生一次,對機要文書罰款50元。
(四)公文校稿人要認真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認真細致地校對,并履行簽字手續。否則,每出現一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責成改正。
(五)公文印刷人員要嚴格按規范要求進行公文打印。否則,每出現一次不符合規范,對責任人罰款50元。
(六)公文凡發生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規范的,每次對責任人罰款50元,并責成整改。
(七)黨政辦公室要加強文件的發放管理,建立健全文件發放臺帳,落實專人負責,及時督促機關各部室和基層單位領取文件。否則,凡出現文件漏發或錯發的,每次對責任人罰款50元。
(八)黨政辦公室機要文書要加強收文管理,確保準確、及時、安全。否則,每發生一次延誤,對責任人罰款50元。
(九)黨政辦公室秘書要增強工作責任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質量和效率。否則,每發生一次失誤,對責任人罰款50元。
第5篇 某后勤集團公文行文管理補充規定
后勤集團公文行文管理補充規定
為進一步加強公文管理,規范公文行文,促進集團各級單位公文行文管理的規范化和標準化,根據集團目前實際情況,現對《北京z大學后勤集團公文行文管理規定》做出如下補充規定:
一、管理職責補充規定
(一)集團各單位、機關各職能部門下發的編號文件必須抄送集團黨政辦公室備案。
(二)集團各單位下發的編號文件按照公文內容所屬關系還須抄送集團機關各職能部門備案。
1.人力資源公文抄送集團人力資源部備案。
2.質量管理公文抄送集團質量管理部備案。
3.經營管理公文抄送集團經營管理部備案。
4.財務管理公文抄送集團財務部備案。
5.工會公文抄送集團工會。
二、發文管理補充規定
(一)根據集團職能機構的調整情況,將集團及各單位發文代字調整如下:
承辦單位:集團黨政辦公室發文代字:集團黨政辦字
發文代字:集團任字
承辦單位:集團黨委 發文代字:集團黨字
發文代字:集團團工字
承辦單位:集團工會發文代字:集團工字
承辦單位:集團財務部發文代字:集團財字
承辦單位:集團人力資源部 發文代字:集團人字
承辦單位:集團質量管理部發文代字:集團質字
承辦單位:集團經營管理部發文代字:集團經字
承辦單位:物業管理公司 發文代字:集團物字
承辦單位:動力與工程服務公司 發文代字:集團動工字
承辦單位:餐飲服務公司發文代字:集團餐字
承辦單位:接待服務公司發文代字:集團接字
承辦單位:商貿服務公司發文代字:集團商字
承辦單位:幼兒園發文代字:集團幼字
承辦單位:信息綜合服務公司發文代字:集團信字
(二)集團及各單位序號規定如下:
000:存檔、集團領導傳閱
001:總經理
002:黨委書記
003:副總經理
004:副總經理
005:總工程師
006:工會主席
……
019:信息綜合服務公司
3、集團各單位序號規定如下(以信息綜合服務公司為例):
019: 存檔、公司領導傳閱
019-1:總經理
019-2:支部書記
019-3:副總經理
……
三、各單位應根據本規定要求,參照集團黨政辦公室《發文審批單》樣表,制定本單位的《發文審批單》。
四、本規定的擬定、修改和解釋由集團黨政辦公室負責。
五、本規定自6月1日起執行,此前頒布的《北京z大學后勤集團公文行文管理規定》中與本補充規定不符合的條款同時廢止。
第6篇 雅居樂物業行政公文管理規定
雅居物業行政公文管理規定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內部公文以公司名義發至上級或兄弟單位、政府機關、相關單位或發至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規章制度的頒布等。
3、各部門下發至物業管理中心的有關通告等規定性文件。
4、各部門、物業管理中心的會議紀要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進行拆封。
2)按來文機關進行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數、附件是否齊全,如不全應提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報送綜合管理部負責人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內辦完的公文,應注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報總經理進行批示,總經理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內簽字,如認為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應在公文閱辦單內簽字并注明接件日期,文員應在傳閱登記表上進行登記,以便查閱傳閱進展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發現有必要補充和糾正事項應通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規定時間內完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔責任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發現問題及時向綜合管理部負責人匯報。
7、回復、存檔
1)辦理完的公文,需要回復時,由承辦部門起草回文,經審批后發出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發文(紅頭文件)應在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內容包括:標題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領導審批、簽發人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內容應符合國家法律、法規、方針政策及已下發的各項規定,如與已發布規定不一致時,應聲明原規定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確。
