建設集團公司公文事務性文件管理制度
建設集團公司公文及事務性文件管理制度
1.目的
為了規范行政管理流程,使公司公文規范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當的決定事項、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。
3.2.3.通告:適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。
3.2.4.通知:適用于批轉下級單位的公文,轉發上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項、人事任免。
3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。
3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。
3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。
3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。
3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內容
4.1.公文相關工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門會簽;
4.1.2.編號:編號由發文代字、年份和序號組成。
代字:發文單位,由'浙中建'表示;
年份應標全稱,用小括號'[]'括入;
序號即當年發文流水號,從1起編,序號前加'第'字;
編號示例:'浙中建[2022]第1號';(即浙江**建設集團有限公司2023年所發的第一份公文);
公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;
4.1.4.簽發權限:對外發文,由總裁負責簽發,行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;
4.1.6.分發:公文的分發由行政人事部及時分發到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。
4.2.事務性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發布的文件必須編制'文件編號'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼',以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內容;頁碼標識用'第 頁 共 頁'的形式標識;
4.2.1.2.一般文件按公司統一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;
4.2.2.文件編號規則一般采用字母和數字混合,連續編號:
一般性事務文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;
公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;
部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數量較多,對于文件數量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號以4位阿拉伯數字表示;
每份文件正式發布后,文件編號不得變更,如此文件日后內容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數字1、2、3、4……表示,第一次發布時用'1'表示,當有修改第二次發布時用'2'表示,版本標識時數字要連續,不得斷開使用);
編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財務部發出的通知,且該通知為財務部今年發出的第2份通知;
4.2.3.本規則發布之前已經發布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規則發布之后,如果要修改以前已經發布的文件內容,按本規則重新編定文件編號。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計劃jh
議案ya制度zd批復pf申請sq
流程lc合同ht通告tg報表bb
工作聯系單l*d通知tz總結zj日報rb
備忘錄bwl會議紀要hyjy信函*h周報zb1
傳真cz報告bg決定jd月報yb
指示zs請示qs招標zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統一歸入'qt'其他類中 ,隨著此類文件實際數量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設的表單詳見附件。
附件1:表22 對外傳真表
附件2:表23 公司事務性文件模板表
附件3:表24工作聯系表
附件4:表25市場營銷人員工作月報表
浙江**建設集團有限公司
二零一五年二月十二日
