第1篇 公司制度排版格式
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頁面設置:用a4紙型,縱向單面打印;“文檔網格” 使用“無網格”;頁邊距為上:2.5cm,下:2.0 cm,左:2.5cm,右:2.0 cm;左側裝訂
段落:題目居中;段首縮進兩個漢字;1.25倍行距。
字體字號:標題用黑體、小二號字居中;正文一般用宋體小四號字。
文中的小標題用黑體、四號字。
大部分規章制度的格式是這樣的
標題2號體,正文3號宋體。
a4紙一頁22行,一行28字。
3.7上下邊距,2.8左右邊距。
《國家行政機關公文格式》釋義
本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。
其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印制的公文,其格式可參照本標準按有關規定執行。
本章規定了標準的內容范圍、適用范圍和特定范圍。
(1)內容范圍
內容范圍只涵蓋國家行政機關公文(以下簡稱“公文”)格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規則,并不是公文格式的全部范圍。
對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。
(2)適用范圍
本標準適用于國家各級行政機關的公文,其他機關、企事業單位的公文可參照執行。
所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。
(3)特定范圍
《辦法》規定,少數民族自治地區公文可以同時使用少數民族文字。
由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同,執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。
2引用標準
gb/t148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
在本標準中引用的國家標準gb/t148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》,主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸,在一般的公文用紙中,主要是采用印刷紙和書寫紙。
由于該標準是根據國際標準iso218等同采用過來的,因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。
在a系列紙型中,公文用紙的紙型為a4型,即幅面尺寸為210mm×297mm,并規定各裁邊的誤差為土3mm。
因此gb/t9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是gb/t148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。
3定義
本標準采用下列定義。
3.1字word
標識公文中橫向距離的長度單位。
一個字指一個漢字所占空間。
3.2行line
標識公文中縱向距離的長度單位。
本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行;公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。
在本標準中為確定公文中各項要素的位置,就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。
為此,對于公文的橫向描述形式就是“字”,縱向描述就是“行”。
在這兩項定義中,“字”指的就是漢字的橫向距離。
一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7/8倍的距離。
因此在標準中所指的一行就是一個固定的數量單位。
由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。
4公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m一80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。
紙張白度為85%一90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5—9.5。
由于公文的特殊地位,一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重,另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求,因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。
公文用紙的質量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙,是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。
經濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質量不低于60g/m2的膠版印刷紙,一般公文用紙可以采用70g/m2的膠版印刷紙。
對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。
這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法,各使用單位可根據自己的情況具體掌握,只要不低于下限或不高于上限均是符合標準的。
公文用紙紙張白度是根據與a等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關于紙張白度的指標,進行分析總結得來的。
紙張白度如果過低,看上去紙張較黑,如同報紙一般,很不莊重;紙張白度過高,反光度加大,看上去晃眼,特別是在晚間,紙張白度過高,對視力影響很大,時間長了很不舒服。
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橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆,必須保證一定的柔韌性。
因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉,如果公文用紙過脆,沒看幾次紙張就發生斷裂,使公文不能完整地保存,將直接影響公文效力的發揮。
不透明度≥85%是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。
如果公文用紙的透明度過高,在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透,看上去文字很花很亂,導致印制質量不高,影響公文的閱示傳看。
這也是公文用紙的一項重要指標。
ph值為7.5—9.5是根據國家檔案局制定的行業標準da/t11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。
這項行業標準規定,存檔時間在200年以上的一般耐久紙,其用紙的ph值應為7.5—9.5。
出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要,因此有必要對此項指標加以規定。
5公文用紙幅面及版面尺寸5.1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用gb/t148中規定的a4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm,尺寸的允許偏差見gb/t148。
5.2公文頁邊與版心足寸
公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±lmm
公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm
版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)
本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型,而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型a4型。
作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。
作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮:
(1)采用國際標準已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢
國際標準化組織(iso)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準,即iso262:1975,其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為a4型(2l0mm×297mm)。
這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用,即可容納較多的信息,又大小適中,讓使用者感覺比較舒適。
目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以a4型標準作為基本紙型的。
鑒于a4型紙是國際標準的紙型,因此得到各國和各國際組織的廣泛應用,其公文用紙大多是采用a4型紙。
國際會議也無一不是采用a4型紙作為會議文件用紙。
在修訂該標準的過程中,修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查,在所收集到的公文范例中,無一不是采用a4型紙作為公文用紙。
(2)我國已基本具備采用國際標準a4型公文用紙的條件
我國在1987年和1988年分別等效iso6716和iso216制定了我國國家標準gb/t788和gb/t148。
但考慮到我國的實際情況,在這兩項標準中,還規定了我國自己的標準16開型。
隨著國際標準a4型的普及,各國普遍將a4型紙作為公文用紙和書寫用紙,同時各種辦公自動化設備具備處理a4型紙的功能,使a4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。
為此gb/t148和gb/t788已作了修訂,明確規定國際標準a系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸,這也為我國公文用紙采用國際標準a4型,使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基矗
(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析
長期以來,我國在公文用紙方面一直沿用16開型。
這種紙型標準實際是日本早期用的標準。
現今日本已不再使用該種紙型。
用這種紙型印制的公文承載有效信息量小,不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。
16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格,還有用b5型紙與l6開型紙混用的。
紙型規格的不一,導致有的政府文件的前后頁大小不一,公文質量受到影響,也不嚴肅。
而國際標準a4型規格比較嚴格,無論在哪里買到的a4型紙其誤差不會超過lmm,可保證文件用紙紙型的統一。
因此淘汰l6開型公文用紙紙型,采用國際標準a4型作為公文用紙是十分必要的。
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將公文用紙由l6開型改為國際標準a4型,是我國公文用紙的一場革命性轉變。
從目前了解到的情況看,我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準a系列的印刷設備,并將逐步淘汰舊式生產設備。
而且目前使用中的復印機、打印機、輕印刷機,絕大部分都是以a4型作為基本紙型,很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新,可以印制a4型公文。
目前,淘汰16開型紙,采用a4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。
所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格一般采用國際標準a4型。
6公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
公文在一般情況下,除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外,其余部分均為黑色。
為避免在本標準后面各章條的敘述重復,在此作總體規定。
7排版規格與印制裝訂要求
7.1排版規格
正文用3號仿宋體字,文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字,一般每面排22行,每行排28個字。
7.2制版要求
版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過lmm。
7.3印刷要求
雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm。
黑色油墨應達到色譜所標bll00%,紅色油墨應達到色譜所標y80%,m80%。
印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。
7.4裝訂要求
公文應左側裝訂,不掉頁。
包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整、不空。
兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。
騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處,允許誤差±4mm。
平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm;無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。
裁切成品尺寸誤差±lmm,四角成90度,無毛茬或缺損。
長期以來,我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。
因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統一要求,使得公文印制和裝訂不規范,質量差,也不嚴肅。
所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來,主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。
(1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。
此規定,是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。
在正常一面滿排公文正文的情況下,應按照這一規定執行。