4)公文的標題應與公文內容一致,人名、地名、數字、引文準確。
5)請示問題的公文應采取一文一事。
6)對內對外發放公文,由主管業務部門草擬,對外來公文的復文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負責人應對所擬公文進行審核:
8)文中情況無虛假不實之詞;
9)數字準確,人名、地名、專用術語正確并書寫清楚;
10)公文中內容正確。
9、會簽
公文中的內容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經部門經理審查簽字的或經會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關部門是否協商一致,與已發布的規定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發
1)公司名義下放的內容重要,涉及面廣,對公司工作有指導意義的公文由公司總經理簽發。
2)以公司名義發出屬公司某方面工作的文件,由主管總經理簽發。
3)業務部門代替主管領導起草的發文稿,應由主管總經理審核后由主管總經理簽發。
4)各職能部門或項目物業處自行發文(非紅頭文件),經分管總經理審批后由部門負責人簽發。
5)簽發公文應注意以下幾方面:
a、簽發人對文件在政策、指導思想等方面負有完全責任,因此,必須對文稿從內容到文字進行嚴格的審核、修改,確保準確無誤;
發意見明確、具體,如簽署'發'、'同意'、'速印發'等;
修改簽發文稿應力求字跡清楚;
13、印制、發送、登記、存檔
1)經簽發的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負責打印,首頁用專用公文紙,續頁用a4復印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應在發文簿上登記按編號存檔。
2)簽發的文件,公司名文發文及部門發的規定性文件,應將草稿及原件一份填寫《發文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-*-001)
2、《發文記錄》(wh-zh-*-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-*-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-*-004)
第7篇 大學后勤處辦公文具易耗品領用管理規定
為加強辦公文具、易耗品的領用管理,節約開支,避免浪費,提高工作能效,特制定本規定。
1.辦公文具、易耗品的領取和發放由計劃科指定專人負責。
2.各辦公室負責人對所屬辦公室的辦公文具、易耗品負有保全和管理責任。
3.文具領用保管人員需做好發放登記,每月對照《申領單》,進行一次統計、核對。
4、辦公文具領用需經財務“一支筆”審批后,方可領取。
第8篇 公司公文管理規定7
公司的公文管理規定(七)
第一條 本公司公文,是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。
第二條 本公司公文,實行統一管理。公文的管理,要做到規范、準確、及時、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。
1. 各部室、各單位及各有關人員,對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項,必須嚴守機密,不準隨便向他人泄露。
2. 公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
第三條 文件機密級數,由發文單位的主管領導根據文件內容確定。
第四條 公司發文的程序為:擬搞、審核(部門領導)、簽發(公司領導)打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第五條 公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
第六條 草擬公文應注意以下事項:
(一)內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
(二)反映情況要客觀,實事求是。
(三)文字要準確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結構要緊密,用語要規范。
(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準確。
第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批,急件的,當天批復;一般文件的,三天內批復。
第八條 各級領導閱、批公文應仔細認真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。
第九條 公司所有發文,發文單位應有存檔,并將文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領導指示的,還應附批復件。
第十條 收文由總裁辦公室統一負責。總裁辦收文后,應先做好歸類、登記,然后根據文件的內容,分送有關領導閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回歸檔。
第十一條 所有文件發放,一定要有登記、簽收手續。
第十二條 公司發文,一定要由公司辦統一編號:
(一)以公司名義對外發文,一律×××字(××年)××號;
(二)公司黨委發文,用××黨字(××年)××號;
(三)以工會、共青團、婦聯名義發文,用××政字(××年)××號;
(四)公司監事會發文,用××監字(××年)××號;
(五)董事局發文,用××董字(××年)××號;
(六)董事局委員會發文,用××董×字(××年××號;
(七)董事局委員會所屬機構發文,用××董××字(××年)××號;
(八)其他管理部門的發文,用×××字(××年)××號。
第十三條 董事會機構及經營管理部門除經對方同意,一般不對外發文。
第十四條 紅頭文件,只適用于需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發。
第9篇 x公司公文管理規定
