第1篇 文件和資料管理程序
文件和資料的管理程序
1.目的
對公司文件和資料進行規范化管理、控制,以滿足規定的要求。
2.適用范圍
2.1本程序適用控制公司物業管理中如下文件:
a.政府法規、法律、標準等外來文件;
b.程序文件;
c.作業指導書;
d.公開文件;
e.技術資料。
3.引用文件
3.1質量手冊4.5文件和資料的管理。
3.2iso9002標準4.5文件和資料的管理。
4.職責
4.1程序文件由iso9000工作小組負責制定,并由相關授權人員批準,作業指導書由各職能部門編制,報經理批準。
4.2iso9000工作小組負責質量手冊、程序文件和作業指導書的發放修改和控制。
4.3物管部負責政府法律、法規、標準等外來文件和技術資料的接收和借閱。
5.程序
5.1文件和資料的編制和存檔
5.1.1程序文件由iso9000工作小組組織編制,管理者代表審核后,報總經理批準。作業指導書由各職能部門歸口編制,部門經理批準,公司質量體系文件原件由iso9000工作小組存檔保管。
5.1.2國家法律/法規、專業技術標準等外來文件和技術資料由物管部統一接收存檔。
5.1.3公司文件由各職能部門編制,部門經理批準,存檔在各職能部門。凡是以物業管理公司名義對外發放的文件,必須填好發文審批單由總經理或副總經理審批并蓋章。
5.1.4物管部負責存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。
5.2 文件和資料的發放
5.2.1公開文件由各職能部門發放,并填制公開文件發放登記表。
5.2.2 iso9000工作小組負責編制《質量體系文件清單》和《質量體系文件發放登記表》,經管理者代表批準后發放。
5.2.3物管部負責編制法律、法規、標準等外來文件目錄清單,經部門負責人審批后發至各部門。
5.2.4工程部編制技術資料目錄清單,經部門負責人審批后發放至各部門,并負責借閱管理。
5.3文件和資料的借閱及歸還。
5.3.1各部門需借閱文件和資料時,應填用《文件/資料借閱登記表》、經部門經理批準后,方可辦理借閱手續。
5.3.2歸還借閱資料時,借閱人應如數歸還資料,經管理員清點無誤后,在《文件/資料借閱登記表》注銷。
5.4 文件和資料的更改。
5.4.1 文件需修改時,各相關部門提出修改申請,說明建議修改內容,經原審核批準的人員審核批準,并按照5.2文件和資料的發放程序予以發布,同時收回作廢文件集中銷毀。
5.4.2作廢文件原件加蓋“作廢”章后,由物管部、iso9000工作小組存放于過期檔案柜。
6.支持文件和質量記錄。
6.1外來文件清單
6.2公開文件發放登記表
6.3質量體系文件發放登記表
6.4深圳融發物業管理有限公司發文審批單
6.5文件/資料借閱登記
6.6質量體系文件清單
6.7 文件修改申請表
第2篇 物業管理質量體系文件：文件和資料控制程序
物業管理公司質量體系文件:文件和資料控制程序
1.0目的
確保現場所使用的文件和資料都是現行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。
2.0適用范圍
適用于質量體系所形成的文件和資料。
3.0職責
3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。
3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和資料的分類
4.1.1質量體系文件(質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄)
4.1.2外來文件(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)
4.1.3其它資料(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)
4.2文件和資料的編號
按《文件和資料的編號規則》執行。
4.3文件和資料的受控狀態
4.3.1質量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋'受控文件'印章,注明受控號,非受控文件一般只進行編號。
4.3.2質量體系文件均為受控文件,加蓋'受控文件'印章。
4.3.3質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外,其它現場使用的可不蓋受控章。
4.4文件和資料的編寫、審批
