物業維修資金使用管理作業指導書

發布時間：2023-10-16 12:15:07 查看人數：37

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物業維修資金使用管理作業指導書

1.0目的

規范物業公司啟動專項維修資金工作程序。

2.0適用范圍

適用于物業公司啟動專項維修資金工作。

3.0相關文件

3.1《北京市專項維修資金使用管理辦法(試行)》

3.2《住宅專項維修資金管理辦法》(中華人民共和國建設部、財政部令第165號)

3.3北京市昌平區**苑小區業主委員會:《北京市昌平區**苑小區專項維修資金使用管理實施細則》(2006年7月29日)

3.4北京市昌平區**西苑小區業主委員會:《北京市昌平區**西苑維修資金使用管理制度》(2006年7月28日)

3.5北京市昌平區**東苑、北苑、中苑小區業主委員會:《北京市昌平區**東苑、北苑、中苑小區業主委員會專項維修資金使用管理制度》(2006年7月29日)

4.0職責

4.1社區服務辦公室負責核實專項維修資金的歸集、分戶情況;財務部負責向社區服務辦公室提供所需情況、數據。

4.2社區服務辦公室配合銀行做好業主查詢卡的發放工作。

4.3社區服務辦公室負責公司專項維修資金領導小組下設的'專項工作小組'(以下簡稱'工作組')日常工作的組織安排。

4.4專業公司提出大修計劃,組織維修預算、施工方案等資料。

4.5物業管理部、總工程師辦公室負責對大修計劃進行審核,選擇施工單位、確定費用預算。

4.6社區服務辦公室將大修計劃告知業委會并協助業委會組織召開業主大會,組織文字材料。

4.7經營管理處負責協助召開業主大會。

4.8專業公司和有關部門負責簽署維修合同。

4.9物業管理部負責向政府小區辦備案工作。

4.10財務部負責維修費預支、收款、結算工作。

4.11專業公司負責維修項目的施工監督、檢查、辦證工作。

4.12公司各管理部門負責監督相關部門工作的落實。

5.0社區服務辦公室工作程序

5.1資料學習培訓階段

5.1.1社區服務辦公室負責牽頭組織,物業管理部、質量管理部、電梯管理公司、經營管理處根據不同的分工進行培訓;

5.1.2學習'3.0相關文件'所列法規及文件;

5.1.3學習相關部門出具的《核查報告》;

5.1.4特種設備檢測所出具的《特種設備定期檢測報告》;

5.1.5學習相關專業知識。

5.2協助業委會召開委員會會議準備階段

5.2.1社區服務辦公室負責將涉及范圍內業主的《專項維修資金劃轉清冊》、《支用維修資金分戶明細表》下載成冊;

5.2.2與經營管理處、財務部就業主姓名、住宅面積、歸集資金等業主資料進行核對;

5.2.3社區服務辦公室根據提供的維修預算,作出《支用維修資金分戶明細表(預算)》;

5.2.4將《小區內設施設備大修需使用住宅專項維修資金的函》提交業主委員會;

5.2.5將維修計劃、費用預算、核查報告、施工單位資質、《支用維修資金分戶明細表(預算)》提交業主委員會;

5.2.6社區服務辦公室負責就召開業主委員會會議及會議議程、所需材料和業委會主任溝通。材料包括:向業委會提交的《關于啟用維修資金的告知函》,鑒定部門出具的《核查報告》,《維修計劃》、《費用預算》、《施工單位資質》、《專項維修資金分戶明細》、《專項維修資金劃轉清冊》等。

5.3召開業主委員會會議階段

5.3.1由業委會主任提議、全體委員參加、居委會主任列席的專項維修資金使用專題會;

5.3.2由物業公司向全體委員出示使用維修資金的相關材料;

5.3.3由業委會主任作出《使用維修資金的議案》、《委托書》、《召開業主大會的方法》等提議;

5.3.4組織、推選涉及范圍內業主代表組成'維修工程項目監督小組';

5.3.5全體業委會委員表決、簽字,居委會主任監督簽字;

5.3.6形成業主委員會決議。

5.4材料公示階段

5.4.1社區服務辦公室制作公示資料。

5.4.2經營管理處協助社區服務辦公室在涉及范圍內張貼公示資料。

5.4.3公示資料包括:《業主委員會召開業主大會的決議》、《核查報告》、《施工計劃》、《維修單位資質》、《施工單位維修費用預算》、《預算費用分攤明細》、《維修項目工程領導小組》、《召開業主大會的方法》、《委托書》等。

5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后將公示資料匯集成冊備查。

5.5入戶表決階段

5.5.1配合業委會、居委會進行宣傳;

5.5.2制作表決卡,與經營管理處做好入戶準備;

5.5.3協助經營管理處組織人員入戶發放、回收表決卡;

5.5.4對表決卡進行統計匯總;

5.5.5由業委會委托居委會、業主代表對表決結果進行抽查、確認,出具證明。

5.5.6協助業主委員會對表決結果進行公示。

6.0辦理行政備案程序

6.1由物業管理部對以下資料進行審核:《支用維修資金申請》、《專項維修資金預支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業執照》、《資質證書》、《工程費用預算》、《鑒定報告》、《小區公示結果證明》、《業主決議(含統計結果)》、業委會出具的《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》。

6.2由社區服務辦公室負責網上備案。

6.3物業管理部帶以上材料到地區辦事處及區、市建委小區辦辦理備案手續。

7.0費用預支程序

7.1由財務部對《維修費用分攤情況》進行審核;

7.2由財務部向銀行提交《支用維修資金申請》、《專項維修資金預支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業執照》、《資質證書》、《工程費用預算》,相關部門出具的《核查報告》、《小區公示結果證明》、《業主決議(含統計結果)》、《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》等材料,到銀行辦理資金預支手續。

8.0維修施工程序

8.1由物業公司相關部門和工程項目領導小組對施工進行監督。

8.2施工現場明示施工單位、施工時間、安全提示等。

8.3施工單位遵守政府相關施工要求及規范。

8.4施工完成后物業公司組織專業人員及工程項目領導小組成員進行工程竣工驗收,根據施工驗收情況報質量檢測機構檢測。

8.5相關部門出具《工程驗收合格證》及《工程費用決算單》。

8.6對施工過程影像資料留檔。

9.0工程費用結算程序

9.1工程竣工驗收合格后由財務部到銀行辦理資金結算手續;

9.2需準備以下材料:《維修費用結算單》、《維修費用發票》、根據工程結算單出具的《維修費用分攤明細》、《費用結算分戶調整表》。

10.0材料備案程序

對以上所有涉及材料整理后備案存檔,電子版檔案、紙媒介檔案(兩份,業委會留存一份)分別存檔。