國際星河物業管理處管理組織機構
星河國際物業管理處管理組織機構
1.織機構的設置原則:
內外分工、職責分明、相互協調、有效監督。
1.1針對星河國際的特點和為業主提供高水準'星級'服務的需要,將管理分為樓宇內部、外部管理兩大部分,推行'客戶助理'負責制,實行責任到人、分棟包干。即:每幢大樓內部所有問題由'客戶助理'全面負責;大樓外部管理及大樓安全、消防、車輛管理由保安部負責。(便于以后實行保安外包工作)
1.2清潔、綠化工作外請專業公司,客戶部負責監督。
1.3客戶的日常維修可用電話報修到客戶服務中心或本幢大樓的'客戶助理',經過客戶服務中心統一用電腦編出維修單,由維修服務中心打印維修單后安排技工在規定的時間內完成;用戶室內的由用戶驗收,公共區域的由'客戶助理'負責監督和驗收。
每項工作做到:有安排--落實--監督的循環過程。
2.各部門職責及人員配備
良好的組織機構是實行一流管理的基礎,管理隊伍應實現人員精煉,辦事高效,既要避免職責不分、相互推諉,又要避免部門過多浪費人力資源。
管理處架構配備人員:
2.1管理處:2人設正、副經理,
2.2辦公室:6人
2.2.1辦公室主任(管理處副經理兼)0人,
2.2.2財務,出納(3人):
2.2.3人事,內務(3人):
2.3客務部:32人
2.3.1客戶部主管1人,
a.監督、檢查、指導服務中心工作,定期進行考核。
b.辦理用戶搬入、遷出、公司水牌制作及室內裝修報批、驗收等手續。
c.監督、檢查、指導服務中心工作,定期進行培訓和考核。
d.處理用戶投訴,定期將收集的用戶意見和建議反饋至職能部門改進工作,對服務工作質量進行跟蹤回訪。
e.檢查公共設施運行狀況,監督工程維修單的完成情況。
f.監管綠化承包商的綠化養護工作;月末對綠化承包商的工作做綜合評估。
j.監管清潔公司清潔衛生工作;月末對清潔公司的工作進行綜合評估。
2.3.2客戶服務中心4人,
a.負責服務中心的日常內務,文件的收發、存檔、打印工作。
b.受理用戶投訴,做好投訴記錄,并及時報告主管。
c.負責處理公共設施和用戶室內報修工作,及時將工程維修內容輸入電腦,并通知維修中心跟進。
d.每日檢查工程維修單的完成情況,監督客戶助理的工程驗收工作。
e.負責服務中心各類鑰匙的保管工作。
f.定期校對小區用戶的聯系資料。
g.為用戶提供有關小區管理的咨詢服務。
h.負責辦理所有《放行條》的有關手續。
2.3.3客戶助理27人,
a.負責大樓的巡查工作。
b.檢查、監督管轄區域內清潔公司清潔工作。
c.檢查監督管轄區域各設備、設施運行情況。
d.檢查監督用戶室內裝修,處理違規裝修。
e.負責同用戶的溝通工作,接待用戶投訴,受理用戶的服務要求,為用戶提供有關管理的咨詢服務。
f.負責物品出入的管理工作,按《物品放行規定》管理用戶物品放行。
g.協助主管處理突發事件和保安部的治安消防工作。
h.負責各項開源節流措施的落實工作。
2.4工程部:21人
2.4.1工程主管1人,
a.負責組織開展小區工程設備的維修、養護、運行、管理。
b.負責制定工程管理制度和設備操作程序。
c.負責洽談、評詁、監督工程外判項目,組織對外判工程的質量驗收。
d.負責審核用戶的室內裝修。
e.制定備倉計劃,協助采購專業性較強的工具或零件
f.負責各類圖紙和資料的收集、分類。
2.4.2維修領班2人,
a.安排執行所轄設備的定期保養規定及參與執行有關的技改項目。
b.負責跟進工程單的作業情況。
c.做好技術檔案、維修保養記錄和交接班記錄等原始記錄。
d.負責監督、跟進相關外判工程的進展情況。
e.及時反饋常用物料、維修零件、工具等材料的品質情況.
2.4.3維修技工18人,
a.具體執行工程設備設施的運行、保養、維修。
b.按照工作指令和有關規程進行下列工作:
(1)對設備實行常規保養和維修。
(2)監管設備的運行。
(3)為用戶提供維修、安裝服務。
(4)填寫好各種原始記錄。
2.5保安部:43人
2.5.1保安主管1人,
a.負責小區的安全、消防工作。
b.負責制定小區治安消防工作計劃,組織實施各項安全防范措施。
c.組織處理在小區內發生的重大治安案件和事故。
d.組織消防檢查、訓練、演習,處理重大消防事故。
2.5.2保安領班4人
a.負責安排本班各項具體工作。
b.監督本班員工執行上級各項工作指令及公司規章制度。
c.檢查本班各崗工作情況,及時糾正工作偏差。
d.做好保安器材的交接和保管工作。
e.處理一般治安消防事故,及時將重大消防問題報告保安主管。
f.負責記錄本部各班每日工作情況,并及時向主管匯報。
2.5.3停車場收費崗6人,
a.負責收費室電視屏幕的監視工作。
b.負責按照電腦收費程序對停放車輛收費。
c.協助帶車崗保安員維護車場的治安消防秩序。
d.做好當值期間的各項情況記錄。
2.5.4安全監控中心8人,
a.負責監控中心電視屏幕及消防監測設備的監視工作。
b.發現異常情況和可疑人員及時報告,并通知巡邏保安員到現場查看。
c.負責監控錄像帶的管理工作。
d.發現火警立即報告并按報警程序處理。
2.5.51/f外圍崗6人×3=18人
,
a.負責維持廣場行人秩序,保證各出入口暢通。
b.負責禁止機動車在廣場范圍內行駛或停泊。
c.負責控制衣冠不整或攜帶危險品者進入小區。
d.協助指引貨物出入搬運。
e.協助指引車輛進入停車場。
2.5.6停車場帶車崗保安員6人
a.負責指揮引導進出車輛,安排進入的車輛停放在指定車位。
b.負責巡查車輛及車場設施情況,做好車況記錄,對有損傷車輛請司機簽名確認。
c.負責檢查車場消防器材,保持消防通道的暢通。
d.負責車場的安全管理,維持車場秩序,嚴禁閑雜人員進場。
2.6會所:17人
2.6.1會所主管(1)人,
2.6.2商務會計(5)人,
2.6.3休閑會所(5)人,
2.6.4泳池(6)人,
