第1篇 某某公司公文管理制度
某公司公文管理制度
為使公文的簽收及發放及時、準確,確保公文制作規范,保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質量。特制訂本制度
一、企業常用公文的構成
企業常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批復、通告、通知、通報、函件、會議紀要、工作總結、工作計劃、講話稿等。
二、文書收發管理
1、企業各部門與外界來往公文的收發由辦公室統一負責。辦公室主任指定專門人員負責往來公文的收發、拆封、登記、分發、制作、核稿、校對、發文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達,應提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,任何人不得將有密級的文書帶回家、宿舍及公共場所,也不得傳至權限范圍之外的人員。
2、負責人閱讀、批閱公文,當天閱讀完后應在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天,閱后應簽名,并作擬辦意見,責成相關部門辦理。如需備查,應按照有關規定執行。辦公室對公文負有催辦、檢查、督促的責任,承辦部門接到公文后應立即指派專人辦理,不得將公文壓放、分散。
三、公文的制作
公司發文工作集中在總公司辦公室。凡是以****公司名義發出的通告、決定、請示、通知、報告、會議紀要等均屬于發文范圍。各部門不得以****的名義擅自對外發送正式公文。各部門需要向上級反映匯報重要情況或向下安排重要工作要求發文的,應向辦公室提出發文申請,并將文字底稿交辦公室審核。發文經辦公室主任、分管經理核稿、修改后,交總經理會簽后由辦公室統一打印、蓋章和分發。
四、公文歸檔與保管
1、全部處理完后的文書,按照一定的分類進行整理與編輯,并在文書保存本上做好登記。
2、企業個人不得保存企業文書、凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離企業的員工應將文件記錄本清理移交。
3、如果職務或部門計劃發生變更或做出調整,則必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由,以及變更與調整后的結果。
4、當年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時應列出詳細地文檔明細,一式3份。并由檔案管理員、監交人確認簽字以備查詢調閱。
本制度自發布之日起執行。
第2篇 物業公司辦公文件處理管理制度
物業公司辦公管理制度:文件處理管理制度
第一節文件收發
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。
二、文件簽發后,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。
四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。
五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書打印
一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。
七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。
第三節文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。
(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復:答復請示事項,用'批復'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。
(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
(八)附件 :有附件的應標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
第3篇 建設集團公司公文事務性文件管理制度
建設集團公司公文及事務性文件管理制度
1.目的
為了規范行政管理流程,使公司公文規范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當的決定事項、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。
3.2.3.通告:適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。
3.2.4.通知:適用于批轉下級單位的公文,轉發上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項、人事任免。
3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。
3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。
3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。
3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。
3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內容
4.1.公文相關工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門會簽;
4.1.2.編號:編號由發文代字、年份和序號組成。
代字:發文單位,由'浙中建'表示;
年份應標全稱,用小括號'[]'括入;
序號即當年發文流水號,從1起編,序號前加'第'字;
編號示例:'浙中建[2022]第1號';(即浙江**建設集團有限公司2023年所發的第一份公文);
公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;
4.1.4.簽發權限:對外發文,由總裁負責簽發,行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;
4.1.6.分發:公文的分發由行政人事部及時分發到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。
4.2.事務性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發布的文件必須編制'文件編號'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼',以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內容;頁碼標識用'第 頁 共 頁'的形式標識;
4.2.1.2.一般文件按公司統一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;
4.2.2.文件編號規則一般采用字母和數字混合,連續編號:
一般性事務文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;
公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;
部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數量較多,對于文件數量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號以4位阿拉伯數字表示;