但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時,就需要調整某一面的字數和行數,以保證下一面有公文的正文內容。
這種情況就屬特殊情況。
所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。
(2)在標準中給出制版要求,是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規定,以保證公文印制質量,減少不合格公文的出現。
(3)在標準中給出印刷要求,是保證公文在印刷過程中的質量控制。
關于印刷制品的質量標準是有很多指標的,在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標;這些指標只要認真對待
是很容易實現的。
值得提出的是,為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致,在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標,只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文,就可以基本保證公文的顏色的相對一致。
(4)在標準中給出裝訂要求,是保證公文在裝訂過程中的質量控制。
由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存,對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。
在我們的調查中發現,一些公文在裝訂時不規范,散頁明訂的現象普遍,壞釘現象時有發生,釘鋸的釘位也很不規范,因而導致公文掉頁現象出現,直接影響公文的完整性。
本標準將公文的裝訂要求加以規定,就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關,以保證公文的質量。
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8公文中各要素標識規則
本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。
置于公文首頁紅色反線(寬度同版心,即156mm)以上的各要素統稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置于主題詞以下的各要素統稱版記。
本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分,是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。
其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已多年使用,“主體”是本標準提出的新概念。
之所以這樣劃分,是為敘述方便,更重要的是這三個部分各有其特點,具有相對的獨立性,界限比較明顯。
眉首的特點是位置相對固定,掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規定,就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法后文介紹)。
主體的特點是位置經常變動,依公文內容的長短而定。
由于公文實質性的內容均在此部分,稱之為“主體”有其道理。
版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。
由于按本標準的規定公文要雙面印刷,版記的位置有一個位于哪一面的問題;如果公文有附件,版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。
因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。
用一個形象的比喻,眉首可稱之為公文的“頭”,主體稱之為公文的“身”,版記稱之為公文的“腳”。
把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分,既便于從總體上掌握其聯系,又便于對其進行“解剖”,掌握其區別。
這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點,也是本標準在結構上的最大特點。
8.1眉首
8.1.1公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。
如需標識公文份數序號,用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要編制份數序號。
《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。
如果發文機關認為有必要,也可對不帶密級的公文編制份數序號,如國務院文件都編有份數序號。
編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數和分發范圍和對象。
當文件需要收回保管或銷毀的時候,就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。
發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。
因此,發文機關在發文和收文機關在收文時,都要登記份數序號。
本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼,對編幾位未作規定。
一般來說,應根據公文的份數來決定編幾位,但至少應不少于兩位,即“1”編為“01”,如果單編“l”,會使人不知其意,以為是誤印上去的。
對份數序號,有的是用印號機手工在成文上加蓋,有的印刷設備帶有印號功能,可以與成文同時印刷,對此本標準不作統一規定,公文印發機夫可自行掌握。
本標準規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。
8.1.2秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第l行,兩字之間空l字;如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第l行,秘密等級和保密期限之間用“*”隔開。
秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。
根據《辦法》的規定,涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。
“絕密”是最重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害;“機密”是重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“秘密”是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受損害。
在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。
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保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。
如公文針發單位能夠知道保密期限,可按照國家保密局的要求在密級程度后標注保密期限,在秘密等級和保密期限間用“*”隔開。
如:絕
密*3個月,意味著該公文屬于絕密等級,保密的期限為3個月,過期即可解密。
在此需要說明的是,如不標識保密期限,秘密等級兩字之間應空l字距離,如需標注保密期限,則秘密等級的兩字間則不空l字距離,以使該字段不致過長。
8.1.3緊急程度
如需標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
緊急程度是對公文送達時限的要求。
根據《辦法》規定,緊
急公文應當分別標明“特急”、“急件”。
具體“特急”和“急件”的時間要求是多少,由各地行政機關主管自行確定。
在標準中只規定緊急程度的標識位置是居于版心右上角頂格第l行。
如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時,按照秘密等級
在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。
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br> 8.1.4發文機關標識
由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成;對一些特
定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。
友文機關標識上
邊緣至版心上邊緣為25mm。
對于上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度,可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。
發文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識。
字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定,但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前,“文件”二字置于發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文。
發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。
它是由發文機關
全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成的。
發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。
規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。
有一些特定的公文在發文機關名稱后面不加“文件”二字,如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式,本標準給這類“紅頭”留了余地,未規定一律要加“文件”二字,但只限于特定的公文。
一般來說,行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“文件”二字。
發文機關標識的字體,本標準推薦使用小標宋體字,是因為小標宋體字顯得莊重,其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分,應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。
發文機關標識的字號,本標準以22mm×15mm為高限,現行“國務院文件”的字號即是22mm×15mm。
本標準以此為高限,就是要求除“國務院文件”以外,其他各級行政機關標識的字號要小于“國務院文件”,以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位,具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。
關于發文機關標識的位置,本標準提出了兩種。
第一種是用于平行文或下行文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm,也就是留出25mm(約2行)位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。
要注意,即使上述3項要素均不需要標識,也要留出這段空白,也就是說,在設計文件紅頭時,發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm=62mm的距離。
第二種僅限于上行文,凡上報的公文發文機關標識上邊緣至
版心上邊緣為80mm,即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上級機關批示文件用,也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm=117mm。
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各行政機關在設計文件“紅頭”時,兩種形式均應具備,即
平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm,上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。
關于聯合行文,本標準規定“文件”兩字居于發文機關名稱
右側上下居中。
本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這
一明確要求。
如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯
合行文),就可能出現把正文擠出首頁的情況,而公文如果首頁沒有正文,使人一看首頁還不知道文件內容是什么,是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。
因此公文首頁必須顯示正文,發文機關過多只能擠發文機關,不能擠正文,可將發文機關字號縮小,行距縮小,直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。
8,1.5發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。
發文機關標識
下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號“〔]”括入;序號不編虛
位(即1不編為o01),不加“第”字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。
機關代字一般由兩個層次組成。
第一個層次是發文機關代字,第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。
如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等,“鐵”代鐵道部,“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。
讀懂機關代字很重要,特別是知道了文件的主辦部門是誰,可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。
有的機關代字還包合其他的層次,如國務院發文的機關代字有“國發”、“國函”,“國”代國務院,而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。
有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多,可能各有所代的層次,但盡量以簡化為好。
年份要用全稱,不應簡化,如“87”、“93”等均屬標識不正確。
年份應用六角括號“〔〕”括起。
注意六角括號不是數學公式的中括號,因為當引用公文時,標題后面的發文字號要用圓括號“()”括起,如果年份用中括號括起,就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。