公司公文管理規定
第一條目的
為了使公司公文處理工作規范化、制度化,結合公司的實際情況,特制定本規定。
第二條定義
是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。
第三條使用公文的種類
公司使用公文的種類有:決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規定、條例、報告、請示、批復、函、會議紀要、工作志、工作簡報、大事記、通啟。
第四條公文格式
從格式上將公司目前的公文分為4類,即紅頭文件、內部通啟、會議紀要、工作報告,各公文格式家具體見附件。
1、紅頭文件
適用范圍:主要用于印發制度、規定,重要工作計劃、機構和人事異動等公司或公司一級部門的重要文件。公司一級部門所有的紅頭文件須抄報公司領導及抄送公司行政人事部,公司二級及以下部門不得印發紅頭文件。
2、內部通啟
適用范圍:主要用于內部日常事務性工作或內部工作聯絡的公司或部門一般性文件。
3、會議紀要
適用范圍:主要用于記錄公司或部門經營與重要工作會議主要內容與決議的文本。
4、工作報告
適用范圍:主要用于下級機構向上級機構定期匯報工作情況和工作計劃,提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。
第五條處理公文的表格
公司處理公文的表格為《某公司公文審批表》(見附件),適用于處理各種公文。
第六條公文密級
公司公文的密級分為“普通”、“機密”、“絕密”三級,具體密級和保密期限由擬辦部門根據公司有關規定提出。
第七條公文處理時限
除有專門規定外,公文的處理時限一般為2個工作日,公文每個分流環節的時限為0.5小時,每個審核、審批環節的時限為1個工作日,緊急公文需即時處理。
第八條公文處理程序
公文的處理程序一般分為公文簽發、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個階段。
1、公文簽發
(1)簽發權限:公司總經理、副總經理/總經理助理在權限范圍內可以簽發以公司名義發出的紅頭文件、內部通啟等公文;各部門相關負責人在規定權限內可以簽發以本部門名義發出的公文。
(2)簽發方式:以公司名義行文的公文,經審簽后,蓋本公司公章發出,但在公司內部行文也可采用簽發人簽名的方式發出。
2、公文分送
(1)公司主要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下,分送公文應采取簽收方式(對公司機密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送)。采用其它方式分送公文,分送人應做好跟蹤、記錄工作。
(2)收件工作人員應對公文進行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口,應立即通知發文機構,并登記出錯文件。對封口被撕的公文應拒絕簽收。
(3)各部門公文經行政人事部審核發現在格式或內容上存在較大錯誤的,退回原部門重新擬文。
(4)相關人員在工作中,應積極、準確、快捷地處理公文事務,并嚴格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。
3、公文閱處
公司領導收到公文后,在公文上作出處理意見(簽發或批復等)。
4、公文反饋與跟蹤
行政人事部接到公司領導批示后,應盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門(同時保存批示件的復印件)。
5、公文清理、存檔和銷毀
各部門文員或相關工作人員應對收發的公文每周進行一次整理,對有存檔價值的公文應按公司檔案管理制度的規定向檔案管理部門移交。
第九條附則
1、本制度自頒布之日起執行,由行政人事部負責解釋和修改。
2、附件:《紅頭文件模板》、《內部通啟模板》、《會議紀要模板》、《工作報告模板》、《公文審批表模板》。
第10篇 某大學后勤集團公文行文管理規定
大學后勤集團公文行文管理規定
為加強各級機關公文行文的規范化、標準化,依據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》以及《北京z大學公文管理制度》,結合集團日常工作和公務活動等特點,制定本規定。
一、公文分類
集團公文種類分為:
基礎性文件。主要是指集團制訂的用于規范化管理、指導經營管理等方面的內部規章制度。
實施性文件。主要是指各單位根據本單位工作職能和集團基礎性文件確定的實施辦法、細則、決定等類型文件。
運行性文件。主要是指集團為保證日常工作運行而編制的請示、報告、通知、通報、批復等類型公文。
質量管理文件。主要是根據質量管理體系要求,保證工作質量目標實現的文件。
二、行文規定
行文是公文辦理的重要內容,各級公文的行文必須經過主管領導審批,嚴禁未經審批行文下發。公文行文過程包括擬稿、審核、審批等。
1.擬稿
⑴ 集團各單位應根據集團黨政聯席會決定和領導指示精神,確定文稿內容及要求,并由各單位文秘人員擬稿。
⑵ 各單位文秘人員根據文稿內容及要求,按照公文格式起草公文。
2.審核
⑴ 集團各單位文秘人員擬稿后由各單位負責人進行審核。
⑵ 各單位負責人應對草擬的公文進行認真審核,審核的重點:是否符合黨政聯席會決議和領導指示精神,行文方式是否妥當,是否符合行文規則,是否符合擬制公文的有關要求,是否符合公文格式。
⑶ 各單位負責人審核后,應在《發文審批單》審核人欄內簽名,注明審核日期;并確定下發范圍和份數。
3.審批
⑴ 文秘人員將已審核后的文稿提交集團聯系領導審批。黨政辦下發的行政文件由總經理審批,黨務文件由黨委書記審批。
⑵ 集團領導審閱后,應在《發文審批單》審批意見欄內簽署意見,并在審批人欄內簽名,注明審批日期。
4.行文要求
⑴ 符合國家的法律法規及其他有關規定。
⑵ 情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。
⑶下行文應當同時抄送直接上級機關。
⑷上行文不得抄送下級機關。
⑸結構層次序數為,第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“⑴”。
⑹成文日期、部分結構層次序數和詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字。
⑺公文的文種應根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
