第1篇 酒店采購制度七
酒店采購制度(六)
采購制度系指酒店對采購工作之管理。依據酒店的規模、地理條件、產品種類等采取中央集權方式的'集中制',或是地方分權方式的'分散制',或是兼分權與集權的混合方式的'混合制'。
一.集中制
將采購工作集中一個部門辦理,做到極點時,總店各部門、分酒店及各工廠均無采購權責。
(一)優點
1.集中采購可使數量增加,提高對賣方的談判力量,較易獲得價格折讓與良好服務。
2.只有一個采購部門,因此采購方針與作業規則,比較容易統一實施。
3.采購功能集中,減少人力浪費;便利人才培養與訓練;推行分工專業性,使采購作業成本降低,效率提升。
4.建立各部門共同物料的標準規格,可以簡化種類,互通有無,亦可節省檢驗工作時間。
5.可以統籌規劃供需數量,避免各自為政,產生過多存貨,各部門過剩物資,亦可相互轉用。
(二)缺點
1.采購流程過長,延誤時效;零星、地域性及緊急采購狀況難以適應。
2.非共同性物料集中采購,并無數量折扣利益。
3.采購與使用單位分離,采購績效較差。例如規格確認,物品轉運等費事耗時。
(三)使用狀況
1.酒店產銷規模不大,采購量值小,全酒店只要一個采購單位來辦理,即可充分滿足各部門對物品或勞務的需求。
2.酒店各部門及工廠集中一處,采購工作并無因地制宜之必要。或部門與需用部門雖非同處一地,但因距離亦非遙遠,通信工具相當便捷,采購工作集中由一單位辦理,尚不至于影響需求時效。
3.酒店雖有數個生產機構,但是產品種類大同小異,集中采購可以達到'以量制價'的效果。
二.分散制
將采購工作分散給各需用部門分別辦理。此一種制度通常使用于酒店規模較大,工廠分散與較廣區域的酒店。此類酒店,若采用集中制,則容易產生采購上的遲延,且不易應付緊急需要,而購用部門的聯系相當困難,采購作業與單據流程顯得漫長復雜。
除了前述地理因素造成采用分散制的理由外,若散布各地的工廠,在生產設備、貯藏設備、社區的經濟責任等,具有獨特的差異性時,亦以采用分散制較為適宜。
三.混合制
兼取集中、分散制優點而成。凡屬共同性物料,采購金額較大者,或進口品等,均集中由總酒店采購部辦理;小額、因地制宜、臨時性的采購,則授權分酒店或各廠執行。
酒店組織架構圖參見后附圖
第2篇 酒店采購管理制度2023
酒店的采購工作要遵循公司地酒店采購管理制度。小編為大家搜集了一篇“酒店采購管理制度2016”,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友!
