電業局計量中心報告證書管理程序
報告和證書管理程序
1目的
為保證報告和證書的完整性、準確性,并真實地反映結果的全部信息。
2范圍
適用于本計量中心出具的報告和證書的管理。
3職責
3.1授權簽字人批準其授權領域的報告或證書;
3.2中心辦每年至少抽查一次報告和證書;
3.3班組負責編制、審核報告/證書,負責報告/證書的交付、管理和臺帳的建立。
4程序
4.1報告和證書的編制要求
4.1.1本計量中心的工作結果以檢測報告、試驗報告、檢定證書、測試報告、校準證書的形式出具。報告/證書的內容應包括以下方面:
a)報告/證書的名稱;
b)本計量中心名稱與地址,聯系電話;
c)報告/證書編號標識,第 頁及共 頁;
d)顧客的名稱;
e)所用方法的標識;
f)檢測或校準物品的描述(如名稱、型號規格、主要性能指標等)、狀態和明確的標識;
g)檢測/校準/檢定日期;
h)如果被檢物品是抽樣得來,說明其抽樣日期、抽樣方法、抽樣地點、抽樣計劃和程序、抽樣環境條件等;
i)檢測和校準結果,適當時,帶有測量單位(必要時,當以表格、圖、或照片加以說明);
j)報告和證書的編制、審核和批準人的手簽名,必要時注明簽名日期;
k)必要時對顧客送檢/送校的樣品,作出檢測/校準/檢定結果僅對所送樣品負責的聲明;
l)當有分包項時,則應清晰地標明分包方出具的數據;
m)必要時,注明“本檢測報告/校準、檢定證書未經本計量中心書面批準,不得部分復印”的聲明.
4.1.2當需要對檢測結果作出解釋時,報告中還應包括下列內容:
a)對檢測方法的偏離、增添或刪節,及特殊檢測條件的信息,如環境條件;
b)需要時符合或不符合要求或規范的聲明;
c) 適用時評定測量不確定度的聲明。當不確定度與檢測結果的有效性或應用有關,或顧客提出要求時,或當測量不確定度影響到規范限度的符合性時,報告中還需要包括有關不確定度的信息;
d)適用且需要時,提出意見和解釋;
e)特定方法、顧客和顧客群體要求的附加信息。
4.1.3如需對校準結果進行解釋時,證書還應包括下列內容:
a)對測量結果有影響的條件(環境條件);
b)測量不確定度和(或)符合確定的計量規范或條款的聲明;
c)測量可溯源的證據;
d)校準證書僅可給出功能性檢測結果或量值,不應包含對校準時間間隔的建議;若需給出符合某規范聲明的,應指明符合或不符合該規范的具體條款;做出符合性聲明時,應考慮測量不確定度;
e)若顧客事先要求,在校準儀器被調整或修理后,要求給出調整或修理前后的校準結果時,應在證書或報告中表明。
4.1.4工作人員應準確、清晰、明確和客觀地報告每一項或一系列檢測和校準結果,并符合有關方法規定的要求。
4.1.5試驗報告的封面和格式統一制定(見附錄)。
4.1.5.1所有報告均用a4紙(附圖等可除外)。
4.1.5.2封面應至少含:報告編碼(應在右上角)、報告名稱、試驗類型、委托單位、報告單位、報告日期。
4.1.5.3簽批頁(封二)應含編寫、審核、批準。
4.1.5.4封三應含本計量中心聲明。
4.1.5.5目錄:少于10頁可不用。
4.1.5.6主體部分:應含“報告的內容”所定義的項目,其中分層方法應按如下規定執行。第一層用“123 ……”;第二層用“1.1 1.2 1.3……”;第三層用“1.1.1 1.1.2 1.1.3……”;其余可自定義。
4.1.6檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書的格式由班組根據承檢產品/項目標準的要求自行設計,報中心辦備案。確定后的報告/證書格式無特殊原因不得更改,更改需經原批準人批準;
4.1.7報告和證書的標識
4.1.7.1試驗報告標識形式為abcd-efghij。ab為班組拼音縮寫:cd為年(2000年為00,2001年為01,依次類推),efghij由班組自行定義。
4.1.7.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書的標識由各班組自行制定,并報中心辦備案。
4.2報告和證書的編寫