⑻集團各單位編號文件應使用集團黨政辦公室統一印制的公文紙。
三、發文規定
1.所有公文由集團黨政辦公室負責印發。
2.集團機關各部門和各單位印發編號公文需填寫《z后勤集團發文報送單》,由集團黨政辦公室主任審核,黨政辦公室排版印發,行文單位下發。
3.集團各單位發文編號方式:
發文代字按承辦單位分別為:
承辦單位:集團黨政辦公室 發文代字:集團黨政辦字
承辦單位:集團財務管理部發文代字:集團財字
承辦單位:集團人力與質量管理部 發文代字:集團人質字承辦單位:集團綜合管理部發文代字:集團綜字
承辦單位:后勤客戶服務中心 發文代字:集團客字
承辦單位:物業管理公司 發文代字:集團物字
承辦單位:學生公寓管理服務公司 發文代字:集團學字
承辦單位:動力服務公司 發文代字:集團動字
承辦單位:餐飲服務公司 發文代字:集團餐字
承辦單位:接待服務公司 發文代字:集團接字
承辦單位:商貿服務公司 發文代字:集團商字
承辦單位:幼兒園發文代字:集團幼字
沙河后勤保障服務中心和社區辦發文根據學校及集團規定執行。
4.辦公室文秘人員應填寫《發文登記表》,在公文左上角打印單位號,蓋受控狀態章,發至各單位,并責成接收人在《發文登記表》上簽名,注明收文日期。
四、收文規定
1.接收公文時應在《發文登記表》上簽名,并注明收文日期。
2.接收公文單位應先登記填寫《收文登記表》,再填寫《文件傳閱單》轉交本單位領導傳閱,傳閱后及時辦理,收回存檔。
3.任何單位和個人不得擅自或隨意扣壓公文。
4.各單位收文后,除填寫《收文登記表》外,同時外來文件還應填寫《外來文件清單》、受控文件應填寫《受控文件清單》。
凡屬于集團以外單位,包括國家、政府和學校各職能部門下發或轉發的有關公務活動的公文、法律法規、行業標準等均屬于外來文件。
凡屬于集團黨政辦公室、各職能部門、各單位下發的有關管理規章制度和指導工作運行并具有長期效力的公文和適用于本單位工作運行的法律法規、行業標準等均屬于受控文件。
六、本規定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。
七、本規定自公布之日起執行。
第11篇 v機關公文管理規定
國家行政機關公文處理辦法
國務院
第一章 總則
第一條 為使國家行政機關(以下簡稱行政機關)的公文處理工作規范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 行政機關的公文(包括電報,下同),是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家秘密的安全。
第六條 各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構,主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。
第八條 各級行政機關的辦公廳(室)應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 行政機關的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律公布行政法規和規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。
(二)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
(三)公告
適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
(四)通告
適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)議案
適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
(八)報告
適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。
(九)請示
適用于向上級機關請求指示、批準。
(十)批復
適用于答復下級機關的請示事項。
(十一)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十二)函
適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十三)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。
(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關排列在前。
(四)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號。
(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章。聯合上報的公文,由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。
(十三)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方,可以并用漢字和通用的少數民族文字(按其習慣書寫、排版)。
第十一條 公文中各組成部分的標識規則,參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。
第四章 行文規則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文;政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。
第十七條 屬于部門職權范圍內的事務,應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項,經政府同意也可以由部門行文,文中應當注明經政府同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機關應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級機關或者本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級機關。