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監監督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行采購,以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議,以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發票驗收。驗收完后要在發票上簽名或發給驗收單,然后需直撥的按手續直撥,需入庫的按規定入庫。
第3篇 酒店物資采購工作管理制度
物資采購是酒店經營管理中的重要環節,加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉、提高經濟效益的重要手段。
采購員是酒店采購工作的專業人員,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門應予以支持、配合、監督。
l、采購的計劃管理
加強計劃管理,嚴格審批手續,是采購管理的關鍵。
(1)房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,并于每月末報下月份“物資需求計劃”交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后轉采購員;
(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據業務需要提出申請,填寫物品申購單,交財務成本控制審核,送財務經理審批,報總經理批準后,轉采購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經理根據庫存情況審核簽字,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(4)食品原材料批量采購采取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監簽字后,于下午5:00前將采購單報采購員。
2、采購物資的擇商和價格管理
采購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。
(1)所有申購計劃或申購單送到采購員后,由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價;
(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內容要與部門經理、總監和申購部門及時溝通,在確認無誤后,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業務治談,經過對比篩選,擇優確定報價填入申購單,并填好總金額、供應廠商名稱后,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(3)供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明;
(4)所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下擇優確定,使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑,并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部,由其選定質優價廉服務好的供應廠商;
(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務人員)每周需作市場詢價,根據市場價格和采購價格對比并作出分析,上報主管副總、總經理。
第4篇 酒店采購管理制度-范本
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經理(倉庫主管) 資產會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監 稽查部行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
第5篇 星級酒店用品采購制度
星級酒店用品采購管理制度
制度名稱:用品采購管理制度
第1條 目的。
為規范酒店的用品采購工作,確保酒店采購用品的質量、數量符合酒店需求,同時規范用品采購人員的工作行為,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于酒店用品采購管理工作。
第3條 計劃用品的請購管理。
1.用品倉倉管員根據用品庫存的最高庫存量、最低庫存量及使用部門的使用情況,結合供應商的送貨時間,當庫存量低于安全庫存量時應填寫請購單,及時向采購部提出請購。
2.經過詢價、議價或根據與供應商簽訂的用品采購合同條款,用品采購員在請購單上填寫價格,交采購部經理簽字確認后,根據采購金額大小交酒店有關領導(財務總監、總經理)審批。
第4條 計劃外用品的請購管理。
1.使用部門根據營業上的需要,直接填寫請購單(一式四聯)申購,并注明用品的名稱、規格、型號、數量(必要時提供樣板)交本部門經理簽字確認。
2.請購單首先轉交用品倉核查用品的庫存情況。如果仍有庫存,直接按用品發放程序辦理出庫手續;如果沒有庫存,倉庫主管在請購單上簽字后將請購單交采購部辦理。