質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程序文件由管理者代表或物業管理公司經理審批;作業文件由主管領導組織改編、編寫,管理者代表或物業管理公司經理審批。
4.5文件和資料的發布
4.5.1受控文件發放由行政部確定分發部門和數量,領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名,領取注有受控號和加蓋'受控文件'印章的文件和資料。
4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準后,重新發放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。
4.6文件和資料的更改
4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。
4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單,到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方才有效;若發放換頁、換版后的新文件,應同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。
4.7文件和資料的管理
4.7.1文件和資料經編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質量文件清單》受控。
4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質量文件清單》受控。
4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規定的時間歸還。
4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。
4.8文件和資料的換版與作廢
4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數號用'正'字的筆劃數表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。
4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上'作廢'印章,統一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上'保留資料'印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和資料的編號規則》
5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》
6.0相關記錄
6.1《文件和資料領用簽收表》
6.2《文件和資料更改申請表》
6.3《質量文件清單》
6.4《借閱登記簿》
6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》
編寫:審批:
第3篇 建筑公司環境管理文件和資料控制程序
建筑集團公司環境管理程序文件
程序文件名稱:文件和資料控制程序
1.目的
對與質量、環境有關的文件和資料進行有效控制,使管理體系運行的所有場所都能得到文件的有效版本,防止使用作廢文件。
2.適用范圍
適用于集團公司與質量環境有關的所有場所的文件資料的控制。
3.職責
3.1行政部負責編制并監督實施本程序。
3.2各部門的職責詳見w*/ems/c*/a/07附表1-3。
4.控制程序
4.1文件和資料的控制方法:包括分類、編制、組織會簽、審批、編號、收發、復制、更改、銷毀等規定,具體在本程序的附表中說明。
4.1.1體系文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表1)
4.1.2外來及管理性文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表2)
4.1.3工程技術文件資料的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表3)
4.1.4工程承包合同的控制,執行集團公司的《合同評審控制程序》、《合同管理辦法》。
4.2文件的評審
各部門在管理體系運行中,發現需要對文件進行修訂時,要及時將文件修訂信息傳遞到企管部,由企管部整理并提交管理評審。
4.3更改形式及歸檔要求