每份文件正式發布后,文件編號不得變更,如此文件日后內容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數字1、2、3、4……表示,第一次發布時用'1'表示,當有修改第二次發布時用'2'表示,版本標識時數字要連續,不得斷開使用);
編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財務部發出的通知,且該通知為財務部今年發出的第2份通知;
4.2.3.本規則發布之前已經發布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規則發布之后,如果要修改以前已經發布的文件內容,按本規則重新編定文件編號。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計劃jh
議案ya制度zd批復pf申請sq
流程lc合同ht通告tg報表bb
工作聯系單l*d通知tz總結zj日報rb
備忘錄bwl會議紀要hyjy信函*h周報zb1
傳真cz報告bg決定jd月報yb
指示zs請示qs招標zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統一歸入'qt'其他類中 ,隨著此類文件實際數量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設的表單詳見附件。
附件1:表22 對外傳真表
附件2:表23 公司事務性文件模板表
附件3:表24工作聯系表
附件4:表25市場營銷人員工作月報表
浙江**建設集團有限公司
二零一五年二月十二日
第4篇 企業公司公文管理制度
公司公文管理制度
一、目的
為進一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結合公司實際,特制定本制度。
二、適用范圍
《公文管理制度》適用于企業內外公文的制作、收發及管理。
三、管理職責
綜合管理部公司為公文管理部門,負責公文的規范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。
四、公文分類
公司公文按其內容性質分為5類,包括:
1.制度類公文
2.機構設立及人員任免公文
3.內部通知、通告類公文
4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文
5.會議紀要、備忘錄類公文
五、權限劃分
1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經理審核,公司經理例會討論通過,公司總經理批準和簽發。
2.機構設立及人員任免公文(限公司部門級機構設立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經理審核,公司總經理批準和簽發。
3.內部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據相關部門的發布內容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關部門的分管副總審核、簽發,綜合管理部備案。
4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據相關部門的報送內容擬稿,由相關部門的分管副總審核,總經理審批和簽發。
5.會議紀要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經理審批和簽發。
6.各類公文發文端口、審核人、簽發人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。
7.各類公文擬稿、審核、審批和發放均需依照權限實施,并辦理審批手續。公文簽發審批表詳見附表二。
六、公文格式
1.內容范式
1)制度類公文
經公司××××××會討論通過,并報董事長批準,現發布×××制度,自×××
年××月××日施行。特此通知
2)任免類公文
經公司研究,并報上級批準(如必要),決定設立/撤銷××機構,任命/免去××先生/女士為××職務,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知
3)其他類別公文內容范式參照其文種固有格式書寫。
1.文本格式
發文用紙為a4紙,標題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發文單位與正文空3行,發文日期與發文單位空1行,發文日期與發文單位位于頁面右下靠右位置,發文單位公章蓋在發文單位正中。
2.公文編號
1)制度類公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發文的時間先后順序獲取公文編號。
2)內部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號,并按發文的時間先后順序獲取公文編號。
七、公文保管
所有公文原稿及其簽發審批單由綜合管理部指定專人負責保管,并按類別建立公文發文登記表格,進行發文登記和檔案管理。發文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。
綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。
八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執行和負責解釋。
九、附件
第5篇 資產評估公司公文處理和檔案管理制度
*x資產評估有限公司公文處理和檔案管理制度
第一條
為切實做好公司公文處理和檔案管理，使之規范化、制度化，結合本公司實際，制定本制度。
第二條
公司的公文，各種業務資料，設專人具體負責保管。
第三條
公文處理要做到準確、及時、安全，由專管人員統一收發、公辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。
第四條
公文處理和檔案管理，必須嚴格執行有關保密規定，確保重要文件、業務資料和機密安全。
第五條
凡需辦理的公文，專管人員應根據公文內容和性質，按規定程序，及時送領導批示或交業務主管辦理。
第六條
草擬公文，要使用鋼筆或毛筆，并力求做到情況真實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅簡短。
第七條
公文辦完后，要根據文書立卷，檔案管理的有關規定，及時將公文定稿、附件等分類整理，保證材料齊全、完整，便于保管，查找和利用。
第八條
本公司工作人員查閱公文、檔案資料，一般在辦公室進行，如因工作需要，非帶出不可時，須在借閱登記本上登記，閱用完畢，及時退回注銷。外單位因工作需要查閱、抄錄、復印有關業務檔案資料時，須持介紹信，并經領導批準。
第九條
文書、檔案專管人員、工作人員，如因工作疏漏，造成遺失，應視情節給予行政的、經濟的處罰，直至解聘。
第十條
本制度自批準設立之日起實行
第6篇 物業管理公司公文管理制度
物業管理公司公文管理制度
(七)
第一條 總則1.山東物業管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業單位之間以及公司內各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。
為使公文管理制度化、規范化,特制訂本制度。
2. 公文處理必須做到準確、及時、安全。
3. 各類文稿均應符合公文規范,做到公文種類正確,標題完整,格式規范,內容簡明,措辭妥當,發送單位清楚, 齊備。
4. 一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。
第二條 公文分類1.行文分類要求