因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區別。
另外,二者形狀也略有不同。
有的文件把年份用圓括號括起,今后也要按本標準的規定使用六角括號。
序號是發文的流水號。
一般都是按文件的形式統一編,即是哪個部門主辦的,只要是同一發文形式,就要統一按順序編號。
有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號,是一種較繁瑣的辦法。
本標準規定序號不編虛位,不加“第”(有的單位加“字”)等虛字,主要是講究實用,盡量減少公文的字數。
發文字號的位置,本標準規定在發文機關標識下空2行,規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線,這樣就明確了發
文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置,發文字號應標在第3行,并且不要緊貼紅色反線,空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。
發文字號應居中。
8,1.6簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列于發文字號右側。
發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置于第l行,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
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簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。
在上報的公文中標識簽發人姓名,主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。
因此上報的公文需要標注簽發人。
本標準規定應平行排列于發文字號右側,也就是要和發文字號同處在第3行,不過此時發文字號便不要居中了,要居左空1字,簽發人則右空1字,這樣排列起來對稱、美觀。
還要注意“簽發人(會簽人)”
三字用仿宋體,簽發人(會簽人)姓名用楷體。
這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。
如果有多個簽發人,或者有的文件按規定還需要標注會簽人,這時的標識方法是,發文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行,文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置;其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列,最后的簽發人或會簽人要與發文字號同處一行平行排列;如果3行位置放不下,將紅色反線下移,但排列順序和原則不變,發文字號居左空1字和簽發人.姓名居右空l字的要求不變。
8,2主體
8.2.1公文標題
紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。
本標準規定公文標題在紅色反線之下空2行標識,居中排布。
應該說,在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下,居中排列不難做到,按“居中”鍵即可。
但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開,則需要動些腦筋。
在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。
例如,本標準規定公文首頁必須顯示正文,這就是原則,任何情況下不能違反。
在不違反這個原則的情況下,必要時可作適當變通,如前所述發文機關多、簽發人會簽人多,本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多,都可以采取變通的方法。
但在變通中還要遵守基本規定,如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定,簽發人或會簽人多但最后一個簽發人或會簽人要與發文字號同處最后一行是基本規定;標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。
這樣,在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法,因為格式畢竟是為公文的內容服務的,是為公文的辦理服務的。
8.2.2主送機關
標題下空l行,左側頂格用3專仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。
如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。
第2篇 某物業公司內刊編輯管理制度格式怎樣的
物業公司內刊編輯管理制度
1.0目的
1.1為進一步推進公司企業文化建設,加強企業文化宣貫渠道建設,保證公司內刊《物業人》運作的規范性和可延續性,特制定本制度。
1.2公司品質部下設《物業人》編輯部,負責內刊《物業人》的編輯、出版、發行等各項工作,并對通訊員進行管理。
1.3本制度所稱通訊員是指就職于集團物業各單位,經各項目提出和公司批準,負責所在單位新聞信息采編任務,定期向編輯部供稿的人員。
2. 0內刊工作目標2.1成為企業文化宣貫的重要渠道、形式之一,和企業文化建設互為依托、相互促進,發揮文化滲透的力量作用。
2. 2見證物業歷程,向相關各政府部門、各同行、及社會公眾反映并傳播物業文化,內聚人心、外塑形象。
2. 3成為員工之間、員工與公司管理團隊之間交流的渠道之一,承擔上情下達,下情上達作用;
深入宣傳公司的重大決策、制度、先進的企業文化;
揭示經營管理過程中阻礙發展的因素、現象和根源;
切實反映員工的心聲、建議和意見,掌握正確的輿論導向,為公司的戰略發展、管理全局服務。
2. 4公司交代的其它目標。
3. 0編輯部章程3.1編輯部是公司內刊的具體辦事機構,所有組成人員為兼職形式,不單獨編制。
3. 2編輯部設執行主編一名,副主編三名,責任編輯一名,另設通訊員若干。
3. 3編輯部的任務是:宣傳并做好組稿工作;
對各類來稿做好收稿、審稿、選稿、編輯、排版、校對等業務工作;
組織好出版、發行、回訪及通訊員管理工作;
跟其它企業內刊建立聯系和交流。
3. 4編輯部定期舉行會議,建立通訊員網絡,根據內刊宗旨和方針,制定內刊的總體規劃、年度計劃、單期計劃,按計劃出版刊物。
3. 5《物業人》為雙月刊,8日出版,每期四開四版,根據特殊需要,可臨時出版特刊和增刊。
3. 6編輯部成員工作職責:
3.6.1 執行主編:負責編輯部工作的重大決策決斷。
3.6.2 副主編:負責編輯部工作計劃、措施的制定與執行,全面負責每月按時保質保量完成企業內刊的編輯、出版、印刷、郵發、回訪等工作。
并按企業文化建設框架做好內刊新聞報道的策劃工作。
3.6.3 責任編輯:根據執行主編要求,負責組織稿件來源,按版面要求有重點、有目的地組織通訊員進行采訪并及時編稿;
負責內刊的版面策劃設計、美工、排版、圖片處理等工作;
負責內刊的校對、出版、發行工作;
負責執行編輯部工作指令。
3.6.4 通訊員的工作職責詳見第五章通訊員的管理
4.0內刊工作流程
4.1責編于內刊發行當月10號前制定好下一期內刊運作方案,由主編確定。
4.2責編于出刊雙月25日前組織通訊員例會,討論及決定各稿件安排和交稿時間,收集員工和內刊改進意見。
4.3責編負責向各部門邀稿,圖片收集。
并組版,確定版次和各個版面的內容(稿件、圖片和標題)。
4.4出刊前15個工作日,責編負責,排版,出小樣。
4.5出刊前10個工作日,主編審核小樣,責編配合修改并校稿,由總編定稿簽字。
4.6出刊月6號前印刷好。
4.7出刊月8號前完成發放工作。
4.8出刊月25日前完成回訪,員工和內刊改進意見收集工作。
4.9出刊月25日起全面開展下一期刊物準備工作。
5.0通訊員的管理
5.1通訊員工作的指導原則遵循企業文化建設及企業內刊的宣傳工作規律,及時、準確、全面地宣傳所在公司的工作成果,擴大社會影響,樹立公司的良好形象,把《物業人》辦成具有可讀性、信息性、熏陶性的企業內刊,為企業文化建設及公司的管理、發展服務。
5.2通訊員的基本條件
5.2.1 具有良好的政治思想素質,具有較強的政治和新聞敏感性。
5.2.2 熱愛新聞報道及宣傳工作,熟悉所在公司(部門)業務,了解行業動態,善于捕捉新聞信息。
5.2.3 具有一定的文字寫作水平、采編能力或攝影等技能。
5.2.4 具有實事求是、認真負責的工作態度、嚴謹的工作作風和要強的學習能力。
5.2.5 具有很好的團隊精神和溝通能力、善于思考、勤于思考。
5.3通訊員的職責
5.3.1 通訊員由各項目負責人任命,受編輯部委托統管,負責所在(項目)單位的新聞信息采編工作,每月按規定向編輯部供稿。
5.3.2 通訊員負有信息上傳下達的職責,以內刊為載體,營造有利于集團發展的輿論環境。
通訊員以書面形式向編輯部反映各項工作中存在的問題,或是需要上級單位協助解決的問題,編輯部視實際情況或刊登于內刊,或直接轉呈上級領導。
5.3.3 圍繞公司企業文化建設規劃和當期企業內刊的版次安排,宣傳所在單位(部門)各項工作進展、成果,先進人物事跡。
5.3.4 通訊員要把握好新聞的時效性,及時收集整理所在單位(部門)的新聞線索,及時做好采編工作或上報編輯部。
按照編輯部的工作安排,完成所在單位(部門)或所負責欄目的稿件采寫工作。
5.3.5 通訊員除了自己撰寫稿件外,還應帶動、指導、幫助本單位(部門)愛好寫作的員工積極撰寫稿件(包括副刊非新聞類稿件),并針對《物業人》設置欄目積極投稿,同時做好本單位(部門)員工的稿件收集和報送工作。
通訊員可以代表編輯部向所在單位其員工約稿。
原則上,通訊員每月至少向編輯部提供二篇新聞類稿件,因特殊原因不能提交的,應向編輯部說明。
5.3.6 通訊員是各單位的宣傳骨干,在上級單位的指導下,應當積極配合所在單位的文化宣傳工作。
積極配合《物業人》執行主編、責編完成對所在公司(部門)的采訪報道任務。
5.3.7 按要求參加編緝部組織的通訊員開展業務培訓活動。
5.3.8 協助編輯部做好《物業人》發放、回訪工作,收集關于改進企業文化建設工作、企業內刊宣傳工作的意見、建議并及時向編輯部反饋。
意見、建議既可以是對內刊發表的某篇文章或某一方面報道的具體反映,也可以是對內刊內容、版面、欄目設置等各方面工作的意見、建議和要求。
5.3.9遵守企業文化建設和內刊編輯管理制度、服從編輯部的業務管理。
5.4通訊員產生辦法
5.4.1通訊員人選由員工自薦或部門提名,經所在項目負責人同意,各單位根據實際情況,至少配備1名通訊員。
5.4.2通訊員需先通過編輯部培訓后,方可開展工作。
5.5通訊員的權利與待遇
5.5.1通訊員受編輯部委托,在所在單位內部進行新聞采訪和專題調查,在適當范圍內,可以要求所在單位相關部門提供協助和支持。
5.5.2通訊員可參加編輯部組織的業務培訓和組織的各類活動。
5.5.3同等條件下,通訊員稿件優先刊用,并署名'通訊員'。
對于特別優秀的稿件編輯部可向外刊推薦發表。
5.6通訊員的獎勵編輯部在年底對各項目宣傳工作進行考評,對工作積極、成績突出的單位及通訊員予以表彰、獎勵(占總人數的30%,主要以投稿、刊稿數量和質量將作為評選優秀通訊員的標準),表現優秀的通訊員可以受聘為編輯部記者,特別優秀者可作為企業文化建設、企業內刊工作儲備人才。
5.7通訊員的懲罰
5.7.1 通訊員若連續兩個月未向編輯部提供稿件和信息,編輯部將通知本人,若一月后仍無稿件投放,編輯部將取消其通訊員資格,并通報所在項目(部門),由所在項目(部門)報編輯部同意后增補人選。
5.7.2 通訊員要堅持新聞的真實性原則,對提供的稿件或新聞線索的真實性、準確性負責;
通訊員每月上報的新聞稿件必須經所在部門負責人審閱同意后,方可報送編輯部。
5.8通訊員日常管理
5.8.1 各項目(部門)是通訊員的歸口管理部門,項目負責人有義務督促指導通訊員工作,并將通訊員的通訊工作作為其績效考核指標之一。
5.8.2 編輯部建立通訊員檔案。
編輯部每季度將根據通訊員來稿情況進行綜合考評,公布發稿數量,并抄送各單位負責人。
5.8.3 通訊員因工作調動、離職或其他原因不能繼續擔任通訊工作的,由所在部門報編輯部同意后另行補充人選。
5.8.4 未被聘為通訊員的員工向編輯部供稿的數量和質量是編輯部對通訊員、所在項目(部門)企業文化建設和文化宣傳工作考評內容之一;
對表現突出的員工,編輯部將建議所在項目(部門)將其增補為通訊員。
6. 0稿件的管理
6.1新聞源(稿件圖片的收集)
6.1.1 公司本部會議新聞由品質專員負責采寫和圖片拍攝。
6.1.2 公司各部門新聞,由所在部門負責人事前報編輯部,由主編安排人員采訪。
6.1.3 各所屬項目(部門)新聞原則上由各通訊員采寫和拍攝圖片,特別重大的活動可事前報編輯部,由主編安排人員采訪。
6.1.4 原則上各項目(部門)的通訊員在刊物出刊前15個工作日將所在項目(部門)的新聞稿件和編輯部安排的專題報道稿件報送執行主編處,特別重大的新聞也必須在截稿日前上交。
6.1.5 各所屬項目的通訊員來稿必須將有所在部門審核人簽字的原稿一并報送或傳真至編輯部。
原則上通訊員報送的稿件必須提供有所在部門審核人簽字的原稿和電子版。
6.1.6 公司其他員工來稿可以直接投遞到稿箱內,各所屬公司員工來稿直接交到所在項目通訊員處。
使用筆名者請注明工作單位、真實姓名、聯系方式等內容,以便及時發放稿酬。
6.2稿件、圖片的審核與管理
6.2.1 各部門負責人負責對通訊員上報新聞稿件進行初審,涉及工程進展和財務數據的須同時經過所在部門工程和財務負責人一并簽字同意后方可以報送編輯部。
特殊情況在征得所在部門負責人或主編同意后方可刊發。
(通訊員反映各項工作中存在問題的書面材料可不經過審核直接交編輯部)。
6.2.2 編輯部主編對稿件進行終審,仍有疑問的稿件,經請示總經理同意后方可以刊發;
所有稿件均需經主編審閱同意后方可刊發。
6.2.3 所有來稿編輯部均統一存檔,并登記好稿件、圖片名稱,通訊員及作者姓名,交稿時間,是否刊發意見等信息。
6.2.4 編輯部對上報的稿件有修改權,并將修改意見在一周之內反饋給通訊員,認為需補充資料或做補充采訪的,通訊員應予以配合。
稿件實現二審定稿制度,填寫《物業人來稿審核記錄》
6.2.5 各項目根據在編人員情況,每個項目每個月25前提供反映項目動態、工作心得、管理(經營)心得、生活感悟等體裁的稿件,在編人數在30人以下1篇,30-50人3篇,50人至100人為5篇,100人以上為6篇。
6.2.6 編輯部根據各項目供稿情況在《物業人撰稿一覽表》上做好記錄,在每月28日前遞品質部,由品質部根據公司制度對未完成指標項目責任人做出處理意見。
6.3稿件質量要求(通訊員稿件質量要求)
6.3.1 稿件內容包括報道所在項目(部門)活動的消息,重要會議新聞報道,宣傳先進人物或重要事件的通訊、人物特寫,針對某些問題的評論,以及適合《物業人》各欄目發表的各類文章。
6.3.2 文字稿件要求主題鮮明,文筆通暢,內容充實、生動,貼近公司實際,有思想性、時效性、趣味性和可讀性。
新聞稿件務求真實,名稱、時間、數字等一定要核實準確。
提倡寫短稿,一般情況下,新聞消息稿不少于500字,人物通訊稿不少于1500字,言論稿不少于800字。
6.3.3 新聞照片要求主題突出、角度新穎、新聞價值高、畫面清晰、層次豐富,數碼照片要求精度(分辨率)在300dpi以上。
圖片說明必須準確注明時間、地點、事件、人物、職務,圖片的管理和稿件的管理一樣,需登記,原始圖片須存檔,備以后使用。
6.3.4 來稿應盡可能避免和減少錯別字。
6.4內刊廣告備注,內刊上刊登的所有廣告需經總經理確認簽字方才有效。
7. 0費用預算與管理
7.1所涉及的相關費用。
7.
