管理處計算機網絡應用程序
管理處計算機、網絡應用程序
現代物業管理發展的一個顯著特征是計算機、網絡等高新技術在物業管理企業的廣泛應用。一方面是輔助管理處管理決策職能,降低經營管理成本,促進信息溝通和利用,提高管理處經營水平;另一方面用于物業管理的業務管理服務,提高管理服務方式和品質。
計算機應用于物業管理主要有以下方面:
1.辦公自動化,編輯、處理、打印各類辦公文檔和表格;
2.進行物業管理服務信息的搜集和發布;
3.存儲各類文檔、圖片音像等資料及各類事務和處理結果;
4.實現財務電算化,準確進行各項費用的核算和管理;
5.分析匯總各項數據,為管理服務規劃、決策提供依據。
6.建立管理處網絡系統,實現數據和信息的交換、處理和共享。
一、辦公電腦軟硬件環境
根據物業管理處具體情況,辦公電腦的配置應選用目前已較成熟,使用穩定的硬軟件產品。同時今后在專業管理處協助下,根據管理處發展需要對軟硬件進行增加和更新。
1、主要硬件配置
1)電腦基本配置(pentiumⅲcpu 128m內存 40gb硬盤 52*光驅 軟驅 1.44mb15'顯示器);
2)56k以上調制解調器或其他網絡連接設備;
3)噴墨/激光打印機(辦公用);
4)針式打印機(票據打印用);
5)掃描儀
2、辦公常用軟件
1)操作系統類:中文windows2000;
2)辦公軟件類:microsoft office2000;
3)網絡類:ie6.0、msn5.0;
4)財務軟件類:用友財務軟件;
5)多媒體類:realone player、windows media player;
6)病毒安全類:norton antivirus、金山毒霸;
7)圖形類:autocad r14、coreldraw9;
8)物業管理信息軟件;
9)其他應用軟件:winzip、金山詞霸。
二、網絡應用
計算機、網絡技術應用于物管企業,不僅是企業經營管理的需要,也是物管企業服務效率、手段和方式的提高。網絡化管理方式是物業管理企業走上社會化、專業化和市場化,持續長遠發展的必然要求。
物業管理處網絡建設可根據具體情況,結合物業管理的行業特點,在專業計算機網絡管理處的協助下逐步建設管理處網絡系統,建立管理處網站,實現網絡化管理。物管企業網絡一般由廣域網、管理處內部網及社區網三個子網組成:
1、廣域網。指企業接入的國際互聯網絡(internet)。其作用主要有:
1)物業管理處外部形象、品牌宣傳。如管理處資質、文字或形象標志、經營業績、社會評價、企業文化、管理處公告等;
2)管理服務信息的介紹。如業務拓展,管理物業、服務項目、質量規范、服務標準等;
3)物業管理網上營銷。發布和接受業務信息,尋求物業管理市場機會,開拓物業管理處經營活動;
4)客戶溝通交流。接受投訴、建議,加強與業主的溝通交流,了解客戶需求;
5)行業環境的觀察與燎望,行業信息交流,網絡教育培訓。
6)其他企業管理功能。如網上人才招聘等。
2、管理處內部網(intranet)。是物業管理處及子管理處、各部門的內部工作網。其作用主要有:
1)對分散的各分管理處、部門統一高效的管理,經營管理活動的指揮、組織和協調;
2)對各分管理處或部門的管理監控;
3)管理處內部電子公告欄,各類信息、通知發布;
4)提高工作效率和服務水準,削減中間管理層,簡化文件傳遞等中間環節,實現管理'扁平化'、無紙化,大大降低管理成本;
5)管理處及各部門數據存儲、傳遞及信息交流,實現內部資源共享;
6)網絡會議、教學培訓、工作交流。
