物業重要資料管理辦法作業指導書
物業管理有限公司作業指導書
重要資料管理辦法
1.目的
為質量管理體系標準、政策法規、工程檔案、物業資料、顧客檔案、管理服務報告等重要資料的收集、存檔、保管等提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門重要資料的管理。
3.職責
3.1總經理辦公室負責收集、保存最新有效的行業標準和相關政策法規,及時整理下發給相關部門,并收集、保存各部門的管理服務報告。
3.2品質管理部負責收集、保存質量管理體系標準,對其有效性負責。
3.3各部門負責收集和保管本部門相關的重要資料,并對其有效性、完好性負責。
4.方法和過程控制
4.1重要資料包括:相關政策法規資料、質量管理體系標準、物業資料、顧客、人事、行政、財務、工程檔案和管理服務報告等。
4.2相關政策法規資料的管理
4.2.1總經理辦公室負責從各種媒體上收集最新有效的行業標準和相關政策法規,經確定適用于公司的行業標準及相關政策法規,要予以復印或打印,并注明出處及日期。
4.2.2當收集到適用于公司的最新行業標準或政策法規時,總經理辦公室要及時轉發職能部門,由各職能部門根據最新有效的行業標準或政策法規進行處理。
4.2.3如新收集到的政策法規資料涉及到公司目前的業務或管理工作,或公司體系文件不相符的,由相關職能部門在三天內動議編制或
修改相關文件,報相關領導審批后及時下發至各部門執行,并同時更新《標準、政策法規一覽表》,各部門應根據更改后的《標準、政策法規一覽表》及時核對、更新。
4.2.4各相關部門經理有責任將收集最新的標準和政策法規,并及時報總經理辦公室。
4.2.5總經理辦公室負責保存所收集的行業標準和相關政策法規,并應將生效版本、作廢版本及新收集的資料分開保存,各部門負責保存與本部門業務相關的行業標準和政策法規。
4.2.6行業標準和相關政策法規過期或作廢后,各使用部門應將所有正、副本(如有)加蓋作廢章或銷毀,但總經理辦公室必須將作廢的政策法規至少留存一份(加蓋作廢章)。
4.3工程檔案的管理
4.3.1工程檔案指由發展商提供的住宅區規劃圖;竣工總平面圖;單體建筑、結構、設備竣工圖;附屬配套設施、地下管網竣工圖、隱蔽工程等竣工驗收資料;設施設備安裝、使用、維修保養技術資料;物業質量證明文件和物業使用說明文件;房屋本體和設備的改造變更資料及其它必要資料。其中設施設備安裝、使用、維修保養技術資料包括:
a.供配電系統圖紙資料:包括發電機、高壓環網柜、變壓器、配電柜、動力柜、控制柜、公共照明、供電線路等資料。
b.給排水系統圖紙資料:包括各類泵、水箱等資料。
c.消防系統圖紙資料:包括煙霧、溫度探測器、報警裝置、消防控制主機、聯動柜、消防水泵、消火栓、噴淋泵、防排煙系統、二氧化碳自動滅火系統等資料。
d.電梯圖紙資料:扶梯、直升梯準運證等。
e.空調系統圖紙資料:包括冷水機組、空調泵類、冷卻塔、空氣處理機、新風機、風機盤管、自控箱等資料。
f.電訊系統圖紙資料:包括內線電話、閉路監控系統、對講系統、
公用天線及衛星電視系統、緊急廣播系統等資料。
g.其它設備圖紙資料:立體車庫、娛樂場所及設備、泳池設備、桑拿房及設備、煤氣管道、停車場管理系統、門禁系統等資料。
4.3.2由發展商提供的小區/大廈各類工程檔案,各部門應指定專人保管并核對,如資料不全,應及時向發展商索取。
4.3.3工程檔案須妥善保管,避免潮濕、污損。
4.3.4各部門應將各類設備供應商地址、聯系人及電話編制成表,以便維修保養之用。
4.4質量管理體系標準的管理
4.4.1品質管理部收集到質量管理體系標準的最新有效版本后,要及時報送相關領導,并列入《標準、政策法規一覽表》。
4.4.2質量管理體系標準換版后,由品質管理部組織對公司相關人員進行新標準的培訓。
4.4.3對作廢的質量管理體系標準,由品質管理部負責回收,加蓋作廢章后保存一份,其余銷毀。
4.5物業資料的管理
4.5.1物業資料包括:用地批準文件、項目批準文件、施工許可證、建筑執照、用水指標批文、用電指標批文、管理用房資料、商業用房資料、住宅區基本資料、住宅區分區資料、商業網點資料、娛樂設施資料、公用設施資料及園林綠化設施資料等。
4.5.2各部門負責在小區(大廈)入伙后三個月內,收集整理以上物業資料,并妥善保管和培訓到相關人員。
4.5.3以上資料如有變更,需及時更新。
4.6顧客檔案的管理
4.6.1顧客檔案:包括顧客基本資料、顧客房屋資料和顧客個性資料三方面內容,其中顧客基本資料包括入伙通知書、業主委托書、業主公約、住戶登記資料(業主及家庭成員資料)、委托銀行代收款協議書、停車場服務協議書、停車場車位租用協議書等;顧客房屋資料包
括入住驗收資料、裝修申請資料、室內設備維修檔案等顧客房屋動態資料;顧客個性資料包括顧客愛好、偏好、個性化需求等顧客需求動態資料。
4.6.2顧客檔案須嚴格保密。
4.7管理服務報告的管理
4.7.1各管理處負責在每季度的首月20日前,將上季度的管理服務報告向業主公布,掛到公司內部信息網上,并在向業主公布十天后收回存檔。
4.7.2各管理處負責保存本部門的管理服務報告。
4.7.3公司資料室負責將各管理處的管理服務報告裝訂成冊,并妥善保管。
4.8重要資料須按照《管理處文檔管理辦法》編目歸檔,并在歸檔時登記在《文件資料存儲清單》上。
4.9重要資料查閱、借閱必須經部門經理或授權人同意,借閱須在《借閱登記表》上登記。
4.10如政府部門、司法機關因公需查詢重要資料,在出示合法證件(單位介紹信、工作證等)并核對無誤后,方可提供其查詢,并登記查閱時間、查閱單位、姓名、有效證件名稱、編號及其它證明材料等內容,保存在查詢的檔案中。
5.質量記錄表格
**wy4.2.3-z01-01-f1《標準、政策法規一覽表》
**wy4.2.3-z02-f1《文件資料存儲清單》
**wy4.2.3-z01-f5《借閱登記表》