第二十一條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級機關。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的機關向上級機關行文,應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文,必要時應當抄送其另一上級機關。
第五章 發文辦理
第二十四條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發前,應當由辦公廳(室)進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定等。
第二十八條 以本機關名義制發的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本機關名義制發的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。
第二十九條 公文正式印制前,文秘部門應當進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。
經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級機關上報的需要辦理的公文,文秘部門應當進行審核。審核的重點是:是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范。
第三十二條 經審核,對符合本辦法規定的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文,經辦公廳(室)負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的,應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。
第三十四條 收到上級機關下發或交辦的公文,由文秘部門提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,可以報請上級機關協調或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,文秘部門要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯合辦理的公文,原件由主辦機關整理(立卷)、歸檔,其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本機關負責人兼任其他機關職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職機關整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規定定期向檔案部門移交。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。
第四十六條 上級機關的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級機關經負責人或者辦公廳(室)主任批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。
第四十七條 公開發布行政機關公文,必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文,同發文機關正式印發的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印機關證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經辦公廳(室)負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。
第五十二條 機關合并時,全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。
工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第五十三條 密碼電報的使用和管理,按照有關規定執行。
第九章 附則
第五十四條 行政法規、規章方面的公文,依照有關規定處理。外事方面的公文,按照外交部的有關規定處理。
第五十五條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。統一規定發布之前,各級行政機關可以制定本機關或者本地區、本系統的試行規定。
第五十六條 各級行政機關的辦公廳(室)對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規定另行制定。
第五十七條 本辦法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國務院辦公廳發布,1994年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》同時廢止。
第12篇 公文格式管理規定辦法
公文格式管理規定
第一章:公文格式管理規定
第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。
第二條 公文眉首一般包括文件名稱、發文字號、簽發人等內容。
1、文件名稱 由發文部門全稱或規范化簡稱加“文件”二字,用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷,置于眉首上部,發文字號之上,居中。兩個以上部門聯合行文,主辦部門應排列在前。
2、發文字號 包括部門代字、年份、順序號,置于文件名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯合行文,只標注主辦部門發文字號。
3、簽發人 向上級部門報送的文件,要由主要負責人簽發,主要負責人外出時,由主持工作的負責人簽發。簽發人姓名置于發文號的同行右端。
第三條 公文正文部分一般包括標題、主送部門、內容、附件、發文部門、發文日期、印章等。
1、標題 置于眉首之下、主送部門之上、居中。標題一般應當標明發文部門名稱、事由、公文種類,要準確、簡要地概括公文的主要內容,標題中除法規、規章名稱和書名外,一般不用標點符號。