1)按收文和發文對象,分為對外行文和內部行文;2)按是否編號,分為編號文和不編號文;3.)編號文按刊印方式,分為公司發文和內部刊物;
4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長簽發的相關文件;
機密:公司副總經理簽發的相關文件;
秘密:在公司一定范圍內執行、下發的其他文件;2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。
介紹信由專人管理。
凡需要出具者,須經部門經理以上級領導批準;2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;3.)不允許開具空白介紹信;
如確有必要,須征得公司領導授權人同意;
4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;
6)如若發現介紹信丟失,領用人應立即向部門經理或辦公室報告,及時采取相應措施;3.內部出版物內部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發、采用自定刊頭和單獨編號。
(如:'山東物業管理有限公司內刊'、'客戶通訊')4.不編號文的范圍
1)有關公司內部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發出的非正式函件;3.)非正式對外發出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;
學術性、知識性資料;
其他非正式材料;
4)內部管理規章制度、工作總結和業務規劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。
第三條 收(發)文1.實行收、發文登記管理制度。
需要分別記入'收、發文登記簿'的公文包括:
1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發文類:公司下發的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發或對外發出的商務傳真以及需由辦公室轉發到各部門、各項目的傳真;2.公文傳真的收、發(除各部門可自行發送的傳真)均由前臺負責;3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發送的信件匯總發出;
第四條 公文格式1.凡以山東物業管理有限公司的名義對外、對內發出的正式公文,一律采用公司統一印制的公文紙;2.公司內部行文采用統一印制的'內部聯絡單';3.各部門對總經理呈送的報告,采用統一印制的'呈報批示單';4.公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、 、印章、發文時間、抄送(報)單位等部分組成。
如有 ,應在正文之后注明 名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;6.字體字號選用:公文版頭為小初號加黑宋體字;
公文大標題選用二號(小二號)宋體字;
小標題選用三號宋體字;
公文正文、抄送、抄報、印發說明、 說明等均采用四號宋體字;
密級采用三號黑體字。
第五條 公文辦理1.草擬公文
1)首頁要使用公司統一的公文格式;2)人名、地名、數字、引文要準確。
時間應寫具體的 ,年份要寫全,統一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;3.)公文中的數字,除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外,一般用漢字書寫。
在同一公文中,數字的使用要保持前后一致。
2. 會簽
1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發;2)凡以公司名義向公司內各部門發出的規章制度、決定、決議等,在正式下發前必須先經過公司領導會簽;3.)凡對外發出的正式函件,如內容涉及具體專業事務時,應由涉及的專業部門負責人會簽;3.行文字號
1)
5.3.1 公司:魯字[200]第號 2)
5.3.2 直屬部門:魯字[200]第號為直屬部門代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經營管理部---經、保安部--保、環境服務部--環簽發公文必須經過發文單位負責人簽發。
以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發。
以公司名義發出的正式文件,必須經過總經理或其授權人簽發。
4. 執行
1)辦公室負責將以公司名義發出的公文復印一份送執行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數準確;3.)對于不符合要求的公文,監印人可不予蓋章;
4)封發公文時要對公文進行檢查,防止差錯。
急、密件要在信封上加注急、密字樣。
限時送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發出的規章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條 公文歸檔1.任何以公司、項目名義簽發的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;3.存檔文件按照檔案管理規定執行,保存期滿列表報準監銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。
個人不得保存應存檔的公文。
第七條 責任1.簽發人對公文主題和內容承擔領導責任。
會簽人對公文專業內容承擔專業技術責任;2.辦文部門負責人應對所經辦的公文內容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業知識和寫作能力,對公文內容承擔直接責任;4.校對人以原稿為根據,應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發文中出現的校對錯誤承擔直接責任。
第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據公司大原則制定相應行文辦法,并上報批準后執行。
第7篇 某廣州地產公司公文管理制度
1、公文管理
1.1收文
a、政府部門及有關單位發來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。
b、根據批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。
c、發文要有記錄,文件接收人需在發文登記表(見附件三)簽名。
d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和部門經理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。
e、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,并將處理結果注于公文簽上。
f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。
g、公司領導及部門開會帶回之發公司的公文及有關會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。
h、發公司的重要公文(與公司全局有關的)均應將有關原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。
1.2發文
a、凡以公司名義制發的文件。需請示主管副總經理同意后,由有關部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,::由主管副總經理簽發。
