萬科物業顧問項目監察期管理辦法

發布時間：2023-08-18 16:30:06 查看人數：59

下載一鍵復制全文

萬科物業顧問項目監察期管理辦法

vk物業顧問項目監察期管理辦法

1.目的:

保證監察期審核的效果,維護公司的顧問服務品牌。

2.范圍:

適用于公司承接的顧問項目。

3.職責:

部門/崗位工作內容

品質部負責監察期審核工作的總體安排。

顧問經營部審核的協調配合;

每年制作《顧問監察審核節點計劃表》及項目信息提交品質管理部。

監察審核人負責現場審核及報告編制。

4.方法和過程:

4.1審核工作安排

4.1.1顧問項目人員撤出顧問項目后,顧問經營部收集委托方公司的項目進展、組織架構、主要負責人變動等相關信息,以及委托方對監察期間監督審核的時間安排、人員要求、監督審核次數、監督審核要求等事項。現場顧問期結束后一周內,顧問經營部根據以上信息內容調整《顧問監察審核節點計劃表》經部門經理審批后發品質管理部備案。

4.1.2由品質管理部編制《顧問監察審核工作計劃表》,經分管領導審批后,安排顧問監察期內的監督審核工作,顧問經營部協助品質管理部開展該項工作。

4.1.3品質管理部按審核計劃,于審核前三天組織審核人員召開審核工作準備會,由顧問經營部詳細介紹被審核方的基本情況、審核注意事項等內容。

4.1.4審核小組成員在專業方面應能相互補充,顧問經營部有責任對審核小組成員組成提出建議,第一次審核的小組成員中需有一名了解項目情況的人員參加。原則上,第一次審核的小組成員須有一名原顧問項目人員,最后一次審核須由公司總助及以上人員帶隊前往。

4.2審核前的注意事項

4.2.1審核小組成員審核前應了解當地法規,查閱現場顧問期間的工作報告以及上次監督審核報告,編制完善審核檢查表。

4.3審核流程及注意事項

4.3.1審核首次會議:介紹審核組成員、審核目的、審核方式、審核計劃、確定現場對接人。

4.3.2審核:驗證上次整改事項落實情況,通過查閱文件、現場提問和現場查核的方式進行,對發現的問題予以錄或拍照,及時與現場陪同人員口頭溝通和確認,審核證據要求清晰明確。

4.3.3審核中應遵守委托方管理制度,保守委托方商業機密,遇委托方不便提供的資料或不便開放的處所不必強求,審核報告中說明由于委托方原因未能進行即可。對于存在的問題從產生的原因及可能帶來的后果進行分析,并提出改進的建議。對于不同意見避免現場爭執,在末次會議前可與委托方負責人先口頭溝通,對過于敏感問題可不體現在書面報告中。

4.3.4末次會議以pp形式編制審核結果匯報,內容包括:

1)上次整改措施落實情況;

2)本次現場審核情況及改進建議;

3)現場問題點不同意見探討;

4)對委托方工作配合的感謝。

4.3.5顧問監督著重審核公司整體運作及體系、制度與流程運行等狀況,并針對性的提出建議,避免過分關注細節。審核完畢后五個工作日內審核人員和顧問經營部溝通后完成《監督審核報告》,經品質管理部審批后提交委托方。

4.3.6最后一次監督審核內容:除基本內容外,審核前應與委托方溝通確定審核的關注要點,編制針對性的審核檢查表;現場審核時應對歷次審核提出的問題進行跟進驗證,并提出后續的解決方案;對委托方項目、物業公司整體運行情況進行評價和提出建議。

4.3.7最后一次監督審核末次會上,公司帶隊領導應向委托方表達今后保持聯系、相互支持的友好愿望,并聽取委托方關于今后持續合作的想法。

4.3.8監督審核基本內容:

分類審核內容要素描述

管理目標部門目標清晰量化

實施方案各級人員了解,業務流程支持,有考核方案