第1篇 酒店采購管理差旅制度
酒店(賓館)采購管理、差旅制度
為了規范酒店采購程序,降低酒店的經營成本,保證各項物資的正常供應,特制定本制度。
一、采購人員必須以經營部門的需要為中心,根據貨比三家,質優價廉的原則,準時、保質、保量的完成各項物品的采購工作。
只有采購人員才能給供應商下達采購指令,其他任何人下達的采購指令都是無效的,總倉有權拒絕驗收。
二、采購程序:
⑴使用部門需要采購物資時,必須填寫《采購申請單》(采購申請單必須明確:物品名稱、規格型號、質量要求、數量、要求到貨時間等);⑵使用部門經理核準;⑶送總倉確認;⑷報采購負責人和財務部經理審核;⑸報總經理審批,采購人員才可采購。
《采購申請單》一式四聯,第一聯(白)留采購部存檔,第二聯(紅)交財務部核算,第三聯(綠)交總倉作為收貨憑據,第四聯(黃)交申購部門備查。
三、采購部業務操作程序:
⑴按經過批準的《采購申請單》的要求多方詢價、選擇、填寫價格及供應商的調查表;
⑵向采購負責人匯報詢價情況,呈報調查表,經總經理批準后,確定最佳采購方案;
⑶按照確定的采購方案進行采購;
⑷到貨后,送總倉驗收,按規定辦理入庫手續;
⑸如果驗收時發現問題,應立即通報采購負責人,并提出處理意見;
⑹將到貨的品種、數量、付款情況通報申購部門;
⑺將貨物發票、驗收單、采購申請單或采購合同一并交財務部審核,并辦理報銷或結算手續。
第2篇 星級酒店采購員工作制度
星級酒店采購員工作制度
制度名稱:采購員工作制度
第1條 目的。
為規范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對采購員的管理工作。
第3條 采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發票。
第4條 采購員應該時刻維護酒店形象,保守商業秘密。
第5條 采購員應該愛惜并節約使用酒店的一切財產物資。
第6條 采購員應該恪盡職守,勤奮工作,高質量地完成工作任務。
第7條 采購員應該主動學習業務知識與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規定進行詢價的,酒店按照相關規定對其予以處罰。
第9條 緊急采購且需酒店總經理批準的,可先進行采購,后補辦相關手續。
第10條 采購員應按采購單保質、保量地進行采購,并協助收貨員按照酒店有關規定進行驗收。
第11條 憑相關領導審批的采購單,采購員按酒店規定批準權限和相關程序實施采購。
第12條 所有的采購員必須對酒店的各種經營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復印,未經特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時應保持良好的精神狀態,認真接受領導的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應持虛心接受的態度。
第14條 凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應至少向家供應商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關詢價資料報采購主管審核。
第15條 各組采購主管應對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。
第16條 若采購主管發現自己的詢價比采購員的報價低于%時,應展開相應的調查,并將調查結果報相關領導處理。
第17條 本制度由采購部負責制定,報總經理批準后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數 修改日期
第3篇 酒店物資采購工作管理制度
物資采購是酒店經營管理中的重要環節,加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉、提高經濟效益的重要手段。
采購員是酒店采購工作的專業人員,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門應予以支持、配合、監督。
l、采購的計劃管理
加強計劃管理,嚴格審批手續,是采購管理的關鍵。
(1)房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,并于每月末報下月份“物資需求計劃”交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后轉采購員;
(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據業務需要提出申請,填寫物品申購單,交財務成本控制審核,送財務經理審批,報總經理批準后,轉采購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經理根據庫存情況審核簽字,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(4)食品原材料批量采購采取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監簽字后,于下午5:00前將采購單報采購員。
2、采購物資的擇商和價格管理
采購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。
(1)所有申購計劃或申購單送到采購員后,由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價;
(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內容要與部門經理、總監和申購部門及時溝通,在確認無誤后,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業務治談,經過對比篩選,擇優確定報價填入申購單,并填好總金額、供應廠商名稱后,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(3)供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明;
(4)所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下擇優確定,使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑,并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部,由其選定質優價廉服務好的供應廠商;
(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務人員)每周需作市場詢價,根據市場價格和采購價格對比并作出分析,上報主管副總、總經理。
第4篇 酒店采購工作流程規章制度
酒店物資采購工作流程
1、為搞好酒店的采購工作,保證優質廉價的供應,確保經濟指標的完成,以及防止一些不良傾向的發生,特制定本制度。
2、財務部是酒店采購工作的專業部門,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門有參與監督、支持配合權,未經同意不得擅自采購。
3、所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規。
4、相關人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業道德,努力提高業務水平,適應市場經濟的發展要求;講究文明禮貌,遵紀守法;以酒店利益為主,相互監督,相互配合,共同把關。
一、采購項目的申請
1.部門根據營業情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。
二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買
1.經確認實屬必要購買項目,必須由庫房或使用部門填寫申購單,經部門負責人、庫管員、分管領導簽字,經總經理審批后交采購統一辦理。
2.酒店所需商品由財務部負責安排采購;
3.采購員應按照申購項目進行采購,如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后,應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應,可直接聯系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業務洽談,經過對比、篩選,并報有關人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購,但要做好采購監督工作。
4.供應商的優惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目,申購部門需要作詳細的說明或提供樣 品,供應商報價時必須提供樣品或有關資料,經部門負責人及有關人員同意后方可辦理采購。