b、已經主管副總經理簽發的文件底稿,由行政人事部進行登記,統一編號后打印。
c、以公司名義發文由行政人事部統一打印、校對,蓋章后發出。
d、以部門名義發文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發出。
1.3發文注意事項
a、以公司名義發文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。
b、擬發傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。
c、復印公司內部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發有關部門,節約開支。
1.4公文種類
a、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
b、通告:適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
c、通知:適用于批轉下級單位的公文;轉發上級和不相隸屬單位的公文;發布規章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。
d、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
e、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。
f、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。
g、批復:適用于答復下級單位請求事項。
h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。
i、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。
1.5公文格式
公文一般由發文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。
a、發文字號,凡以公司名義制發的公文,其發文號統一由行政人事部編排。
b、公文秘密等級分為'絕密'、'機密'、'秘密',其中:'絕密'、'機密'公文應標明份數、序號。
c、緊急文件分別標明'特急'、'急件'。
d、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內容,并準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
e、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。
g、公文的成文時間,經領導人簽發的日期為準。
h、文字從左至右橫寫、橫排,統一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。
i、公文用紙統一采用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發文,要采用公司信箋,并加蓋印章。
1.6行文規則
a、各單位的行文關系,應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定。
b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。
c、'請示'應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。
d、'報告'中不得夾帶請示事項。
e、草擬公文做到:
⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。
⑵人名、地名、數字、引文準確。用公文應先引標題,后引發文字號,日期應當寫具體的年、月、日。
⑶用詞用字準確、規范,文內使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。
⑷草擬公文應使用統一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書
寫。
f、公文中的數字,除成文時間、部分結構次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。
g、屬于部門職權范圍的事項,應當由部門自行發文;部門的發文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。
1.7公文辦理
a、公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括審核、簽發、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。
b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。
c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。
d、公文送領導簽發之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規,是否與有關部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。
e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
1.8公文立卷、歸檔及銷毀
a、公文辦完后,應當根據有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。
b、公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。
第8篇 某某集團公司公文管理制度
某集團公司公文管理制度
第一條發文
1、公司各部門擬發稿(文)件,均須填制'文件簽發單',報總經理簽發。
2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制,及時準確按要求發送至相關單位、部門,并認真作好文件簽收工作。
3、外送文件,經辦人須用公司標準信封封存,并送(郵)至相關單位或上級部門,力求準確、無誤。
第二條打印
1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。
2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料,均由部門專人(文員)負責。
3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門(人員)負責。
4、公司各類公文、文件、通知,人事行政部須分類存檔一份。
第三條收文
1、凡外來文件或參會人員帶回的會議文件,任何部門或個人收到后均應及時交至人事行政部,不得無故截留文件。
2、人事行政部收文后應及時作好收文登記工作,并根據文件精神或要求,認真填寫公文處理傳閱單,經人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關部門負責人處予以辦理。
第四條傳閱
1、人事行政部須及時準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關部門負責人處。
2、人事行政部在規定時間內應及時收回傳閱文件,不得有漏、損、銷情況發生。
3、文件閱示人須認真閱文,并根據文件精神及公司要求布置好本部門或相關人員執行文件所要求事項,并在文件傳閱單上簽閱意見。
4、人事行政部根據領導批閱意見及文件精神,對執行未果的部門應督辦,直至將公司領導意見及指示落到實處,并將執行情況報公司領導。