3.用品采購員在請購單上填寫價格后,將請購單交采購部經理審核,呈交財務總監審核,超出財務總監權限的應上交總經理審批(使用外幣結算的,需報總經理批準)。
4.請購單批準后,由用品采購員實施采購。
第5條 各部門急需使用且訂貨金額不大的用品采購管理。
對于各部門急需的用品且來不及填寫請購單時,可先行采購,但事后應請申購部門及時補齊所有手續,否則由申購部門承擔相關的責任。
第6條 固定資產、大型設備、金額及使用外幣結算的用品的采購管理。
1.使用部門先草擬采購申請報告,上報總經理批準后,方可交采購部實施招標采購。
2.采購部經過招標與中標單位簽訂購銷合同。購銷合同上應注明購貨名稱、數量、購貨金額、規格、交貨時間及地點、制作要求及質量、保修期、違約責任等有關事項,交使用部門和酒店法律顧問審核修改后,方可與中標單位簽訂合同,合同正本交財務部存查,以便辦理付款手續。
第7條 本制度由采購部負責制定,報總經理批準后施行。
第8條 本制度自頒布之日起執行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數 修改日期
第6篇 餐飲酒店物品采購管理制度
隨著餐飲酒店規模的不斷擴大,餐飲酒店的管理也越來越難,尤其在財務物品采購管理方面更是難上加難了,不過有一套好的物品采購管理制度管理就不再是難題了。有了制度還必須要有流程標準,同時還要做好如何減少餐飲采購中的漏洞問題。為了加強餐飲酒店物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失,我們需要結合餐飲酒店的實際情況,制定該管理制度,具體如下:
1、采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和餐飲酒店規定,不得因合同條款訂立不當而給餐飲酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報餐飲酒店總經理批準,方可簽署。
2、采銷合同由專人統一編寫、登記、編制、發送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經營業部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業,也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
采購人員采購物品時,應根據請購單的數量、規格、質量要求、用途,審核同意后報總經理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理批準后統一購買。
辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經總經理審批的付款計劃或購貨合同執行情況表,報財務部審核后,方可付款。
財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續。
采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續。根據財務要求,發票應在開出一個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經辦人承擔,該部門經理負同等責任。
采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給餐飲酒店造成損失,當事人要承擔責任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發現有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟或刑事責任。
以上五點就是物品采購管理制度的內容,可能內容比較廣,具體的細化內容還需要自己根據自身的工作崗位要求進行調整,同時以上制度的內容是由財務部制定并負責解釋的,財務部負主要責任。有了這份物品采購管理制度還必須要有一套餐飲業采購流程及標準還能把采購部的工作做得更好。
第7篇 酒店采購部業務操作制度2
酒店采購部業務操作制度(二)
1.按使用要求和采購申請表,多方詢價、選擇、填寫價格、質量及供方的調查表;
2.向主管呈報調查表,匯報詢價情況,經審核后確定最佳采購方案;
3.在主管的管排下,按采購部主任確定的采構方案著手采購;
4.按酒店及本部門制定的工作程序,完成現貨采購和期貨采購;
5.貨物驗收時出現的各種問題,應即時查清原因,并向主管匯報;
6.貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續;
7.將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門,同時附上采購申請單或經銷合同;
8.將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結算手續。
第8篇 酒店公司采購稽核制度
酒店公司采購稽核
―、采購人員之稽核
采購人員之稽核,其目的在于確保采購人員之行為能符合酒店所確立的規范,并查核有無為自己或他人而犧牲酒店利益的事情,更借此培養采購人員應有的道德觀念。
采購人員之稽核,多以機密之方式進行,因為事關個人品德的問題。擔任稽核的人士,除了采購主管必須負行政責任,經常督導所屬之言行操守外,為求立場客觀,另由酒店內部的稽核人員擔任,借以避免采購主管包庇縱容部屬之不當行為。
采購人員之稽核,可從下面一些現象著手,然后抽絲剝繭,自然可以掌握違反行為規范的事實:
(一)選擇錯誤的采購對象
若采購人員訂購的對象,并非該項貨品的專業廠商,或該貨品并非訂購對象的主要營業項目。譬如小五金(鐵釘、砂紙、手工具、棉紗手套……)向大五金行(鐵管、鋼板、鋼筋……)購買,顯然'牛頭不對馬嘴',則可能有弊端存在。
(二)故意透過中間商購買
某些貨品在國內有總代理或經銷商,采購人員不經由此種配銷管道采購,而向其他無正式代理配銷資格之廠商采購。或者,貨品可直接向原制造廠商購買,卻經由中間商購入。這兩種情形,除非有特殊因素,否則,顯然有'圖利他人'之嫌。
(三)采購數量集中一家
當采購的貨品不是特殊品,合乎報價資格之廠商為數不少,而系長期需用且亦經常舉行詢價;但得標廠商總是固定某一家,這可能買賣之間有不當的'默契',或供應商有'圖標'的行為。此外,一次采購同類貨品規格有很多種時,如果某廠商之報價,在眾多不同規格的貨品項目全部皆最低,最后并由其獨攬交貨數量,則顯示采購人員有將競爭廠商報價資料漏露給得標廠商之嫌。
(四)準購單越級審核
有些采購主管善盡職責,對各種可能發生的弊端,在審核準購單時多能事先防范與糾正,而使心懷不軌的采購人員幾乎無機可乘。居心不良的采購人員可能會利用采購主管出差或請假之時,將準購單越級呈請上級主管簽核,以遂其不軌之計謀。因此,采購主管對于未經其親自審核之準購單,宜于事后細加盤查,則不能發現采購人員違規情形。
(五)報價單之筆跡與圖章可疑
某些采購人員為'保障'某一供應商得標,可能容許報價廠商提供不實之其他同業的報價單,以圖蒙混并符合采購手續(至少有三家以上報價等)。在此情況下,幾張不同廠商之報價單之筆跡,有時發現出自同一人;而蓋用印信時,故意將'陪標'廠商之地址或電話弄得模糊不清,以防追查。經驗豐富眼光銳利的采購主管,會注意這些欲'蓋'彌彰的報價單,而追查出'蛛絲馬跡'。進而發現弊端。
(六)生活闊綽行為詭異
若采購人員與供應商有所勾結,并獲取不當利益后,有些人無法掩藏'暴發戶'的舉止,一改過去'一單食,一瓢飲,居陋巷'的模樣,展現'瓊漿玉液,居高樓華廈'的氣派,而與供應商過從甚密,經常交頭接耳,形同'最佳拍檔',此種現象,應予注意,并設法深入
調查該采購人員經辦案件,是否有不軌之處。
(七)黑函檢舉
有些供應商不齒采購人員貪婪無厭,可能會以信函舉發其強索回扣事情。因此,采購主管及稽核人員即可據以明查暗訪,以搜索采購人員的違規行為。
以上所述,是采購人員違反行為規范的可能途徑及事后稽核之道。事后稽核固屬必要,但事前防范而予杜絕,才是上策。茲將事前防范方法,介紹如下:
1、建立價格差異報告制度
采購人員若處心積慮與供應商勾串,必透過虛抬價格協助供應商獲取暴利,然后分享其成。因此,對于新購價格與原購價格之差異,應提出書面報告,并分析說明漲價理由。此項報告制度,一方面除可了解漲價原因,另方面亦有'例外管理'之作用,提醒采購主管特別注意,詳加審核。若采購金額較巨,且上漲幅度頗大時,該采購案應送交稽核部門或會計部門評核,甚至應呈請總經理核準,借以排除一切不合理、不合法的漲價行為,遏阻任何可能損害酒店利益的情形發生。
采購主管或稽核人員若對價格有所疑惑,最好的方法是,私下對未報價的合格廠商秘密查詢。若采購人員或供應商對價格'灌水'太離譜的話,經此詢問比對,勢必原形畢露。
2、爭取供應商的合作
所謂'道高一尺,魔高一丈',若采購人員與供應商勾結,在采購案件繁多的情況下,作業時的壓力迫使采購主管倉促簽核,難免百密一疏;而稽核人員一般缺乏專業技巧,搜證不易。因此,若能爭取供應商的合作,則稽核工作一定事半功倍。不過供應商為表示絕無勾串,或為防止采購人員將來報復,通常起初多不肯合作。所以,采購主管必須軟硬兼施,說之以理,動之以情,必要時申言不惜采取法律行動;否則供應商堅不吐實,稽核工作將半途而廢,甚至打草驚蛇。不管是采購主管或稽核人員,在約談供應商之前,最好能掌握一些線索,然后嚴加詰問,否則無的放失,勢必無功而退。最好是,平日定期造訪供應商,建立情誼,以使對方自愿充當'線民',舉發采購人員需索無度之劣行。
二.采購作業之稽核
前面所述之采購人員的'品德'之稽核,固然重要,但是相對地,也應該注意檢討整個采購作業體系與工作結果,以求建立完美的采購制度,達成酒店機構所賦予采購部門之職責。茲將采購作業之稽核重點,介紹如下:
(一)采購計劃過程之稽核
1、采購部門之采購計劃,是否遵循酒店的產銷預測來擬訂,二者之間是否容易協調配合,或經常各行其道
2、采購部門是否參與酒店策略規劃,其所擬訂的部門目標,是否與酒店的總目標一致
3、是否編訂采購手冊,對采購部門之政策、職責、人員編制、作業系統、表單使用等,是否均有詳細的解說
4、對于新材料、新來源、可能預見的缺貨及漲價等,有無擬訂采購策略或方案加以因應
5、采購部門之人員與費用預算是否合理能否達成酒店所付托的責任有無編制采購預算,提供財務部門資金籌劃之參考
(二)采購作業執行之稽核
1、請購方面
(1)在新產品設計階段,采購部門是否就材料之價格與來源提供意見是否訂有工程修改之管理辦法
(2)需用部門對請購單中之條件是否填寫清楚,有無任意指定廠牌,或對規格做不必要之限制,以致減少供應商競爭之程度
(3)若已建立材料需求計劃,是否請購數量尚須依賴人為的判定加以調整
(4)所有請購是否以制式之請購單提出申請,有無未經請購或由其他部門核準采購案
(5
)采購人員對請購之需求,認為有不符合酒店最佳利益時,是否可以質疑并要求申請部門變更條件
(6)購運時間是否合理,是否經常發生緊急采購
(7)決定存量水準時,是否考慮訂購成本、倉儲成本、預期的價格變動,以及貨源充裕或短缺問題