6.財務部對內要主動與部門保持密切聯系,樹立服務意識, 熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經常做好市場調查研究,掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產品及質優價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下擇優確定;使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合,對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部,由其選定質優價廉服務好的供應商。
8.確屬疑難采購項目,財務部應及時與使用部門進行溝通,研究對策,必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報,不得拖延誤事。
9.所有采購項目依據有效申購單由財務部安排采購員統一購買,其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入酒店。
三、采購項目的驗收
1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯系,由庫房根據申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購,庫房人員有權拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續后,庫管員應開立入庫單,并將入庫單客戶聯交采購員或供應商辦理結算。
3.庫房在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求,經確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。
四、采購項目的結算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現金。但不得超過1000元,超過1000元的必須辦理轉賬結算;必須辦理現金結算的須經總經理同意。
2.供應商結算的2000元以下可以辦理現金結算,超過2000元的必須辦理轉賬結算。
3.辦理結算時,必須按照報賬程序填好報銷單,經財務部審核、分管領導簽字、總經理審批后方可交出納辦理結算
第5篇 某酒店能源采購管理制度
酒店能源采購管理制度
1.酒店工程部油庫根據各類能源的使用情況,編制各類能源的使用量,制定出季度使用計劃和年度使用計劃;
2.制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃(一式四份)交總經理審批,同意后交采購部按計劃采購;
3.按照酒店設備和車輛的油、氣消耗情況以及營業狀況,定出油庫、氣庫在不同季節的最低、最高庫存量,并填寫請購單,交采購部經理呈報總經理審批同意后,交能源采購組辦理;
4.超出季度和年度使用計劃而需增加能源的請購,必須另填寫請購單,提前一個月辦理;
5.當采購部接到工程部油庫請購單后,應立即進行報價,將請購單送總經理審批同意后,將請購單其中一聯送回工程部油庫以備驗收之用,一聯交能源采購組。
第6篇 e酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
1.申請
①用車部門逐項填寫內部用車申請單,經部門經理審核、簽字。
②將用車申請單轉到總辦,根據需要和車輛調度情況派車。
2.審批權限
①使用小車由總經理審批.
②使用其它車輛由行政辦主任簽批.
③值班、節假日用車持部門經理簽字的申請單出車,并報行政辦備案。
3.車輛使用原則
凡出塘廈區域車輛,提前一天申報,以便總辦統一編制長途用車計劃,提高車輛使用率.
4.市內用車原則
①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應提前半天將用車申請單報總辦。
②本著節約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。
5.憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時補單。
③未經批準,禁止無調度單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經發現私自出車現象,用車人必須按酒店出租車費標準付費,同時扣發司機部分效益工資。
第7篇 某酒店物品采購制度
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓,造成的滯銷,超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特別定本制度:
采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來的損失,合同在簽訂*須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經理批準方可簽署。
采銷合同專人統一編寫,登記、編制、發送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
三、物品的采購
物品的采購,必須按每月使用計劃及合理庫存需要,經營業部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業,也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
采購人員在采購物品時,應根據請購單的數量,規格質量要求,用途、審核同意后報總經理及董事長審批方可采購,管理用物品的采購,如固定資產,*器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理及董事長批準后統一購買。
辦理購物付款時,應附付款申請單,購銷合同,請購單已經董事長審批的付款計劃或購貨合同執行情況表,報財務部審核后,方可付款。
財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續。
采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚,數量、產品規格、保質日期、名稱等。
購庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓,變質,沉淀、列表清查,處理,對造成不必要的損失負直接責任。
四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點情況匯總制成報表報財務部備案,并對庫存物品現狀如短缺毀損等列示清楚,及時處理減少不必要的損失。
五、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發現有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟法律責任。
六、本制度由財務執行并負責解續。
七、其他未盡事宜見采購和保管等相關補充條例。
第8篇 酒店物品采購管理制度11
酒店物品采購管理制度(十一)
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特制定本制度。
1、采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經理批準,方可簽署。
2、采銷合同由專人統一編寫、登記、編制、發送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
3.1物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經營業部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業,也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
3.2采購人員采購物品時,應根據請購單的數量、規格、質量要求、用途,審核同意后報總經理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理批準后統一購買。
3.3辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經總經理審批的付款計劃或購貨合同執行情況表,報財務部審核后,方可付款。
3.4財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續。
3.5采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續。根據財務要求,發票應在開出一個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經辦人承擔,該部門經理負同等責任。
3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給酒店造成損失,當事人要承擔責任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發現有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟或刑事責任。
6、本制度由財務部制定并負責解釋。
第9篇 酒店采購管理制度6
酒店采購管理制度6
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經理(倉庫主管) 資產會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.
