房地產公司檔案管理程序15
房地產公司檔案管理程序(十五)
1.目的和范圍:建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案完整、齊全、高質,檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續補充。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。
2.職責:
2.1公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理,即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負責公司檔案的總體管理,部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作,圖書檔案室對各部室進行業務上的指導、監督和檢查。
2.2鑒于財務檔案的特殊性,公司財務檔案(包含各類合同)由財務計統部自管,圖書檔案室提供存放點。使用時,由財務計統部指定專人調檔。
2.3鑒于人事檔案的特殊性,公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管,人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理。
3.流程:
3.1檔案分類:
3.1.1文書檔案:即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發性內外部文件。
3.1.2基建檔案:即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業材料。
3.1.3財務檔案:即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業材料。
3.1.4人事檔案:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。、
3.1.5經營銷售檔案:即公司房產經營銷售活動中產生的具有保留和存查價值的歷史記錄,如合同評審記錄、商品房預售合同、客戶檔案、市場調研資料、樓盤宣傳資料等。
3.1.6客戶服務檔案:即公司在提供客戶服務過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄,如客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查與分析記錄等。
3.1.7對外聯絡檔案:即公司在項目報批報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業單位的批文、文件和專題會議紀要等。
3.1.8聲像檔案:即在公司生產經營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。
3.2具體管理:
3.2.1立卷歸檔:
a.流程:
b.要求:
a.各部室向圖書檔案室移交檔案時,均需附上移交清單一式兩份。移交時,交接雙方據此進行清點簽收,并各自保存一份。(移交清單即文件清單)
b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整,圖書檔案室不接收未經系統整理的零散文件。
c.文件在各部室保存階段,要注意保持字跡清晰、份數完整,防止發生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。
d.各部室可根據實際工作需要保存文件,但向檔案室移交檔案時,則應按規定的歸檔范圍進行。
a)總經理室:會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與年度計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等;
b)人力資源部:人事行政發文、企業設立與登記材料、員工的人事資料(應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等)、內部刊物等;
c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等);其中前期文件由工程部負責收集,竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等;
d)財務計統部:財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》;
e)審計核算部:決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等;
f)經營銷售部:合同評審記錄、售樓合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等;
g)設計研發部:工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件(標書、合同等)、工程設計概算說明、各項目往來文件(傳真、工作聯系函等)、施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。
h)對外聯絡部:聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。
i)客戶服務部:客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查及分析記錄等。
3.2.2整理上架:
a.流程
b.要求:
a.卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列,具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起,即批復在前、請示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。
b.不同保存價值的文件應分開組卷。
c.凡有文字部分的均應打上號碼(采用打號機,正面右上角,背面左上角)。
d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。
e.圖紙采用手風琴式折疊法,規格為30cm×21cm;裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。
3.2.3保管:
a.庫房管理:
a.庫房應集中布置、自成一區,不堆放與檔案資料無關的物品,不從事與庫房管理無關的活動;庫內檔案必須按順號上架,不得錯架、亂架;
b.除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入庫房,確需進庫的(如維修庫房或設備等),則須有檔案員陪同并相伴始終;
c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備,檔案員要定期檢查,以確保以上設施的安全有效;
d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數,務必使溫度保持在140c~200c,相對濕度50%~65%;
e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進行定期的防疫檢查,有計劃、分期分批地對檔案進行翻動;
f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭,包括擦洗密集架、地面、門窗等,特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生;
g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門,并注意檢查庫房門窗的緊閉性;
h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放,密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起,從左自右,從上到下。
b.流動中的安全防護:
a.檔案在庫房外未被使用時,不允許長時間攤放在桌子上,而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好,更不準擅自帶離規定的使用場所;
b.未經許可,利用者不得將所借檔案轉借他人,以防泄密;
c.未經許可,利用者不得擅自拍照、抄錄、復印;
d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中
的滯留時間,以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。
3.2.4提供利用:
a.加強基礎工作:
a.編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具;
b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件,提高查檔效率;
c.開辟閱覽室,向檔案用戶提供檔案信息。
b.開展查借服務:
a.借閱:
a)公司內部人員借閱檔案的,須填寫《檔案借閱登記表》,閱畢及時歸還;歸還時,管理人員必須當面清點檔案頁數,之后再入庫;
b)非公司人員借閱檔案的,須持有關單位介紹信,并經公司相關部門主管同意后方可借閱;
c)借閱者必須愛護所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記;不得撕去檔案內頁;
d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。
b.借出:
a)檔案使用人如需借出檔案,須填寫《檔案借出登記表》,并按規定于1周內歸還,不能及時歸還的,經檔案員同意可辦理續借手續;歸還時,檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。
b)非公司人員若需借出檔案,須持有關單位介紹信,并征得公司相關部門主管同意后,方可借出;
c)借出人員須妥善保管好檔案,不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借,并負有保密的完全責任。
c.復印:
a)檔案使用人若需復印檔案資料的,須經檔案員同意;
b)圖紙資料若需借出復印的,須經檔案員同意并嚴格控制復印份數。
3.2.5銷毀:
a.流程:
b.要求:
a.準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管;
b.批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀,嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途,更不允許出賣。
c.檔案銷毀時,須有兩人以上監銷,并在銷毀清冊上簽字以示負責。
4.相關文件:
4.1《rr集團檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》
4.2《rr集團人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
4.3《財務檔案管理制度》
5.相關表單:
5.1文件清單/移交清單(具體見《文件管理程序》)
5.2檔案借閱登記表
5.3檔案借出登記表
5.4檔案銷毀清冊
編制:
日期:20**.4.22審核:
日期:20**.4.28批準:
日期:20**.4.30