(8)耗用性物料及資本支出之請購,是否使用不同的請購單,以便對需求狀況作不同程度的說明與管制
2、選擇供應商方面
(1)大量使用之物料,是否同時與二家以上之供應商維持關系
(2)參與報價或投標者,是否為經過審查的合格廠商
(3)詢價的供應商家數,是否足以構成自由且充分的競爭
(4)對于供應商有無獎罰制度是否認真執行
(5)采購人員與供應商之間的行為規范,有無明文規定
(6)是否曾邀請國外供應商參與報價或競標
(7)是否曾利用公開招標的采購方式
(8)對于主要的物料,是否做過自制或外包的決策分析
(9)是否要訪問供應商之工廠或辦公處所,以了解其營運狀況
3、采購價格方面
(1)對獨家供應的廠商所決定的價格,是否加以認真的審議
(2)對報價最低的廠商未給予訂單,是否有足夠的理由
(3)對于供應商所提供的價格優待條件,是否未曾利用譬如現金折扣或數量折扣等。
(4)當制造物料所需的模具由買方提供時,是否有知情之工廠仍將此項模具費用包含在報價中
(5)資本設備的報價中,是否包含定期或緊急維護所需零件的費用
(6)在進行國外或國內采購決策時,是否將政府所提供的投資抵減獎勵措施,列為采用國產物品之有利的比價條件
(7)在與供應商進行談判前,是否有充分的準備(包括對產品之性能技術等方面之了解;對制造成本、價格之研究;對買賣雙方優勢和弱點的分析等)
(8)議價是否參考底價或預算重大的采購案是否要求廠商提供成本分析表
(9)除了貨款以外,是否支付額外費用
4、交貨與品質方面
(1)在訂購后,若交貨數量與規格發生變動,是否立即修改訂購單
(2)采購部門是否曾派員前往供應商工廠,實地查核主要物料或訂制的機器能否按照預定進度交貨
(3)有無設立追查或催辦制度若發現遲延交貨,采購人員是否采取必要的處置
(4)訂購未交數量加上庫存數量超過未來正常用量甚多時,采購部門是否與物料需求計劃部門商議降低將來訂購數量或取消部分訂購量
(5)當一供應商無法如期交貨,采購部門另向其他供應商下訂單時,原未能履約的供應商之訂單是否已經取消
(6)在訂購單或合約中,是否已經明確訂定物料的品質檢驗標準
(7)對于重要的物料或機器設備,是否委派品質保證部門的人員常駐供應商工廠督導品質
(8)買賣雙方對于交貨品質認定不同所發生的紛爭,是否經常發生在未完成驗收手續前,這些貨品的責任誰屬
(9)訂購單或合約中,有關交貨遲延或完工保固、保證責任,是否有明文規定
第9篇 酒店采購部管理制度四
酒店采購部管理制度(三)
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業猜測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監監視實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規格、型號、數目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議,以保證物品的質量、數目、規格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部分經理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發票驗收。驗收完后要在發票上簽名或發給驗收單,然后需直撥的按手續直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監審核,經確認批準后方可付款;
②支票結帳一般由出納根據采購員提供的正確數字或單據填制支票,若由采購員領空缺支票與對方結帳,金額必需限制在一定的范圍內;
③按酒店財務制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現款。
④超過30元要求付現金者,必需經財務部經理或財務總監審查批準后方可付款,但現金必需在一定的范圍內。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發票連同驗收單,經出納審核是否經批準或在計劃預算內,核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經部分經理或財務總監批準后方可給予報銷。
第10篇 酒店采購責任與獎罰制度
酒店采購責任與獎罰
* 采購責任與義務
采購人員的責任與義務包括但不僅限于:
1、貫徹落實采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項管理制度,無違規、違紀現象發生。
2、定期執行貨源報價。集體定價、價格審批程序合規。每次采購堅持貨比三家,貨比三家價格合理,無虛報現象發生。
3、每次原材料、物品采購能堅持做到品種對應、質量優良、價格合理、數量適當、到貨準時,無人為原因影響經營正常進行。
4、堅守廉政條約,無串標、圍標、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經濟損失的行為發生。
5、開展市場調查研究,不斷開發貨源渠道,保證常規用品的供應達到'1+2+n'的供應商積累和動態管理。更新提供市場信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實施。
* 相關獎懲
1、采購人員有以下情形之一,給酒店帶來可實現或已實現的利益,酒店將給予相關責任人通報表揚、月度考核加分、評先創優,以及100-2000元的獎勵。
(1)完善'1+2+n'的合格供應商資源,并有效展開競爭管理;
