物業某項目業戶檔案管理流程

物業某項目業戶檔案管理流程

物業項目業戶檔案管理流程

1、職責

(1)客服部負責業戶身份資料相關信息管理。

(2)工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。

(3)保安部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。

2、工作程序

(1)管理要求

①.業戶情況發生變更時,應及時修訂檔案。

②.業戶文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關借閱記錄。

③.文件、資料要進行合理歸檔,分類整理。

④.檔案要經常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理。

⑤.部門須指定專人負責,做到業戶檔案資料既服務于工作,又不向無關人員泄露。

⑥.業戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

3、檔案管理

(1)當業戶的第一份資料(含內部流轉有關業戶的信息及業戶本身填報信息)轉到項目管理中心相關部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應業戶檔案。

(2)為便于管理,每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關信息增減時,需同時修改目錄。

(3)主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質,選擇適用于本部門的業戶檔案管理存放方式:

①.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

②.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

④.各部門需依據要求,于當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

(4)業戶發生變更后,原業戶的相關資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限后,經部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關銷毀記錄。

(5)客服部主管每周一對照《業戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查,發理問題及時予以指導,簽署相應評語。

(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報告,由部門主管批閱后,上報項目經理。

(7)項目經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

(8)相關部門借閱檔案時,需經部門主管同意,辦理相關手續。