大學機要文件管理程序
大學機要文件管理程序
為做好我校機要文件的管理工作，落實機要人員責任制，制定如下管理程序：
一、收文
1、收到文件首先檢查文件袋有無破損，發現問題及時查明原因。
2、及時拆封，清點、查對文件數量、收文單位與登記是否相符，避免號碼和份數出現差錯。
3、對文件進行登記、編號，注明密級、收文日期等。
二、閱文
1、機要文件履行文件批辦手續后，由機要文書負責傳閱。各級領導要在辦公室或機要室內閱文，全過程注意保密。特別對絕密級文件、電報，除傳閱范圍內人員和機要人員外，不得外傳。絕密級文件、電報要限時傳閱，閱完后及時收回，不得在機要室以外過夜。
2、閱文人員應嚴格遵守保密制度，不得向規定范圍以外的人員泄漏或公開引用文件內容。傳閱過程中文件不得抽離文件夾。閱后要簽名、注時，當日送機要秘書，嚴禁橫傳或將文件帶回家中閱讀。
3、領導出差前請將未閱完的文件返還文書室。領導閱后退回時，對文件要逐一進行核對；領導對所送文件如有批示，要及時通知有關部門或領導閱讀文件及批示。
三、借閱
1、借出機密級以下機要文件須辦公室主任批準，不得超過兩天，要登記清楚時間、文件名稱、文件編號及份數，雙方核對清楚，借用人簽名后，方可帶走文件。借閱者歸還文件時，機要文書核對無誤后，辦理還文手續。確需繼續使用的，須經辦公室主任批準，辦理續借手續。
2、借閱機密級以上機要文件須經黨委書記批準，并不準帶出機要室。
四、文件的復制
秘密級文件復制須經機要文書審核，機密級以上文件復制須經黨委書記批準，復制時不得遮蓋密級標志、保密期限及知悉范圍。文件處理完畢請及時將復印件返還文書室。
五、文件的清銷
1、機要文書每月要檢查文件的閱讀和保管情況，按要求進行分類、清點整理。
2、需要交還的文件按時上交上級機要處；允許留存的文件，留存在機要室保存，并備有文件目錄以供查閱。
3、清銷的機要文件、內部資料，送指定部門監銷。
4、清點整理文件中，如發現丟失，確認無法找回，要寫出書面報告，及時報送辦公室領導。
