某廣州地產公司公文管理制度
1、公文管理
1.1收文
a、政府部門及有關單位發來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。
b、根據批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。
c、發文要有記錄,文件接收人需在發文登記表(見附件三)簽名。
d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和部門經理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。
e、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,并將處理結果注于公文簽上。
f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。
g、公司領導及部門開會帶回之發公司的公文及有關會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。
h、發公司的重要公文(與公司全局有關的)均應將有關原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。
1.2發文
a、凡以公司名義制發的文件。需請示主管副總經理同意后,由有關部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,::由主管副總經理簽發。
b、已經主管副總經理簽發的文件底稿,由行政人事部進行登記,統一編號后打印。
c、以公司名義發文由行政人事部統一打印、校對,蓋章后發出。
d、以部門名義發文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發出。
1.3發文注意事項
a、以公司名義發文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。
b、擬發傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。
c、復印公司內部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發有關部門,節約開支。
1.4公文種類
a、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
b、通告:適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
c、通知:適用于批轉下級單位的公文;轉發上級和不相隸屬單位的公文;發布規章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。
d、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
e、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。
f、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。
g、批復:適用于答復下級單位請求事項。
h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。
i、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。
1.5公文格式
公文一般由發文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。
a、發文字號,凡以公司名義制發的公文,其發文號統一由行政人事部編排。
b、公文秘密等級分為'絕密'、'機密'、'秘密',其中:'絕密'、'機密'公文應標明份數、序號。
c、緊急文件分別標明'特急'、'急件'。
d、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內容,并準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
e、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。
g、公文的成文時間,經領導人簽發的日期為準。
h、文字從左至右橫寫、橫排,統一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。
i、公文用紙統一采用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發文,要采用公司信箋,并加蓋印章。
1.6行文規則
a、各單位的行文關系,應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定。
b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。
c、'請示'應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。
d、'報告'中不得夾帶請示事項。
e、草擬公文做到:
⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。
⑵人名、地名、數字、引文準確。用公文應先引標題,后引發文字號,日期應當寫具體的年、月、日。
⑶用詞用字準確、規范,文內使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。
⑷草擬公文應使用統一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書
寫。
f、公文中的數字,除成文時間、部分結構次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。
g、屬于部門職權范圍的事項,應當由部門自行發文;部門的發文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。
1.7公文辦理
a、公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括審核、簽發、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。
b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。
c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。
d、公文送領導簽發之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規,是否與有關部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。
e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
1.8公文立卷、歸檔及銷毀
a、公文辦完后,應當根據有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。
b、公文歸檔,應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。