第三條附則
本制度由人事行政部制定并歸口管理予以解答。
公文處理/傳閱單
文件名稱來文單位收文日期
領導批示意見:
簽字:
年月日
處理/傳閱人意見及簽名:
備注:
公文處理/傳閱單
文件名稱來文單位收文日期
領導批示意見:
簽字:
年月日
處理/傳閱人意見及簽名:
備注:
收 文 記 錄
序號文件名稱文號收文日期收文人
第9篇 物業管理公司公文管理制度7
物業管理公司公文管理制度(七)
第一條 總則
1.山東xx物業管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業單位之間以及公司內各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規范化,特制訂本制度。
2.公文處理必須做到準確、及時、安全。
3.各類文稿均應符合公文規范,做到公文種類正確,標題完整,格式規范,內容簡明,措辭妥當,發送單位清楚,附件齊備。
4.一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。
第二條 公文分類
1.行文分類要求
1)按收文和發文對象,分為對外行文和內部行文;
2)按是否編號,分為編號文和不編號文;
3)編號文按刊印方式,分為公司發文和內部刊物;
4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長簽發的相關文件;
機密:公司副總經理簽發的相關文件;
秘密:在公司一定范圍內執行、下發的其他文件;
2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經部門經理以上級領導批準;
2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;
3)不允許開具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領導授權人同意;
4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;
6)如若發現介紹信丟失,領用人應立即向部門經理或辦公室報告,及時采取相應措施;
3.內部出版物
內部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發、采用自定刊頭和單獨編號。(如:'山東xx物業管理有限公司內刊'、'客戶通訊')
4.不編號文的范圍
1)有關公司內部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;
2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發出的非正式函件;
3)非正式對外發出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;學術性、知識性資料;其他非正式材料;
4)內部管理規章制度、工作總結和業務規劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。
第三條 收(發)文
1.實行收、發文登記管理制度。需要分別記入'收、發文登記簿'的公文包括:
1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;
2)發文類:公司下發的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發或對外發出的商務傳真以及需由辦公室轉發到各部門、各項目的傳真;
2.公文傳真的收、發(除各部門可自行發送的傳真)均由前臺負責;
3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發送的信件匯總發出;
第四條 公文格式
1.凡以山東xx物業管理有限公司的名義對外、對內發出的正式公文,一律采用公司統一印制的公文紙;
2.公司內部行文采用統一印制的'內部聯絡單';
3.各部門對總經理呈送的報告,采用統一印制的'呈報批示單';
4.公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;
6.字體字號選用:
公文版頭為小初號加黑宋體字;
公文大標題選用二號(小二號)宋體字;小標題選用三號宋體字;
公文正文、抄送、抄報、印發說明、附件說明等均采用四號宋體字;
密級采用三號黑體字。
第五條 公文辦理
1.草擬公文
1)首頁要使用公司統一的公文格式;
2)人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體的年月,年份要寫全,統一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;
3)公文中的數字,除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外,一般用漢字書寫。在同一公文中,數字的使用要保持前后一致。
2.會簽
1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發;
2)凡以公司名義向公司內各部門發出的規章制度、決定、決議等,在正式下發前必須先經過公司領導會簽;
3)凡對外發出的正式函件,如內容涉及具體專業事務時,應由涉及的專業部門負責人會簽;
3.行文字號
1)5.3.1公司:魯xx字[200*]第***號
2)5.3.2直屬部門:魯xxx字[200*]第***號
x為直屬部門代字,具體如下:
辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經營管理部---經、保安部--保、環境服務部--環
簽發公文必須經過發文單位負責人簽發。以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發。以公司名義發出的正式文件,必須經過總經理或其授權人簽發。
4.執行
1)辦公室負責將以公司名義發出的公文復印一份送執行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);
2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數準確;
3)對于不符合要求的公文,監印人可不予蓋章;
4)封發公文時要對公文進行檢查,防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發出的規章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條 公文歸檔
1.任何以公司、項目名義簽發的公文正本均需交辦公室歸檔存查;
2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;
3.存檔文件按照檔案管理規定執行,保存期滿列表報準監銷;
4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。個人不得保存應存檔的公文。
第七條責任
1.簽發人對公文主題和內容承擔領導責任。會簽人對公文專業內容承擔專業技術責任;
2.辦文部門負責人應對所經辦的公文內容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;
3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業知識和寫作能力,對公文內容承擔直接責任;
4.校對人以原稿為根據,應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發文中出現的校對錯誤承擔直接責任。
第八條 附則
本文中未能包括之公文,可依據公司大原則制定相應行文辦法,并上報批準后執行。