1.1刊物印刷費用。
7.
1.2郵寄費用預算。
7.
1.3稿酬。
7.
1.4企業文化建設優秀部門(企業文化建設相關制度中另行規定)、優秀通訊員等年終獎勵費用。
7.2稿酬的發放與管理。
7.2.1 凡被采用刊登的稿件,按照優稿優酬的原則編輯部按以下標準向稿件被錄用的作者支付稿酬:字數(字)少于300300-500500-800800-以上圖片(張)標準(元)
7.2.2 通訊員每期完成一篇稿件屬工作職責不付給稿酬,超過壹篇的按以上稿酬標準支付。
7.2.3 未被聘為通訊員的員工,只要向編輯部提供稿件(包括新聞類稿件和非新聞類稿件)并被刊發的,按以上稿酬標準執行。
7.2.4 執行編輯部完成新聞類稿件采寫、圖片拍攝屬份內工作不再給付稿酬,刊發在副刊的文章按以上稿酬標準執行。
7.2.5 稿件刊發以后,由責編將當月要發放的稿費填寫《物業人稿酬申請表》,經主管上級、公司總經理和集團批準后到財務部統一領取,稿酬由《物業人》編輯部統一發放。
并做在《物業人稿酬領取記錄》上做好領取記錄,稿酬發放完畢經主管上級審閱后送集團財務中心簽收。
8. 0內刊的出版和發行管理
8.1原則上保證集團公司管理層、各所屬項目工作人員每人一份和社區業主每人一份。
8.2集團公司由編輯部直接發放,不在總部辦公視具體情況可通過公司班車帶到或安排人員帶發。
8.3需向外單位郵寄刊物的,需向編輯部提出書面申請,注明收刊人詳細地址、姓名、郵編等詳細資料,并經過主編同意方可郵寄。
每期郵發必須登記數目、領取或郵寄部門、領取人、郵發責任人。
8.4依照公司《檔案管理制度》的相關規定,嚴禁未經許可私自將內刊郵發給外單位人員。
9.0內刊的學習
9.1為了促進和傳播企業文化,使之達到《物業人》辦報的宗旨。
各項目(部門)負責人在內刊發行后的一周內組織所有在職員工進行學習。
9.2在學習過程中請對內刊存在的不足之處或建議,形成正式的會議紀要遞交至品質部。
10.0附則
10.1本制度由《物業人》編輯部解釋和修訂。
10.2本制度自總經理簽發之日起實施。
1
1.0質量記錄
1
1.1物業人撰稿一覽表wy/qr-wy-004
1
1.2物業人來稿審核記錄wy/qr-wy-005
1
1.3物業人稿酬申請表wy/qr-wy-006
1
1.4
第3篇 某公司檔案管理制度格式怎樣的
微星公司檔案管理制度第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規定及時歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:公司印發的公文。公司的各種規章 制度、實施細則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協議書等文件正本。公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結、重要發言、會議紀要等。上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、條 例、規定、計劃等文件資料。公司對外的正式發文及與有關單位來往的文書及傳真。公司重要的技術資料、供應商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產品的獲獎證書。
第五條 資料承辦人員應及時將辦理完畢或經批準的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料,由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。
第八條 公司員工外出參加培訓、學習、考察、調研等公務活動,必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條 各部門須有一名檔案管理人員,認真執行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理
第十條 檔案管理人員應根據公司的業務及工作現狀,編制“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上明細名稱。
第十一條 檔案管理人員應及時將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內,對號入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應在卷首附上文字說明,包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
第4篇 公司衛生制度格式
公司衛生和綠化的好與壞,直接代表著公司的形象的管理水平,必須時刻保持環境優雅和衛生清潔。下面是范文站給大家收集整理的公司衛生制度范文,歡迎閱讀。
1、公司各部門室外衛生區由保衛科繪制“衛生區劃分圖”以書面形式統一劃分;室內衛生由各部門自行負責;公司各個位置的廁所、洗刷、走廊、樓梯等公共地方,在單個部門內部的由相關部門負責清理,分布在二個部門以上公共位置的,由保衛科書面劃分清理。
2、公司各部門分管的衛生、綠化區必須在早晨點名之前高標準、徹底清理完畢。任何部門不準在點名之后打掃衛生、洗涮茶具、澆花等。
3、負責清掃廁所和洗刷間的部門或車間,必須在點完名之后5分鐘之內清掃完畢。
4、衛生清理標準:
(1)地面標準:無塵土、沙粒、紙屑,無污水、泥漿、痰跡等雜物。
(2)綠化區標準:無雜草、雜物、無落葉。
(3)窗戶標準:玻璃光亮透明、無污點,窗臺無灰塵,窗角無灰掛。
(4)墻壁標準:無蜘蛛、蟑螂;墻角無灰掛,墻壁無殘痕、無污染等。
(5)室內物品標準:桌面整齊無雜物、無灰塵;日光燈無灰塵;衛生工具整齊地擺放在隱蔽位置;紙簍、報夾、椅子等物品擺放合理有序。
(6)水池、便池標準:無污垢、尿銹、無異味,水嘴、水閥不跑、冒、漏、滴。
5、清理衛生的用具、水桶、拖把等物品用完后要定位存放,具體定位規定如下:
(1)辦公樓物品定位:拖把放在制作的拖把架上,并在用完之后放好,毛刷、水管及鐵筋掛在洗刷間的墻上,水桶放在下水道口處,笤帚掛在各室部的門后墻上,大掃帚放在樓梯底處.
