設備材料出庫入庫管理程序
1.目的
1.1為了加強設備材料的出入庫管理,規范出入庫管理程序,保證設備材料的出入庫工作按規定的要求辦理。
1.2保證入庫設備材料的質量及數量達到協議要求。
1.3確保設備材料保質保量、及時準確地辦理出入庫手續。
2.釋義
2.1入庫:是指設備(材料)驗收后依據協議、發票和驗收單辦理入庫單的過程。
2.2出庫:是指倉庫將設備材料發給領用單位的過程。
3.管理要求
3.1設備材料出入庫過程中各相關單位及部門的職責:
3.1.1設備物資組職責
負責對設備(材料)的入庫、出庫工作進行審核與管理。
3.1.2代保管單位職責
負責設備(材料)入庫、出庫的實施。
3.1.3三期辦職責
負責對設備(材料)出庫進行審核與監控。
3.2入庫程序
3.2.1入庫單是根據協議、驗收記錄或發票所做的設備材料正式入庫管理的原始記錄,物資代保管單位憑供貨廠家提交的符合規定的有效憑證及驗收記錄,方可辦理設備材料入庫手續,并分別填寫《設備入庫單》(附件一),《材料入庫單》(附件二),一式四聯且連續編號。
3.2.2到貨設備材料須經聯合驗收確認質量合格、數量無誤后方可辦理入庫手續。
3.2.3辦理入庫單必須依據聯合檢驗人員簽字的設備材料驗收合格的有關文件、協議及供貨廠商的商務發票或有關憑證,核實產品和資料的數量、質量等無誤后,辦理入庫單。
3.2.4辦理入庫手續時,代保管單位應按照入庫單上的科目認真填寫,要求準確無誤(發票、協議、入庫單應一致,一個產品只能用一個名稱),并核對無誤后負責人簽字。
3.2.5物資代保管單位應及時將已辦理入庫手續的設備材料有關信息錄入pmis系統。
3.2.6物資代保管單位應建立設備材料明細臺帳,明細臺帳應考慮統計報表的要求。設備明細臺帳格式見附件三,材料明細臺帳格式見附件四。
3.2.7對未辦理入庫手續的設備材料,物資代保管單位要做好實物到貨記錄,及時組織驗收并辦理相關入庫手續。
3.3出庫程序
3.3.1出庫單是設備材料發出的原始記錄。施工承包商憑安裝圖和設備材料清冊提報領用設備材料計劃,填寫《設備出庫單》(附件五),《材料出庫單》(附件六),一式四聯且連續編號,簽字批準后到倉庫領用。
3.3.2根據現場實際安裝需要,施工承包商如需挪用其他標段的設備材料,須經領用單位總工及以上領導簽字和建設單位總工及以上領導批準。物資代保管單位根據施工承包商出具的經相關領導批準的設備、材料挪用計劃單填寫相應的設備、材料出庫單辦理出庫。挪用計劃表詳見附件七和附件八。
3.3.3設備安裝需用專用工具,施工承包商可辦理借用手續。施工承包商在借用專用工具時填寫《專用工具借用申請單》(見附件九),辦理簽字手續后,到青島公司倉庫借用。借用時要明確歸還日期,設備安裝完畢應及時歸還,若有損壞,經三期辦專工、主任認可后,辦理確認手續,填寫《專用工具損壞記錄單》(見附件十)。對專用工具的領用建立領用臺帳(附件十一)。因使用不當損壞或保管不善丟失,應由施工承包商照價賠償。
3.3.4隨機備品的領用,須由施工承包商提出申請(領用手續見附件十二),經三期辦確認原件已損壞,青島公司分管副總經理批準后,到倉庫辦理交舊領新的手續。
3.3.5建立明細臺帳:倉庫管理人員依據“設備(材料)出庫單”建立明細臺帳,將出庫單上的記錄登記到臺帳上。
3.3.6每臺機組投運和每個標段完工后,代保管單位向設備物資組移交相應的設備材料清冊,驗收發放記錄等資料。
3.3.7工程竣工后,代保管單位將剩余設備材料集中堆放造冊,與設備物資組共同盤點移交設備物資組管理。
3.4退庫程序
3.4.1退庫申請批準后,施工承包商按規定程序到物資代保管單位辦理退庫手續,同時由物資代保管單位填寫《設備退庫單》(附件十三),《材料退庫單》(附件十四),施工承包商負責辦理審批手續。
3.4.1退庫后,物資代保管單位要按原值入帳,如屬于已使用或損壞的物資,則由建設單位統一組織技術、商務人員鑒定后,按實際值入帳。
4.附則
4.1本管理程序自頒發之日起實施。
4.2本管理程序的解釋權歸屬設備物資組。
