星城項目物業檔案資料管理
新星城項目物業檔案資料管理
隨著物業現代化的不斷發展,信息資源成為管理又一重要因素。檔案、信息管理從物業管理的介入期開始,始終伴隨著物業管理的進程,從物業的規劃設計、開發、監理、建筑的結構設施、設備及日常物業管理中的規章制度、記錄表格、業主投訴與回訪、承傳工作票等等都涉及到檔案、信息管理。為此,我們對檔案、信息資料采用計算機管理,達到'科學化、有序化、集中化'管理目標。
管理的內容
1、資料的收集
資料的收集堅持'來源多、內容廣'的原則。從物業管理的實際工作出發,擴大信息資料的來源,從建筑規劃到工程竣工;從建筑物本體修繕到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。
2、檔案資料的分類
所收集的檔案資料,根據其來源、內容、形式,進行集中整理和科學分類,做到條理清晰、分類合理,便于使用、查找、檢索。
移交資料
項目資料名稱
新星城項目規劃資料
1、項目批準文件
2、用地批準文件
3、規劃證、建筑許可證、開工許可證
4、拆遷安置資料
5、房地產平面圖
工程技術資料
1、竣工圖、總平面圖,建筑、結構、設備及附屬工程及 隱蔽工程的全套圖紙
2、地質勘查報告、工程建設投標文件
3、工程合同及竣工報告
4、工程預決算
5、圖紙會審記錄
6、工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
7、隱蔽工程驗收簽證
8、沉降觀察記錄
9、竣工驗收證明書
10、鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
11、新材料、構配件的鑒定合格證書
12、水電氣、空調、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
13、砂漿、混凝土試塊試壓報告
14、供水、供氣、空調的試壓報告
15、園林綠化圖紙和清樣
16、設備清單、設備供貨合同,設備安裝調試記錄,使用注意事項、說明,質保書和保修單
17、工程監理報告
日常物業管理檔案、信息資料
項目資料名稱
物業資料物業基本資料、分區資料、商業網點資料、娛樂設施資料等
業主資料業主須知、業主基本資料、物品出入登記等
裝修資料裝修申請表、報建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業執照、裝修巡查記錄、裝修驗收記錄等
維修資料修繕計劃與方案、維修申報表、維修服務派工單、維修回訪記錄、公共設施維修記錄等
綠化養護資料綠化檢查記錄、綠化養護記錄、禮儀擺花協議等
清潔、保潔資料清潔服務整改通知單、保潔日檢記錄等
消防管理資料消防巡視記錄、消防設施檢查記錄、動火作業審批表、消防設施運行記錄、火災隱患整改通知等
治安交通管理資料日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、護衛巡邏簽到表、安全隱患整改通知等
設備管理資料設備臺帳、設備維修保養計劃與申請報告、設備維修保養記錄、設備運行記錄、設備維修分包協議、設備檢查記錄等
社區文化活動資料活動實施方案、活動宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報導、總結報告等
員工管理資料員工個人資料、聘用表、員工培訓計劃、員工培訓記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工內務管理記錄等
服務質量反饋資料服務質量回訪記錄、展戶、參展人員意見調查、統計記錄、業主人員投訴及處理記錄等
行政文件資料政府相關文件、法規、法律;公司有關文件、通知、函件;商茂世紀廣場物業規章制度、通知、通報等文件;物業榮譽檔案;物業接待、參觀記錄等
3、檔案資料管理的要點
(1)重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經過雙方負責人或其指定責任人驗收,完善交接手續后方能分卷立檔。
(2)檔案資料實行專人專職管理。
(3)檔案資料實行嚴格的借閱登記制度,歸還入檔時,必須經過審核檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽導致文件流失。
(4)檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負責人或其指定的責任人負責,對檔案是否有效、作廢以及保存數量等做出決定。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效文件。
(5)檔案資料的管理必須做到'七防',即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等防潮物,檔案管理人員須定期檢查和清理,保證檔案資料管理環境條件符合要求。
4、檔案資料管理制度
(1)管理公司檔案資料員負責整理收集各類檔案資料。
(2)管理公司工作人員日常工作中必須完成工作范圍內的各類文件、記錄,以便檔案員收集。
(3)管理公司資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄,其他資料確沒有原始記錄,也可存復印件。
(4)檔案員負責做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。
(5)管理公司檔案資料分類:用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養資料、工程竣工資料及管理公司相關資料。
(6)已歸檔的資料,每月進行抽查,每季進行全面檢查,年度進行清理、檢查,對超期或已無保存價值的檔案,嚴格按銷毀規程進行。
(7)對外借閱
用戶借閱或其他人有關檔案資料,須向管理公司提出書面申請,經管理公司經理批準后,交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室,如遇特殊情況需復印的,應交納一定的保證金。
(8)對內借閱。
管理公司內部工作人員查閱檔案資料時,經管理公司經理批準后,交檔案室檔案員查找,但不得隨意復印
5、檔案資料管理體系
6、檔案資料銷毀規程
(1)每年年底由檔案資料員對檔案資料作一次全面認真檢查、整理,并提出超過期限或已無保存價值的檔案。
(2)根據各類檔案資料的保管期限,在確定該檔案已超過保
存期限或已無保存價值時,由檔案資料員填寫銷毀單并報經理鑒定。
(3)經理在接到銷毀單10個工作日內,結合實際情況,并經管理公司辦公會議進行鑒定,確認無誤后,執行銷毀。