3、社區網(homenet)。是物業管理處所管理物業區域的社區服務局域網。其作用主要有:
1)社區電子公告欄,進行如小區規章、服務項目、重要活動、社區文化等小區管理服務信息的發布;
2)交互式物業管理與服務:自助查詢水電氣、管理費、社區內消費等費用;網上預約社區消費、家政、維修等服務;
3)網上投訴、意見及建議受理服務;
4)社區電子商務,如費用結算、網上市場等;
5)網上社區生活:網上交流、信息、休閑、教育、消費等;
6)接入互聯網或其他局域網,實現遠程訪問,信息傳遞。
三、物業信息管理軟件
物業信息管理軟件是物業管理處對經營管理服務中涉及的信息資料進行收集、傳遞、加工、存儲、計算等工作的處理系統,輔助物業管理的各項業務運行,提高物業管理處對信息的處理和應用水平,提高管理服務效率和品質。目前國內較多物業管理企業根據自身實際情況,自行組織開發或直接購買成熟的物業管理軟件系統應用于管理服務工作。
物業信息管理軟件功能主要包括如下:
1、房產資源管理
管理區域內物業樓棟、樓層、房間及配套硬件設施的物業基本信息管理,相關工程及配套資料信息的管理;
2.住戶管理
對業主購房、入伙入住、出租、退房相關信息的管理,可隨時查詢人員居住情況,加強對小區房屋及住戶溝通和管理;
3、收費管理
可按各區域計算、統計各項項費用,自動檢查費用核算記錄的完整性和準確性,并記錄費用收繳等費用管理信息,可實現銀行托收、預交款、分次付款、自動催繳提示等。
4、設備及維修管理
建立設備臺帳,對設備維修從申請,到派工、維修、驗收等實現過程化管理,自動提示到期需保養的設備,監控外包方保養質量,統計設備維修合格率、及時率;
5、安全、消防管理
外來人員車輛、郵件收發、物資出入、安全巡查、突發事件、車行管理、消防檢查等安全消防信息的記錄和統計;
6、綠化清潔管理
綠化植物名稱、品種、數量及工程施工、改造記錄;清潔工作標準及檢查記錄等信息;
7、客戶服務
開展社區文化活動記錄;處理業主建議、投訴和回訪信息,統計有效投訴率及滿意
率;
8.倉庫管理
物資從申購,到入庫、領用、盤點等過程化管理,實時更新物料庫存數量,查詢領用、采購物料的詳細記錄,提示安全庫存;
9、行政管理
管理處架構、職責、文件、會議、工作計劃、總結等管理職能信息記錄;
10、人事管理
人員資料、招聘、考核、培訓、薪資福利、員工關系等信息管理。
四、電腦及網絡管理規定
1.目的
規范電腦及網絡的使用,確保網絡運行安全、穩定、高效,信息暢通。
2.范圍
管理處各部門
3.職責
3.1各部門主管對本部門人員使用電腦及網絡進行管理。
3.2設備責任人對其所有的電腦設備使用、管理負責。
3.3綜合管理部負責監督、實施。
4.方法與過程控制
4.1電腦設備管理:
4.1.1電腦設備包括:筆記本電腦、臺式電腦主機、顯示器、鍵盤、鼠標、ups、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、mo存儲設備、調制解調器及其他外設和網絡設備。
4.1.2各部門指定電腦設備責任人,未經設備責任人及部門主管同意,任何人不得使用電腦設備。
4.1.3所有電腦設備的日常清潔保養工作均由該設備責任人負責。
4.1.4未經管理處綜合管理部許可,使用部門或個人不得擅自維修電腦設備,不得格式化電腦硬盤,所有電腦設備的維修均由綜合管理部負責。
4.1.5電腦內的所有文件、數據、資料均屬本管理處所有,不得外傳;對于打印出來的材料,應及時處理(存檔或銷毀),不得亂扔亂放,以免造成數據泄露,如有需要對數據進行光盤刻錄需經本部門主管同意,并對刻錄好的光盤進行妥善保存。