第10篇 酒店采購管理制度3
酒店采購管理制度(三)
1.制定采購計劃:
(1)由酒店各部門根據每年物的消耗、損耗率和對第二年的預測,要每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核:
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2.審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批
(4)經批準的采購計劃交財務總監監督實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3.物資采購:
(1)采購員根據核準的采購,按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行采購,以保證及時供應;
(2)大宗用品或長期需用的物資,要據核準的計劃可向有關的工廠、公司、商店簽訂長期的供貨協議,以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求;
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進采購,以保證供應:
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購,以保證需用
4.物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收:
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發票驗收。驗收完后要在發票上簽名或發給驗收單,然后需直撥的按手續直撥,需入庫的按規定入庫。
5.報銷及付款:
(1)付款
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監審核,經確認批準后方可付款:
②支票結賬一般由出納根據采購員提供的準確數字或單據真制支票,若由采購員領空白支票與對方結賬,金額必須限制在一定的范圍內;
③按酒店財務制度規定,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現款;
④超過30元要求付現金者,必須經財務部經理或財務總監審查批準后方可付款,但現金必須控制在一定的范圍內。
(2)報銷:
①采購員報銷必須憑檢收員簽字的發票或連同驗收單,經出納申核是否經批準或在計劃預算內,
核準后方可給予報銷;
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部門開票,因急需而賣方又無發票者,應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證明,及驗收員的驗收的證明,經部門經理或財務總監批準后方可給予報銷。
第11篇 酒店采購部管理制度
酒店采購部管理制度1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業猜測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監監視實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據核準的采購計劃,按照物品的名稱、規格、型號、數目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議,以保證物品的質量、數目、規格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部分經理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板,按質按量對發票驗收。驗收完后要在發票上簽名或發給驗收單,然后需直撥的按手續直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監審核,經確認批準后方可付款;
②支票結帳一般由出納根據采購員提供的正確數字或單據填制支票,若由采購員領空缺支票與對方結帳,金額必需限制在一定的范圍內;
③按酒店財務軌制,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現款。
④超過30元要求付現金者,必需經財務部經理或財務總監審查批準后方可付款,但現金必需在一定的范圍內。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發票連同驗收單,經出納審核是否經批準或在計劃預算內,核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經部分經理或財務總監批準后方可給予報銷。采購部業務操縱軌制
1、按使用部分的要乞降采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質量及供方的調查表;
2、向主管呈報調查表,匯報詢價情況,經審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的鋪排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成現貨采購和期貨采購;
5、貨物驗收時泛起的各種題目,應即時查清原因,并向主管匯報;
6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續。
7、將到貨的品種、數目和付款情況講演給有關部分,同時附上采購申請單或經銷合同;
8、將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合統一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結算手續。倉庫治理軌制