2、主送部門 是指公文的主要受理部門,應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。一般置于標題之下、正文之上、左端頂格。一般普發公文,可主送幾個以上部門;向上請示,一般只寫一個主送部門,不宜多頭主送,以免責任不明。如需同時送其他部門,可用抄送形式。
3、內容 是公文的主體,要求情況確實,觀點明確,條理清楚,層次分明,文字簡煉、得體。公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
4、附件 正文的補充說明或有關參考資料。附件名稱標于正文內容之后、發文部門之前,注明附件名稱和件數。附件與主件合訂在一起,并在正文之后。
5、發文部門 又稱落款。落款應當用全稱或規范化簡稱,置于正文內容末尾的右下方。幾個部門聯合發文,應將主辦部門排列在前。
6、發文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發日期;聯合行文,署最后簽發部門領導人簽發日期;法規性公文,署批準日期,發文日期應當以漢字寫明年、月、日,置于發文部門署名的右下方。決定等不標明主送部門的公文,發文日期加小括號置于標題下、居中。
7、印章 除會議紀要外,應當加蓋發文部門印章。印章蓋在年月日的中上方,上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內容脫離的空頁上,要在該空頁的左上方標“(此頁無正文)”。聯合上報的公文,由主辦部門加蓋印章;聯合下發的公文,發文部門都應加蓋印章。
第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發部門、印發日期、印刷份數。公文為函件時,文尾只包括主題詞、抄送欄、份數等,且不注印發部門和印發日期;會議紀要用“分送”。
1、主題詞 反映文件主題內容的規范化名詞或名詞詞組,置于發文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。
2、抄送部門 除主送部門外,其他需要執行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報”,送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報欄設在文尾主題詞之下。
3、印發部門、印發日期和印刷份數 印發部門是指印發公文部門的辦公部門;印發日期是印發部門印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份數是文件印刷的總數,一般是根據發放范圍、歸檔份數、發文部門留用等方面的需要來確定,印成“共印×××份”。印發部門、印發日期和印刷份數置于公文末頁下端。印發部門和印發日期在同一行左右兩側,中間隔一定距離。印刷份數置于其下橫線右下側、印發日期的下方。
第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排,左側裝訂,公文用紙通常用a4型(210毫米×297毫米),公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發文字號用小三號新宋體、左對齊,簽發人右對齊;標題用小二號新宋體加粗、居中;內容用四號新宋體。發文部門署名與正文之間空2-3行,字體為四新宋體。
聯合行文,發文部門署名分二行,中間空1行,等寬,發文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗,詞與詞之間空一格,不加標點,左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體,左對齊。打印、校對欄五新宋體。頁邊距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。
固定值25磅行間距。結構層次序號要準確、清楚,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”,括號外不能有標點。如果用“第一條”的形式表示,則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應有標點),同級層號后的標點應統一。(公文排版格式見附件)
第二章 行文規則
第六條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。上級、領導請示問題,應做到一文一事,不得將請示事項夾在報告中。請示一般應明確一個主送部門,不要多頭主送,不要同時抄送下級部門。
第七條 對平級的、沒有領導或指導性關系的部門,不能發決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題,主辦部門應當主動與有關部門協商。上報的公文,如有關方面意見不一致,應當如實反映。
第九條 部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上級部門有權責令糾正或撤銷。
第三章 公文辦理
第十條 公文辦理分為收文辦理和發文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環節組成。
1、收文登記
對收進的紙質或電子文件,由行政部門分別簽收、流轉、登記及反饋。
2、閱批
收文登記后,公文由行政部門行政經理提出擬辦意見,轉相關部門會簽后,呈送領導閱批后,再由行政部門轉相關部門承辦或傳閱。急件應即時閱批。
行政部門作為文件的流轉部門,對領導針對文件提出的問題要及時溝通與回饋,每位領導除參加會議、公出、溝通文件相關內容情況,應在4小時內將文件簽批完畢,進行流轉。因出差外出,每天必須進行一次公司電子類文件的審查、簽批。
3、傳遞
各部門傳送文件應由專人負責。
4、催辦
各級文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況,對辦理的公文要負責檢查催辦,承辦的公文辦理完畢后,應及時反饋,防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。
5、存檔
文件會簽、合同會簽進行完畢后,打印、整理會簽卡,并存檔。
第十一條 發文辦理由擬稿、核稿、簽發、編號、登記、繕印、校對、復印、發送等環節組成。
第四章 附則
第十二條 本規定由人資行政部負責解釋。 第十八條 本規定自公布之日起執行。 附:行文樣張、結構層次序號樣張(2頁)