4.3.1更改形式:管理體系文件的更改,可在原文件上劃改(更改數字在
30字以內,用雙劃線劃掉要更改的內容,在更改處加蓋更改專用章,更改內容填寫在《文件修改記錄表》ems/07-5表上)或局部換頁更改。換版的管理體系文件發布時,應注名原文件作廢。
4.3.2文件和資料的歸檔:執行集團公司《檔案管理辦法》。
4.4文件和資料的編號規定
4.4.1集團公司下發的行政、管理性文件的編號依據國家行政機關公文分類規定,每年從01開始順序編號。
4.4.2體系文件編號規定
4.4.2.1體系文件分類
a.質量體系文件:指依據iso9002:1994版標準編制的文件,分《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》和《崗位責任制》三層。此層次的文件將在質量體系文件換版(iso9001:2000版)后失效。
b.環境管理體系文件:指依據iso14001:1996版標準編制的文件,分《環境管理手冊》、《環境管理程序文件》、《環境管理作業指導書》三層。
4.4.2.2質量體系文件編號
文件編碼規定:
a.公司代碼:建筑集團公司-*j;
b.文件類別:質量保證手冊-qa;
程序文件、作業指導書-qp;
c.文件序號:用兩位阿拉伯字母表示,從01開始。
4.4.2.3部門和分公司代碼
工程部-gc經營部-jy企管部-qg行政部-*z財務科-cw
試驗室-sy開發辦-kf材料公司-cl集團一公司-y*
集團二公司-zr集團三公司-sj 集團四公司-sq
集團五公司-wy集團六公司-lc集團七公司-qh
集團八公司-bf集團九公司-jc 集團十公司-zi
集團十一公司-ws集團十二公司-ad直屬三公司-js
直屬一處-yc 直屬二處-rc直屬三處-sc 直屬四處-zs
4.4.2.4環境管理體系文件編號
a.《環境管理手冊》:w*/emsc/a-2001
b.《環境管理程序文件》:w*/ems/c*/a/**-2001
c.集團公司編制的《環境管理作業指導書》w*/ems/zds/a/**-2001
d.各部門和分公司編制的《環境管理作業指導書》w*/ems/ yy /a/**-
e.《崗位責任制》:w*/gwzr/yy/a/**-2001
各代碼含義:
emsc:代表環境管理手冊
ems:代表環境管理體系
c*:代表環境管理程序文件
zds:代表環境管理作業指導書
**:代表文件序號,從01開始
yy:代表部門代碼,部門代碼見本程序4.4.2.3條款的規定
2001:代表文件編制時間為2001年
a:代表a版
gwzr:代表崗位責任制度
5.相關文件
w*/emsc/a-2001《環境管理手冊》
w*/ems/c*/a/12-2001《記錄控制程序》
*j/qp/*z/01-2000《檔案管理辦法》
*j/qp/02-2000《合同評審控制程序》
*j/qp/jy/04-2000《合同管理辦法》
6.標準表格
ems/07-1《文件和資料控制清單》
ems/07-2《文件資料發文審批表》
ems/07-3《文件會簽表》
ems/07-4《文件資料收文登記表》
ems/07-5《文件修改記錄表》
ems/07-6《文件和資料控制檢查記錄》
ems/07-7《文件資料銷毀記錄》
ems/12-1《記錄(文件)借閱登記表》
第4篇 設備制造公司管理文件和資料控制程序
編制：
批準：
發布：
設備制造有限公司管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502版本號/修訂碼：A/00
目的和適用范圍
為了使質量體系有效運行，在起重要作用的各個場所保證使用相應文件的有效版本，并及時從現場撤回失效或作廢文件和資料，以防止使用失效或作廢的文件和資料。
適用于質量手冊及質量體系文件(以下簡稱文件)的控制，其他管理性文件的控制在相應的程序中作出具體規定。
職責
綜合管理辦負責管理性文件和資料的控制，包括組織編制、修訂和發布《質量手冊》及其質量體系程序文件和實施過程中的協調和解釋。
控制的內容、要求和方法
3.1文件的編制規定
3.1.1綜合管理辦組織有關職能部門代表成立文件編寫小組進行起草工作。
3.1.2草案應校核其內容與相應的質量保證模式標準的符合性和與公司實際情況的適應性、可操作性和可檢查性。
3.2文件的編號規定
3.2.1質量手冊的編號規定
QM/ZTCQM01-1998發布年代號
順序號
質量手冊代號
公司代號
質量管理標準代號
3.2.2程序文件的編號規定
順序號
體系要素代號
公司代號
質量控制標準代號
3.3文件的審批和發布