1、倉庫的分類:
酒店的倉庫總的來說有:餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉,商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉,動力部的油庫、石油氣庫,建筑,裝修材料倉,管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉,綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉,機械、汽車零配倉,陶瓷小貨倉,家具設備倉等等。
2、物品驗收:
(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進行驗收,并做到:
①發票與什物的名稱、規格、型號、數目等不相符時不驗收;
②發票上的數目與什物數目不相符,但名稱、規格、型號相符可按實際驗收;
③對購進的食物原材料、油味料不鮮不收,味道不正不收。
④對購進品已損壞的不驗收。
(2)驗收后,要根據發票上列明的物品名稱、規格、型號、單價、單位、數目和金額填寫驗收單,一式四份,其中一份自存,一份留倉庫記賬,一份交采購員報銷,一份交材料會計。
3、入庫存放:
(1)驗收后的物資,除直撥的外,一律要進倉保管;
(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有條理、留意整潔美觀,不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品,要逐項建立登記卡片,物品進倉時在卡片上按數加上,發出時按數減出,結出余數;卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查:
(1)對庫存物品要勤于檢查,防蟲蛀、鼠咬,防霉爛變質,將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查:
①倉管員要常常對所管物資進行抽查,檢查什物與卡片或記賬是否相符,若不相符要及時查對;
②材料會計或有關治理職員也要常常對倉庫物資進行抽查,檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領發物資
(1)領用物品計劃或講演:
①凡領用物品,根據劃定須提前做計劃,報庫存部分預備;
②倉管員將報來的計劃按天天發貨的順序編排好,做好目錄,預備好物品,以便取貨人領取;
(2)發貨與領貨
①各部分各單位的領貨一般要求專人負責;
②領料員要填好領料單(含日期、名稱、規格、型號、數目、單價、用途等)并簽名,倉管員憑單發貨;
③領料單一式三份,領料單位自留一份,單位負責人憑單驗收;倉管員一份,憑單入賬;材料會計一份,憑單記明細賬;
④發貨時倉管員要留意物品提高前輩的先發、后進的后發。
(3)貨物計價:
①貨物一般按進價發出,若統一種商品有不同的進價,一般按均勻價發出。
②需調出酒店以外的單位的物資,一般按原進價或均勻價加手續費和治理費調出。
6、清點:
(1)倉庫物資要求每月月中小清點,月底大清點,半年和年終徹底清點;
(2)將盤結果列明細表報財務部審核;
(3)清點期間休止發貨。
7、記賬:
(1)設立賬簿和登記賬,賬簿要整潔、全面、一目了然;
(2)賬簿要分類設置,物資要分品種、型號、規格等設立賬戶;
(3)記賬時要先審核發票和驗收單,無誤后再入賬,發現有差錯時及時解決,在未弄清和更正前不得入賬;
(4)審核驗收單、領料單要手續完善后才能入賬,否則要退回倉管員補齊手續后才能入賬;
(5)發出的物資用加權均勻法計價,月終泛起的發貨計價差額分品種列表一式三份,記賬員、部分、財務部各一份;
(6)直撥物資的收發,同其他入庫物資一樣入賬;
(7)調出本酒店的物資所用的治理費、手續費,不得用來沖減材料本錢,應由財務部沖減用度;
(8)入口物資要按發票的數目、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬,發出時按加權均勻法計價;
(9)對于發票、稅單、檢疫費等尚未到的入口物資,于月底估價發放,待發票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后,再按實入賬,并調整暫估價,報財務部材料會計調整三級賬;
(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計;
(11)與倉管員校對什物賬,每月與財務部材料會計對賬,保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案軌制:
(1)倉庫檔案應有驗收單、領料單和什物賬簿;
(2)材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。物品、原材料采購軌制
1、物品庫存量應根據酒店貨源渠道的特點,以把握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持“凡海內能解決的不在國外入口,凡本地區能解決的不到外埠采購”的劃定。
3、各項物品、商品、原材料的采購,必需遵守市場治理及外貿治理的劃定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部分知會財務部并報總經理審批同意后,方可采購。
5、凡購進物料,尤其是定制品,采購部分應堅持先取樣品,征得使用部分同意后,方進行定制或采購。
6、高額進貨和長期定貨,均應通過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必需取得總經理的批準,方予采購,否則財務部拒絕付款。
8、凡不按上述劃定采購者,財務部以及業務部分的財會職員,應一律拒絕支付,并上報給總經理處理。