(2)各車間清洗廁所物品定位:拖把用完之后放在各車間的拖把架上,廁所用的水管放在各廁所一角墻上。
6、在打掃廁所、洗刷間及室外衛生時,必須注意:
(1)清擦廁所、洗刷間墻壁和隔板時用擰干水的半濕抹布,禁止直接用水沖洗(車間廁所除外),以免搞得到處是水漬。對于重點臟的部位,可用毛刷用力擦洗(如已干結的便漬、痰漬、污漬等)。廁所、洗刷間在清掃完畢前,必須用干拖把將地面的水漬拖干。
(2)打掃各辦公樓內廁所、洗涮間內的衛生時,用洗涮干凈的半濕拖把拖地(半濕拖把以擰干提著走10-15米不滴水為標準)。
(3)在洗涮間洗涮物品時,必須先將雜物倒入洗刷間設置的雜物桶內,嚴禁倒入水池,堵塞管道,洗涮完畢后,將水池部拭干凈,并隨手將水龍頭關妥當,以不滴漏為準。
(4)到廁所便后,一定將便盆沖洗干凈,然后把水龍頭關好,以不滴漏為準。
(5)洗涮間、廁所內一切設施,人人有責愛護,誰損誰賠償,如查不出損壞人,由當天清理負責人賠償或負責修復。
(6)提倡使用衛生紙上廁所,禁止使用報紙等容易堵塞廁所和影響人身健康的紙張。
(7)負責打掃廁所和洗涮間的部門如發現管道堵塞、設施損壞,由負責清理部門立即組織疏通或維修。
(8)澆花時如將水灑到盆外應立即拖干,花卉平時須加強管理,使花卉枝葉茂盛,生機勃勃,直觀有美感。花草擺放要量足、定位、嚴禁空缺,不得擺有影響美化布局和環境的花卉。
(9)分管室外衛生的部門,大面積用掃帚清掃,小面積特別是邊角處用笤帚清掃,以保持地面衛生標準。剪草機剪過后的邊角高草,必須剪完后12小時內用大剪刀清剪凈。夏天7天左右、春秋15天左右連續不下雨,必須澆一次水,澆水時不得利用正常上班時間:窗戶在風、雪、雨、霧天過后,要及時抹拭,保持標準要求。
(10)雪天,各部門首先清理本部門衛生區積雪,清理時,將積雪均勻地鋪到綠化帶內(以不壓壞花木為標準)。清理完本部門積雪后,積極幫助其他部門清理,不得有偷懶現象。
7、違犯以上制度,每人每次給予罰款50元。
第5篇 公司行政后勤管理制度格式怎樣的
公司規范行好政后勤管理制度主要是為了加強對公司行政后勤事務的管理,有效利用公司資產。下面詳細提供了公司行政后勤管理制度范文,供參考。第一章作息時間管理
第一條 :公司作息時間:此處省略:每個公司上下班時間可自行做規定。第計算,最小取假長度為半天,不足半天算半天,超過半天不足一天算為一天。可多次取假,但間隔少于3天的應提前一并申請。
(七) 凡符合以下情況之一的,不享受當年帶薪年休假。 61656;一年內一次性病假超過45天或累計病假超過65天; 61656;一年內一次性事假超過25天或累計事假超過30天; 61656;一年內病、事假相加超過50天; 61656;一年內休產假超過30天。
(八) 如在帶薪年休假后再請病假、事假超過上述規定時間的,則在下一年度取消帶薪年休假。
第期、書名、編號、價格、保管部門、保管人等六項。
第三條 :圖書的借閱
(一) 借閱圖書者必須向圖書管理員辦理借閱手續后才能借書。
(二) 借書者須妥善保管圖書,如有污損或丟失,按原價賠償。第七章電子郵件管理
第一條 :公司職員應按要求使用電子郵件,以求高效、規范地傳遞信息。
第二條 :郵件發送者應填寫主題,主題應簡明扼要。
第三條 :篇幅少于一百字的文件,建議直接作為電子郵件正文輸入。
第四條 :所有職員每天應最少安排三次時間(上午上班后、下午上班后、下午下班前)查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。
第五條 :下列文件必須以有紙方式存檔:
(一) 與金融機構往來的憑證、帳單等;
(二) 建筑圖、裝修圖及其它圖案設計稿等;
(三) 財務管理、審計工作需要的原始單據、憑證;
(四) 公司已簽訂的各種合同、協議等;
(五) 公司已對外發出的各類函件;
(六) 各部門認為有必要保存原件的其他文件。
第六條 :郵箱設置及保密
(一) 職員離職,總經理辦公室應及時取消其個人郵箱。
(二) 職員應保護好個人郵箱密碼,并定期修改密碼,如果發現密碼泄露,應及時作出更改。
(三) 未經總經理授權,任何人不得查看他人郵箱的內容。
第七條 :郵件報批跟進
(一) 為避免報批郵件流程進展緩慢,第一報批人應逐級跟進。
(二) 為提高信息扁平化程度,鼓勵報批同時抄送第二環節審批人。
(三) 群發郵件提倡發送部門、工作小組。第八章辦公管理
第一條 :職員上班時間應佩帶好工作牌。
第二條 :辦公時間內應保持飽滿的精神狀態,微笑面對同事及任何來訪者,使用敬語,維護良好的公司形象。
第三條 :保持辦公臺面整潔,辦公文具、紙張等用品應擺放整齊。工作位隔板上不得張貼,離開辦公位應及時將座椅歸位。
第四條 :電話鈴響三聲之內接電話,先說“您好”,再報出所在部門名稱及接聽電話人姓名。接聽電話應簡單明了,盡量小聲,以免影響其他同事辦公。
第五條 :如部門同事不在辦公位,應及時接聽其電話,待同事返回時告之。
第六條 :接待來訪、業務洽談應在指定區域或會議室,避免影響他人辦公。來賓一般不得進入辦公區,如確因工作需要,應由相關部門人員帶入。
第七條 :辦公時間應堅守工作崗位,暫時離開時應知會同事或上級領導。
第八條 :辦公區域內不準大聲喧嘩、聊天,禁止吸煙、就餐、吃零食。
第九條 :上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關的網站、書籍。
第十條 :職員下班離開公司前應關閉電腦主機和顯示屏電源。
第十一條 :總經理辦公室將每月定期進行全面檢查與不定期的抽查,任何形式的批評都將會影響到部門負責人和其本人的績效考核成績。第九章會議管理
第一條 :各部門召開會議如需使用會議室或洽談室,會議組織者須提前向前臺預約。如需提供會務設備和服務,應提前半天知會前臺,以便做好準備。
第二條 :會議組織者應在會議前準備好會議相關資料。在使用會議室時應小心使用設備,離開會議室時,應知會相關人員關閉設備、電源、門等。
第三條 :公司級、跨部門會議通知一律由前臺下發,并按《廣州公司會議通知》格式填寫。前臺在會前確認與會人員是否“接受”會議通知,并根據接受情況編制《會議簽到表》,會議組織者根據簽到情況進行會議考勤管理。
第四條 :參加會議應準時,因故不能按時到達應事先向會議組織者請假,參加公司級會議未請假遲到者將被處以罰款。
第五條 :每月末召開公司月度經營計劃會議,各部門每周一需舉行部門全體周例會,周例會紀要發部門全體并抄報公司領導。第十章辦公用品管理
第一條 :所有辦公用品及設備(含電腦、復印機、打印機耗材等)均由辦公室統一采購。
第二條 :辦公用品領用程序
1.各部門需指定一人負責本部門辦公用品領用,領用時填寫《辦公用品請購單》;
2. 開大型會議或舉辦活動需申請辦公用品,由會議或活動負責人填寫《辦公用品請購單》,并提前一天通知辦公用品管理員進行準備;
3. 如有新職員加入,待新職員到公司報到后,在辦公室領取統一標準的辦公用品,并在《新職員辦公用品領用表》中簽字確認。
第三條 :辦公用品的保管:辦公用品領用后,由領用人妥善保管。計算器、打孔機、訂書機、筆筒等耐用品,原則上遺失不補。如領用人因工作調動或辭職等原因離開公司,須歸還辦公用品管理員處。
第四條 :申購電腦、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機、文件柜等固定資產填寫《固定資產購置申請表》。
第五條 :辦公用品的申領,應結合實際需要,慎重申領,節約使用。第十一章資產管理
第一條 :固定資產的管理
1.總經理辦公室負責對公司及項目部資產的實物管理,負責對公司電腦類資產進行專項管理,須對電腦類資產的購進、配置、使用、維修及報廢等進行全面的登記和管理。
2. 財務管理部是公司資產帳務管理的主管部門,負責從資產的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產進行監控和管理。
第二條 :資產的分類和使用年限:根據現行的會計核算制度及公司資產的具體情況對資產進行分類編號。
第三條 :資產登記的要求:
1.分別做好固定資產、低值易耗品的登記,登記的格式可參考《固定資產盤點表》。
2. 為方便公司資產的統計,各項目部統一按上述資產大類及總分類進行固定資產登記。
3. 資產的編號規則:(資產代號)-(資產序號)。
4. 低值易耗品的分類和資產編號參照以上標準。
第四條 :資產管理指引:
1.資產的購置、調撥、轉讓、報廢等均須按程序審批,未經批準,不能辦理相關手續。
2. 資產編號規則需統一,并在資產上粘貼標識,確定資產責任人,確保資產的合理使用及管理。
3. 未經公司同意,不得將資產外借和供無關人員使用。
4. 資產的使用部門和使用人須合理使用設備,嚴格按規程操作,并注意設備維護、保養。由于使用、保管不善造成的遺失和損毀,責任人要按資產重置價格或資產管理部門的評估價值賠償公司損失。
第五條 :資產購置、調拔、轉讓、報廢的審批權限和審批程序:
1.資產購置:有關部門提出申請,填制《固定資產購置申請表》并按規定申報流程和審批權限獲批后,方可進行資產的購置。
2. 資產轉讓、報廢:有關部門提出申請,填制《固定資產報廢申請表》,并按規定申報流程和審批權限獲批后,方可進行資產轉讓和資產殘骸的處理。報廢資產有殘值的,經資產主管部門估價、處理后,回收的資金應及時上繳公司財務管理部。第十二章公寓管理
第一條 :凡出差深圳,且深圳無住房的職員,無特殊情況,須入住公司八卦嶺公寓,公寓住滿后入住八卦嶺招待所;
第二條 :異性職員同時出差深圳,女職員優先挑選入住公司公寓或招待所;
第三條 :凡出差深圳并需入住八卦嶺公寓的職員,需提前一天填寫《入住申請單》并交總經理辦公室確認,入住時憑《入住申請單》到八卦嶺公寓管理處204房辦理入住手續;
第四條 :職員入住公寓后,應自覺遵守管理處的各項管理規定;
第五條 :禁止擅自與公寓其他住戶調房,不能將公寓交由外人居住,外來人員不得留宿;
第六條 :退房時請到管理處辦理手續,配合管理處進行房間設施、設備、日常用具的檢查和核對,如有損壞和丟失應照價賠償。
第七條 :公司值班室僅供公司職員、司機休息或留宿,因加班需留宿值班室的職員,可直接到房管部領取鑰匙;因其它原因需留宿值班室的職員,需提前填寫《入住申請單》,交總經理辦公室簽字確認后,憑《入住申請單》辦理入住。第十三章印章證照管理
第一條 :印章管理
1.各類公章必須指定專人負責和保管。公章不得隨意存放,任意使用。
2. 需蓋公章的部門或個人須說明蓋章的目的、用途、范圍,填寫《發文審批表》,經領導批準后,方可蓋章并填寫《公章使用登記表》。
3. 各部門新刻或改制印章,須報公司總經理批準后方可辦理,并由總經理辦公室登記備案。
4. 印章如遇丟失、損壞或被盜時,應及時向公司總經理匯報并予以備案,并及時辦理補刻手續。
第二條 :公司公章
1.因工作需要以公司名義對外發文、上報材料或有關資料需蓋公司公章的,須說明用途、范圍,經有關用章審批人批準后方能加蓋公司公章;
2. 凡因特殊原因需借公章外出公干,須書面申請說明用途和特殊原因,并經用章批準人同意方可借出;歸還公章時,須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查;凡發現借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發生問題,將嚴肅追究借用人的責任;
3. 公章保管人外出時,應將公章交給總經理辦公室指定的臨時代管人保管,不得擅自交給他人代管代用。
第三條 :公司公章、部門印章使用審批規定
1.以公司名義張貼、外發(公司以外)的各類文件需加蓋公司印章。
2. 以部門名義張貼、外發(公司以外)的各類文件需加蓋部門印章。
3. 各部門應指定專人對部門印章進行保管。
第四條 :各類證照的管理
1.各部門在取得各類證照時,應同意交總經理辦公室進行存檔管理,并登記在《公章、證照登記表》上。
2. 如需使用各類證照,使用人需經總經理辦公室負責人同意后,方可使用。
第五條 :印章使用審批規定用章事項用章審批人
1、 公司文件和信函法人授權委托書單位介紹信邀請函感謝信總經理總經理辦公室負責人總經理辦公室負責人總經理辦公室負責人
2、 財務報表借貸申請資金擔保資金使用開設帳戶總經理和財務管理部負責人總經理和公司分管領導總經理和公司分管領導總經理和公司分管領導總經理和公司分管領導
4、 項目投標書、意向書、合同書總經理和公司分管領導
5、 法律文書總經理和公司分管領導第十四章名片管理
第一條 :新職員入職后即可申請印制名片,逐項按名片標準格式填寫后發至人事專員郵箱,人事專員審核后發至前臺的郵箱,即可辦理。
第二條 :職員名片標準:公司統一模板+部門+分機號+手機+郵箱地址;主管以上人員名片標準:公司統一模板+部門+職位+分機號+直線+手機+郵箱地址。
第三條 :未經公司任命的職位不得印制在名片上,所有申請了手機報銷的必須將手機號印制在名片了,不得將私人郵箱印制在名片上。
第四條 :學位、職稱等若因工作需要在名片上印制,須經總經理辦公室驗證同意后方可印制。
第6篇 物業公司文印管理制度格式怎樣的
物業公司文印管理制度
一、文件以及各種資料的打字、復印由部門經理統一安排、管理,文印人員不得直接接受任務。
二、打字、復印之器械由文印人員專職負責管理,非責任人不得擅自使用。
三、復制a級文件均需公司總經理簽認呈報批準后交文印人員專職執行。
a級以外的文件復制,由公司總經理簽字后執行。
四、打字、復印之稿件由所需部門負責校對。
五、文印人員應對打字、復印事項編排清冊,按月準確統計各部室文印情況。
六、打字、復印之器械不對外服務,若因特殊情形確需對外打印、復印,經公司總經理批準后,按規定標準收費。
七、凡發文,應按相關程序報公司總經理或審核批準后打印發送。
八、文印人員應在電腦系統中設立各部門專用文件名及獨立密碼。
九、文印人員必須嚴格管理電腦中的所有資料、報表、文件及電腦中存儲的各項數據,未經允許,不得擅自接待任何參觀人員。
十、電腦檢修人員測試或修理電腦系統時,文印人員必須在場陪同,如發現其查看文件內容、數據的操作時,應予以阻止。
十一、公司所有人員均應遵守本制度,未經許可不得擅自查閱或翻錄任何電腦中的資料、報表和文件等。
第7篇 物業公司項目檔案管理制度格式怎樣的
物業公司項目檔案管理制度
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容,實行系統收集、集中管理。
1.2.1 房屋檔案:包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2 設備設施檔案:包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養合同及維修保養記錄等;
1.2.3 業主檔案:包括業主入住時所填寫的'業主概況表'、'業主公約'、'入住契約'、'前期服務協議'、'接房登記表'等。
1.2.4 文秘檔案:包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;
1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6 財務檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復印件。
2. 2檔案管理要求:
2.2.1 進行標準化的檔案管理。
2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當的保存方法。
2.2.3 加強保密意識培養,確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4 實行檔案管理手段的現代化,運用計算機檢索手段,開發多媒體信息查詢系統。
2.2.5 堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6 作到檔案分類科學化。
檔案按內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。
2.2.7 實行檔案管理工作檢查經常化。
每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
第8篇 裝飾公司管理制度格式怎樣的
每一個類型的公司,在對于員工管理,與客戶間的合作合同等都有自身的管理制度。以下整理的是裝飾公司管理制度,可供參考。室內裝修、辦公室裝修、寫字樓裝修、廠房裝修、酒店裝修、店鋪裝修、舊房翻新裝修、別墅裝修、家庭裝飾設計、深圳裝飾、深圳設計、裝飾公司、裝修公司、裝飾設計公司、深圳蒙恩思裝飾設計。為保障住宅區房屋的結構安全和外觀統一,根據建設部令(第110號)《住宅室內裝飾裝修管理辦法》的規定,現對本住宅區房屋裝修的有關事宜規定如下:
一、裝修申報程序:
1、 住戶裝修住宅,必須提前7天向物業公司申報,填寫《住宅裝修申請表》,如實填報裝修項目、范圍、標準、時間、詳細的施工圖和提供施工隊伍名稱、營業執照、資質等級、法人代表的有效證件、施工負責人的有效證件(復印件)等,送物業公司審批。
2、 審批通過后與物業公司簽訂《星河名居裝修管理服務協議》。
3、 按照《星河名居房屋裝修預交押金和收取綜合服務費的標準》收取押金。
4、 工程完工后,經物業公司驗收,無違章或滲、漏、堵、損壞等情況.可退回押金;若有上述問題,從押金中扣除賠償費用和罰款,多退少補;完工半年內,如發現上述問題,由裝修戶負責修復和賠償。
5、 工程驗收合格后,物業公司收取管理押金的10%作為管理服務費,包括施工隊伍的管理、裝修人員出入證、施工許可證等。
6、 住戶裝修申請時必須繳清所有費用方可辦理裝修手續。
二、 裝修范圍:
1、 不擅自改變房屋的柱、梁、版、承重墻、屋面防水隔熱層,上下水管道、電路等;