(2)開辟新的供應渠道,帶來更優性價比的物資來源;
(3)價格獲得同區域優勢,并規范管理信用,獲得供應商的額外支持;
(4)價格預測超前準確,并進行補庫計劃的合理建議,實施效果良好。
(5)其他公司認定的情形。
2、采購人員有下列情形之一,給酒店造成經濟或名譽損失的。根據情節輕重,酒店將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經濟處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責任:
(1)私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正常活動的。
(2)私自接收或向供方索取財、物的。
(3)接收財、物后未主動上繳公司的。
(4)未遵守保密制度,出現任何有意或無意的泄密行為的。
(5)違反制度或違規操作,給公司帶來事實或潛在的風險與損失的。
第11篇 酒店采購驗收制度
酒店采購與驗收制度
第一條:為規范酒店的原材料采購程序、采購行為和節約采購成本、滿足酒店經營的需求、提高酒店的經濟效益、特制定本制度。作為酒店采購人員及部門驗收的標準!
第二條:采購方式及供貨商的確定:
(一)采購方式的確定
1對于用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料,可選擇供貨商送貨的方式。
2對于使用平率低,不容易集中采購的貨物可由采購人員采購。
3對于一些特殊的原材料可由外地發貨,按計劃定期申購。
(二)供貨商的確定原則:
1初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業化程度,貨物來源,價格、質量極其目前的供貨狀況。
2試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由總經理、副總經理、財務人員、廚師長、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定。
4簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。
5供貨商的更換與續用:在合作的過程中,如發現供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續用。
第三條:市場調查原則
1由總經理、財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調查。調查后需有調查記錄,寫明調查人員,調查時間、地點及調查結果,由全體人員簽字后交會計存檔。
2調查時間、地點的選擇,每項15天調查一次,以批發市場早市開市期間為調查區間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調查。。市場的調查以供貨商所在的市場為準。
3調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調查不應低于三家。調查中要堅持集中調查的原則,調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。
4出實地調查外,當地的報刊、雜志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調查的手段和依據。
5調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。
6零星物品的調查由總經理或委托其他人(采購人員除外)實施。
第四條采購的定價原則:
1對供貨商所供物品的定價:在市場調查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。
2定價程序:由總經理同采購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執行。
3價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據不同的貨品,其最高限價范圍如下:
(1)干雜、調料、糧油、等執行價格不得高于市場批發價格的6%。
(2)低質易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數。
(3)零星物品的價格不得高于市場零售價的5%
(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發價格的4%
(5)蔬菜平均在一元以下者,其執行價格不得高于市場批發價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發價的10%。
4春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
第五條:申購程序
(一)零星物品的申購程序
1、對于經常性項目的采購應由所需部門每周固定時間定期報計劃,經總經理審批后,交由采購人員辦理。
2、需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單,經部門負責人、總經理審批后方可辦理,申購單一式兩份。寫明所需物品的品種、數量、規格等。
3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明,限時購買。
(二)供貨商送貨的申購程序:
1、需貨部門填寫申購物品清單,由部門負責人簽字后,交采購人員辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨點時,庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。
3、新進酒水、物料由總經理和采購人員簽字以書面形式通知庫管,不需填寫申購單。
4、只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨,其他人員非總經理批準不得擅自通知送貨。
第六條:采購數量的確定原則:
為提高經濟效益,降低成本,減少資金占有,應根據勤進快銷的原則,按單采購的原則來確定日常的采購數量。
(一)鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量。
1、此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業結束前,根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數量。
(二)庫存物品(干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的采購數量。
1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數,根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、庫存量的計算公式:
最低庫存量=每日需用量*發貨天數
最高庫存量=每日需用量*15天
第七條:貨物的驗收原則:
(一)驗收的質量標準:
根據本酒店制定的《質量標準進行》驗收
(二)驗收的數量標準:
根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量進行驗收,數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。
(三)驗收人員:
采購人員、庫房人員、領用部門負責人、監督員四人共同驗收。
(四)驗收時間:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)驗收程序:
1、由庫管人員填寫'入庫單'或'鮮貨食品驗收單'注明所收物品的數量、單價、金額。
2、入庫單、驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式四聯,第一聯庫管自己留存;第二聯交財務做為記帳憑證;第三聯交供貨商作為結帳憑證;第四聯交總經理。
第12篇 酒店物品原材料采購制度
物品、原材料采購制度
1、物品庫存量應根據酒店貨源渠道的特點,以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持凡國內能解決的不在國外進口,凡本地區能解決的不到外地采購的規定。
3、各項物品、商品、原材料的采購,必須遵守市場管理及外貿管理的規定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部門知會財務部并報總經理審批同意后,方可采購。
5、凡購進物料,尤其是定制品,采購部門應堅持先取樣品,征得使用部門同意后,方進行定制或采購。
6、高額進貨和長期定貨,均應通過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必須取得總經理的批準,方予采購,否則財務部拒絕付款。
8、凡不按上述規定采購者,財務部以及業務部門的財會人員,應一律拒絕支付,并上報給總經理處理。
物品、原材料盤查制度
1、物品、原材料、物料在盤點中發生的溢損,應對自然溢損和人為溢損分別作出處理。
2、自然溢損:
(1)物品、原材料、物料采購進倉后,在盤點中出現的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品、干雜貨等,在升損率合理的范圍內,可填制升損報告,經主管審查后,視營業外收入或管理費科目內處理;
(2)超出合理升損率的損耗或溢余,應先填制升損報告書,查明原因,說明情況,報部門經理審查,按規定在營業外收入或管理費科目內處理。
3、人為溢損:
人為溢損應查明原因,根據單據報部門經理審查,按有關規定在待處理收入或待處理費用科目處理。
物品、原材料損耗處理制度
1、物品及原材料、物料發生變質、霉壞,失去使用(食用)價值,需要作報損、報廢處理。
2、保管人員填報物品、原材料變質霉壞報損、報廢報告表,據實說明壞、廢原因,并經業務部門審查提出處理意見,報部門經理或財務部審批。
3、對核實并核準報損、報廢的物品、原材料的殘骸,由報廢部門送交廢舊物品倉庫處理。
4、報損、報廢由有關部門會同財務部審查,提出意見,并呈報總經理審批。
5、在營業外支出科目處理報損、報廢的損失金額。
食品采購管理制度
1、由倉管部根據餐飲部門需要、訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經理審批,然后交采購部采購。
2、當采購部接到總經理審批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經理、總經理室各留一份備查,由倉管部根據食品部門的需求情況,定出各類物資的最低庫存量和最高庫存量。
3、為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。