第12篇 酒店日常采購工作制度
某酒店日常采購管理制度
第一章 總則
第一條 為保證酒店采購工作的計劃性和統籌性,合理控制成本,促進內部協調,加強內部控制,提高工作效率,特制定日常采購管理制度(以下簡稱《制度》)。
第二條 本《制度》適用酒店經營管理日常采購工作。
第三條 本《制度》由總則、組織機構及職責、采購工作內容、采購程序、采購業務實施規范、責任與獎罰和附則七個部分組成。
第二章 組織機構及職責
第四條 組織機構
酒店庫房部負責庫存物資管理,根據庫存物資消耗情況提報庫存物資的補庫計劃。庫房部對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,導致酒店受損或無法正常運轉負責。
使用部門負責根據日常經營和管理的消耗進行科學合理預測,提報月度采購計劃需求。
酒店設立專職采購部,牽頭組織編制定期采購計劃,并全面負責酒店物資采購的具體實施工作。采購部隸屬酒店財務部系統,業務上同時接受管理公司采購部業務監督與考核。
酒店成立定價評審小組:由采購部經理、使用部門負責人(食品原材料定價須由廚師長和餐飲部負責人同時參加)、財務負責人、總經理組成,酒店總經理任組長。各酒店食品原材料固定周期內的定價由評審小組評定后執行。
第五條 酒店采購部組織架構
第六條 采購部經理工作職責
1、負責持續完善酒店采購制度,細化采購流程,規范臺賬管理,確保采購質量,控制采購成本,提高采購效率,保證物資采購管理體系的完整與科學。
2、根據公司招標管理相關規定,牽頭組織實施酒店權限內的招標采購。
3、掌握物資使用情況和庫存物資動態,牽頭組織有關部門根據實際經營情況,合理、科學地編制并審核年度、季度、月度采購計劃。配合成控部門做好物資平衡工作,及時處理呆滯物資,加速物資周轉。
4、組織實施酒店日常物資采購供應工作,審核所有《采購申請單》、訂貨單,按程序上報經審批后實施采購。
5、建立和維護價格管理體系,定期了解市場行情和價格信息,堅持貨比三家的原則,落實詢、比、定價,控制物資采購成本。
6、開辟和維護優質供貨渠道,落實'1+2+n'的供應商管理方式,保證供貨的及時性和質優價廉。
7、按公司規定加強合同的管理,嚴格把關合同條 款,保證合同的正常履約,防止經營風險。
8、負責下屬的業務知識和業務技能培訓。
9、完成領導及上級業務部門交辦的其他工作。
相關權限:
1、部門備用金的支配權。
2、對采購程序執行情況的獎懲建議權。
3、下屬考核權與獎懲權。
4、部門日常行政工作的安排。
第七條 雜品類采購工作職責
1、熟悉酒店各部門對雜品的需求以及倉庫存貨情況,掌握物品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。
2、以采購計劃為依據,負責審核各部門的采購申請單,與倉庫密切溝通,避免出現庫存積壓現象,確保不出現重復采購。
3、堅持貨比三家的原則,對各部門申購單和申購計劃做好詢比定價,并報相關領導審批。
4、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠,對不符合采購要求的物品負責辦理退貨或調換工作。
5、嚴格執行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續。
6、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。
7、根據酒店的實際經營情況,積極拓展供應渠道,主動發現市場新產品,調整新貨源并及時上報,為酒店節省采購成本。
8、保質保量完成領導交辦的其他工作。
第八條 食品類采購工作職責
1、全面負責店內所有煙、酒、食品類物品的采購工作,保證營運部門工作的連續性、時效性。
2、熟悉酒店各部門對食品的需用要求以及倉庫存貨情況,掌握食品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。
3、堅持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢比定價工作。并報相關領導審批。
4、確保所購食品來源的合法性、安全性,保證各類食品證件的齊全。
5、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質量可靠,對不符合采購要求的食品負責辦理退貨或調換工作。
6、嚴格執行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續。
7、根據酒店的實際經營情況,積極拓展供應渠道,主動發現市場新產品,調整新貨源并及時上報,為酒店節省采購成本。
8、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。
9、保質保量完成領導交辦的其他工作。
第三章 采購工作內容
第九條 采購方案制定
采購物資要滿足使用部門對質量、數量和時限性的要求,同時避免過量采購帶來的壓庫風險,且價格要符合市場行情,達到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個方面:
1、數量:申購數量由使用部門提報(建議訂貨量,以及申報理由),倉庫校核(考慮合理庫存量和實際庫存量),采購部門依據上述條 件對實際采購數量進一步核算。在滿足經營的前提下,壓低控制庫存量,減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動價值較低物資,可適當增大安全庫存。
2、質量和價格:須采取供應商實物封樣或者照片封樣的方式保證驗貨標準的統一,質量必須經使用部門確認。嚴格按照詢比定價的原則執行價格結算,采購單上須標明三家以上可比供應商的報價及聯系方式,堅持同等質量比價格。
3、進貨地點:按照在比價的前提下就近購買的原則,確保供貨及時性。