2、 屋面面積只許鑿毛,地面裝修材料不準用超重材料,地面裝修材料厚度不得超過50毫米;
3、 不得封閉陽臺、平臺或改變陽臺、平臺的用途;
4、 不得擅自改變原有外門窗的規格、形狀以及外墻面的裝飾;
5、 空調室外分體機必須按物業管理公司指定的位置安裝,打洞時必須由專業人員進行操作,以防外墻破損,并保證空調架必須按規定進行粉刷;
6、 不隨意改動有線光纖線路、網絡線路,(范文先生網)并留好檢測口;
7、 禁止改動煤氣管道,若確需改動必須到市煤氣公司營業所申請,由煤氣公司負責改動;
三、 裝修施工管理:
1、 裝修時間必須在上午8:00—12:00、下午14:00—18:00,不得擅自延長裝修時間,以免影響他人的休息,只有無噪音的工作經過向物業公司申請批準后方可按規定延長。
2、 裝修垃圾應該及時的清運,按物業公司指定的位置和時間進行堆放、清運。
3、 如額外使用公用設施,如:供電增容等,還應承擔相應的費用。
4、 施工人員必須在物業公司保衛部根據相關規定備案登記,辦理出入證。
5、 非房屋所有權人進行裝修應出據房屋所有權人的同意書、委托書或相關書面證明;
四、 違章裝修處罰:
1、 責令停工。
2、 責令恢復原狀。
3、 扣留或沒收工具。
4、 停水、停電。
5、 賠償經濟損失。
6、 視情節扣除管理押金。
7、 根據省、市、區的有關規定進行罰款。以上幾種處罰可同時進行。
五、 未盡事宜皆以國家相關法律、法規、制度規定的為準。
第9篇 物業公司行政管理制度格式怎樣的
物業公司行政管理制度范本辦公室是直接對管理中心總經理負責中心行政事務管理的部門,亦可稱為總經理辦公室,行政事務包括中心辦事處內部行政管理、部門協調、及協助總經理處理文書、租戶溝通和外界聯絡工作。
1 內部政策管理
1.1 有關申領采購的規定1.部門員工根據工作需要申請領用文具時,須填寫文具申請表。
2. 文具申請表由部門經理審核簽批后,該表格于每月20日前送達辦公室。
3. 辦公室接收申請表后,由辦公室經理審核并由辦公室統籌做預算。
4. 辦公室采用'先進先出'方法,發放文具用品,于次月7日、14日前,將文具送達使用者。
5.申領原則:要力盡節約,避免浪費。
1.2 有關印刷品及印刷名片的規定1.由申請人填寫'印刷品申請表'及'印刷品申請表(名片)'(市場推廣所用印刷品除外)2.填寫申請表應列明所需印刷品的名稱、數量、規格。
3. 申請表由部門經理審核簽批后,于每月20日前送達辦公室。
4. 由辦公室統籌做預算,報總經理審批。
5.預算經總經理批準后,由辦公室按財務規章支出申請ref表程序統一進行印刷。
如未批準,辦公室將申請表,退還申請部門。
1.3 有關雜費報銷的規則1.所有雜費須在'雜費批據'上記錄,每宗以rmb300元為限。
2. '雜費批據'由申請人填寫,部門經理核準,并附上這些雜費的文件資料如供應商的發票等。
3. 批準后,辦公室通知申請人,收款簽字后安排付款。
1.4有關電腦操作的規定1.電腦操作人員必須嚴格遵守電腦操作規程,做好計算機設備的安全維護工作,愛護機器設備,保持機器設備的清潔。
2. 對管理處的各種軟件,嚴禁私自外傳。
嚴禁使用外來磁盤,以免感染病毒。
1.5申請購買固定資產、辦公室設備及用品的規定1.各部門在申請購買固定資產、辦公設備及用品時,需填寫'物品購買申請表'。
2. 在填寫時,應列明所購物品的名稱、品牌、規格、數量、理由。
3. '物品購買申請表'由申請部門經理核準后,由行政部簽署意見。
如可以在部門間調撥,則優先調撥 2 物業管理處財務的管理有關預算申請、審批、執行的規定概由行政部統籌。
一貫積極提倡節約,反對浪費,將費用開支嚴格控制在預算之內及低于預算。
1. 嚴格的采購,發包制度(將專項工程包給專業公司完成),要貨比三家,跟蹤商品質量及維修質量。
2. 健全的材料物質收發存制度。
3. 嚴格借支、報銷制度和審批權限。
預算內項目及預算內金額開支有嚴格的申請、審批、借支、報銷制度,預算外開支必須向業主申請批準。
5.預算內項目及預算內金額大的合同,于洽談后須經業主審批。
第10篇 某物業公司物資管理制度格式怎樣的
物業公司物資管理制度1.分類
1.1固定資產的定義---單位價值2022元以上或者使用年限超過一年以上的物品。
1.2低值易耗品的定義---不屬于固定資產,而又價值較高或使用時間較長的物品。
1.3辦公用品的定義---辦公使用的消耗性物品。
1.4物料用品的定義---進行物業管理所需使用的消耗性物品。
1.5小商品的定義---為銷售給大廈顧客的目的而購進的商品。
2. 物資采購制度2.1各部門凡需新增固定資產,低值易耗品或使用各種其它物資,應先行到公司倉庫領用,倉庫無庫存的,可申請購買。
2. 2部門申購應先將所需增加的物品列入每月編制的預算內,預算經批準后,可正式申請購買。
2. 3預算外急需使用的物資,經總經理批準可以先行購買,再補作預算。
2. 4各種物品的采購主要由行政及人事部負責,但對一些急切需用或專業用品,可由部門經理申請,總物業經理批準后由使用部門進行采購。
2. 5各部門對本部使用的常用物品,應根據使用情況提出每月的耗用量,倉庫根據該物品消耗時間的長短定出最低庫存量,在接近最低庫存量時,通知有關部門申購物品。
2. 6申請購買物品申購部門填寫物品申購單,申購單需詳細列明所需購買物資的名稱,規格,數量,用途(或使用個地方)。
2. 7采購部門審核申購物品的庫存情況和報價,財務部審核申購的物資和金額有否符合預算,最后由總經理審批。
2. 8負責采購的人員應隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應情況,接到申購單后,向有關供貨商詢價,并在申購單上填報三家以上供貨商的報價。
2. 9對于常用物品及耗用量大的物品,根據不同供貨商對不同物品的報價按質優價廉的原則選定固定的供貨商。
2. 10負責采購的部門應要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種,根據可供貨品種和價格核對申購物品的報價。
2. 11采購部門應要求供貨商加強配合,根據供貨商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃,爭取節省采購所需的時間,為物資使用部門創造效益。
2. 12對于一時在市場上難以購買和購買程序需占用較長時間的物品,采購部門應將情況知會給使用部門,以使使用部門能及時采取相應措施。
2. 13采購部門在收到已批準的申購單后,屬于由固定供貨商供應的,應通知固定供貨商送貨上門,并采用定期結算的方式結算貨款。
3. 倉庫管理制度3.1對倉管人員的要求3.
1.1倉管人員應熟悉其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規格用途、存放期限等。
3.1.2及時、準確地做好記賬工作,如實反映物資的庫存及發放情況。
3.1.3經常保持倉庫環境的整潔文明、各種物資存放整齊。
3. 2驗收進倉制度
3.2.1 所有物資進倉前由采購人員填寫一式四聯收料單(進庫單),收料單的內容包括物資的名稱、規格、數量、單價和金額。
3.2.2 倉管人員及申購人對進倉的物資必須驗收其質量是否符合使用的要求。
3.2.3 凡尚未取得發票而先行進倉的物資,倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規格、數量與實收物資及送貨單是否相符。
3.2.4 已取得發票的物資,還必須對發票上所列的內容進行核對。
3.2.5 收料單一式四聯,完成驗收手續由倉管人員簽收后,其中:a.第一聯倉庫留存,作收貨的記賬依據;
b.二聯隨同發票報銷;
c.第三聯送財務部存查(倉管人員在完成驗收手續后,每十天匯集后交財務部);
d.第四聯由采購人員(經辦人)留存。
3. 3保管制度固定資產的管理
3.3.1 固定資產由使用部門保管;
固定資產如個人使用,個人保管,個人在財務部(或行政及人事部)辦理領用手續,各部門公共使用的,由部門經理指定專人負責,如發生人為損壞或丟失,需照價賠償。
3.3.2 固定資產要定期清查盤點,最少每年要進行一次全面的清查,盤點時要對實物逐項點數,填列固定資產盤存表,按類別,品名詳列帳存數量金額和實存數量金額,由參加盤點人簽章證明,保管備查,固定資產明細帳和固定資產總帳要按時核對,作到帳帳相符,帳實相符,出現盤盈、盤虧要及時上報。
3.3.3 固定資產的調出、變賣和因失去使用價值需要報廢時,必須按管理處權限辦理,合法批準手續,其變賣價格由財務部與使用部商定,需報廢及清理之固定資產要進行審查與技術鑒定后報總物業經理批準,進行帳務處理,凡屬人為造成固定資產報廢或損壞,必須上報總物業經理處理并追究其個人責任及相應的處罰。
其它物資的管理
3.3.4 其它物資均先由倉庫驗收,屬各分倉的物品再由各分倉領出分別倉庫進行保管。