3.3.1文件由綜合管理辦負責組織有關部門負責人審查、會簽，并填寫《質量體系文件會簽審批表》(J/wk01)，報管理者代表審核和總經理批準后發布。
3.3.2文件經審核、批準后，原版文件連同會簽審批表由文件管理人員歸檔保存，并填寫《質量體系文件歸檔登記表》(J/wk06)。存入軟盤的文件也應同時歸檔。
3.4文件的發放
3.4.1經批準發布的文件由綜合管理辦負責統一發放，發放時分“受控本”和“非受控本”。
3.4.2“受控本”的發放對象為：
a.公司總經理、管理者代表及各部門、分公司負責人;
b.公司對外質量保證有關的人員;
c.質量認證機構。
3.4.3文件發放前，由綜合管理辦根據公司運作特點編制《文件發放規定》，具體規定發放部門(人員)和數量，經管理者代表審核，報總經理批準后實施。
3.4.4“非受控本”根據公司經營活動的需要，經管理者代表批準后發放。“非受控本”的有效性不做進一步控制。
3.4.5發放的文件均為原版文件的復印件。
3.4.6文件的發放應注有不同的分發編號，并在文件封面上加蓋紅色的“受控”或“非受控”印章。發放時，領用人應在《質量體系文件發放登記表》(J/wk02)上簽收，同時在表中注明“受控”和“非受控”字樣。
3.4.7在下列情況下，需使用文件的部門(人員)應填寫《質量體系文件領用審批表》(J/wk03)，經部門負責人和綜合管理辦主任審核，報總經理批準后，可按3.4.5和3.4.6條發放：
a.不在《發放規定》中發放范圍內的;
b.要求發放數量超出《發放規定》中規定數量的;
c.領取后遺失或破損的;
d.其他應領用的。
3.4.8對文件遺失要求補發文件的，給予新的分發號，并注明遺失文件作廢，必要時將作廢文件的分發號通知有關部門以防止誤用。
3.4.9文件破損嚴重影響使用時，領用的新文件仍沿用原文件分發號，同時交回破損文件，由綜合管理辦組織銷毀。
3.5文件的更改和換版
3.5.1文件需作更改時，由申請部門填寫《質量體系文件更改申請單》(J/wk04)，說明更改原因，經管理者代表審核，總經理批準后，由更改人實施更改：
a.文件的更改視具體情況可采用“劃改”或“換頁”方法;
b.文件更改時，應注明更改標記、更改日期，并標明修改碼;
c.更改標記用加圓圈的小寫英文字母表示，如：@……;
d.文件經過依次更改后，修改碼的序號依次遞增，如“00”增至“01”。
3.5.2對“非受控本”的文件可不作更改控制。
3.5.3文件的更改不應給產品質量或體系要素造成不利影響。
3.5.4文件經多次更改或進行大幅度更改時，應進行換版。
a.文件換版時，應由綜合管理辦負責組織全面評審;
b.新版本發放時，舊版本同時廢止，并由綜合管理辦統一收回后銷毀。
3.6文件的收回和銷毀
3.6.1在下列情況之一時，原發文件由綜合管理辦負責及時收回：
a.文件使用部門合并、撤消或使用人調離;
b.文件換版或再次發放。
3.6.2文件收回時，由文件管理人員驗收，并在《質量體系文件發放登記表》上注明收回日期，無使用價值的文件應加蓋“作廢”印章，防止誤用。
3.6.3為積累知識的目的所保留的失效或作廢文件，由申請人填寫《質量體系文件留用申請單》(J/wk05)，經部門負責人和綜合管理辦主任審核后，報管理者代表批準，由文件管理人員加蓋“保留資料”印章后方可留用。
3.6.4作廢的文件由文件管理人員填寫《質量體系文件銷毀清單》(J/wk07)，經綜合管理辦主任批準后，由指定的銷毀人和監銷人集中銷毀，并注明銷毀日期。
3.7文件的管理
3.7.1需臨時借閱文件的人員應填寫《質量體系文件借閱申請表》(J/wk08)，經部門和綜合管理辦負責人審核，管理者代表批準后方可借閱。借閱者應在指定日期內歸還，到期不還的由文件管理人員收回。原版文件一律不外借，以防止丟失或破損。
3.7.2任何人不得私自復印文件和使用未加蓋紅色“受控”印章的無效文件，一經發現立即由文件管理人員收回，并視情節輕重報有關領導給予處理
3.8文件和資料控制的有關記錄由綜合管理辦負責妥善保管，詳按QC/ZTC1601《質量記錄控制程序》執行。
相關文件
QC/ZTC1601《質量記錄控制程序》
質量記錄
《質量體系文件會簽審批表》
《質量體系文件歸檔登記表》
《質量體系文件發放登記表》
《質量體系文件領用審批表》
《質量體系文件更改申請單》
《質量體系文件留用申請單》
成套設備制造有限公司
管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502《質量體系文件銷毀清單》
《質量體系文件借閱申請表》
更改情況
序號
更改標記
更改記錄
更改人
日期