4、供應時間:以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實際使用量為依據,在供應商協議上明確約定供應時間,以防缺貨影響經營管理。
5、供應商:建立可靠穩定信譽好的供應商檔案,確保擁有'1+2+n'的供應商資源,以公平的競爭機制實現優質、優價、及時的物資供應,除非特別采購請示,日常采購應由合格供應商供應。
第十條 采購計劃制定
采購計劃包含計劃內申購(月度采購計劃)和計劃外申購(采購申請單)。
1、審批后的采購計劃最終匯總采購部組織實施,必須明確所需物品的名稱、規格、質量、數量及到貨時間要求,到貨時間須滿足采購周期的一般要求。
2、因采購計劃編制不當而造成浪費和損失,按照所負
責的節點分別由申報部門、庫房、采購負責。對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,其損失由庫房負責;對于日常消耗估測嚴重不準造成的超額或短缺,其損失由使用部門負責;對于計劃審核測算錯誤或供貨不及時造成的損失由采購部負責。
第十一條 申購
申購的分類:計劃內申購和計劃外申購
1、計劃內申購是指由倉庫按酒店批準的常備物品采購計劃按供貨周期分批進行的申購。
2、計劃外申購是指確屬日常需要,但是在計劃中沒有涵蓋,臨時提出的采購,各部門填寫《采購申請單》(見附件一:《采購申請單》)經庫房校核、采購部核算后逐級上報審批。
第十二條 采購實施
1、對于大宗物資(指全年大批量、單件價值高或單項品種達到一定規模的物資)采取招標的辦法進行采購。具體工作事項可參照《酒店管理公司招標采購管理制度》。
2、采購部根據分工,按照審批后的采購計劃或者采購申請單,向供應商發出供貨通知,并過程督進,保證及時性。
3、定價小組根據所提供的供應商資料,經多輪報價,多輪談判確定最低價格或者性價比最高的供應商。
4、鮮活食品每15天進行一次定價,每類物品供應商應先報價。采購部、財務部、餐飲部三方派人對市場調研,提供書面價格資料,經過報價-詢價-核價-多輪談判-最后由定價小組簽批后執行。
5、非鮮活類日常物資采購要堅持貨比三家的工作原則,詢價階段要有使用部門人員共同參加,定價小組經多輪比價、議價后定價,最終選定的物品和價格要經使用部門確認。
6、對于新品種除按正常的采購申報外,還須提供樣品、試驗報告,經使用部門負責人確認后(重要物質還需酒店總經理確認)方可購買。
7、辦公用品歸口管理部門為辦公室,庫房申請辦公用品補庫需經辦公室審核,然后轉采購部執行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部,電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。
8、非采購人員通知供應商下達的采購指令,一律無效。除專職采購人員,其他任何部門、任何人都不得干預采購工作。
第十三條 付款
采購物品經庫房驗收入庫并經使用部門出具物品合格驗收單后方可按照合同或協議規定付款(按合同執行的預付款除外)。月結類固定供應商付款時應注意以下幾點:
1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現同種物品價格會有所區別,可以分開上報。
2、經營中的常規付款都應制定計劃,各單店于每月10日前上報本月的付款計劃(見附件二:《本月付款計劃》),經管理公司財務總監、總經理及董事長批準后執行。計劃內付款各單店可直接支付。
3、對于日常付款過程中出現以下情況之一的付款,各單店須上報管理公司審批(見附件三:《付款申請單》):
(1)對于實際需要付款的額度超出審批計劃;
(2)對于計劃外的緊急采購付款超過5千元(含5千);
(3)日常零星支出中,計劃內單一事項額度超過2萬元(含2萬);
(4)日常零星支出如總額超出計劃,計劃外支出。
第十四條 物資進店管理
1、所有進店支持的談判必須要有財務負責人和總經理共同參加進行。
2、進店支持要在保證公司利益、維護酒店聲譽的前提下進行,禁止供應商返利與商品加價后進店。
3、進店費用最佳方案為現金且一次性支付。
第四章 采購程序
第十五條 計劃內采購程序(月度采購計劃)
計劃內采購程序的制定是為了加強各部門計劃性有序管理,將零散采購變為集中采購。所有的采購行為都要跟著臺賬等基礎工作的補充進行。具體執行順序如下:
使用部門負責人→庫房主管→成本會計→財務負責人→總經理→采購部
1、各部門負責人需根據部門日常消耗測算出下月月度采購計劃,于每月20日報庫房校核。
2、庫房將各部門月度采購計劃匯總,結合庫存物資合理儲備量編制庫存物資常備物品采購計劃并上報(可參照中軟庫存系統)。
3、成本會計審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃儲備量設置是否合理。
4、財務負責人審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃是否超出部門本年度預算,并對設置原則進一步分析合理性。
5、酒店總經理對月度采購計劃擁有最終的審批權。
6、采購部依據審批后的采購計劃執行購買,有合格供應商的通知供應商送貨,沒有合格供應商的連同使用部門共同調研篩選后上報審批,確保次月10日前到貨。
第十六條 計劃外采購程序
具體執行程序如下:
使用部門負責人→庫房主管→采購部→財務部負責人→總經理→采購部購買→收貨
'采購申請單'應一式四份(見附件一:《采購申請單》)
第一聯、采購部存檔
第二聯、申請部門留存
第三聯、財務全面把控
第四聯、倉庫部門使用
各流程負責人職責如下:
1、申請部門負責人:應根據自身部門消耗與儲備情況酌量填寫,并注明所需物品的詳細名稱、規格、質量、所需數量、用途、申報原因等,確實有必要購買,方可簽字確認。
2、庫房主管:應仔細審核部門所填寫的物品采購單,若庫房有存貨或有替代品應及時通知使用部門讓其領貨。避免浪費,然后簽字確認。
3、采購部:對部門提供的采購單要迅速組織相關負責人調研,價格與質量要經使用部門確認后上報。采購單上要明確寫明三家的報價及聯系人、聯系方式,然后部門經理簽字向上一級傳遞。