4.2.1報告/證書應能夠準確、清晰、明確和客觀地反映工作結果,并符合技術標準方法規定的要求。編寫內容要完整、結論明確,必要時應附以圖表、數表、曲線、簡圖、照片說明。
4.2.2報告/證書應由具備資格的專業人員編制,實習人員不能獨立編制。
4.2.3報告/證書上的數據結論、環境條件等須與原始記錄相符。
4.2.4報告/證書的所有數據均應采用法定計量單位和規定的術語。
4.2.5對分包方所提供的結果應在報告中明確說明。
4.3報告和證書的審核批準
4.3.1檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書采用編寫、審核和批準三級方式。
4.3.1.1工作人員對原始數據核對后將檢測結果準確無誤地填寫到報告中,并簽名。
4.3.1.2相關人員審核原始記錄、方法的適用性以及滿足顧客要求后,審核簽名。
4.3.1.3本專業授權簽字人批準簽字。
4.3.2試驗報告的審批
4.3.2.1報告的審批采用編寫、審核、批準方式。
4.3.2.2常規性試驗,由助工及以上職稱人員編寫、專業組長審定、班組負責人批準。
4.3.2.3較復雜的、跨專業的或涉及系統安全的檢測項目試驗(如型式試驗、機組性能鑒定試驗等),由助理工程師以上職稱的檢測人員編寫、項目負責人或班組負責人審核,質量負責人、技術負責人或主任批準。
4.4報告的管理和交付
4.4.1中心辦根據授權簽字人的批準簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認可、計量認證標志章,并留存二份,定期歸檔。報告/證書的保存期一般不少于五年。 認可認證范圍之外的項目,不允許加蓋實驗室認可、計量認證標志章。班組應將原始記錄和報告一同存檔。
4.4.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準證書由各班組根據授權簽字人的批準簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認可、計量認證標志章。一般不保留證書副本,只保留原始記錄。認可認證范圍之外的項目,不允許加蓋實驗室認可、計量認證標志章。
4.4.3中心辦每年對班組的報告和證書至少抽查一次;
4.4.4試驗報告在交付給顧客時,顧客在《報告交付單》上簽名。郵寄交付的報告以郵寄回執作為交付記錄。在交付過程中,應注意報告的防潮等。檢定證書、測試報告、校準證書的交付,由顧客在委托單上簽名。
4.4.5當用戶要求用電話、電傳或其他電子媒體傳遞數據或結果時,要核實對方的身份。
4.4.5本計量中心相關人員應嚴格為顧客保密,未經允許報告和記錄不得給其他方查閱;保密性管理執行《保護顧客機密信息及所有權程序》。
4.5報告和證書的更改
4.5.1當對報告/證書中的數據有疑義時,由責任部門組織項目負責人員、質量監督員分析原因,對可疑數據進行核查。
4.5.2若經核查證實已發出的報告/證書有差異,責任部門負責人應立即書面通知接收單位,停止使用該報告/證書。
4.5.3原報告/證書的編寫人員填寫《報告和證書更改審批表》,說明更改理由及更改的內容,并由原報告的審批人確認更改理由成立,批準人提出處理意見。
4.5.4更改若涉及重新進行檢測/校準/檢定,則檢測/校準/檢定程序、數據處理、質量控制、記錄要求等應符合《程序文件》的相關要求。
4.5.5修改后或重新檢測/校準/檢定后所出具的報告/證書應附加說明,說明修改的原因和主要修改內容。
4.5.6責任部門應及時收回原報告,并按照報告交付程序,將修改后的報告和證書送至原報告持有人手中。
4.5.7責任部門保存修改后的報告證書應,并由資料管理員同原報告/證書一并保管。
5相關文件
5.1gaepc/qp-01(a/0)《保護顧客機密信息和所有權程序》
5.2gaepc/qp-07(a/0)《不符合工作控制程序》
6記錄
6.1 gaepc/qr-066《技術報告審核、審定、批準表》
6.2 gaepc/qr-082《試驗報告交付單》
6.3 gaepc/qr-083《報告/證書臺帳》
6.4 gaepc/qr-084《報告和證書更改審批表》