3.3.5 財務部要對購進的各項固定資產建帳建卡,根據稅務局要求和會計核算方法,按月計提折舊費,固定資產折舊提取方法采用直線法。
3.3.6 所有物品由行政及人事部統一按分類編號。
3.3.7 倉庫按物品編號劃分存放區域,物品根據其存放條件及編號,有條理地存放于倉庫內。
3.3.8 倉管人員必須經常檢查物資存放的情況,發現物資有變質情況時,應及時進行處理。
3.3.9 各種物資應做到賬實相符,并每月進行一次盤點。
a.盤點中發現有盤盈、盤虧及變質等情況應查明原因及時報告主管部門及財務部;
b.情況嚴重時,應及時報告總物業經理。
c.盤點報告在每月月底前上報財務部匯總。
3.3.1 0各倉庫應分品種、規格設賬登記各種物資的收、發、存情況,每月終了,公司倉庫應與各分類倉庫核對當月的收、發、存情況,并定期進行賬實核對。
各倉庫收發料截止至每月20日,每月25日前各分倉倉管人員必須報送當月報表至公司倉管理人員核對,公司倉管理人員和行政部在每月31日前向總物業經理、主管部門及財務部報送本月的報表。
3.3.1 1每月終了,倉庫向行政及人事部按部門提交當月增加物資清單,行政及人事部在此基礎上匯總直接購買、報廢、調用等完成當月各部門增減物資清單。
清單一式三份,使用部門、行政及人事部、財務部各一份。
3.3.1 2凡屬代保管的物資(含暫不需用或不合用的),需辦理進倉手續,倉管人員應另設賬登記、保管。
3. 4物品領用及出庫
3.4.1 領用各種物資都必須辦理領用手續,各種物資的領用手續均須由主管領導簽名。
3.4.2 領用的固定資產或其它非消耗性物資按使用部門登記'物資保管清單',使用部門應每一季度清點一次,并將清點結果列表報行政及人事部;
使用部門領用非消耗性物品屬個人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記'員工物品領用表'。
3.4.3 員工調離部門或離開公司時,應交回所領用的物品,并將'員工物品領用表'復印一份交行政及人事部,各級主管離任或調離公司時,應由上一級主管或管理部門清點其轄部份的物品。
3.4.4 工程部及其它部門日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領一定數量,自行設倉保管。
3.4.5 所有物資出庫一律憑使用部門開出的領料單發貨,領料單應列明出庫物資的編號品名、規格、數量、用途、使用區域(如樓宇)等,除有領用人員簽名外,還必須有使用部門的主管簽名。
若領用的系非消耗物資,應同時填寫'財產保管清單'。
3.4.6 倉管人員發貨時,要堅持按發貨程序發貨:一查庫存量,二先入先出,三當面點清。
發貨時發貨人應在領料單上簽名并及時登記入賬。
3.4.7 已領用的物資,凡質量、規格不符合使用,應允許使用部門退貨。
使用部門辦理退料銷賬手續:填寫一式三聯的紅字領料單,倉庫憑紅字領料單作重新入賬的依據。
若退回的是已使用的物資,倉管人員應另設賬登記、保管。
3.4.8 非消耗性的物資(含個人保管的工具、物品、低值易耗品)在倉庫或發放部門領出后,使用部門應按品名、領用人填寫'員工物品領用表'。
因嚴重損壞或因使用期限已滿等而無法繼續使用、需進行更換的非消耗性物資,領用時必須交舊領新。
3.4.9 領料單一式三聯,其中第一聯由倉庫作物資發出后的記賬依據;
第二聯財務部存(倉庫發貨后每十天匯集交財務部)。
第三聯由領料部門自存。
4. 維修及報廢
4.1固定資產、部分低值易耗品需要維修時,由使用部門提出請修單,屬保修的物品聯系原保修單位進行維修;
非保修物品屬辦公用的物品由行政及人事部安排維修,其它物品由工程部安排維修。
4.2固定資產、低值易耗品或非消耗性物品需要報廢時,由使用部門填寫'物品報廢表',屬工程、機電、設備等物品報工程部;
其它物資報行政及人事部。
經鑒定確系無法使用的,經報請總物業經理批準,各部門在收到'物資報廢表'批復三天內,將報廢物資集中送往公司總倉庫,分別由行政及人事部或工程部進行處理。
4.3需維修或報廢的上述物資如屬人為損壞、報廢或丟失的,應由責任人進行賠償。
第11篇 公司車輛管理制度格式怎樣的
公司車輛管理制度
第一條 本公司為使車輛管理統一合理化,及有效使用各種車輛,特定本辦法。
第二條 公務用車輛由總務部門負責管理,分別按車號設冊登記管理。
第三條 公務用甲種車輛各使用人或司機人員應于規定日期,自行前往指定監理所受檢,如逾期未受檢驗致遭罰款處分者,其費用由各使用人或司機人員自行負擔。
第四條 公務用各種車輛的附帶資料,除行車執照、保險卡由各使用人攜帶外,其余均由總務部門保管,不得遺失,如該車移轉時應辦理車輛轉籍手續,并將該車各種資料隨車轉移。
第五條 本辦法中司機人員的雇用解雇獎懲各項,均依本公司人事管理規則處理,不再另訂。
第六條 本公司職員因職務上的需要,經常出外執行業務者,得依本辦法及下列規定購置業務用車輛。
(一) 各單位業務用需購車輛時,應依國內采購辦法處理。
(二) 副理級(含副理)以上人員因公購用機車時,得以150c.c機車或以下為限(以下稱原價標準)。
(三) 科長級(含科長)以下人員因公得購置機車,但以100c.c或以下為限(以下稱原價標準)。
上列因公個人使用車輛,其使用期限,定為三年,其購置款應依原價標準由公司先行墊付,其中七成由公司負擔,三成由使用人自己負擔,自行負擔部分分24個月按月自薪給中扣還公司。
第七條 非企業個人使用車輛,限組長級以上人員得無息貸款3萬元,分24個月自薪給中平均扣還并須事先簽報核定。唯經特準者,不在此限。
第八條 適用本辦法所購置的因公個人使用車輛,其所有權概屬本公司所有,其應行繳納的牌照稅,燃料稅及行車執照費由公司負擔,但應依下列標準為限。
(一) 汽車以150c.c為標準為標準(副理級以上人員適用)。
(二) 機車最高以100c.c為標準。
第九條 凡依本辦法所購置的因個人使用車輛,其汽(機)油消耗量及修理費悉由本公司裁定補貼,并依(附表)親定按月核發。
第十條 各單位所屬公務用汽車應由總務部門每月至少將耗油量及行駛旅程記錄簽報單位主管查核一次,以防浪費,如超過耗油標準時(指不正常)應送請調整修理。
第十一條 購置機車使用人自行負擔部分,分24個月自薪給中平均扣還。待扣清及期間屆滿,一切款項繳清后,使用人得向公司申請所有權變更為己有,可由使用人自行處理,并仍視其業務需要,得依本辦法的規定再行申請購置新車使用。
第十二條 依本辦法購置因公個人使用的車輛,可以隨時更換新車,但公司原負擔尚未折舊部分(即原價標準的七成尚未折舊部分)及使用人負擔尚未分期扣還部分應于換購車輛前一次繳還公司,其計算公式如下:
原車購價(原價標準)_〖s__ (〗24-已扣還公司期數〖〗24〖s__ )〗=須一次繳還公司的金額
第十三條 凡在分期扣還期間款項未繳清之前,遇有下列事情時,均照各該規定辦理。
第12篇 物業公司接待管理制度格式怎樣的
物業公司接待管理制度
(三)
1.0適用范圍:公司2.0來訪類別:2.1貴賓:主要指來公司進行檢查的各級領導以及重要業務關系單位負責人。
2. 2重要客人:指政府機關或外部單位來公司進行指導、考察、交流、參觀、學習、業務聯系(如發展商、同行單位、新聞媒體等)的客人。
2. 3普通客人:指到公司辦理公務的政府機關工作人員、辦事人員(包括稅務稽查機關、消防局、公安機關等),和進行一般業務上交流的同行業人士。
3. 0接待分類:3.1對于貴賓的來訪,由公司總經理或總經理委托的副總經理負責接待并陪同,如需食宿,應由綜合事務部填寫《接待安排表》,經總經理審批后,綜合事務部具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。
3. 2對于重要客人的來訪,由公司副總經理或副總經理委托的部門負責人接待并陪同,如需食宿,應由綜合事務部或接待人填寫《接待安排表》,經總經理審批后,綜合事務部具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。
3. 3對于普通客人的來訪,由相關部門負責人接待并陪同,公司不負責食宿。
特殊情況的,由總經理批準后可由綜合事務部具體安排。
4.0接待申請:
4.1來訪接待部門初步審核接待必要性,若屬必要,由綜合事務部或接待人填制《接待安排表》。
4.2《接待安排表》報總經理或總經理授權的副總經理審批。
4.3《接待安排表》經審批后,由公司綜合事務部具體落實。
5.0接待要求:
5.1綜合事務部負責按行程安排接站、食宿、交通工具和活動,回程票預訂、禮品的準備以及最后階段的送站。
5.2來訪客人到達公司后,接待人應將行程安排先征詢客人意見,以便接待工作的開展。
5.3接待工作中,應注意接待人員的行為語言規范,充分展現公司的良好形象,并嚴守公司的商業密秘。
6. 0接待結束:
6.1征求賓客意見和建議,并處理對方委托的事宜。
6.2結算接待費用,并對此次接待進行記錄和總結。
7. 0支持性工具:《接待安排表》編制:審核:批準:日