4.1.6非本機責任人,經同意使用該電腦后,要注意清理使用后留下的文檔記錄,若修改了設置的要恢復,不得用電腦干私活,不得拷貝本機中資料。
4.1.7各部門電腦須設置開機密碼及屏幕保護密碼,報部門主管及綜合管理部備案。
4.2辦公電腦軟件管理規定:
4.2.1管理處統一安裝的軟件包括: windows、office、winzip等。
4.2.2各部門或個人根據不同需要可安裝:fo*pro、財務軟件、photo shop、coreldraw、中英文電子辭典等,經本部門主管審核后,綜合管理部主管批準后,由綜合管理部安排相關專業人員負責安裝,未經批準各部門不得在管理處電腦設備上安裝使用任何軟件。
4.2.3未經綜合管理部同意、授權,任何人員不能隨意運用fo*pro、或其它工具直接打開數據庫進行修改。
4.3網絡設備及安全管理:
4.3.1服務器、hub、交換機、網線、網卡、調制調解器為網絡運行的重要設備,任何人不得擅自對上述設備進行修改,如遇到問題時,須與綜合管理部聯系。
4.3.2服務器數據由綜合管理部代為備份,管理處內各部門數據采取個人用戶同步備份和定期(每二月一次)光盤刻錄備份相結合。對于客戶端,將郵件設置成傳遞到個人文件夾,以防郵件丟失。
4.3.3對于web系統,每周備份主目錄;各部門負責備份部門子網站;
4.3.4對于用戶密碼,每三月更換一次,若有人事變動情況,則在變動后立即更換用戶及密碼;
4.3.5選擇性能價格比較高的品牌網絡設備,為網絡穩定提供硬件保障;
4.4、內部網絡信息及權限管理:
4.4.1內部信息網采用安全性保護:拒絕匿名訪問并設置安全權限予保護,擁有相應權限的用戶才能夠進入管理處內部信息網。
4.4.2使用對相應信息文件密碼頁保護,重要文件均設有密碼保護;
4.4.3各部門在電腦上建立共享文件夾時,必須設置共享文件夾密碼,共享文件夾應放置非保密性資料。
4.5電腦病毒防治:
4.5.1殺病毒軟件磁盤由綜合管理部統一提供,殺病毒軟盤須隨時處于寫保護狀態;請勿使用非綜合管理部提供的軟件殺病毒。
4.5.2對于外來軟盤應先殺病毒后使用、應盡可能少用外來盤片;在殺病毒軟件版本升級后,電腦的使用人應對所有使用過的軟、硬盤進行一次殺毒。
4.5.3不得在上班時間瀏覽與工作無關的網頁或下載數據等有可能導致電腦病毒入侵的,更不得瀏覽黃色網站,若擅自行動導致病毒感染的,要給予通報批評。
4.5.5綜合管理部每月對各部門的電腦查毒情況進行抽查
4.6電腦設備使用注意事項:
4.6.1愛護電腦,不在顯示器及其他外設上放置雜物,特別是細小導電物品。
4.6.2定期清潔電腦設備,在擦拭時,應在電腦完全斷電狀態下,用擰干的布清潔。
4.6.3嚴格按照開關機程序進行開關機操作,關閉電腦后須及時關閉ups及打印機等外設的開關和電源。在ups斷電報警時,應及時保存操作中的文件并按關機程序關機。
4.6.4離開辦公位一小時以上,應關閉電腦或至少關閉顯示器。
4.6.5在辦公位飲用茶水時,請遠離辦公設備,勿將液體灑在電腦設備上,引起短路。
4.6.6發現問題,及時通知綜合管理部;在使用過程中若有異常情況出現,應立即關閉電腦,并通知綜合管理部派人處理。
4.7電腦整機及外設的申購流程:
4.7.1各部門對電腦整機的需求按如下評估流程操作,即部門提出申請--綜合管理部提出意見--確定購買,由綜合管理部填寫《物資申請報告》--依次報批。
