某大學后勤處公文管理辦法
大學后勤處公文管理辦法
第一章總則
第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,根據學校有關文件精神,結合后勤實際情況,制定本辦法。
第二條公文是在后勤管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條公文處理工作應貫徹統一領導、分級管理的原則,計劃科分管領導負責公文處理工作,并經常檢查督促和給予指導。重要公文必須經后勤處領導處理。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到準確、及時、安全。
第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家秘密的安全。
第六條后勤處計劃科是后勤公文處理工作的管理部門,主管后勤處及各實體的日常公文處理工作。
第二章公文種類
第七條后勤處及各實體適用的公文種類主要有:
(一)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級部門不適當的決定事項。
(二)公告
適用于向校內外宣布重要事項或者法定事項。
(三)通告
適用于公布學校各有關方面應當遵守或者周知的事項。
(四)通知
適用于批轉下級部門的公文,轉發上級部門和不相隸屬部門的公文,傳達要求下級部門辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。
(五)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(六)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(七)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(八)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(九)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十一)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第八條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文部門標識、發文字號、簽發人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發部門和印發日期等部分組成。
(一)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,'請示'可在附注處注明聯系人的姓名和電話。
(二)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文部門。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(三)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
(四)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(五)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發部門負責人的簽發日期為準。會議通過的文件,以通過日期為準。
(六)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(七)抄送部門指除主送部門外需要執行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
第九條公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。
第四章行文規則
第十條行文應當確有必要,注重效用。
第十一條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十二條后勤處及各實體對外正式行文需經主管領導批準。
第十四條“請示”應當一文一事,“報告”不得夾帶請示事項。上行文一般應經過部門蓋章,對學校上行文由后勤處呈遞。
第五章發文辦理
第十五條發文辦理指以后勤處名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。
第十六條草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出的新政策、規定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
第十七條擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦單位應當主動與有關單位協商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦單位的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦單位可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關單位會簽后報請校領導協調或裁定。
第十八條公文送處領導簽發前,應當由計劃科進行審核并編制文號。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定等。
第十九條由職能部門草擬的公文如在核稿過程中改動較大,主辦單位應根據計劃科提出的修改意見進行修改,修改后主辦單位負責人應再次審核。
第二十條以后勤處名義制發的上行文,一般由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以后勤處名義制發的下行文或平行文,屬分管處領導職權范圍內的一般由分管處領導簽發。
第二十一條公文正式印制前,計劃科工作人員應當進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一規范等。
第二十二條以后勤處名義簽發公文,由計劃科統一安排印制和分發。公文原稿及時存檔,需歸檔公文定時移交校檔案室。
第六章收文辦理
第二十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。
第二十四條對收到的公文,計劃科應當及時送處領導圈閱批示,不得延誤。緊急公文,應當明確辦理時限,對有具體工作事項的公文,需貼公文處理單。
第二十五條審批公文時,對有具體工作事項的,主批人應當在處理單上明確簽署意見,其他審批人簽名視為同意;沒有具體工作事項的,簽名表示已閱知。
第二十六條送處領導批示或者交有關部門辦理的公文,計劃科要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第二十七條 公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第二十八條 歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第二十九條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規定定期向檔案室移交。
第三十條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第三十一條后勤處公文由計劃科統一收發、用印、歸檔和銷毀。
第三十二條上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,經處領導或者計劃科科長批準,可以翻印。
第三十三條公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第三十四條不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經計劃科科長批準,可以按照銷毀程序銷毀。
第三十五條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第三十六條工作人員調離工作崗位,應當將其本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第九章附則
第三十七條本辦法自2023年1月31日起施行。