4、財務負責人:對采購部送來的采購單進一步分析,看是否超出本年度采購預算,簽字確認送至總經理審批。
5、總經理:對采購單有最終審批權。
6、采購部:根據最終審批下來的采購單組織購買。
7、庫房部:庫房部依據審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗收貨物。對于供應商送交庫房物品,庫房部應予詳細核對,對不符合要求的物品。絕不允許收貨。
第十七條 緊急采購程序
原則上酒店不允許緊急采購,除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴格遵守相關制度與程序,具體程序如下:
1、緊急采購適用范圍:重要接待、工程搶修、突發事件等不可預見性事件或總經理認為緊急采購的物品。
2、有關緊急采購必須先通知財務負責人和總經理,若總經理不在時須報知值班經理,并獲得簽字同意。
3、在采購部當班期間,緊急采購原則
上交由采購部執行。使用部門填寫采購單(標注緊急采購事由)后交采購部。接到緊急采購任務后,根據采購分工,由采購經理安排采購事宜。
(1)對于庫存商品,有固定供應商送貨的,馬上通知供應商送貨。
(2)需要外出購買的,直接拿備用金購買。如金額較大,使用部門填寫借款單,交財務負責人和總經理簽批后采購部取現金購買。物品買回后補填采購單交庫房填寫價格,報賬時附上。
4、在采購部非工作時間內,緊急采購可由使用部門實行,但必須嚴格遵守相關制度和程序。
5、使用部門在收到貨物時需記錄注明收貨名稱、數量、規格及收貨時間,并經部門負責人批準后盡快轉給庫房。若庫管員當班,應通知庫管員驗貨。
6、緊急采購的《采購申請單》需事后12小時內及時送交部門負責人、采購經理、財務負責人和總經理補簽。
7、所有緊急采購相關的財務程序必須在3個工作日內上報并審批完畢,借款人應確保緊急采購發生的款項在5個工作日內償還,否則財務部將會按相關制度執行處罰。
第十八條 食品原材料采購程序
蔬菜、水果、肉類、水產等鮮貨類執行直撥物資采購申報程序
1、廚房報單員每天根據營業情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數量,詳細填制'每日市場采購單'(見附件四:《每日市場采購單》)并交廚師長、餐飲部負責人簽字(若廚師長不在時,需指定授權人)。
2、廚房報單員在下午4:30點前應將簽批后的《每日市場采購單》交采購部,逾期未將《每日市場采購單》送至采購部,采購部將不予訂貨。若要補充當日晚餐所需部分物資時,需將補充申請單于當日下午1點前報采購部。
3、'每日市場采購單'具體執行流程如下:
使用廚房提單員→廚師長→餐飲部負責人→采購部→通知供貨商直接供貨
'每日市場采購單'應一式叁聯,第一聯采購部存檔,第二聯收貨部使用,第三聯使用廚房留用。
4、各流程負責人職責如下:
(1)廚師長:仔細檢查各個冷庫、菜庫,根據存量在采購單上明確所需食品的名稱、數量、規格,避免浪費或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌,在采購單上簽字確認。
(2)餐飲部負責人:應根據實際消費傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲備不足或超量儲備,然后簽字確認。
(3)采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨購買,然后及時通知供貨商明早送貨。
(4)供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時備貨,確保食品質量,保證及時供貨。
第十九條 食品原材料類詢、比、定價程序
1、詢價地點:
各單體酒店所在地及周邊一級批發市場。
2、詢價、定價人員:
采購部牽頭,協調財務部、廚房或員工食堂各指定專人負責參與詢價工作。制定價格時,由參與詢價人員共同談判制定。務求準確、公正以維護酒店利益。具體流程如下:供應商報價→詢價→核價→議價→定價→執行。
3、基本報價:
每月1日、每月16日為供應商報價日,要求供應商對其負責的項目進行報價,并對部分遺漏單品進行補充。
4、詢價:
每月2日、每月17日為市場詢價日,財務成本會計、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發市場進行調查及詢價,并要有詢價記錄。
5、核價和議價:
根據市場調查后的情況,由采購部經理、財務負責人、餐飲部負責人共同與供應商再次進行核價、議價。
6、定價:
(1)定價原則:酒店采購定價不高于市場批發價格。
(2)每月3日、18日召開定價會議,確定采購定價。
(3)確定最后價格后,由廚房廚師長、采購部經理、餐飲部負責人簽字確認,財務部負責人審核,總經理審定。
7、執行:
將最終審核后的價格交財務部執行,財務部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價格清單進行存檔。
8、核價周期:
(1)干貨、調料、凍品、糧油、酒水:
定價周期為一個月一次,每月17日為詢價執行日。經單店總經理簽字確認后于每月20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期為本月20日至下月19日。
(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:
定價周期為一個月兩次,每月2日、17日為調研日。經單店總經理簽字確認后每月5日、20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第二十條 固定資產采購程序
各酒店在編制年度財務預算時確定下年度固定資產購置計劃,報管理公司及地產總公司批準后,按照計劃購置固定資產。預算范圍內的固定資產購置,由擬購部門申請固定資產購置,財務部門審核,酒店總經理、管理公司審批后,由采購部統一購置。
不可預見的計劃外購置固定資產,可以追加購置計劃,經酒店、管理公司及地產總公司批準后采購。嚴禁未經批準的預算外資產購置行為。
1、固定資產購買
采購部在購買固定資產前應進行多輪詢價、議價,提供固定資產詢價單,詢價單列明至少三家同類同規格產品價格信息,堅持同等質量比價格,同等價格比質量的原則。詢價單要附經使用部門確認的多輪報價、談判記錄。經財務核實后交使用部門確定所需資產,采購部按使用部門要求辦理采購業務。
2、固定資產驗收
購置的固定資產由資產使用部門和財務部負責實物驗收,驗收合格的固定資產驗收單由經辦人、驗收人、主管領導簽字確認后,連同固定資產購置申請、購置發票交財務部門辦理報賬事宜。
酒店財務部根據驗收單登記固定資產明細表,表上記載資產名稱、規格型號、單價、購入日期、保管部門和存放位置等(見附件五:《固定資產明細臺賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產盤點和資產調撥、報廢等工作。
第二十條 印刷品、宣傳類物品采購程序
1、定樣
(1)需求發起部門要確定印刷品的內容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經營銷部美工制定稿樣。
(2)美工的印刷稿樣需交需求發起部門負責人簽字認可。
(3)有關酒店經營事項的重要稿樣,還需經酒店總經理在稿樣上簽字審批,并報批酒店管理公司。
2、申購
(1)需求發起部門填寫采購申請單,申請單要求附美工稿樣、品質要求。
(2)采購部經理根據附有美工稿樣的申購單簽字審批,并按程序辦理審批手續。
3、下單
根據已審批的印刷品申購單,采購部聯系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購部應協調過程中溝通和打樣,經美工認可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。
4、收貨
(1)美工、申購部門、采購部根椐印刷品申購單以及相關部門簽字審批后的樣品予以驗貨。
(2)對于供應商送交庫房的印刷品,收貨部應予詳細核對,對不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。
5、對于過程中品質把關不嚴,造成低質物品進店,由各個環節相關人員承擔責任與損失。
第五章 其他相關工作規范
第二十一條 采購業務的相關工作
當訂單發出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。過程中出現以下問題應規范操作。
1、采購訂單取消。分為以下兩種情況:
(1)酒店取消訂單:
如因某種原因,酒店根據需要取消己發出之訂單,采購部應規避供應商可能提出的賠償,制定預案并及時談判,爭取雙方均不造成損失。
(2)供應商取消訂單:
如因某種原因,供應商取消了酒店已發出的訂單,采購部一方面要第一時間補充其他供應商并立即通知需求部門,保障酒店利益。另一方面在供應商評價中給予降級等處罰,根據規定相應降低該供應商的送貨比例。
2、違約管理:在合同應寫明詳細的違約責任,若供應商違約要嚴格按合同相關違約條 款執行,保證酒店利益。
3、基礎資料管理:
所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購物資信息庫。(見附件六:《采購物資信息庫》)
第六章 責任與獎罰
第二十二條 采購責任與義務
采購人員的責任與義務包括但不僅限于:
1、貫徹落實采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項管理制度,無違規、違紀現象發生。
2、定期執行貨源報價。集體定價、價格審批程序合規。每次采購堅持貨比三家,貨比三家價格合理,無虛報現象發生。
3、每次原材料、物品采購能堅持做到品種對應、質量優良、價格合理、數量適當、到貨準時,無人為原因影響經營正常進行。
4、堅守廉政條 約,無串標、圍標、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經濟損失的行為發生。
5、開展市場調查研究,不斷開發貨源渠道,保證常規用品的供應達到'1+2+n'的供應商積累和動態管理。更新提供市場信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實施。
第二十三條 相關獎懲
1、采購人員有以下情形之一,給酒店帶來可實現或已實現的利益,酒店將給予相關責任人通報表揚、月度考核加分、評先創優,以及100-2000元的獎勵。
(1)完善'1+2+n'的合格供應商資源,并有效展開競爭管理;
(2)開辟新的供應渠道,帶來更優性價比的物資來源;
(3)價格獲得同區域優勢,并規范管理信用,獲得供應商的額外支持;
(4)價格預測超前準確,并進行補庫計劃的合理建議,實施效果良好。
(5)其他公司認定的情形。
2、采購人員有下列情形之一,給酒店造成經濟或名譽損失的。根據情節輕重,酒店將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經濟處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責任:
(1)私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正常活動的。
(2)私自接收或向供方索取財、物的。
(3)接收財、物后未主動上繳公司的。
(4)未遵守保密制度,出現任何有意或無意的泄密行為的。
(5)違反制度或違規操作,給公司帶來事實或潛在的風險與損失的。
第七章 附則
第二十四條 本制度由公司采購部負責解釋、修訂和補充。
第二十五條 本制度由公司采購部監督各級采購部門實施。
第二十六條 各酒店可依據本制度結合實際情況補充制度細則,但不得以任何形式規避本《制度》規定。
